Форматы сохранения документов в «1С: 8»
Как сохранить созданный в «1С: Бухгалтерии 8» документ на жесткий диск, чтобы его могли прочитать даже те пользователи, у которых на компьютере нет программ фирмы «1С»?
Л. Блинова, г. Миргород
Отвечает Анна САРАЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В «1С» можно сохранить созданный в программе документ как внешний файл. Эту возможность удобно использовать при выписке и отправке счетов для оплаты покупателям, актов сверки и пр. Давайте рассмотрим, как это сделать на примере сверки расчетов между контрагентами. Создадим «
Акт сверки взаиморасчетов», заполнив все необходимые реквизиты и табличную часть «По данным организации» (рис. 1), а затем сохраним документ. 
Чтобы стало доступным меню для сохранения документа как внешнего файла, необходимо провести документ и вызвать его печатную форму. После этого заходим в меню «Файл», содержащее три пункта, которые связаны с сохранением файлов: «Сохранить», «Сохранить как» и «Сохранить копию» (рис. 2). Первые два пункта сохраняют файлы только в формате «*.mxl». Нам же нужен третий из этих пунктов меню — «Сохранить копию».
После нажатия на него откроется диалоговое окно, в котором нужно указать, куда именно мы сохраняем отчет, имя файла, а также выбрать формат, в котором сохраним файл (рис. 3). Вкратце о каждом формате:
— первое расширение «*.mxl» — это формат «1С: Предприятия». Именно в таком формате передаются табличные документы между пользователями программы «1С»;
— формат html различных стандартов наиболее распространен в Интернете. Получив от вас файл с расширением «*.htm», пользователь сможет открыть его любым из веб-браузеров (Internet Explorer, Opera и пр.);
— расширение «*.txt» свидетельствует о текстовом формате. Файлы такого рода, как правило, содержат только текстовую информацию. Файл может быть прочитан практически на любом компьютере с помощью текстового редактора «Блокнот»;
— расширение «*.xls» означает, что файл можно открыть с помощью Excel. Сохранив документ с таким расширением, имейте в виду, что Excel не полностью поддерживает форматирование документов, используемое в «1С: 8». К примеру, если в документе используется различная ширина колонок в разных строках, то при сохранении настройки ширины колонок будут потеряны.
Если вы хотите отправить отчет о сверке взаиморасчетов контрагенту, который также работает в программе фирмы «1С», наиболее подходящим форматом будет «*.mxl». Если у получателя на компьютере не установлены подобного рода программы, то самым подходящим форматом будет «*.htm» или «*.xls»
Если вам довольно часто приходится сохранять печатные копии документов, для экономии времени кнопку «
Сохранить копию» можно разместить на панели инструментов. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши на панели инструментов и в выпадающем списке выберем меню «Настройка». Перед нами откроется диалоговое окно, в котором настраиваются панели инструментов, и, что самое важное, при открытии этого окна все кнопки становятся доступными для редактирования. Заходим в меню «Файл», выделяем пункт «Сохранить копию» и, удерживая его мышкой, перетаскиваем на панель инструментов в удобное место (рис. 4). Готово, теперь нужная кнопка всегда под рукой.
На заметку
Что делать, если нужно открыть файл в формате «
*.mxl» на компьютере, где нет «1С»? Предлагаю скачать по ссылке http://v8.1c.ru/metod/fileworkshopdownload.htm программу «1С: Предприятие — Работа с файлами». Она представляет собой отдельный программный продукт, распространяется бесплатно и предназначена для просмотра и редактирования файлов «1С: Предприятия» на тех компьютерах, где сама система «1С: Предприятие» не установлена.В данной программе поддерживаются такие форматы файлов, как:
— текстовый документ (
*.txt);— табличный документ (
*.mxl);— HTML-документ (
*.htm, *.html);— графическая схема (
*.grs);— географическая схема (
*.geo).Работа с файлами в этой программе полностью аналогична работе с файлами в режиме «1С: Предприятие» (рис. 5): программа обеспечивает просмотр, редактирование и печать файлов.
Как видите, список доступных форматов для сохранения печатных форм документов велик, так что выбор за вами. Успехов в работе! Ждем ваших писем по адресу
bk@id.factor.ua.
