Робота зі списками в «1С:8»
 | Бухгалтеру постійно доводиться працювати з великим масивом інформації. Часто пошук та відбір конкретних даних забирає багато часу. На шпальтах нашого видання неодноразово друкувалися статті, присвячені прийомам роботи зі списками даних (відбір, сортування), але в них ішлося про роботу в Excel. Сьогодні розглянемо, які можливості в цьому плані надано користувачам «1С:Бухгалтерії 8». Ганна САРАЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор» |
У програмі з ведення обліку відбувається поступовий процес накопичення різних даних, і чим більше підприємство, тим швидше відбувається цей процес. І от уже в довіднику «Номенклатура» накопичилися кілька сотень позицій, а записів у журналах документів стає все більше і більше. Як вибрати з цієї кількості інформації дані, що відповідають якомусь одному критерію? Ось тут і стануть у нагоді навички роботи зі списками — нічого складного, зате який ефект!
Основними прийомами роботи з будь-яким списком є відбір та сортування. І те й інше можливо у програмних продуктах фірми «1С». Щодо самих списків в «1С:Бухгалтерії 8», ними є журнали документів, довідники, заповнені у вигляді списку, в яких, як правило, використовується ієрархія (групування за папками або підпорядкованими елементами).
Практично в усіх списках можна використовувати механізми відбору та сортування (рис. 1). У програмі вони тісно пов’язані один з одним.
МЕХАНІЗМ СОРТУВАННЯ
Механізм сортування дозволяє відсортувати список за вибраним критерієм. Переглянути всі доступні реквізити, за якими можливо здійснити сортування, можна або в контекстному меню списку, що відкривається правою кнопкою миші, або натиснувши на кнопку «
Отбор и сортировка» закладки «Сортировка». Як бачимо на рис. 2, для журналу «Платежные поручения (исходящие)» такими реквізитами є «Дата» та «Номер». При цьому включено сортування за реквізитом «Дата». Стрілка поряд із цим реквізитом спрямована вгору, це означає, що сортування відбувається за збільшенням дати документа (свіжі дати внизу). 
Таким чином, у вікні сортування в лівій частині відображається включене на цей момент сортування, а в правій — усі доступні для сортування реквізити. Тут також можна настроїти потрібне сортування та його порядок.
У кожному списку можна індивідуально зберегти потрібне сортування. Достатньо поставити прапорець напроти значення «Использовать эту настройку сортировки при открытии» та натиснути «ОК». Програма запам’ятає настройку та при наступному відкритті цього списку встановить збережене сортування.
Швидко відсортувати список за потрібним реквізитом можна, клацнувши мишкою по шапці з назвою цього реквізиту. У нашому випадку можна клацнути по реквізиту «Дата» (уключиться сортування дат по убуванню). Щоб змінити сортування на попереднє, достатньо повторно клацнути по тому самому реквізиту в шапці списку.
МЕХАНІЗМ ВІДБОРУ
Механізм відбору настроюється в конфігурації. На етапі конфігурації задаються реквізити, за якими здійснюється відбір. Він дозволяє ефективно працювати зі списками, навіть якщо в них міститься не одна сотня елементів.
Практично скрізь, де є список, можна використовувати механізм відбору. Для включення відбору та сортування призначено чотири кнопки на панелі дії (рис. 3).
Кнопкою «
Отбор и сортировка» можна створити досить складний фільтр за декількома критеріями (рис. 1 на с. 9). Наприклад, у журналі «Платежные поручения (исходящие)» можна вивести на екран усі операції виду «Перечисление заработной платы». Для цього у вікні «Отбор и сортировка» поставимо прапорець напроти параметра «Вид операции», виберемо тип порівняння «Равно» та вкажемо саму операцію (рис. 4 на с. 11). 
Якщо вказати одночасні декілька критеріїв відбору, у списку буде відображено тільки такі елементи, які задовольняють усім зазначеним критеріям. Наприклад, з уже відфільтрованого списку виберемо документи на перерахування заробітної плати, які належать фірмі «Добро».
Викликаємо вікно «Отбор и сортировка» та встановлюємо для реквізиту «Организации» тип порівняння «Равно», а в полі значення «Добро» (рис. 5).
У двох попередніх прикладах ми використовували тип порівняння «Равно». Залежно від реквізиту, за яким проводиться відбір, змінюється і список порівнянь. Для текстових реквізитів серед інших поширені такі типи порівняння:
— «В списке», вказує програмі звірятися зі списком при відборі. Тобто якщо ви вкажете там групу, то до відбору потрапить сама група (як самостійний елемент довідника), а елементи, які до неї входять, критерій відбору не задовольнятимуть;
— «В группе», зі списку у графі значення вказуються групи та параметр, який має входити до однієї із зазначених груп;
— «В группе из списка», умова виконується для всіх елементів довідника, які або явно зазначені у списку, або знаходяться усередині зазначених у списку груп;
— «Не в группе из списка» та «Не в группе», вказують набори даних, які до відбору потрапляти не повинні.
Для реквізитів типу «номер», «сумма документа», «наименование», тобто для тих, в яких зустрічаються цифри та подібні до них, характерні типи порівняння «меньше», «больше», «в списке», «интервал дат», «содержит» тощо (рис. 6).
Спробуємо відфільтрувати довідник «Номенклатура» так, щоб отримати список позицій у найменуваннях, в яких міститься слово «Чайник». Для цього відкриваємо довідник, викликаємо вікно відбору, в елементі «Наименование» вибираємо умову порівняння «Содержит» та вручну вводимо шукане слово (рис. 7).
Саме вид порівняння «Содержит» дозволяє знайти потрібне слово (або його частину) у будь-якому місці найменування номенклатури. Якби ми вибрали вид порівняння «Равно», до відфільтрованого списку потрапили б лише елементи номенклатури, які називаються точно так, як написано запит. А в нашому прикладі такого типу номенклатури немає.
Порада
Для зручності роботи з елементами довідника при використанні відборів краще на якийсь час відключати відображення ієрархії.Пошук документів певного виду або операцій дуже полегшить відбір за колонкою. Ця функція працює тільки для тих колонок, за реквізитами яких можна встановлювати відбори. Якщо у списку вже використовується якийсь відбір, новий буде приєднаний до нього. Причому кнопка стає активною для цієї колонки. На рис. 3 видно, що в журналі виділено документ з видом операції «
Оплата поставщику». Поставивши виділення в колонку з видом операції та натиснувши на кнопку «Отбор по значению в текущей колонке», ми бачитимемо в журналі тільки документи з цією операцією. Але якщо журнал закрити, а потім відкрити, знову буде відображено повний список документів.При цьому програма запам’ятовує фільтри, що застосовувалися раніше. Щоб повторно накласти той самий фільтр, скористайтеся кнопкою «
История отбора». Вона відкриє вікно зі списком фільтрів, що застосовувалися раніше (рис. 8). 
Для скасування фільтрації журналу призначено кнопку 
«Отключить отбор». Клацнувши по ній мишкою, ви відключите всі накладені раніше фільтри.
Інформації в журналах виводиться дуже багато, тому дані можна фільтрувати і за датою — кнопкою 
«Установить интервал дат». Первісно інтервал часу, за який виводяться проводки, установлений у значенні «Без ограничения».
Як бачите, механізм відбору та сортування доволі простий та може значно спростити роботу з базою даних. Успіхів у роботі!
