Підготовка та здавання звіту з місячної персоніфікації із програми «БЕСТ-ЗВІТ ПЛЮС»

Підготовка та здавання звіту з місячної персоніфікації із програми «БЕСТ-ЗВІТ ПЛЮС»

Як відомо, з початку цього року страхувальники звітують до Пенсійного фонду за новою формою. Вони здають щомісячну персоніфіковану звітність. Із самого початку ми намагалися допомагати вам у цій справі, відповідаючи на ті чи інші запитання щодо складання щомісячної персоніфікації в електронному вигляді. Сьогодні ж у вас є можливість отримати таку інформацію, що називається, з перших рук — від компанії «БЕСТ-ЗВІТ», яка люб’язно надала цей матеріал.

Матеріал надано компанією «БЕСТ-ЗВІТ», м. Київ

Щоб спростити життя бухгалтеру, у програмі «БЕСТ-ЗВІТ ПЛЮС» було створено окремий модуль «

У модулі вже наявний перелік звітів (таблиць) із загальною назвою «

— юридичні особи, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання;

— управління праці та соціального захисту населення, які повинні подавати щомісячні звіти за непрацюючих прийомних батьків та батьків — вихователів дитячих будинків сімейного типу;

— військові частини, що подають звіти за осіб, які проходять строкову військову службу, а також альтернативну службу;

— фізичні особи — суб’єкти підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників, незалежно від системи оподаткування (решта фізичних осіб звітує, як і раніше, за рік).

Відкривати та заповнювати потрібно тільки ті звіти, які має здавати підприємство або СПД за своїх працівників. Якщо ви випадково відкрили таблицю, за якою не повинні звітувати, її необхідно видалити.

До меню «Довідка» модуля підключені довідкові матеріали, що полегшують роботу в модулі:

— Інструкція розробника з формування місячної персоніфікації;

— Наказ, Інструкція та Методичні рекомендації ПФУ щодо порядку формування звітності;

— Опис структури DBF-файлів для імпорту у програму заповнених таблиць з інших бухгалтерських систем.

Перед тим як формувати місячну персоніфіковану звітність, необхідно перевірити та заповнити поля про прийняття та звільнення з роботи в картках працівників (рис. 2). Також особливу увагу необхідно звернути на працівників, у яких у звітному періоді змінилися реєстраційні дані. За датами прийняття та звільнення формується таблиця 5 «

Якщо на підприємстві є підстави для пільг, необхідно зазначити це в картці підприємства в закладці «Пенсійний фонд» (рис. 3). Також у цій закладці слід правильно встановити категорію платника.

Після цих настройок можна приступати до формування таблиць.

Таблиці 5 — 10 відкриваються в електронному вигляді, так їх легко заповнювати та редагувати. При переключенні у вигляд бланка на екрані відображується паперовий вигляд звіту (таблиці), який виводиться на друк, але редагування в цьому вигляді неможливе.

Заповнення таблиць виконується згідно з нормативними матеріалами Пенсійного фонду, усі контролі у звітах надано цим органом.

Усі пачки документів створюються первісно зі статусом «

Усі заповнені таблиці слід перевірити (

Заповнення таблиць

ТАБЛИЦЯ 5

Спочатку рекомендується створити таблицю 5 (рис. 4), яка при відкритті автоматично заповнюється даними щодо працівників, яких було прийнято або звільнено. Працівників, у яких змінилися реєстраційні дані, має додати в таблицю користувач (бухгалтер).

ТАБЛИЦЯ 6

Цей звіт створюється за всім реєстром працівників підприємства та після відкриття таблиця 6 автоматично заповнюється списком працівників.

До полів, в які повинні вводитися стандартизовані дані, підключено довідники для вибору таких даних.

Із картки працівника до таблиці переносяться дані про наявність трудової книжки працівника в роботодавця.

Відомості про заробіток та відрахування вносяться до таблиці вручну (рис. 5).

Також у таблиці необхідно позначити працівників, які мають спецстаж; цих самих працівників має бути внесено до таблиці 8. Між цими таблицями виконується контроль за цим параметром.

ТАБЛИЦЯ 7

У цій таблиці заповнюються суми нарахувань застрахованим особам за листками непрацездатності за рахунок роботодавця, за рахунок фонду соціального страхування з тимчасової непрацездатності, за відпустку, уточнення сум за попередні періоди тощо (рис. 6).

ТАБЛИЦЯ 8

Ця таблиця заповнюється, якщо на підприємстві є робочі місця, робота на яких зараховується для працівників до спеціального стажу (рис. 7).

До відповідних колонок таблиці підключено реєстр працівників та довідник пільг.

У таблиці слід указати строк дії пільг у звітному періоді.

Після заповнення та перевірки таблиць (5 — 8) необхідно відкрити таблицю 1.

ТАБЛИЦЯ 1

Ця таблиця може розраховуватися автоматично за даними заповнених таблиць 6 і 7, якщо в меню «

Автоматичний розрахунок цієї таблиці можна відключити, знявши цю ознаку, і тоді дані до таблиці 1 можна вносити вручну.

Для правильного розрахунку страхових внесків, що сплачуються підприємствами — юридичними особами, де більше 50 % працюючих — інваліди, а також для СПД, які мають найманих працівників, потрібно правильно вибрати категорію платників у Картці підприємства (розділ «

Заповнивши всі таблиці, слід відкрити та перевірити підсумковий документ із переліком таблиць — «

Цей підсумковий звіт заповнюється автоматично.

ПЕРЕВІРКА ПОМИЛОК ПРИ ЗАПОВНЕННІ ТАБЛИЦЬ

Перевірку можна виконати безпосередньо у вікні кожної відкритої таблиці, натиснувши «

Також у модулі можна виконати групову перевірку всіх таблиць звіту — із меню «

Імпорт документів місячної персоніфікації з інших програм

У програму імпортуються звіти, створені в інших бухгалтерських програмах та збережені у форматах

Pfz-файли є архівом xml-файлів таблиць. Вони імпортуються у програму в такий самий спосіб, як і звичайні xml-файли: із головного вікна програми «

Dbf-файли імпортуються безпосередньо в модулі: «

При імпорті виконується контроль на заповненість обов’язкових полів у таблицях; якщо обов’язкові поля не заповнені, імпорт не відбувається. Після закінчення імпорту відкривається Протокол імпорту з переліком імпортованих таблиць та зауважень.

Імпортовані таблиці слід відкрити та відновити поля. Не передбачені у структурі dbf-файлів поля заповняться поточними даними (дата, № листа), а також даними з Картки підприємства. Подальша робота зі звітами, що імпортуються, аналогічна — їх потрібно перевірити, натиснувши «

Якщо у файлах, що імпортуються, пропущені або відсутні деякі дані, їх можна додати до вибраної таблиці, імпортувавши пропущені дані з окремого dbf-файлу (функція «

Консолідація всіх початкових звітів в один звіт

Якщо звіт з персоніфікації на підприємстві створювався декількома посадовими особами на різних комп’ютерах і ці звіти були вивантажені в різні dbf-файли, до програми вони імпортуються як окремі початкові звіти. Їх необхідно звести в єдиний звіт. Для виконання такої операції в модулі є функція «

Викликається вона з меню «

Консолідуються всі початкові звіти, тобто дані всіх таких звітів зводяться в єдиний документ, усі раніше імпортовані початкові звіти видаляються (рис. 10).

Подальша робота з консолідованим звітом аналогічна — кожну таблицю слід відкрити, відновити поля («F5»), перевірити, натиснувши «F4», та зберегти.

Подання звіту з місячної персоніфікації до ПФУ

Для подання звіту з місячної персоніфікації до ПФУ у програмі «БЕСТ-ЗВІТ ПЛЮС» є можливість надрукувати всі звіти, зберегти їх на електронних носіях або відправити електронною поштою.

Всі звіти задаються тільки в комплекті (пачка звітів), подання окремих таблиць не допускається.

ДРУКування ЗВІТІВ

Окремі звіти можна надрукувати з вікна відкритої таблиці, натиснувши на кнопку .

Вигляд таблиці на екрані зміниться — відображатиметься паперовий бланк звіту. У такому вигляді документ буде надруковано.

Увесь комплект звітів (пачку) можна надрукувати з модуля. Для цього потрібно виділити її курсором, позначити галочкою назву пачки та натиснути на кнопку .

Важливо пам’ятати, що ПФУ приймає роздруковані звіти, якщо на підприємстві працює не більше 10 працівників.

ЗБЕРЕЖЕННЯ ПАЧКИ ЗВІТІВ НА ЕЛЕКТРОННОМУ НОСІї

Пачки звітів можуть зберігатися як підписаними ЕЦП, так і не підписаними.

У разі збереження підписаного ЕЦП комплекту документів, паперові варіанти звітів із «мокрою» печаткою подавати до ПФУ не потрібно.

Такий підписаний ЕЦП комплект звітів можна надіслати в додатку до листа на адресу ПФУ електронною поштою з іншого комп’ютера, якщо на тому, де встановлено програму, доступ до Інтернету відсутній.

Комплект зберігається у файл у форматі

ЗБЕРЕЖЕННЯ НА ДИСК НЕПІДПИСАНОЇ ПАЧКИ ЗВІТІВ

Потрібну пачку документів слід виділити курсором, позначити галочкою назву пачки та натиснути на кнопку . Далі у відкритому вікні вибрати каталог або носій, на якому її має бути збережено (рис. 11).

ЗБЕРЕЖЕННЯ НА ДИСКПІДПИСАНОЇ ПАЧКИ ЗВІТІВ

Для підпису ЕЦП, шифрування та збереження на носій у модулі передбачено функцію «

Потрібну пачку документів слід виділити курсором, позначити галочкою назву пачки та викликати цю функцію з меню «

Відразу запускається підпис звітів бухгалтером, директором та цифровою печаткою (програма запитає тільки ті підписи, які позначив користувач) (рис. 13, 14, 15).

Після підпису всіма посадовими особами та печаткою пачка документів відразу ж шифрується сертифікатом УСЦ Пенсійного фонду (вибір сертифіката не запитується) та зберігається на вибраний носій.

надсилання ПАЧКИ ДОКУМЕНТІВ МІСЯЧНОЇ ПЕРСОНІФІКАЦІЇ ЕЛЕКТРОННою ПОШТою

Потрібну пачку документів слід виділити курсором, позначити галочкою назву пачки та натиснути на кнопку на панелі інструментів модуля.

У наступному вікні вибрати одержувача звіту — Пенсійний Фонд (його сертифікатом шифрується звіт) (рис. 16).

Відразу ж запускається процес підпису звіту, після його закінчення запускається поштовий клієнт та пошта відправляється.

Запис про відправку поміщається в «

Якщо звіт з персоніфікації потрібно підписати в мережному варіанті програми, коли підписи посадових осіб накладаються на звіт із різних клієнтських місць, пачку документів слід відправити на підпис до модуля «