Как «озаглавить» документ
Уважаемая редакция! Я работаю в аудиторской фирме. Документооборот у нас большой, часто приходится составлять объемные документы, отчеты. И каждый раз я сталкиваюсь с проблемой — как сформировать оглавление, чтобы Word автоматически напечатал заголовки разделов и номера страниц, где они расположены? Можно ли это сделать? Заранее благодарю.
Л. Шеховцова, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Составить оглавление в программе Word, конечно же, можно. Более того, без такой возможности Word просто не был бы полноценным текстовым процессором. А теперь по порядку.
Оглавление — это список заголовков (тем, разделов, параграфов) в вашем документе с указанием номеров страниц, где эти заголовки расположены. Создать оглавление вручную — процесс трудоемкий и неблагодарный: любые изменения, добавление или удаление фрагментов текста поменяют нумерацию страниц, и оглавление придется постоянно корректировать. К счастью, программа Word может сформировать оглавление автоматически, опираясь на специальные команды или на стили. Именно последний способ я и советую использовать.
Итак, прежде чем сформировать оглавление, присвойте всем заголовкам стили. Причем сделайте это с учетом уровня соответствующего заголовка.
Совет Применяйте для разметки элементов оглавления встроенные стили. Например, для элементов первого уровня используйте стиль «Заголовок1», для элементов второго уровня — стиль «Заголовок2» и т. д. Убедитесь, что все элементы оглавления — это отдельные абзацы.
Когда стили назначены, можно приступить к созданию оглавления. Допустим, мы хотим вставить его в начало документа. Делаем так:
1) ставим курсор на первую страницу документа (перед началом основного текста);
2) вызываем команду «
Вставка → Разрыв», чтобы добавить новый раздел или новую страницу (оглавление должно занимать целое число страниц);3) входим в меню «
Вставка → Ссылка → Оглавление и указатели». Откроется окно, изображенное на рис. 1 на с. 31; 
4) щелкаем на вкладке «Оглавление». Появится перечень параметров для настройки оглавления в документе. Вы можете оставить все параметры как они есть, но лучше подкорректировать их «под себя», например так:
5) снимите флажок «Гиперссылки вместо номеров страниц» (в принципе это делать необязательно);
6) в параметр «Уровни» введите максимальное количество уровней в оглавлении;
7) выберите символ-заполнитель (параметр «Заполнитель:»). Его можно оставить по умолчанию. Укажите способ выравнивания номеров страниц в оглавлении;
8) щелкните на кнопке «Параметры». Появится окно, изображенное на рис. 2 на с. 31;
9) в окне просмотрите список стилей и выберите те, которые должны фигурировать в оглавлении. Так, на рис. 2 в оглавление будут включены все абзацы, отформатированные стилями «Заголовок1», «Заголовок2», «Заголовок3»;
10) справа возле каждого наименования стиля укажите его номер уровня в оглавлении документа (рис. 2). Например, на рис. 2 все абзацы стиля «Заголовок1» в оглавлении будут фигурировать на первом уровне, абзацы в стиле «Заголовок2» — на втором уровне и т. д.;
11) в окне «Параметры оглавления» нажмите «ОК»;
12) в окне «Оглавление и указатели» проанализируйте области «Образец печатного документа» или «Образец веб-документа». Убедитесь, что внешний вид оглавления вас устраивает;
13) в окне «Оглавление и указатели» нажмите «ОК». Оглавление появится в тексте документа.
Оглавление представляет собой набор специальных полей. Когда вы изменили документ, дополнили его текст или удалили какие-то фрагменты, автоматически оглавление Word не перестроит. Чтобы получить новый вариант оглавления, сделайте так:
1) поставьте указатель в область оглавления;
2) щелкните правой кнопкой мыши;
3) из контекстного меню выберите «!Обновить поле»;
4) на запрос Word цели обновления выберите «обновить только номера страниц» или «Обновить целиком».
Важно! Если оглавление создано в формате «Гиперссылки вместо номеров страниц» (включен соответствующий флажок в окне «Оглавление и указатели»; рис. 1), вы можете использовать его элементы для быстрой навигации по тексту документа.
Для этого сделайте так:
1) поставьте указатель мыши на строку в оглавлении;
2) удерживая клавишу «
Ctrl», щелкните левой кнопкой мыши по этой строке. Вы моментально переместитесь на соответствующий заголовок в тексте документа.И последнее. Все элементы оглавления Word автоматически оформляет с применением встроенных стилей. Так, элементы первого уровня получат стиль «
Оглавление 1», элементы второго уровня — стиль «Оглавление 2» и т. д. Это очень удобно: чтобы переформатировать оглавление (откорректировать отступы, межстрочный интервал, параметры шрифтов и т. п.), достаточно просто изменить характеристики этих стилей (через меню «Формат → Стили и форматирование»).
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Удачной работы!
