Word: как упорядочить стили
Уважаемая редакция! Благодаря публикациям «Б & К» о работе с Word, я и все мои сотрудники стали активно использовать стили. Разработали удобные шаблоны документов, создали общую библиотеку. Но одна проблема так и осталась нерешенной. Количество документов растет. Многие из них поступают к нам извне. После копирования данных из одного документа в другой, быстро разрастается список доступных стилей. Как можно навести порядок в нашем «стилевом хозяйстве»? Есть ли в программе Word инструмент для управления стилями? Спасибо за ответ.
В. Торопова, главный бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Стили — очень удобный и быстрый способ форматирования документов. О том, как пользоваться стилями, каковы их преимущества, мы не раз писали на страницах нашей газеты (например, в «Б & К», 2007, № 5). Но для того чтобы работа со стилями стала по-настоящему удобной, ими нужно научиться управлять, например вовремя удалять неиспользуемые стили, переносить нужные стили из одного документа в другой и т. п. Для решения этих задач в программе Word есть специальный инструмент. Он называется «
Организатор стилей». Посмотрим, как им пользоваться на конкретном примере. Делаем так:1) открываем документ. Предположим, что в этом документе мы хотим откорректировать набор имеющихся стилей. Часть из них мы собираемся удалить, какие-то стили скопируем из другого документа;
2) вызываем меню «
Сервис → Шаблоны и надстройки». Откроется одноименное диалоговое окно «Шаблоны и надстройки». В левом нижнем углу этого окна есть кнопка «Организатор»;3) щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Откроется окно «
Организатор», изображенное на рис. 1. Посмотрим на возможности этого окна подробнее. В нем есть список стилей для двух документов. На примере на рис. 1 слева показаны стили текущего (открытого) документа. Справа видны стили из стандартного шаблона «Normal.dot». Между двумя окнами с составом стилей расположены три кнопки: «Копировать», «Удалить», «Переименовать». С помощью этих кнопок можно переносить стили из одного списка в другой, удалять стили или изменять их название. 
Под окнами с составом стилей находятся кнопки «
Стили и документы:». Всего в окне «Организатор» таких кнопок две. Щелчок на любой из кнопок раскрывает список документов, которые открыты в программе Wоrd в текущий момент. Выбрав из списка нужный документ, в соответствующем окне Word покажет список стилей этого документа.В нижней части окна «
Организатор» расположены две кнопки с названием «Закрыть файл». Одна кнопка относится к списку стилей слева, другая — к списку стилей в правой части окна Организатора. Щелчок на этой кнопке закрывает окошко с перечнем стилей соответствующего файла. При этом вместо кнопки «Закрыть файл» появляется кнопка «Открыть файл…». Щелчок на кнопке «Открыть файл…» открывает окно Проводника, в котором можно найти и загрузить любой документ в программу Word. После этого станут доступны все стили этого документа. Чтобы завершить корректировку стилей, нужно нажать кнопку «Закрыть» в нижней части окна «Организатор». Теперь посмотрим, как это работает на практике. Задача будет такой. Из текущего документа мы скопируем стиль «!Golova» в шаблон «Normal.dot». Затем удалим неиспользуемые стили в текущем документе. И наконец, сохраним наши изменения. Делаем так:1) в левой части окна со списком стилей (на рис. 1 она называется «
Из Word:») щелчком мыши выделяем стиль «!Golova»;2) нажимаем кнопку «
Копировать». Стиль «!Golova» появится в списке стилей шаблона «Normal.dot»;3) в списке стилей для документа Word выделяем элементы «
Знак Знак», «Знак Знак1», «Знак Знак2», «Знак Знак3» и «!Golova Знак». Эти стили нам не нужны, мы их сейчас удалим. Несколько последовательно расположенных стилей можно выделить, удерживая клавишу «Shift». При нажатой клавише «Ctrl» можно выделить произвольный набор элементов из списка стилей;4) закончив выделение стилей, нажимаем кнопку «
Удалить»;5) выделяем стиль «
!Golova_sovet»;6) щелкаем на кнопке «
Переименовать». Появится окно, как на рис. 2;7) в этом окне вводим новое имя стиля и нажимаем «
ОК»;8) закончив редактирование стилей, в окне «
Организатор» нажимаем кнопку «Закрыть»;9) через меню «
Файл» сохраняем текущий документ на жесткий диск. Шаблон «Normal.dot» Word обновит автоматически;10) закрываем документ. Снова открываем его;
11) переходим в окно «
Организатор». Видим, что в списке стилей шаблона «Normal.dot» появился элемент «!Golova»;12) щелкаем на кнопке «
Закрыть файл», которая расположена под списком стилей шаблона «Normal.dot». Список исчезнет, а кнопка «Закрыть файл» поменяется на кнопку «Открыть файл…»;13) щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Откроется окно Проводника;
14) в этом окне находим другой документ и загружаем его в программу Word. В правой части окна Организатора станут доступны стили этого документа. Теперь, используя кнопки копирования и переименования, мы можем копировать стили между двумя открытыми файлами;
15) завершив реорганизацию стилей, в окне «
Организатор» (рис. 1) нажимаем «Закрыть». 
Работа с организатором стилей очень удобна. Она позволяет не только сэкономить время, но и упорядочить работу со стилями, добиться оформления документов в едином ключе. Наведя порядок в стилях, вы сами убедитесь, насколько лучше стали использовать программу Word.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
