Подготовка и сдача отчета по месячной персонификации из программы «БЭСТ-ЗВИТ ПЛЮС»
Как известно, с начала этого года страхователи отчитываются в Пенсионный фонд по новой форме. Они сдают ежемесячную персонифицированную отчетность. С самого начала мы старались помогать вам в этом деле, отвечая на те или иные вопросы составления ежемесячной персонификации в электронном виде. Сегодня же у вас есть возможность получить такую информацию, что называется, из первых рук — от компании «БЭСТ-ЗВИТ», любезно предоставившей этот материал.
Материал предоставлен компанией «БЭСТ-ЗВИТ», г. Киев
Для того чтобы упростить жизнь бухгалтеру, в программе «БЕСТ-ЗВІТ ПЛЮС» был создан отдельный модуль «
Щомісячна персоніфікація». Этот модуль вызывается из меню с общим названием «Звітність».В модуле уже присутствует перечень отчетов (таблиц) с общим названием «
Додаток 4». Он содержит все таблицы, которые должны ежемесячно заполнять те категории страхователей, которые сдают отчетность (рис. 1). А это:— юридические лица, независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования;
— управления труда и социальной защиты населения, которые должны подавать ежемесячные отчеты за неработающих приемных родителей и родителей-воспитателей детских домов семейного типа;
— воинские части, которые подают отчеты за лиц, проходящих срочную военную службу, а также альтернативную службу;
— физические лица — субъекты предпринимательской деятельности, использующие труд наемных работников, независимо от системы налогообложения (все остальные физические лица отчитываются, как и раньше, за год).
Открывать и заполнять нужно только те отчеты, которые должно сдавать предприятие или СПД за своих работников. Если вы случайно открыли таблицу, по которой не должны отчитываться, ее необходимо удалить.
К меню «Довідка» модуля подключены справочные материалы, облегчающие работу в модуле, а именно:
— Инструкция разработчика по формированию месячной персонификации
;— приказ, Инструкция и Методические рекомендации ПФУ по порядку формирования отчетности;
— описание структуры DBF-файлов для импорта в программу заполненных таблиц из других бухгалтерских систем.
Перед тем как формировать месячную персонифицированную отчетность, необходимо проверить и заполнить поля о принятии и увольнении с работы в карточках сотрудников (рис. 2). Также особое внимание необходимо обратить на тех сотрудников, у которых в отчетном периоде изменились регистрационные данные. По датам принятия и увольнения формируется таблица 5 «
Трудові відносини застрахованих осіб».Если на предприятии существуют основания для льгот, необходимо отметить это в карточке предприятия в закладке «
Пенсійний фонд» (рис. 3).
Также в этой закладке надо правильно установить категорию плательщика.
После этих настроек можно приступать к формированию таблиц.
Таблицы с 5 по 10 открываются в электронном виде — так их легче заполнить и редактировать. При переключении в вид бланка на экране отображается бумажный вид отчета (таблицы), который выводится на печать, но редактирование в этом виде невозможно.
Заполнение таблиц выполняется согласно нормативным материалам Пенсионного фонда, все контроли в отчетах предоставлены этим органом.
Все пачки документов создаются первоначально со статусом «
Початкова».Все заполненные таблицы нужно проверить (
F4) и сохранить (Ctrl+S).
Заполнение таблиц
Таблица
5Сначала рекомендуется создать таблицу 5 (рис. 4), которая при открытии автоматически заполняется данными по тем сотрудникам, которые были приняты или уволены. Сотрудников, у которых изменились регистрационные данные, должен добавить в таблицу пользователь (бухгалтер).
Таблица 6
Данный отчет создается по всему реестру сотрудников предприятия, и после открытия таблица 6 автоматически заполняется списком работников.
К полям, в которые должны вводиться стандартизированные данные, подключены справочники для выбора таких данных.
Из карточки сотрудника в таблицу переносятся данные о наличии трудовой книжки сотрудника у работодателя.
Суммы о заработке и отчислениях вносятся в таблицу вручную (рис. 5).
Также в таблице необходимо отметить сотрудников, которые имеют спецстаж, эти же сотрудники должны быть внесены в таблицу 8. Между этими таблицами выполняется контроль по этому параметру.
Таблица 7
В этой таблице заполняются суммы начислений застрахованным лицам по больничным за счет работодателя, за счет Фонда социального страхования по безработице, за отпуск, уточнения сумм за предыдущие периоды и т. д (рис. 6).
Таблица 8
Эта таблица заполняется, если на предприятии есть рабочие места, работа на которых засчитывается для сотрудников в специальный стаж (рис. 7).
К соответствующим колонкам таблицы подключены реестр сотрудников и справочник льгот.
В таблице нужно указать срок действия льгот в отчетном периоде.
После заполнения и проверки таблиц (5 — 8) необходимо открыть таблицу 1.
Таблица 1
Эта таблица может рассчитываться автоматически по данным заполненных таблиц 6 и 7, если в меню «
Налаштування» установлен признак автоматического расчета этой таблицы. В программе этот признак установлен по умолчанию.Автоматический расчет этой таблицы можно отключить, сняв этот признак, и тогда данные в таблицу 1 можно вносить вручную.
Для правильного расчета страховых взносов, уплачиваемых предприятиями — юридическими лицами, где более 50 % работающих — инвалиды, а также для СПД, имеющих наемных работников, нужно правильно выбрать категорию плательщиков в Карточке предприятия (раздел «
Пенсійний фонд»).Заполнив все таблицы, нужно открыть и проверить итоговый документ с перечнем таблиц — «
Ярлик Додаток 4».Этот итоговый отчет заполняется автоматически.
ПРОВЕРКА ОШИБОКПРИ ЗАПОЛНЕНИИ ТАБЛИЦ
Проверку можно выполнить непосредственно в окне каждой открытой таблицы, нажав F4. Перечень ошибок отображается в нижней части окна в специальном поле.
Также в модуле можно выполнить групповую проверку всех таблиц отчета — из меню «
Звіт ® Перевірити…». В этом случае после проверки изменится статус таблиц в одноименной колонке, но перечень ошибок (при наличии таковых) не отображается. Нужно открыть ошибочную таблицу и, нажав F4, просмотреть ошибки.
Импорт документов месячной персонификации из других программ
В программу импортируются отчеты, созданные в других бухгалтерских программах и сохраненные в форматах
*.dbf и *.pfz.Pfz-файлы представляют собой архив xml-файлов таблиц. Они импортируются в программу таким же способом, как и обычные xml-файлы: из главного окна программы «
Документ → Імпорт → Звіт в форматі XML…».Dbf-файлы импортируются непосредственно в модуле: «
Звітність → Щомісячна персоніфікація → Імпорт з DBF…» (рис. 8).При импорте выполняется контроль над заполненностью обязательных полей в таблицах. Если обязательные поля не заполнены, импорт не происходит. По окончании импорта открывается Протокол импорта с перечнем импортированных таблиц и замечаний.
Импортированные таблицы нужно открыть и обновить поля. Не предусмотренные в структуре dbf-файлов поля заполнятся текущими данными (дата, № листа), а также данными из карточки предприятия. Дальнейшая работа с импортируемыми отчетами аналогичная — их нужно проверить, нажав F4, и сохранить.
Если в импортируемых файлах пропущены или отсутствуют некоторые данные, их можно добавить в избранную таблицу, импортировав пропущенные данные из отдельного dbf-файла (функция «Додати рядки з DBF» — вызывается из контекстного меню для такой таблицы).
Консолидация всех начальных отчетов в один отчет
Если отчет по персонификации на предприятии создавался несколькими должностными лицами на разных компьютерах и эти отчеты были выгружены в разные dbf-файлы, в программу они импортируются как отдельные начальные отчеты. Их необходимо свести в единый отчет. Для выполнения такой операции в модуле существует функция «
Консолідувати всі початкові звіти».Вызывается она из меню «
Звіт →Консолідувати всі початкові звіти» (рис. 9).Консолидируются все начальные отчеты, т. е. данные всех таких отчетов сводятся в единый документ, все ранее импортированные начальные отчеты удаляются (рис. 10).
Дальнейшая работа с консолидированным отчетом аналогична: каждую таблицу нужно открыть, обновить поля (F5), проверить, нажав F4, и сохранить.
Подача отчета по месячной персонификации в ПФУ
Для подачи отчета по месячной персонификации в ПФУ в программе «БЕСТ-ЗВІТ ПЛЮС» есть возможность напечатать все отчеты, сохранить их на электронных носителях или отправить по электронной почте.
Все отчеты сдаются только в комплекте (пачка отчетов), подача отдельных таблиц не допускается.
Печать отчетов
Отдельные отчеты можно напечатать из окна открытой таблицы, нажав на кнопку .
Вид таблицы на экране изменится — отобразится бумажный бланк отчета. В таком виде документ будет напечатан.
Весь комплект отчетов (пачку) можно напечатать из модуля. Для этого нужно выделить ее курсором, отметить галочкой название пачки и нажать на кнопку .
Важно помнить, что ПФУ принимает распечатанные отчеты, если на предприятии не более 10 работников.
Сохранение пачки отчетов на электронном носителе
Пачки отчетов могут сохраняться как подписанными ЭЦП, так и не подписанными.
В случае сохранения подписанного ЭЦП комплекта документов бумажные варианты отчетов с «мокрыми» печатями предоставлять в ПФУ не нужно.
Такой подписанный ЭЦП комплект отчетов можно отправить в приложении к письму на адрес ПФУ электронной почтой с другого компьютера, если на том, где установлена программа, доступ к Интернету отсутствует.
Комплект сохраняется в файл в формате
*.pfz. Название файла формируется согласно утвержденным ПФУ правилам.
Сохранение на диск неподписанной пачки отчетов
Нужную пачку документов надо выделить курсором, отметить галочкой название пачки и нажать на кнопку . Далее в открытом окне выбрать каталог или носитель, на котором она должна быть сохранена (рис. 11).
Сохранение на диск подписанной пачки отчетов
Для подписи ЭЦП, шифрования и сохранения на носитель в модуле предусмотрена функция «
Зашифрувати та зберегти» (рис. 12).
Нужную пачку документов надо выделить курсором, отметить галочкой название пачки и вызвать эту функцию из меню «
Звіт → Зашифрувати та зберегти».Сразу запускается подпись отчетов бухгалтером, директором и цифровой печатью (программа запросит только те подписи, которые отметил пользователь) (рис. 13, 14, 15).
После подписи всеми должностными лицами и печатью пачка документов сразу же шифруется сертификатом УСЦ Пенсионного фонда (выбор сертификата не запрашивается) и сохраняется на выбранный носитель.
Отправка пачки документов месячной персонификации по электронной почте
Нужную пачку документов надо выделить курсором, отметить галочкой название пачки и нажать на кнопку на панели инструментов модуля.
В следующем окне выбрать получателя отчета — Пенсионный фонд (его сертификатом шифруется отчет) (рис. 16).
Сразу же запускается процесс подписи отчета, по окончании его запускается почтовый клиент и почта отправляется.
Запись об отправке помещается в «
Журнал передачи отчетов». Через некоторое время необходимо принять квитанции из ПФУ, нажав в Журнале передачи отчетов на кнопку «Прийняти та обробити повідомлення».Если отчет по персонификации надо подписать в сетевом варианте программы, когда подписи должностных лиц накладываются на отчет с разных клиентских мест, пачку документов надо отправить на подпись в модуль «Документы на подпись» из меню «Звіт → На підпис…».
Важно!
Надо помнить, что по требованиям ПФУ в пачке документов должен быть подписан каждый отчет. Именно такой вариант реализован при отправке пачки отчетов персонификации из модуля, а также при подписи, шифровании и сохранении на диск из этого модуля. В помещенной в модуль «Документы на подпись» пачке персонификации также подписывается каждый отчет.Другие способы подписи и отправки (например, импорт в файл сохраненной на диск неподписанной пачки в модуль «Документы на подпись» и последующая подпись в этом модуле) не должны использоваться.
Таким образом, мы в основном раскрыли порядок составления, подписания и подачи ежемесячной персонифицированной отчетности в электронном виде. В следующей статье (на с. 37) приведены ответы на поступившие вопросы пользователей.