Word: як упорядкувати стилі
Шановна редакціє! Завдяки публікаціям «Б & К» про роботу з Word я та всі мої співробітники стали активно використовувати стилі. Розробили зручні шаблони документів, створили загальну бібліотеку. Але одна проблема так і залишилася невирішеною. Кількість документів зростає. Чимало з них надходить до нас ззовні. Після копіювання даних з одного документа до іншого швидко розростається список доступних стилів. Як можна навести лад у нашому «стильовому господарстві»? Чи є у програмі Word інструмент для управління стилями? Наперед дякую.
В. Торопова, головний бухгалтер, м. Харків
Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Стилі — дуже зручний та швидкий спосіб форматування документів. Про те, як користуватися стилями, які їх переваги, ми неодноразово писали на шпальтах нашого видання (наприклад, у «Б & К», 2007, № 5). Але для того щоб робота зі стилями стала по-справжньому зручною, ними потрібно навчитися управляти. Наприклад, своєчасно видаляти стилі, що не застосовуються, переносити потрібні стилі з одного документа до іншого тощо. Для вирішення цих завдань у програмі Word є спеціальний інструмент. Він називається «
Организатор стилей». Розглянемо, як ним користуватися, на конкретному прикладі. Робимо так:1) відкриваємо документ. Припустимо, що в цьому документі ми бажаємо відкоригувати набір наявних стилів. Частину з них ми маємо намір видалити, деякі стилі скопіюємо з іншого документа;
2) викликаємо меню «
Сервис → Шаблоны и надстройки». Відкриється однойменне діалогове вікно «Шаблоны и надстройки». У лівому нижньому кутку цього вікна є кнопка «Организатор»;3) клацаємо по ній лівою кнопкою миші. Відкриється вікно «
Организатор», наведене на рис. 1. Подивимося на можливості цього вікна докладніше. У ньому є список стилів для двох документів. На прикладі на рис. 1 ліворуч показано стилі поточного (відкритого) документа. Праворуч видно стилі зі стандартного шаблона «Normal.dot:». Між двома вікнами зі складом стилів розташовано три кнопки: «Копировать», «Удалить», «Переименовать». За допомогою цих кнопок можна переносити стилі з одного списку до іншого, видаляти стилі або змінювати їх назву. 
Під вікнами зі складом стилів знаходяться кнопки «
Стили и документы:». Усього у вікні «Организатор» таких кнопок дві. Клацання по будь-якій із них розкриває список документів, які відкриті у програмі Wоrd у цей момент. При виборі зі списку потрібного документа у відповідному вікні Word покаже список стилів цього документа.У нижній частині вікна «
Организатор» розташовано дві кнопки з назвою «Закрыть файл». Одна кнопка відноситься до списку стилів ліворуч, інша — до списку стилів у правій частині вікна Організатора. Клацання по цій кнопці закриває вікно з переліком стилів відповідного файлу. При цьому замість кнопки «Закрыть файл» з’являється кнопка «Открыть файл…». Клацання по кнопці «Открыть файл…» відкриває вікно Провідника, в якому можна знайти та завантажити будь-який документ до програми Word. Після цього стануть доступними всі стилі цього документа. Щоб завершити коригування стилів, потрібно натиснути на кнопку «Закрыть» у нижній частині вікна «Организатор». Тепер подивимося, як це працює на практиці. Завдання буде таким. Із поточного документа ми скопіюємо стиль «!Golova» у шаблон «Normal.dot:». Потім видалимо стилі, що не застосовуються в поточному документі. І нарешті, збережемо наші зміни. Робимо так:1) у лівій частині вікна зі списком стилів (на рис. 1 вона називається «
Из Word:») клацанням миші виділяємо стиль «!Golova»;2) натискуємо кнопку «
Копировать». Стиль «!Golova» з’явиться в списку стилів шаблона «Normal.dot:»;3) у списку стилів для документа Word виділяємо елементи «
Знак Знак», «Знак Знак1», «Знак Знак2», «Знак Знак3» та «!Golova Знак». Ці стилі нам не потрібні, ми їх зараз видалимо. Декілька послідовно розташованих стилів можна виділити, утримуючи клавішу «Shift». При натиснутій клавіші «Ctrl» можна виділити довільний набір елементів зі списку стилів;4) закінчивши виділення стилів, натискуємо на кнопку «
Удалить»;5) виділяємо стиль «
!Golova_sovet»;6) клацаємо по кнопці «
Переименовать». З’явиться вікно, як наведено на рис. 2; 
7) у цьому вікні вводимо нове ім’я стилю та натискуємо «
ОК»;8) закінчивши редагування стилів, у вікні «
Организатор» натискуємо на кнопку «Закрыть»;9) через меню «
Файл» зберігаємо поточний документ на жорсткий диск. Шаблон «Normal.dot:» Word відновить автоматично;10) закриваємо документ. Знову відкриваємо його;
11) переходимо у вікно «
Организатор». Бачимо, що у списку стилів шаблона «Normal.dot:» з’явився елемент «!Golova»;12) клацаємо по кнопці «
Закрыть файл», яка розташована під списком стилів шаблона «Normal.dot:». Список зникне, а кнопка «Закрыть файл» зміниться на кнопку «Открыть файл…»;13) клацаємо по ній лівою кнопкою миші. Відкриється вікно Провідника;
14) у цьому вікні знаходимо інший документ та завантажуємо його у програму Word. У правій частині вікна Організатора стануть доступними стилі цього документа. Тепер, використовуючи кнопки копіювання та перейменування, ми можемо копіювати стилі між двома відкритими файлами;
15) завершивши реорганізацію стилів, у вікні «
Организатор» (рис. 1) натискуємо «Закрыть».Робота з організатором стилів дуже зручна. Вона дозволяє не лише заощадити час, а й упорядкувати роботу зі стилями, добитися оформлення документів в єдиному ключі. Навівши лад у стилях, ви самі переконаєтеся, наскільки краще стало використовувати програму Word.
Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
