Параметры Excel 2007. Часть 1
 | Поработав какое-то время с Excel 2007, вы обязательно захотите получше приспособить его к своим задачам. От этого зависит многое. Это не только удобство работы. Правильно настроенная программа поможет избежать ошибок при заполнении данными рабочего листа, проконтролировать правильность вычислений, обеспечит своевременное сохранение файлов, возможность их восстановления и многое другое. Для того чтобы реализовать эти преимущества в полной мере, нам нужно разобраться с параметрами Excel 2007. В этой статье мы рассмотрим все основные настройки программы, но прежде всего сосредоточим внимание на тех, которые реально могут понадобиться в практической работе бухгалтера. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Возможность настроить программу, изменить параметры ее работы очень важна. Особенно когда речь идет о таком незаменимом инструменте бухгалтера, как MS Excel. Неудивительно, что в новой версии программы над проблемой настроек разработчики поработали хорошо. Параметров стало больше, но не намного. Существенней изменилась их группировка: вместо тринадцати закладок в окне настроек Excel 2003 теперь их осталось девять. Из параметров убрали все лишнее, работать с ними, на мой взгляд, стало удобнее. А прав я или нет, мы сейчас узнаем.
Окно параметров Excel 2007
Первым делом открываем окна с параметрами Excel 2007. Делаем так:
1) щелкаем на кнопке «
Офис». Откроется окно, как на рис. 1. В левом нижнем углу этого окна есть кнопка «Параметры Excel»;
2) щелкаем мышью на этой кнопке. Откроется окно, как на рис. 2. В нем представлены все настройки программы. Параметры распределены на девять закладок: «
Основные», «Формулы», «Правописание», «Сохранение», «Дополнительно», «Настройка», «Надстройки», «Центр управления безопасностью», «Ресурсы». Они расположены слева. Щелчок на любой закладке делает ее активной. Параметры активной закладки видны в правой части окна. Нас будут интересовать главным образом первые семь закладок. И начнем мы с настройки основных параметров Excel.
Закладка «Основные»
Состав этой закладки показан на рис. 2. В правой части окна видим 13 параметров. Все они разделены на три группы. Каждая из них соответствует определенной категории настроек.
Группа «Основные параметры работы с Excel»
Параметры этой группы отвечают за общие настройки программы. В группе четыре флажка, два списка и одна кнопка.
Флажок «
Показывать мини-панель инструментов при выделении», работает только в режиме корректировки текста. Действие этого параметра я покажу на примере редактирования текста внутри ячейки. Делаем так:1) открываем документ. Ставим указатель мыши на ячейку с текстом;
2) входим в режим редактирования текста (например, по клавише «
F2»);3) удерживая левую кнопку мыши, выделяем в тексте (!) произвольный фрагмент. На рис. 3 — это символы «
НДС». Рядом с ячейкой появится небольшая панель инструментов (рис. 3). На ней собраны несколько иконок для форматирования текста. Они позволяют сделать текст полужирным, курсивом, изменить его размер, шрифт и т. п. При работе с текстом наличие такой панели удобно. Но в Excel форматирование текста, особенно внутри одной ячейки, — операции не самая распространенная. Поэтому и панель форматирования символов нужна нечасто. Мне, например, она зачастую только мешает.
Совет Если вы не собираетесь форматировать большие текстовые блоки в ячейках рабочего листа, отключите флажок «
Показывать мини-панель инструментов при выделении». Чем меньше второстепенных инструментов останется на экране, тем удобнее будет работать с программой Excel.Флажок «Предварительный просмотр вариантов» на практике используют редко. Когда он включен, вы можете видеть изменения в таблице сразу после изменения параметров.
При работе с Excel иногда используют макросы или целые программы от сторонних производителей. Это зачастую оправданно. При помощи макроса вы можете запомнить некоторую последовательность своих действий и затем многократно повторить ее применительно к другим исходным данным. Но в интерфейсе Excel 2007 изначально нет раздела меню для работы с макросами. Чтобы такой инструмент появился, нужно включить флажок «Показывать вкладку "Разработчик" на ленте».
Для бухгалтера, который проводит за компьютером большую часть рабочего дня, очень важен флажок с загадочным названием «Всегда использовать ClearType». Он отвечает за способ отображения текстовой информации на экране монитора. Здесь ситуация такова. Любой монитор характеризуется так называемым разрешением, т. е. определенным количеством точек по высоте и ширине. Если разрешение невелико, отдельные точки на экране будут заметны невооруженным глазом, а у символов в тексте появятся неровные края. Читать такой текст неудобно. При включенном флажке «Всегда использовать ClearType» Excel подключает специальный модуль, который сглаживает края и повышает четкость символов. И в результате внешний вид рабочего листа становится намного лучше. Причем эффект этот тем заметнее, чем ниже качество используемого монитора.
Совет Работая на мониторе с низким разрешением, включайте флажок «
Всегда использовать ClearType». Это особенно актуально при работе на ноутбуке. Экраны ноутбуков по определению невелики. Качество матриц и разрешение у них оставляют желать лучшего. В этих условиях режим сглаживания шрифтов обеспечит заметное улучшение качества изображения. Работать с таблицей будет намного комфортнее.Список «Цветовая схема» (рис. 2) позволяет изменить цвета в интерфейсе программы Excel 2007. Всего доступны три варианта: «Синяя» (по умолчанию), «Серебристая» и «Черная». Выбор конкретного значения, конечно, дело вкуса. При работе на ноутбуке я предпочитаю черную схему. Она — самая контрастная. Когда приходится экономить расход батареи и снижать яркость экрана, черная схема смотрится лучше. Есть у нее и другой плюс. Некоторые экраны имеют небольшие углы обзора. Если посмотреть на такой экран под углом, вы сразу увидите изменение цветовой гаммы. При работе с черной схемой этот эффект заметен немного меньше.
Параметр «Стиль всплывающих подсказок» представлен списком из трех значений: «Показывать улучшенные всплывающие подсказки», «Не показывать улучшенные всплывающие подсказки» и «Не показывать всплывающие подсказки». Он позволяет изменить состав подсказок, которые появляются при наведении указателя на любую иконку Excel 2007. В улучшенных подсказках Excel покажет название иконки, ее подробное описание и сочетание горячих клавиш (если оно есть). В обычных подсказках подробного описания нет. Оба варианта достаточно информативны, но при работе на небольшом экране подсказки лучше отключить или оставить их в сокращенном варианте.
Последний элемент в группе «Основные параметры Excel» — кнопка «Изменить списки…». Учитывая ее важность для бухгалтера, разберемся с этим параметром подробнее.
Напомню, что при заполнении рабочего листа и при сортировках в Excel 2007 работают списки. Алгоритм работы с ними такой. Если значение в ячейке попадает в один из списков, то при ее копировании приемом растягивания выделенный блок будет заполнен значениями из соответствующего списка. При сортировке списки используют, чтобы упорядочить данные нестандартным способом. Например, отсортировать базу данных по ключевому полю с названием месяцев. Вариантов может быть много. Поэтому разработчики Excel предусмотрели возможность создания собственных пользовательских списков. Для этого и служит кнопка «Изменить списки…» в составе основных параметров Excel. Вот как с ней работать.
Щелкаем мышью на параметре «Изменить списки…». Откроется окно, как на рис. 4. Слева в окне показаны существующие списки. Первый из них называется «НОВЫЙ СПИСОК». Щелкнув на любом элементе, в центре окна Excel покажет подробный состав выделенного списка. В правой части окна расположены две кнопки: «Добавить» и «Удалить». Чтобы сформировать новый список, делаем так:
1) щелкаем на строке «НОВЫЙ СПИСОК»;
2) в центральной части окна вводим элементы списка, разделяя их символом «,» (запятая). Можно после каждого элемента нажимать клавишу «Enter»;
3) закончив формирование списка, нажимаем кнопку «Добавить». В левой части окна появится новый список. Теперь его можно использовать при копировании ячеек и сортировке данных.
Чтобы удалить список, выделяем его и нажимаем кнопку «
Удалить».Важно! Удалять или откорректировать можно только пользовательские списки Excel 2007.
Список можно импортировать из ячеек рабочего листа. Делаем так:
1) в отдельные ячейки вводим элементы списка;
2) входим в настройку параметров, открываем окно «
Списки»;3) щелкаем левой кнопкой внутри области «
Импорт списка из ячеек:». Станет доступен для навигации рабочий лист;4) на листе обводим ячейки с элементами списка;
5) нажимаем кнопку «
Импорт». В окошке «Элементы списка:» появится новый список.
Группа «При создании новых книг»
Из названия понятно, что параметры этой группы влияют на характеристики создаваемой рабочей книги. В группе четыре параметра. Работу с ними мы посмотрим на одном единственном примере. Делаем так:
1) открываем Excel, создаем рабочую книгу;
2) через меню «
Офис» вызываем окно параметров;3) на закладке «
Основные» в группе «При создании новых книг» щелкаем на параметре «Шрифт:». Откроется список, как на рис. 5;
4) выбираем любой шрифт. Например, «
Arial»;5) щелкаем на списке «
Размер:», откроется список доступных размеров шрифта. Выбираем значение «10»;6) щелкаем на параметре «
Режим, используемый по умолчанию для новых листов:». Откроется список из трех элементов: «Обычный режим», «Страничный режим», «Режим разметки». Выбираем «Режим разметки»;7) в окне параметра «
Число листов:» вводим значение «12»;8) в окне «
Параметры Excel» нажимаем «ОК»;9) закрываем программу;
10) снова открываем
Excel и создаем новую книгу. В созданной книге по умолчанию назначен шрифт «Arial» размером 10 пунктов. Книга состоит из 12 листов и представлена в режиме разметки страницы.Обычно параметры для новых книг можно оставить по умолчанию. Отмечу только один момент.
Совет Проанализируйте документы, с которыми вы работаете чаще всего. Исходя из этого выберите оптимальное количество листов в рабочей книге и размер шрифта по умолчанию. В моем случае значения получились такие: 12 листов в рабочей книге, шрифт «
Arial», размер «8 пт.».
Группа «Личная настройка MS Office»
Параметры этой группы влияют на работу всех приложений MS Office. В группе два элемента.
— «
Имя пользователя:», здесь можно ввести имя, под которым будут регистрироваться все изменения в документах;— «
Выберите языки, с которыми собираетесь работать в Microsoft Office», определяет набор языков и приоритетность их использования в приложениях MS Office.Назначение параметров, думаю, понятно. Несколько слов об их практическом применении. Обычно над одним документом работают разные люди. В большинстве приложений Office можно отследить изменения, сделанные в документах. В Excel 2007 она находится в меню «
Рецензирование» (группа параметров «Изменения», иконка «Исправления»). Укажите для каждого пользователя Excel 2007 разные имена, и вы всегда будете видеть, кто и когда изменил ваш документ.Относительно языковых параметров. Перечень используемых языков принято устанавливать в системе Windows. Лично я не вижу смысла изменять его в приложениях Office. А вот порядок использования языков при желании можно откорректировать. Для этого щелкните на кнопке «
Языковые параметры…». В окне настроек (рис. 6) щелкните на списке «Основной язык редактирования» и выберите нужное значение.
Закладка «Формулы»
На этой закладке (рис. 7) сосредоточены параметры, которые отвечают за способ выполнения расчетов, ввод формул и контроль вычислений. А это означает, что большая часть параметров закладки «
Формулы» непосредственно связана с работой бухгалтера. Параметры распределены на четыре группы, две из которых появились в новой версии программы Excel.
Группа «Параметры вычислений»
Эти параметры влияют на степень автоматизации вычислений при обработке формул. Первым в группе расположен переключатель «
Вычисления в книге». Если он установлен в положение «автоматически» — все формулы и диаграммы на листах рабочей книги обновляются при каждом изменении данных. В режиме «автоматически, кроме таблиц данных» Excel будет пересчитывать формулы на рабочих листах, но не обновит так называемые таблицы подстановки. Такой режим ускоряет обработку формул. Но если учесть быстродействие современных компьютеров, то эффект от этого незначительный. Когда переключатель «Вычисления в книге» находится в положении «вручную», формулы при изменении данных обновляться не будут. В этом случае для их пересчета нужно нажать клавишу «F9» или войти в меню «Формулы» и в группе «Вычисление» щелкнуть на иконке «Пересчет».Важно! При ручном режиме пересчета формул становится доступным флажок «
Пересчитывать книгу перед сохранением». Включите этот флажок, и при сохранении документа на диск Excel обновит результаты формул на всех листах рабочей книги.На мой взгляд, режим ручного пересчета формул может понадобиться в двух случаях: когда требуется ускорить обработку большой таблицы и при использовании некоторых статистических функций. Первый случай в практике бухгалтера встречается чаще. Объем базы данных бухгалтерских проводок может насчитывать десятки тысяч строк. Если в базу вставить несколько колонок с формулами, то при каждом изменении данных Excel будет «замирать» на несколько секунд, обновляя таблицу.
Совет Чтобы ускорить обработку большой таблицы, включите пересчет формул «
вручную», откорректируйте данные, после чего восстановите режим автоматических вычислений.Говоря о статистических расчетах, я имел в виду работу с функцией «
СЛЧИС()». При каждом пересчете таблицы она возвращает в ячейку случайное число. Если эта ячейка задействована в расчетах, то при каждом обновлении рабочего листа вы увидите новый результат! Это затрудняет отладку формул. В этом случае ручной пересчет формул — единственный способ решить проблему.Excel 2007 позволяет организовать итерационные (повторяющиеся) вычисления на рабочем листе. Смысл таких вычислений состоит в многократном пересчете формул таблицы до тех пор, пока не будет достигнуто некоторое условие. Итерационные вычисления могут возникать при наличии циклических ссылок, когда одна ячейка с формулой косвенно или напрямую ссылается сама на себя. Если флажок «
Включить итеративные вычисления» отключен, Excel выдаст предупреждение о наличии циклических ссылок между формулами рабочего листа. При включеном флажке никакого предупреждения вы не увидите — Excel начнет обрабатывать формулы. Так как после обновления листа значения в циклически связанных ячейках изменятся, Excel снова пересчитает формулы. Так будет повторяться до тех пор, пока на очередном шаге результат изменится на величину меньше параметра «Относительная погрешность:». Кроме того, ограничить количество повторных вычислений можно параметром «Предельное число итераций:» (по умолчанию он равен «100»).Совет Отключите флажок «
Включить итеративные вычисления», если не собираетесь использовать циклические ссылки для многократного пересчета формул.
Группа «Работа с формулами»
В группе собраны четыре параметра. Вот их назначение.
Флажок «
Стиль ссылок R1C1» переключает режим адресации ячеек рабочего листа. В стиле «R1С1» адрес ячейки идентифицируется номером строки и колонки. В этом случае адрес «B5» выглядит как «R5С2». Такой стиль адресации непривычен рядовому пользователю. Зато он удобен программисту, который пишет приложения в среде MS Excel. Тем не менее знать о существовании стиля «R1С1» бухгалтеру нужно, и вот почему.Важно! После переноса отчетов из программы «
1С:Бухгалтерия» в Excel рабочий лист обычно представлен в стиле «R1С1». Чтобы установить привычный способ адресации, войдите в окно параметров на закладку «Формулы» и отключите флажок «Стиль ссылок R1C1».Параметр «Автозавершение формул» помогает избежать ошибок при печати формул. При включенном флажке на каждом этапе набора формулы Excel предложит подсказку о том, что нужно делать дальше. В этой подсказке будет не только справочная информация об используемых функциях, но и список возможных действий в зависимости от ситуации. Поясню это на примере ввода функции суммирования ячеек. Сделайте так:
1) откройте Excel, в свободной ячейке наберите символ «=» (начало формулы);
2) введите символ «С» (первая буква функции «Сумм»). Появится список функций, которые начинаются с буквы «С» («Сегодня», «Секунды» и т. д.);
3) продолжаем набирать формулу, вводим букву «у» (т. е. сейчас у нас напечатан текст «=Су»). В списке вариантов останутся функции «Сумм», «Суммесли», «Суммеслимн» и т. д. (рис. 8);
4) перемещаясь по списку, выбираем функцию «
Сумм»;5) нажимаем клавишу «
Tab». В ячейке появится текст «Сумм(»;6) на рабочем листе выделяем блок для суммирования и нажимаем «
Enter».Если флажок «
Автозавершение формул» отключить, никаких подсказок при наборе формул Excel предлагать не будет.Совет Оставляйте флажок «
Автозавершение формул» включенным. Если вы привыкнете пользоваться выбором функции из контекстного списка, работа с формулами пойдет намного быстрее.Флажок «Использовать имена таблиц в формулах» открывает возможность использования структурированных ссылок при работе с таблицами Excel 2007. Для этого диапазон данных должен быть представлен и отформатирован в стиле таблицы (через меню «Главная», иконка «Форматировать как таблицу» в группе «Стили»). После такого форматирования все составляющие таблицы Excel разделит на логические части: заголовок, тело таблицы, строка итогов и т. д. При включенном флажке «Использовать имена таблиц в формулах» вы сможете обратиться к любой части, используя специальные ссылки. В простейшем случае это будут названия строк и колонок (заголовки таблицы). В более сложном варианте (а он есть только в Excel 2007) в качестве ссылок можно использовать специальные имена. Подробно о работе с такими структурированными ссылками вы можете посмотреть в справочной системе Excel 2007. А чтобы пояснить назначение структурированных ссылок на примере, обратимся к рис. 9. На нем представлена таблица, где есть заголовки и блок с данными. Делаем так:
1) выделяем блок «A1:D6»;
2) переходим в меню «Главная»;
3) в группе «Стили» щелкаем на иконке «Форматировать как таблицу». Из списка форматов выбираем любой вариант. Внешний вид документа изменится, в заголовках таблицы появятся символы автофильтра. Это означает, что блок рабочего листа мы превратили в таблицу;
Важно! Созданная таблица в документе первая и единственная, Excel присвоил ей имя «
Таблица1».4) становимся на свободную ячейку «D7»;
5) набираем текст «=Су». Появится список функций, нам нужна функция суммирования;
6) подсветив строку с функцией «Сумм», нажимаем клавишу «Tab». В ячейке появится выражение «=Сумм(»;
7) печатаем букву «Т». Excel определит, что мы собираемся вводить встроенную функцию или ссылку на диапазон данных. При этом он покажет список возможных вариантов, среди которых будет и «Таблица1»;
8) в списке делаем активной строку «Таблица1» и нажимаем «Tab». В ячейке получился текст «=СУММ(Таблица1»;
9) продолжая вводить формулу, печатаем «[» (это начало ссылки на диапазон в таблице). В списке вариантов дальнейших действий появится перечень имен в таблице. Среди них будут и названия заголовков;
10) выбираем из списка имя «Сумма»;
11) нажимаем «Tab». Теперь текст формулы в ячейке выглядит так: «=СУММ(Таблица1[Сумма»;
12) печатаем «])» и нажимаем «Enter». Мы получили формулу, которая суммирует ячейки в колонке «Сумма» нашей таблицы. Но прямых ссылок на ячейки таблицы в этой формуле нет! Она выглядит так: «=СУММ(Таблица1[Сумма])». Данный способ записи возможен только при включенном флажке «Использовать имена таблиц в формулах». При выключенном флажке в формулах можно использовать только непосредственную адресацию ячеек рабочего листа.
Параметр «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице» имеет принципиальное значение, если вы работаете со сводными таблицами. Он позволяет изменить способ получения данных из сводного отчета при создании ссылок на ячейки сводной таблицы. Поясню сказанное на примере.
На рабочем листе блоке ячеек «A1:B10» есть сводная таблица. Нужно в ячейке «С2» создать ссылку на ячейку «B2». Делаем так:
1) ставим указатель активной ячейки на «С2»;
2) вводим символ «=», щелкаем левой кнопкой в ячейке «B2». Так как «B2» принадлежит сводной таблице, обычную ссылку мы не получим. Вместо нее Excel поставит обращение к функции «=ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ()». Работать с такой функцией неудобно хотя бы потому, что при копировании по строкам и колонкам в ней не выполняется автоматическая корректировка адресов (такова специфика параметров этой функции). Чтобы вернуться к привычному способу адресации, сбросьте флажок «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице». Тогда при создании ссылки в ячейке «С2» мы получим привычную формулу «=B2».
Совет Отключите параметр «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице». В этом случае при организации ссылок на элементы сводного отчета вы будете работать с привычным способом адресации ячеек.
Группа «Контроль ошибок»
В ней всего три параметра: флажок «Включить фоновый поиск ошибок», список «Цвет индикаторов ошибок:» и кнопка «Сброс пропущенных ошибок». Эти параметры направлены на контроль правильности вычислений в ячейках рабочего листа. Начнем с флажка «Включить фоновый поиск ошибок». Делаем так:
1) открываем лист Excel, выделяем блок ячеек, например колонку «A»;
2) щелкаем на блоке правой кнопкой мыши;
3) из контекстного меню выбираем пункт «Формат ячеек…». Появится окно форматирования;
4) в этом окне на закладке «Число» указываем для ячеек формат «Текстовый»;
5) вводим в ячейки выделенного блока любые числа. В левом верхнем углу каждой ячейки появится небольшой зеленый маркер. Это сигнал о том, что в текстовых ячейках записана числовая информация;
6) через меню «Офис» открываем окно параметров Excel;
7) на закладке «Формулы» отключаем флажок «Включить фоновый поиск ошибок»;
8) в окне параметров нажимаем «ОК». Маркеры в ячейках исчезнут.
Совет При отладке формул всегда оставляйте активным флажок «Включить фоновый поиск ошибок». Это поможет вовремя обнаружить скрытые ошибки в расчетах.
Изменить цвет маркера в ячейке с ошибкой можно параметром «Цвет индикатора ошибок:». Щелчок на этом списке открывает палитру из 56 цветов. Щелчком мыши выбираем нужный цвет, кнопкой «ОК» закрываем окно. Цвет маркеров в «подозрительных» ячейках изменится.
Группа «Правила контроля ошибок»
Параметры предыдущей группы управляют обработкой ошибок в целом (включают или отключают ее). В группе «
Правила контроля ошибок» можно управлять этим процессом подробно. Всего в ней расположены девять флажков. Каждый из них отвечает за определенный тип ошибок при обработке формул MS Excel.При включенном флажке «
Ячейки, которые содержат формулы, приводящие к ошибкам» возле формулы с ошибкой Excel покажет специальный индикатор (небольшой прямоугольник с восклицательным знаком). Щелчок на прямоугольнике открывает меню, где перечислены подробные сведения об ошибке и способы ее устранения (рис. 10). Флажок работает практически для всех распространенных видов ошибок: «#ДЕЛ/0!», «#Н/Д», «#ИМЯ?», «#ПУСТО!», «#ЧИСЛО!», «#ССЫЛКА!» и «#ЗНАЧ!». Так как эти ошибки возникают по разным причинам, то и способы их устранения разные. 
Совет Оставляйте флажок «
Ячейки, которые содержат формулы, приводящие к ошибкам» включенным. Тогда вы всегда будете видеть подробное описание причины ошибки.Флажок «Ячейки, которые содержат годы, представленные 2 цифрами» помогает найти неоднозначность в датах, которые представлены в текстовом формате. В частности, этот флажок покажет ошибку, если дата в ячейке может быть отнесена к разным векам. Сделайте так:
1) откройте окно настройки параметров;
2) включите флажок «Ячейки, которые содержат годы, представленные 2 цифрами»;
3) в свободную ячейку введите формулу «=ГОД("1/10/10")». Возле ячейки появится индикатор с предупреждением об ошибке (рис. 11). Причина в том, что результат формулы неоднозначен. Это может быть и 1910, и 2010 год. Щелчок по индикатору открывает меню из шести пунктов. Они позволяют преобразовать дату к четырехзначному представлению, игнорировать ошибку, откорректировать формулу или изменить параметры обработки ошибок (рис. 11).
Совет Если в документе много ячеек с датами, отключите флажок «
Ячейки, которые содержат годы, представленные 2 цифрами». Ошибка на 100 лет для бухгалтера маловероятна. А рабочий документ без лишних предупреждений будет выглядеть лучше.Флажок «Числа отформатированы как текст или с предшествующим апострофом» сигнализирует о том, что числовые данные представлены в текстовом формате. Такая ситуация обычно возникает при импортировании данных из других приложений, например из программы «1С:Бухгалтерия».
Важно! Чтобы убрать индикатор об ошибке представления чисел, простого переформатирования ячеек недостаточно. Вам придется вначале изменить формат чисел, после чего пересчитать все значения. То есть на каждой ячейке с обновленным форматом последовательно нажать клавишу «
F2», а затем — клавишу «Enter».В подавляющем большинстве случаев выполнять арифметические операции с такими числами можно. Вы это увидите по результатам вычислений. А вот при сортировке могут быть проблемы. Перед сортировкой числа, хранящиеся в виде текста, лучше преобразовать в числовой формат.
Флажок «Формула не соответствует образцу других смежных формул» направлен на поиск ошибок адресации в ячейках рабочего листа. При включенном флажке Excel анализирует формулы, находящиеся вокруг каждой ячейки (слева, справа, сверху и снизу). Если адресация в этих ячейках не подчиняется общему правилу, он сигнализирует о возможной ошибке. Для примера сделайте так:
1) создайте документ, заполните любыми данными ячейки «A1:A3»;
2) в ячейку «В1» введите формулу «=A1», в ячейку «В3» — формулу «=A3», в ячейку «В2» — формулу «=A10». Возле ячейки «В2» появится индикатор ошибки. Тем самым Excel предупреждает, что формулы в «В1» и «В3» ссылаются на ячейки, стоящие справа. А в «В2» адресация другая.
Совет Всегда оставляйте включенным флажок «Формула не соответствует образцу других смежных формул» и следите за его индикатором о возможной ошибке. Помните: около 80 % проблем в электронных таблицах вызваны именно неправильной адресацией ячеек.
Флажок «Формулы, не охватывающие смежные ячейки» — важнейший инструмент контроля ошибок в работе бухгалтера. Если флажок активен, Excel покажет индикатор об ошибке в ячейках с формулами, которые охватывают блок данных частично. Поясню это на примере. Сделайте так:
1) в документе заполните данными блок «A1:A10»;
2) в ячейку «A11» введите формулу «=СУММ(A2:A9)». Возле ячейки появится индикатор об ошибке. Excel определил, что формула суммирования охватывает только часть диапазона «A1:A10» и предупредил вас о возможной проблеме.
Совет Следите, чтобы флажок «
Формулы, не охватывающие смежные ячейки» был включен. По личному опыту могу сказать: в большинстве случаев он выявляет реальную ошибку адресации. Кстати, обнаружить такую ошибку в больших таблицах порой очень непросто!Флажок «Незаблокированные ячейки, содержащие формулы» я советую отключить. Он считает проблемными ячейки, в которых формулы не защищены от редактирования. В принципе это разумно. Защищенные ячейки нельзя изменить, случайно удалить формулу в них не удастся. Но на практике данные в таблицах защищают редко, поэтому действие этого параметра теряет свой смысл.
А вот флажок «Формулы, которые ссылаются на пустые ячейки» лучше всегда оставляйте включенным. В этом случае Excel отметит индикатором формулы, которые ссылаются на пустые ячейки. Иногда в этом нет ничего страшного. Но в некоторых случаях ссылка на пустую ячейку приведет к ошибке. Причем ошибку это трудно обнаружить. Вот пример.
В блоке «A1:A5» есть данные о зарплате (в гривнях). Числа такие: в «A1» — значение «2400», в «A2» — «2500», в «A3» — «0», в «A4» — «3200», в «A5» — «1800». Я хочу в ячейке «A6» посчитать среднюю зарплату. Для этого ввожу в нее формулу «=СРЗНАЧ(A1:A5)». Для указанных чисел результат будет «1980» (грн.). Но если в «A3» вместо нуля будет пустое значение, то средняя зарплата получится «2475» (грн.)… Более чем существенное отличие!
Совет! Следите за индикатором ошибок флажка «
Формулы, которые ссылаются на пустые ячейки». При расчете средних величин — это верный признак потенциальной ошибки.Последним в группе «Правила контроля ошибок» находится флажок «В таблицу введены недопустимые данные». Он связан с действием инструмента проверки данных (меню «Данные», раздел «Работа с данными», иконка «Проверка данных»). На мой взгляд, если уж вы решили задействовать средства проверки данных на рабочем листе, то целиком логично и флажок для активации этой проверки всегда оставлять включенным.
Мы рассмотрели основные параметры по настройке Excel, в том числе такой важный момент, как параметры контроля ошибок и пересчета формул. Нам остается пройтись по настройкам правописания, остановиться на дополнительных параметрах Excel 2007 и составе надстроек этой программы. Но это — тема нашей следующей статьи.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
