Як «назвати» документ
Шановна редакціє! Я працюю в аудиторській фірмі. Документообіг у нас великий, часто доводиться складати об’ємні документи, звіти. І кожного разу стикаюся з проблемою: як сформувати зміст, щоб Word автоматично надрукував заголовки розділів та номери сторінок, де вони розташовані. Чи можна це зробити? Наперед завдячую.
Л. Шеховцова, м. Харків
Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Скласти зміст у програмі Word, звісно, можна. Більше того, без такої можливості Word просто не був би повноцінним текстовим процесором. А тепер усе по черзі.
Зміст — це список заголовків (тем, розділів, параграфів) у вашому документі із зазначенням номерів сторінок, де ці заголовки розташовані. Створити зміст уручну — процес трудомісткий та невдячний: будь-які зміни, додавання або видалення фрагментів тексту змінять нумерацію сторінок, і зміст доведеться постійно коригувати. На щастя, програма Word може сформувати зміст автоматично, спираючись на спеціальні команди або на стилі. Саме останній спосіб я і раджу використовувати.
Отже, перш ніж сформувати зміст, присвойте всім заголовкам стилі. Причому зробіть це з урахуванням рівня відповідного заголовка.
Порада Застосовуйте для розмітки елементів змісту вбудовані стилі. Наприклад, для елементів першого рівня використовуйте стиль «Заголовок1», для елементів другого рівня — стиль «Заголовок2» тощо. Переконайтеся, що всі елементи змісту — це окремі абзаци.
Коли стилі призначено, можна приступити до створення змісту. Припустимо, ми маємо намір вставити його на початку документа. Робимо так:
1) ставимо курсор на першу сторінку документа (перед початком основного тексту);
2) викликаємо команду «
Вставка → Разрыв», щоб додати новий розділ або нову сторінку, — зміст повинен займати ціле число сторінок;3) входимо до меню «
Вставка → Ссылка → Оглавление и указатели». Відкриється вікно, наведене на рис. 1 на с. 31; 
4) клацаємо по вкладці «Оглавление». З’явиться перелік параметрів для настроювання змісту в документі. Ви можете залишити всі параметри як вони є, але краще за все підкоригувати їх «під себе». Наприклад, так:
5) зніміть прапорець «Гиперссылки вместо номеров страниц» (у принципі це робити необов’язково);
6) у параметр «Уровни» уведіть максимальну кількість рівнів у змісті;
7) виберіть символ-заповнювач (параметр «Заполнитель:»). Його можна залишити за умовчанням. Укажіть спосіб вирівнювання номерів сторінок у змісті;
8) клацніть по кнопці «Параметры». З’явиться вікно, наведене на рис. 2 на с. 31;
9) у ньому перегляньте список стилів, виберіть із них ті, які повинні фігурувати у змісті. Так, на рис. 2 до змісту буде включено всі абзаци, що відформатували стилями «Заголовок1», «Заголовок2», «Заголовок3»;
10) праворуч біля кожного найменування стилю вкажіть його номер рівня у змісті документа (рис. 2). Наприклад, на рис. 2 усі абзаци стилю «Заголовок1» у змісті фігуруватимуть на першому рівні. Абзаци у стилі «Заголовок2» — на другому рівні тощо;
11) у вікні «Параметры оглавления» натисніть «ОК»;
12) у вікні «Оглавление и указатели» проаналізуйте області «Образец печатного документа» або «Образец веб-документа». Переконайтеся, що зовнішній вигляд змісту вас влаштовує;
13) у вікні «Оглавление и указатели» натисніть «ОК». Зміст з’явиться в тексті документа.
Зміст є набором спеціальних полів. Коли ви змінили документ, доповнили його текст або видалили якісь фрагменти, зміст автоматично Word не перебудує. Щоб отримати новий варіант змісту, зробіть так:
1) поставте покажчик в область змісту;
2) клацніть правою кнопкою миші;
3) з контекстного меню виберіть «Обновить поле»;
4) на запит Word щодо мети оновлення виберіть «Обновить только номера страниц» або «Обновить целиком».
Важливо! Якщо зміст створений у форматі «Гиперссылки вместо номеров страниц» (уключено відповідний прапорець у вікні «Оглавление и указатели», див. рис. 1, ви можете використовувати його елементи для швидкої навігації по тексту документа.
Для цього зробіть так:
1) поставте покажчик миші на рядок у змісті;
2) утримуючи клавішу «
Ctrl», клацніть лівою кнопкою миші по цьому рядку. Ви миттєво переміститеся на відповідний заголовок у тексті документа.І останнє. Усі елементи змісту Word автоматично оформляє із застосуванням вбудованих стилів. Так, елементи першого рівня отримають стиль «
Оглавление 1», елементи другого рівня — стиль «Оглавление 2» тощо. Це дуже зручно: щоб переформатувати зміст (відкоригувати відступи, міжрядковий інтервал, параметри шрифтів тощо), досить просто змінити характеристики цих стилів (через меню «Формат → Стили и форматирование»).
Чекаю ваші запитання, зауваження та пропозиції на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
