Таблиці на декілька сторінок

Таблиці на декілька сторінок

Шановна редакціє! При роботі з програмою Word мені потрібно створювати великі таблиці. Зазвичай вони не поміщаються на одну сторінку. У результаті при переході на нову сторінку деякі рядки таблиці розриваються і текст дуже незручно читати. Підкажіть, як бути в такій ситуації? Наперед завдячую.

М. Прохоров, м. Харків

Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Багато залежить від того, як організовано таблицю. Тому відповідь я побудую з двох частин: загальна рекомендація щодо організації таблиць та технічні деталі створення табличних документів.

Почнемо з найголовнішого. При створенні таблиць стежте, щоб усі логічно завершені елементи даних займали окремі рядки. Поясню це на прикладі таблиці, наведеної на рис. 1. Цей документ складено правильно. Кожна стаття оформлена в окремий рядок. У результаті висота рядків таблиці невелика, що спрощує компоновку сторінки. Друкуючи будь-яку таблицю, Word намагається розмістити максимально можливу кількість інформації на одній сторінці. Коли сторінка заповнена, Word розриває таблицю по межі рядка, який не помістився на сторінку, та переносить цей рядок разом із частиною документа, що залишилася, на наступну сторінку. Зрозуміло, що чим більше рядків у таблиці і чим менше висота кожного рядка, тим краще буде заповнено сторінку документа.

У недотриманні цієї умови і полягає поширена помилка користувачів Word при підготовці таблиць. Той самий документ на рис. 1 можна було б створити й у інший спосіб: усі статті об’єднати в одній комірці, а зсув текстів по вертикалі робити клавішею «

Важливо! При створенні таблиць стежте, щоб кожний елемент даних займав окремий рядок, а висота рядків у документі була якомога меншою.

Але навіть якщо таблиця створена правильно, при друкуванні її на декількох сторінках можуть бути певні труднощі. Тут потрібно проконтролювати два моменти: як управляти розривом рядків і як продублювати заголовки. Почнемо з першого.

Як управляти перенесенням рядків

У програмі Word є параметр, який дозволяє або забороняє розривати рядки при перенесенні їх на нову сторінку. Цей параметр можна вказати для конкретного рядка або для таблиці в цілому. Для цього зробіть так:

1) виділіть рядок або всю таблицю;

2) клацніть по ній правою кнопкою миші. Із контекстного меню виберіть «

3) клацніть по закладці «Строка»;

4) зніміть прапорець з параметра «Разрешить перенос строк на следующую страницу». Тепер при переході на нову сторінку виділені рядки Word перенесе цілими.

Як продублювати заголовки таблиці

Якщо таблиця не поміщається на одну сторінку, Word автоматично розбиває її на частини в місцях розривів сторінок. Щоб текст таблиці залишався читабельним, прийнято повторювати заголовки (назви стовпців) на початку кожної сторінки. Це ще один спосіб поліпшити читабельність багатосторінкового табличного документа. Для створення заголовків зробіть так:

1) виділіть одну або декілька перших рядків на початку таблиці;

2) викличте меню «

Важливо! Як заголовки, що повторюються, можуть фігурувати тільки декілька рядків таблиці, починаючи з першої. Указати, наприклад, тільки другий рядок як заголовок не можна.

У вітчизняній практиці прийнято інший спосіб оформлення документів — використовувати як заголовки саме другий рядок таблиці, де записані номери колонок. Щоб реалізувати це у Word, потрібно розділити таблицю на дві частини: у першій частині залишити реальну шапку, а другу почати з рядка з номерами колонок. Зробивши між таблицями мінімальний проміжок, можна досягти того, що вони виглядатимуть як єдине ціле. Реалізувати цей прийом можна так:

1) додайте до таблиці другий рядок, запишіть у нього номери колонок;

2) поставте курсор у другий рядок таблиці;

3) викличте меню «

4) виділіть цей рядок, установіть для нього шрифт розміром «

5) не знімаючи виділення, увійдіть до меню «

6) поставте курсор на перший рядок другої таблиці (з номерами колонок);

7) викличте меню «

От і все. Сподіваюся, що ці поради допоможуть нашим читачам упоратися з проблемою створення багатосторінкових таблиць у програмі Word.

Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на