Нюанси друкування звітів в «1С:Бухгалтерії 7.7»
Чи потрібно регулярно роздруковувати і зберігати такі стандартні звіти, як Головна книга, журнали-ордери тощо, працюючи в «1С:Бухгалтерії» (у нас версія 7.7)? Або достатньо того, що вони зберігаються у програмі?
І ще підкажіть, як перед друкуванням змінити стандартний шрифт звітів та проставити нумерацію сторінок?
Д. Савченко, м. Миколаїв
Відповідає Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К»
ЯК ЧАСТО ДРУКУВАТИ ЗВІТИ
У
пункті 6 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (зі змінами та доповненнями) зазначається, що в разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та інших органів у межах їх повноважень, передбачених законами.Друкувати звіти рекомендується після закінчення кожного кварталу, не очікуючи вимоги правоохоронних органів. Адже дані в «1С:Бухгалтерії» не захищено від змін заднім числом. Факт унесення змін відстежити досить складно, паперові копії облікових регістрів можуть вам у цьому допомогти.
До речі, доступом до документів та проводок уже закритих звітних періодів управляє константа «
Дата запрета редактирования». Склавши звітність за квартал, установіть цю константу останнім днем кварталу, наприклад 31.12.2009. Тоді при спробі змінити дані за цей та всі попередні квартали «1С:Бухгалтерія» видаватиме попередження: «Запрещено редактирование документов (операций), введенных по 31 декабря 2009 г.!». Документ відкриється для перегляду, але змінити дані, не «відкотивши» дату заборони редагування назад, буде неможливо.Склад регістрів, що роздруковуються, кожен головний бухгалтер визначає самостійно. Одні за традицією роздруковують Головну книгу, журнали-ордери та відомості, інші — оборотно-сальдову відомість та аналіз усіх рахунків.
Роздрукування всіх звітів провадиться однаково. Коли активне вікно, яке можна роздрукувати, стають доступними пункти «
Печать» і «Просмотр» підменю «Файл» головного меню програми. Ці пункти меню дублюють кнопки на панелі інструментів (рис. 1 на с. 7). 
Зверніть увагу: активним має бути вікно сформованого звіту. Вікно установлення його параметрів не виводиться на друк та активізації кнопок не викликає.
Кнопка «Предварительный просмотр» дозволяє побачити, який вигляд матиме звіт на екрані (рис. 2 на с. 7).
Перегорнувши сторінки кнопками «След.» і «Пред.», можна клацнути по кнопці «Печать» вікна перегляду. Відкриється діалогове вікно друку, в якому можна вибрати принтер і встановити кількість копій для роздруковування.
ЗМІНА ШРИФТУ
За умовчанням звіти роздруковуються шрифтом
Arial, кегль 8 пт. Шрифт можна змінити. Виконайте команду «Сервис → Параметры». У вікні установлення параметрів, що відкрилося, перейдіть на закладку «Интерфейс» (рис. 3). Виділіть курсором рядок «Табличные документы». У полі «Установленный шрифт» програма покаже, який шрифт вибрано для відображення цього елемента інтерфейсу. 
Клацніть мишею по кнопці «Выбрать шрифт», відкриється вікно для вибору шрифту (рис. 4).
У цьому вікні можна вибрати зображення та розмір шрифту. При роздрукуванні великих звітів інколи зручно зменшити розмір шрифту до мінімуму, щоб звіт за шириною вміщався на одному аркуші формату А4. Сучасні лазерні та струминні принтери виводять текст, набраний шрифтом 6 пт, із задовільною якістю, але такого розміру шрифту в списку немає. Розмір шрифту можна ввести вручну з клавіатури в полі, на яке вказує курсор. Звіти виводитимуться вибраним шрифтом і на екран, і на друк.
ВИВЕДЕННЯ НОМЕРІВ СТОРІНОК
Сторінок у звіті може бути дуже багато. З великим звітом набагато зручніше працювати, якщо його сторінки послідовно пронумеровано. В «1С:Бухгалтерії» є засоби для автоматичної нумерації сторінок звітів, але в типовій конфігурації їх чомусь не застосували.
Константа «
Флаг защиты таблиц» дозволяє чи забороняє редагування друкованих форм звітів та збереження їх у вигляді файлів. За умовчанням цю константу встановлено у значення «1», тобто таблиці захищено від редагування. Командою «Операции → Константы» відкрийте список констант. Відшукайте константу «Флаг защиты таблиц» і встановіть її у значення «0». Поле очиститься, оскільки нульові значення на екран не виводяться. Тепер сформовані звіти можна буде зберігати у вигляді текстових файлів, HTML-файлів чи у вигляді таблиць Excel. З’явиться й потенційна можливість редагування побудованого звіту засобами «1С:Бухгалтерії».Якщо у вас не включено інструментальну панель «
Редактор таблиц», включіть її. Нагадаємо, що для цього потрібно клацнути правою кнопкою миші в області панелі інструментів головного вікна та позначити цей пункт у випадаючому списку (рис. 5). 
Сформуйте будь-який звіт, наприклад Головну книгу. Панель інструментів редактора таблиць стане активною. Відшукайте на ній кнопку «Только просмотр» і, клацнувши по ній мишею, установіть кнопку у відтиснене положення, як показано на рис. 6.
Відтиснувши кнопку, ви дозволили редагування конкретного звіту. Для нього став доступним пункт «Колонтитул» у підменю «Таблица» головного меню «1С:Бухгалтерії» (рис. 7).
Виберіть нижній або верхній колонтитул за вашим бажанням. Відкриється вікно редагування його властивостей. На першій закладці цього вікна із заголовком «Колонтитул» уведіть рядок «#P» латинським шрифтом і, звичайно, без лапок (рис. 8). Зверніть увагу: латинська літера «Р» має бути заголовною! Вираз макромови «#P» додаватиме до колонтитулу поточний номер сторінки, якщо галочкою позначено пункт «Выводить с:». У розташованому поруч полі можна вказати, з якого номера сторінки буде виведено колонтитул.
На закладці «Шрифт» можна вибрати шрифт для виведення тексту колонтитулу. За умовчанням колонтитул виводиться тим самим шрифтом, що й текст таблиці — Arial, 8 пт. На закладці «Положение» (рис. 9) виберемо положення напису на сторінці (у правому нижньому куті) та клацнемо по «ОК».
Тепер програма автоматично нумеруватиме сторінки звіту, починаючи з першої. Це можна проконтролювати, переглянувши звіт перед друкуванням (рис. 10).
Але введена описаним способом автонумерація сторінок працюватиме тільки в поточному звіті. Якщо ви сформуєте Головну книгу наново, номери сторінок зникнуть. Щоб ця опція працювала у звіті постійно, колонтитул з виведенням номерів сторінок потрібно визначити для цього звіту в Конфігураторі.
Закриємо вікно «1С:Бухгалтерії» та відкриємо інформаційну базу в режимі Конфігуратора. Відшукаємо в дереві метаданих гілку «Отчеты» та виберемо в ній звіт «Главная Книга», властивості якого ми збираємося редагувати (рис. 11).
Двічі клацнувши по ньому мишкою, відкриємо вікно його властивостей (рис. 12).
На закладці «Диалог» показано форму діалогу для настроювання параметрів звіту. На закладці «Модуль» відкривається доступ до тексту програмного модуля макромовою «1С», за допомогою якого виконується запит до інформаційної бази та розгортаються у вигляді таблиці результати його роботи.
Звіт «Главная Книга» має дві табличні частини — українською та російською мовами. Доступ до таблиць відкривають дві відповідні закладки.
Перейдемо на закладку «Таблица» (рис. 13 на с. 11). На ній сконструйовано табличну частину звіту «Главная Книга». Структура таблиці досить складна. При формуванні звіту в ній автоматично (у циклі) додаються і рядки, і колонки. Але нас цікавить лише колонтитул цієї таблиці. Редагуються колонтитули з Конфігуратора так само, як і в режимі «1С:Бухгалтерії»:
1. Перевіримо, що кнопку «Только просмотр» панелі інструментів «Редактор таблиц» відтиснено.
2. Виконаємо команду «Таблица → Колонтитул» головного меню Конфігуратора (рис. 7) та виберемо верхній чи нижній колонтитул.
3. У вікні редагування властивостей колонтитулу, що відкрилося, уведемо текст «#P» на закладці «Колонтитул» так само, як показано на рис. 8. Перевіримо, що позначено прапорець виведення колонтитулів на друк, починаючи з першої сторінки.
4. Перейдемо на закладку «Положение» та вкажемо орієнтацію колонтитулу щодо сторінки (рис. 9).
5. Закриємо вікно властивостей колонтитулу, клацнувши мишею по кнопці «ОК».
Залишається тільки закрити вікно звіту «Главная Книга», потім — вікно з деревом конфігурації. Програма видасть попередження: «Данные были модифицированы. Сохранить?».
Відповімо «Да», і нову конфігурацію буде записано на диск.
Для перевірки внесених змін знову запустимо «1С:Бухгалтерію». Це можна зробити безпосередньо з Конфігуратора. Сформувавши звіт «Главная Книга», переконаємося, що до друкованої форми таблиці додаються номери сторінок і без нашого втручання.
Номери сторінок додаватимуться при кожному формуванні цього звіту. Якщо ж сформувати цей звіт із табличною частиною українською мовою (для цього потрібно встановити константу «Формы на украинском» у значення «Да»), номерів сторінок у звіті не буде.
Адже у нашому прикладі ми додали колонтитул тільки до російськомовного варіанта таблиці.
Описаним способом можна додати колонтитул із номером сторінки і до інших багатосторінкових звітів — картки рахунку, картки субконто тощо. Унесені вами зміни залишаться у структурі метаданих до оновлення релізу «1С:Бухгалтерії».
