Формати збереження документів в «1С:8»
Як зберегти створений в «1С:Бухгалтерії 8» документ на жорсткий диск, щоб його могли прочитати навіть ті користувачі, в яких на комп’ютері немає програм фірми «1С».
Л. Блінова, м. Миргород
Відповідає Ганна САРАЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
В «1С» можна зберегти створений у програмі документ як зовнішній файл. Цю можливість зручно використовувати при виписуванні та відправленні рахунків для оплати покупцям, актів звірки тощо. Розглянемо, як це зробити, на прикладі звірки розрахунків між контрагентами. Створимо «
Акт сверки взаиморасчетов» заповнивши всі необхідні реквізити та табличну частину «По данным организации» (рис. 1), а потім збережемо документ. 
Щоб стало доступним меню для збереження документа як зовнішнього файлу, необхідно провести документ та викликати його друкарську форму. Після цього переходимо в меню «Файл», що містить три пункти меню, пов’язаних зі збереженням файлів: «Сохранить», «Сохранить как» та «Сохранить копию» (рис. 2 на с. 15). Перші два пункти зберігають файли тільки у форматі «*.mxl». Нам же потрібний третій із цих пунктів меню — «Сохранить копию».
Після натиснення на нього відкриється діалогове вікно, в якому потрібно вказати, куди саме ми зберігаємо звіт, ім’я файлу, а також вибрати формат, в якому збережемо файл (рис. 3 на с. 15). Стисло про кожний формат:
— перше розширення «*.mxl». Це формат «1С:Підприємства», отже, саме в такому форматі передаються табличні документи між користувачами програми «1С»;
— формат html різних стандартів — найбільш поширений в Інтернеті. Отримавши файл з розширенням «*.htm», користувач зможе відкрити його будь-яким з веб-браузерів (Internet Explorer, Opera тощо);
— розширення «*.txt» свідчить про текстовий формат. Файли такого виду, як правило, містять тільки текстову інформацію. Файл може бути прочитаний практично на будь-якому комп’ютері за допомогою текстового редактора «Блокнот»;
— розширення «*.xls» означає, що файл можна відкрити за допомогою Excel. Зберігши документ із таким розширенням, майте на увазі, що Excel не повністю підтримує форматування документів, яке використовується в «1С:8». Наприклад, якщо в документі використовується різна ширина колонок у різних рядках, то при збереженні настройки ширину колонок буде втрачено.
Якщо ви маєте намір відправити звіт про звірку взаєморозрахунків контрагенту, який також працює у програмі фірми «1С», найпридатнішим форматом буде «*.mxl». Якщо в одержувача на комп’ютері не встановлено такі програми, тоді найбільш відповідним форматом буде «*.htm» або «*.xls».
Якщо вам досить часто доводиться зберігати друковані копії документів, для заощадження часу кнопку «Сохранить копию» можна розмістити на панелі інструментів. Для цього клацнемо правою кнопкою миші на панелі інструментів та у випадному списку виберемо меню «Настройка». Перед нами відкриється діалогове вікно, в якому настроюються панелі інструментів, і, що найважливіше, при відкритті цього вікна всі кнопки стають доступними для редагування. Заходимо в меню «Файл», виділяємо пункт «Сохранить копию» та, утримуючи його мишкою, перетягуємо на панель інструментів у зручне місце (рис. 4). Готово, тепер потрібна кнопка завжди напохваті.
НА ЗАМІТКУ
Що робити, коли потрібно відкрити файл у форматі «
*.mxl» на комп’ютері, де немає «1С». Пропоную скачати за посиланням http://v8.1c.ru/metod/fileworkshopdownload.htm програму «1С:Підприємство — Робота з файлами». Вона є окремим програмним продуктом, поширюється безоплатно і призначена для перегляду та редагування файлів «1С:Підприємства» на комп’ютерах, де власне система «1С:Підприємство» не встановлена.У цій програмі підтримуються такі формати файлів, як:
— текстовий документ (*.
txt);— табличний документ (*.
mxl);— HTML документ (*.
htm, *.html);— графічна схема (*.
grs);— географічна схема (*.
geo).Робота з файлами в цій програмі повністю аналогічна роботі з файлами в режимі «1С:Підприємство» (рис. 5) — програма забезпечує перегляд, редагування та друкування файлів.
Як бачите, список доступних форматів для збереження друкованих форм документів великий, вибір за вами. Успіхів у роботі! Чекаємо ваших листів за адресою
bk@id.factor.ua.
