Таблицы на несколько страниц
Уважаемая редакция! При работе с программой Word мне нужно создавать большие таблицы. Обычно они не помещаются на один лист. В результате при переходе на новую страницу некоторые строки таблицы разрываются и текст очень неудобно читать. Подскажите, как быть в такой ситуации? Спасибо.
М. Прохоров, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Многое зависит от того, как организована таблица. Поэтому ответ я построю из двух частей: общая рекомендация по организации таблиц и технические детали создания табличных документов.
Начнем с самого главного. При создании таблиц следите, чтобы все логически завершенные элементы данных занимали отдельные строки. Поясню это на примере таблицы, изображенной на рис. 1. Этот документ составлен правильно. Каждая статья оформлена в отдельную строку. В результате высота строк таблицы невелика, что упрощает компоновку страницы. Печатая любую таблицу, Word пытается разместить максимально возможное количество информации на одном листе. Когда страница заполнена, Word разрывает таблицу по границе той строки, которая не поместилась на лист, и переносит эту строку вместе с оставшейся частью документа на следующую страницу. Понятно, что чем больше строк в таблице и чем меньше высота каждой строки, тем лучше будет заполнена страница документа.
В несоблюдении этого условия и заключается распространенная ошибка пользователей Word при подготовке таблиц. Тот же документ на рис. 1 мы могли бы создать и другим способом: все статьи объединить в одной ячейке, а смещение текстов по вертикали делать клавишей «
Enter». В этом случае каждая колонка таблицы будет представлять собой одну ячейку. Ее высота будет размером с таблицу. Если эта высота превысит размер страницы, нормально разделить такой документ на несколько листов Word уже не сможет. На листах будет оставаться слишком много незаполненного пространства, в таблицах будут неправильно показаны линии обрамления и т. п., да и редактировать таблицу, где весь материал собран в одну ячейку, — сущий кошмар. Любая корректировка, удаление или добавление данных потребуют переформатирования всей таблицы! Отсюда вывод.
Важно!При создании таблиц следите, чтобы каждый элемент данных занимал отдельную строку, а высота строк в документе была по возможности невелика.
Но даже если таблица создана правильно, при печати ее на нескольких страницах могут возникнуть определенные сложности. Здесь нужно проконтролировать два момента: как управлять разрывом строк и как продублировать заголовки. Начнем с первого.
Как управлять переносом строк
В программе Word есть параметр, который разрешает или запрещает разрывать строки при переносе их на новую страницу. Этот параметр можно указать для конкретной строки или для таблицы в целом. Для этого сделайте так:
1) выделите строку или всю таблицу;
2) щелкните на ней правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выберите «
Свойства таблицы…». То же самое можно сделать через меню «Таблица → Свойства таблицы…». Откроется окно, как на рис. 2; 
3) щелкните на закладке «Строка»;
4) снимите флажок с параметра «Разрешить перенос строк на следующую страницу». Теперь при переходе на новую страницу выделенные строки Word перенесет целиком.
Как продублировать заголовки таблицы
Если таблица не помещается на один лист, Word автоматически разбивает ее на части в местах разрыва страниц. Чтобы текст таблицы оставался читабельным, принято повторять заголовки (названия столбцов) в начале каждой страницы. Это еще один способ улучшить читабельность многостраничного табличного документа. Для создания заголовков сделайте так:
1) выделите одну или несколько первых строк в начале таблицы;
2) вызовите меню «
Таблица → Заголовки». Выделенные строки будут повторяться на каждом листе. У этого способа есть одно ограничение.Важно! В качестве повторяющихся заголовков могут фигурировать только несколько строк таблицы, начиная с первой. Указать, например, только вторую строку в качестве заголовков нельзя.
В отечественной практике принят другой способ оформления документов — использовать в качестве заголовков как раз вторую строку таблицы, где записаны номера колонок. Чтобы реализовать это в Word, нужно разделить таблицу на две части: в первой части оставить реальную шапку, а вторую начать со строки с номерами колонок. Сделав между таблицами минимальный промежуток, можно достичь того, что они будут выглядеть как единое целое. Реализовать этот прием можно так:
1) добавьте к таблице вторую строку, запишите в нее номера колонок;
2) поставьте курсор во вторую строку таблицы;
3) вызовите меню «Таблица → Разбить таблицу». В результате вы получите две таблицы и пустую строку между ними;
4) выделите эту строку, установите для нее шрифт размером «1 пт.». Это значение придется ввести с клавиатуры, так как выбрать его из списка не удастся;
5) не снимая выделения, войдите в меню «Формат → Абзац». На закладке «Отступы и интервалы» укажите значение междустрочного интервала «0,1»;
6) поставьте курсор на первую строку второй таблицы (с номерами колонок);
7) вызовите меню «Таблица → Заголовки». Теперь при переходе на новую страницу будут печататься заголовки с номерами колонок.
Вот и все. Надеюсь, что эти советы помогут нашим читателям справиться с проблемой создания многостраничных таблиц в программе Word.
Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Удачной работы!
