Работа со списками в «1С: 8»
 | Бухгалтеру постоянно приходится работать с большим массивом информации. Часто поиск и отбор конкретных данных забирает много времени. На страницах нашего издания неоднократно печатались статьи, посвященные приемам работы со списками данных (отбор, сортировка), но в них шла речь о работе в Excel. Сегодня же мы рассмотрим, какие возможности в этом плане предоставлены пользователям «1С: Бухгалтерии 8». Анна САРАЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор» |
В программе по ведению учета происходит постепенный процесс накопления различных данных, и чем больше предприятие, тем быстрее происходит этот процесс. И вот уже в справочнике «Номенклатура» накопилась пара сотен позиций, а записей в журналах документов становится все больше и больше. Как выбрать из этого количества информации данные, соответствующие какому-то одному критерию? Вот тут-то и пригодятся навыки работы со списками — ничего сложного, зато какой эффект!
Основными приемами работы с любым списком являются отбор и сортировка. И то и то другое возможно в программных продуктах фирмы «1С». Что же касается самих списков в «1С: Бухгалтерии 8», то ими являются журналы документов, справочники, которые заполнены в виде списка и в которых, как правило, используется иерархия (группировка по папкам или подчиненным элементам).
Практически во всех списках можно использовать механизмы отбора и разнообразной сортировки (рис. 1). В программе они тесно связаны друг с другом.
М
еханизм сортировкиМеханизм сортировки позволяет отсортировать список по выбранному критерию. Просмотреть все доступные реквизиты, по которым возможно произвести сортировку, можно либо в контекстном меню списка, которое открывается при нажатии правой кнопки мышки, либо нажав на кнопку «
Отбор и сортировка» (закладка «Сортировка»). Как видно из рис. 2, для журнала «Платежные поручения (исходящие)» такими реквизитами являются «Дата» и «Номер». При этом включена сортировка по «Дате». Стрелочка рядом с этим реквизитом, направленная вверх, говорит о том, что сортировка происходит по возрастанию даты документа (последние даты расположены внизу). 
Таким образом, в окне сортировки в левой части отображается включенная на данный момент сортировка, а в правой — все доступные для сортировки реквизиты. Тут же можно настроить нужную сортировку и ее порядок.
В каждом списке можно индивидуально сохранить нужную сортировку, достаточно поставить флажок напротив значения «Использовать эту настройку сортировки при открытии» и нажать «ОК». Программа запомнит настройку и при следующем открытии этого списка установит сохраненную сортировку.
Быстро отсортировать список по нужному реквизиту можно, щелкнув мышкой по шапке с названием этого реквизита. В нашем случае можно щелкнуть по реквизиту «Дата» (включится сортировка дат по убыванию). Чтобы изменить сортировку на прежнюю, достаточно повторно щелкнуть по тому же реквизиту в шапке списка.
Механизм отбора
Сам механизм отбора настраивается в конфигурации, на этапе конфигурирования задаются реквизиты, по которым производится отбор. Он позволяет эффективно работать со списками, даже если в них содержится не одна сотня элементов.
Практически везде, где есть список, можно использовать механизм отбора. Для включения отбора и сортировки служат четыре кнопки на панели действия (рис. 3).
Кнопкой «
Отбор и сортировка» можно создать довольно сложный фильтр по нескольким критериям (рис. 1). Например, в журнале «Платежные поручения (исходящие)» можно вывести на экран все операции вида «Перечисление заработной платы». Для этого в окне «Отбор и сортировка» поставим флажок напротив параметра «Вид операции», выберем тип сравнения «Равно» и укажем саму операцию (рис. 4). 
Если указать одновременно несколько критериев отбора, в списке будут отображены только такие элементы, которые удовлетворяют всем указанным критериям. К примеру, из уже отфильтрованного списка выберем те документы на перечисление заработной платы, которые принадлежат фирме «Добро».
Вызываем окно «Отбор и сортировка» и устанавливаем для реквизита «Организации» тип сравнения «Равно», а в поле — значение «Добро» (рис. 5).
В двух предыдущих примерах мы использовали тип сравнения «Равно». В зависимости от реквизита, по которому проводится отбор, изменяется и список сравнений. Для текстовых реквизитов среди прочих присущи следующие типы сравнения:
— «В списке» указывает программе сверяться со списком при отборе. То есть если вы укажете группу, то в отбор попадет сама группа (как самостоятельный элемент справочника), а элементы, которые в нее входят, критерий отбора удовлетворять не будут;
— «В группе» из списка в графе значение указываются группы и параметр, который должен входить в одну из указанных групп;
— «В группе из списка» условие выполняется для всех элементов справочника, которые либо явно указаны в списке, либо находятся внутри указанных в списке групп;
— «Не в группе из списка» и «Не в группе» указывают наборы данных, которые в отбор попадать не должны.
Для реквизитов типа «номер», «сумма документа», «наименование» — в общем, для тех, в которых встречаются цифры, и им подобных присущи типы сравнения «меньше», «больше», «в списке», «интервал дат», «содержит» и пр. (рис. 6).
Попробуем отфильтровать справочник «Номенклатура» так, чтобы получить список тех позиций в наименованиях, в которых содержится слово «Чайник». Для этого открываем справочник, вызываем окно отбора, в элементе «Наименование» выбираем условие сравнения «Содержит» и вручную вводим искомое слово (рис. 7).
Именно вид сравнения «Содержит» позволяет найти нужное слово (или его часть) в любом месте наименования номенклатуры. Если бы мы выбрали вид сравнения «Равно», то в отфильтрованный список попали бы лишь элементы номенклатуры, которые называются точно так, как написан запрос. В нашем примере такого типа номенклатуры нет.
Совет
Для удобства работы с элементами справочника при использовании отборов лучше на время отключать отображение иерархии.Поиск документов определенного вида или операций очень облегчит отбор по колонке. Эта функция работает только для тех колонок, по реквизитам которых можно устанавливать отборы. Если в списке уже используется какой-либо отбор, новый будет присоединен к нему, причем кнопка становится активной для данной колонки. На рис. 3 видно, что в журнале выделен документ с видом операции «Оплата поставщику». Поставив выделение в колонку с видом операции и нажав на кнопку «Отбор по значению в текущей колонке», мы будем видеть в журнале только документы с данной операцией. Но если журнал закрыть и снова открыть, вновь будет отражен полный список документов. При этом программа запоминает применявшиеся ранее фильтры. Чтобы повторно наложить тот же фильтр, воспользуйтесь кнопкой «История отбора». Она откроет окно со списком применявшихся ранее фильтров (рис. 8).
Для отмены фильтрации журнала служит кнопка 
«Отключить отбор». Щелкнув на ней мышкой, вы отключите все наложенные ранее фильтры.
Информации в журналах выводится очень много, поэтому данные можно фильтровать и по дате с помощью кнопки 
«Установить интервал дат». Изначально интервал времени, за который выводятся проводки, установлен в значении «Без ограничения».
Как видите, механизм отбора и сортировки достаточно прост и может значительно упростить работу с базой данных. Успехов в работе!
