Параметри Excel 2007. Частина 1
 | Попрацювавши деякий час з Excel 2007, ви обов’язково захочете ще краще пристосувати його до своїх завдань. Від цього багато що залежить. Це не лише зручність роботи. Правильно налагоджена програма допоможе уникнути помилок при заповненні даними робочого листа, проконтролювати правильність обчислень, забезпечить своєчасне збереження файлів, можливість їх відновлення та багато іншого. Для того щоб реалізувати ці переваги повною мірою, нам потрібно розібратися з параметрами Excel 2007. У цій статті ми розглянемо всі основні настройки програми, але основну увагу зосередимо на тих, що реально можуть знадобитися у практичній роботі бухгалтера. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Можливість настроїти програму, змінити параметри її роботи дуже важлива, особливо коли йдеться про такий незамінний інструмент бухгалтера, як MS Excel. Не дивно, що в новій версії програми над проблемою настройок розробники добряче попрацювали. Параметрів стало більше, але не набагато. Істотніше змінилося їх групування. Замість тринадцяти закладок у вікні настройок Excel 2003 їх тепер залишилося дев’ять. З параметрів прибрали все зайве, працювати з ними, на мій погляд, стало зручніше. А чи маю я рацію, ми зараз переконаємося.
Вікно параметрів Excel 2007
Насамперед відкриваємо вікна з параметрами Excel 2007. Виконуємо такі дії:
1) клацаємо по кнопці «
Офис». Відкриється вікно, як показано на рис. 1. У лівому нижньому куті цього вікна є кнопка «Параметры Excel»;
2) клацаємо мишею по цій кнопці. Відкриється вікно, як показано на рис. 2. У ньому зображено всі настройки програми. Параметри розподілено на дев’ять закладок: «
Основные», «Формулы», «Правописание», «Сохранение», «Дополнительно», «Настройка», «Надстройки», «Центр управления безопасностью», «Ресурсы». Їх розташовано ліворуч. Клацання по будь-якій закладці робить її активною. Параметри активної закладки можна побачити у правій частині вікна. Нас цікавитимуть, головним чином, перші сім закладок. А почнемо ми з настроювання основних параметрів Excel.
Закладка «Основные»
Склад цієї закладки показано на рис. 2. У правій частині вікна бачимо 13 параметрів, розділених на три групи. Кожна з них відповідає певній категорії настройок.
ГРУПА «ОСНОВНыЕ ПАРАМЕТРы РАБОТы С EXCEL»
Параметри цієї групи відповідають за загальні настройки програми. У групі чотири прапорці, два списки та одна кнопка.
Прапорець «
Показывать мини-панель инструментов при выделении» працює тільки в режимі коригування тексту. Дію цього параметра я покажу на прикладі редагування тексту всередині комірки. Виконуємо такі дії:1) відкриваємо документ. Ставимо покажчик миші на комірку з текстом;
2) входимо до режиму редагування тексту (наприклад, за допомогою клавіші «
F2»);3) утримуючи натисненою ліву кнопку миші, виділяємо в тексті
(!) довільний фрагмент. На рис. 3 це символи «НДС». Поряд з коміркою з’явиться невелика панель інструментів (рис. 3). На ній зібрано кілька іконок для форматування тексту. Вони дозволяють зробити текст напівжирним, курсивом, змінити його розмір, шрифт тощо. При роботі з текстом наявність такої панелі дуже зручна. Але в Excel форматування тексту, особливо всередині однієї комірки, — операція не найпоширеніша. Тому й панель форматування символів потрібна не завжди. Мені, наприклад, вона часто навіть заважає.
Порада
Якщо ви не збираєтеся форматувати великі текстові блоки в комірках робочого листа, відключіть прапорець «Показывать мини-панель инструментов при выделении». Чим менше другорядних інструментів залишиться на екрані, тим зручніше буде працювати з програмою Excel.Прапорець «
Предварительный просмотр вариантов» на практиці використовують рідко. Коли він уключений, ви можете бачити зміни в таблиці відразу після зміни параметрів.При роботі з Excel інколи використовують макроси або цілі програми від сторонніх виробників. Це часто є виправданим. За допомогою макросу ви можете запам’ятати певну послідовність своїх дій і згодом багато разів повторити її стосовно інших вихідних даних. Але в інтерфейсі Excel 2007 первісно немає розділу меню для роботи з макросами. Щоб такий інструмент з’явився, потрібно включити прапорець «
Показывать вкладку «Разработчик» на ленте».Для бухгалтера, який проводить за комп’ютером більшу частину робочого дня, дуже важливий прапорець із загадковою назвою «
Всегда использовать ClearType». Він відповідає за спосіб відображення текстової інформації на екрані монітора. Тут ситуація така. Будь-який монітор характеризується так званим розділенням, тобто певною кількістю крапок у висоту й ширину. Якщо розділення невелике, окремі крапки на екрані будуть помітні неозброєним оком, а у символів у тексті з’являться нерівні краї. Читати такий текст незручно. При включеному прапорці «Всегда использовать ClearType» Excel підключає спеціальний модуль, що згладжує краї та підвищує чіткість символів. І в результаті зовнішній вигляд робочого листа стає набагато кращим. Причому цей ефект тим помітніший, чим нижча якість монітора, що використовується.Порада
Працюючи на моніторі з низьким розділенням, включайте прапорець «Всегда использовать ClearType». Це особливо актуально при роботі на ноутбуку. Екрани ноутбуків за визначенням невеликі. Якість матриць і розділення в них залишають бажати кращого. У цих умовах режим згладжування шрифтів забезпечить помітне поліпшення якості зображення. Працювати з таблицею буде набагато комфортніше.Список «
Цветовая схема» (рис. 2) дозволяє змінити кольори в інтерфейсі програми Excel 2007. Усього доступні три варіанти: «Синяя» (за умовчанням), «Серебристая» і «Черная». Вибір конкретного значення, звичайно, — справа смаку. При роботі на ноутбуку я віддаю перевагу чорній схемі. Вона — найконтрастніша. Коли доводиться економити витрату батареї та знижувати яскравість екрана, чорна схема виглядає краще. Є в неї й інший плюс. Деякі екрани мають невеликі кути огляду. Якщо подивитися на такий екран під кутом, ви відразу побачите зміну колірної гамми. При роботі з чорною схемою цей ефект помітний трохи менше.Параметр «
Стиль всплывающих подсказок» являє собою список із трьох значень: «Показывать улучшенные всплывающие подсказки», «Не показывать улучшенные всплывающие подсказки» і «Не показывать всплывающие подсказки». Він дозволяє змінити склад підказок, що з’являються при наведенні покажчика на будь-яку іконку Excel 2007. У поліпшуваних підказках Excel покаже назву іконки, її детальний опис та поєднання гарячих клавіш (якщо воно є). У звичайних підказках докладного опису немає. Обидва варіанти є досить інформативними. Але при роботі на невеликому екрані підказки краще відключити або залишити їх у скороченому варіанті.Останній елемент у групі «
Основные параметры Excel» — кнопка «Изменить списки…». Ураховуючи її важливість для бухгалтера, розберемося з цим параметром докладніше.Нагадаю, що при заповненні робочого листа та при сортуваннях в Excel 2007 працюють списки. Алгоритм роботи з ними такий. Якщо значення в комірці потрапляє до одного зі списків, то при її копіюванні прийомом розтягання виділений блок буде заповнено значеннями з відповідного списку. При сортуванні списки використовують, щоб упорядкувати дані нестандартним способом. Наприклад, відсортувати базу даних за ключовим полем з назвою місяців. Варіантів може бути багато. Тому розробники Excel передбачили можливість створення власних, призначених для користувача списків. Для цього й використовується кнопка «
Изменить списки…» у складі основних параметрів Excel. Ось як з нею працювати.Клацаємо мишею по параметру «
Изменить списки…». Відкриється вікно, як показано на рис. 4. Ліворуч у вікні показано існуючі списки. Перший з них називається «НОВЫЙ СПИСОК». Після клацання по будь-якому елементу в центрі вікна Excel покаже докладний склад виділеного списку. У правій частині вікна розташовано дві кнопки: «Добавить» і «Удалить». Щоб сформувати новий список, виконуємо такі дії:1) клацаємо по рядку «
НОВЫЙ СПИСОК»;2) у центральній частині вікна вводимо елементи списку, розділяючи їх символом «
,» (кома). Можна після кожного елемента натискувати на клавішу «Enter»;3) закінчивши формування списку, натискуємо на кнопку «
Добавить». У лівій частині вікна з’явиться новий список. Тепер його можна використовувати при копіюванні комірок та сортуванні даних.
Щоб видалити список, виділяємо його та натискуємо на кнопку «
Удалить».Важливо!
Видалити чи відкоригувати можна лише призначені для користувача списки Excel 2007.Список можна імпортувати з комірок робочого листа. Виконуємо такі дії:
1) до окремих комірок уводимо елементи списку;
2) входимо до вікна настроювання параметрів, відкриваємо вікно «
Списки»;3) клацаємо лівою кнопкою всередині області «
Импорт списка из ячеек:». Стане доступним для навігації робочий лист;4) на листі обводимо комірки з елементами списку;
5) натискуємо на кнопку «
Импорт». У віконці «Элементы списка:» з’явиться новий список.
ГРУПА «ПРИ СОЗДАНИИ НОВыХ КНИГ»
З назви зрозуміло, що параметри цієї групи впливають на характеристики створюваної робочої книги. У групі чотири параметри. Роботу з ними ми розглянемо на одному єдиному прикладі. Виконуємо такі дії:
1) відкриваємо Excel, створюємо робочу книгу;
2) через меню «
Офис» викликаємо вікно параметрів;3) на закладці «
Основные» у групі «При создании новых книг» клацаємо по параметру «Шрифт:». Відкриється список, як показано на рис. 5;
4) вибираємо будь-який шрифт, наприклад «
Arial»;5) клацаємо по списку «
Размер:». Відкриється список доступних розмірів шрифту. Вибираємо значення «10»;6) клацаємо по параметру «
Режим, используемый по умолчанию для новых листов:». Відкриється список із трьох елементів: «Обычный режим», «Страничный режим», «Режим разметки». Вибираємо «Режим разметки»;7) у вікні параметра «
Число листов:» уводимо значення «12»;8) у вікні «
Параметры Excel» натискуємо на «ОК»;9) закриваємо програму;
10) знову відкриваємо Excel та створюємо нову книгу. У створеній книзі за умовчанням призначено шрифт «
Arial» розміром 10 пунктів. Книга складається з 12 листів та наведена в режимі розмітки сторінки.Зазвичай параметри для нових книг можна залишити за умовчанням. Відзначу тільки один момент.
Порада
Проаналізуйте документи, з якими ви працюєте найчастіше. Виходячи з цього виберіть оптимальну кількість листів у робочій книзі та розмір шрифту за умовчанням. У моєму випадку значення вийшли такі: 12 листів у робочій книзі, шрифт «Arial», розмір «8 пт.».
ГРУПА «Личная настройка MS Office»
Параметри цієї групи впливають на роботу всіх прикладних рішень MS Office. У групі два елементи:
— «
Имя пользователя:» — тут можна ввести ім’я, під яким реєструватимуться всі зміни в документах;— «
Выберите языки, с которыми собираетесь работать в Microsoft Office» — визначає набір мов та пріоритетність їх використання у прикладних програмах MS Office.Призначення параметрів, вважаю, зрозуміле. Скажемо кілька слів про їх практичне
застосування. Зазвичай над одним документом працюють різні люди. У більшості прикладних рішень Office можна відстежити зміни, зроблені в документах. У Excel 2007 така можливість знаходиться в меню «Рецензирование» (група параметрів «Изменения», іконка «Исправления»). Задайте для кожного користувача Excel 2007 різні імена, і ви завжди бачитимете, хто і коли змінив ваш документ.Щодо мовних параметрів. Перелік мов, що використовуються, прийнято встановлювати в системі Windows. Особисто я не бачу сенсу змінювати його у програмах Office. А от порядок використання мов за бажання можна відкоригувати. Для цього клацніть по кнопці «
Языковые параметры…». У вікні настройок (рис. 6) клацніть по списку «Основной язык редактирования» та виберіть потрібне значення.
Закладка «Формулы»
На цій закладці (рис. 7) зосереджено параметри, що відповідають за спосіб виконання розрахунків, уведення формул та контроль обчислень. А це означає, що більша частина параметрів закладки «
Формулы» безпосередньо пов’язана з роботою бухгалтера. Параметри розподілено на чотири групи, дві з яких з’явилися в новій версії програми Excel.
ГРУПА «ПАРАМЕТРы ВыЧИСЛЕНИЙ»
Ці параметри впливають на ступінь автоматизації обчислень при обробці формул. Першим у групі розташовано перемикач «
Вычисления в книге». Якщо його встановлено в положення «автоматически» — усі формули та діаграми на листах робочої книги оновлюються при кожній зміні даних. У режимі «автоматически, кроме таблиц данных» Excel перераховуватиме формули на робочих листах, але не відновить так звані таблиці підстановки. Такий режим прискорює обробку формул. Але якщо враховувати швидкодію сучасних комп’ютерів, ефект від цього незначний. Коли перемикач «Вычисления в книге» знаходиться в положенні «вручную», формули при зміні даних не оновлюватимуться. У цьому випадку для їх перерахунку потрібно натиснути на клавішу «F9» або ввійти до меню «Формулы» та у групі «Вычисления» клацнути по іконці «Пересчет».Важливо!
При ручному режимі перерахунку формул стає доступним прапорець «Пересчитывать книгу перед сохранением». Включіть цей прапорець, і при збереженні документа на диск Excel відновить результати формул на всіх листах робочої книги.На мій погляд, режим ручного перерахунку формул може знадобитися у двох випадках: коли потрібно прискорити обробку великої таблиці та при використанні деяких статистичних функцій. Перший випадок у практиці бухгалтера трапляється частіше. Обсяг бази даних бухгалтерських проводок може налічувати десятки тисяч рядків. Якщо до бази вставити кілька колонок з формулами, то при кожній зміні даних Excel «завмиратиме» на декілька секунд, оновлюючи таблицю.
Порада
Щоб прискорити обробку великої таблиці, включіть перерахунок формул «вручную», відкоригуйте дані, після чого відновіть режим автоматичних обчислень.Говорячи про статистичні розрахунки, я мав на увазі роботу з функцією «
СЛЧИС()». При кожному перерахунку таблиці вона повертає до комірки випадкове число. Якщо цю комірку задіяно в розрахунках, то при кожному оновленні робочого листа ви побачите новий результат! Це утрудняє налагодження формул. У цьому випадку ручний перерахунок формул — єдиний спосіб вирішити проблему.Excel 2007 дозволяє організувати ітераційні (повторювані) обчислення на робочому листі. Сенс таких обчислень полягає в багаторазовому перерахунку формул таблиці доти, доки не буде досягнуто певної умови. Ітераційні обчислення можуть виникати за наявності циклічних посилань, коли одна комірка з формулою побічно чи безпосередньо посилається сама на себе. Якщо прапорець
«Включить итеративные вычисления» відключений , Excel видасть попередження про наявність циклічних посилань між формулами робочого листа. При включеному прапорці жодного попередження ви не побачите — Excel почне обробляти формули. Оскільки після оновлення листа значення в циклічно пов’язаних комірках зміняться, Excel знову перерахує формули. Так повторюватиметься доти, доки на черговому кроці результат зміниться на величину менше параметра «Относительная погрешность:». Крім того, обмежити кількість повторних обчислень можна параметром «Предельное число итераций:» (за умовчанням він дорівнює «100»).Порада
Відключіть прапорець «Включить итеративные вычисления», якщо не збираєтеся використовувати циклічні посилання для багаторазового перерахунку формул.
ГРУПА «РАБОТА З ФОРМУЛАМИ»
У групі зібрано чотири параметри. Ось їх призначення.
Прапорець «
Стиль ссылок R1C1» перемикає режим адресації комірок робочого листа. У стилі «R1С1» адреса комірки ідентифікується номером рядка та колонки. У цьому випадку адреса «B5» виглядає як «R5С2». Такий стиль адресації незвичний для пересічного користувача. Зате він зручний для програміста, який пише програми в середовищі MS Excel. Проте знати про існування стилю «R1С1» бухгалтеру потрібно, і ось чому.Важливо! Після перенесення звітів із програми «
1С:Бухгалтерия» до Excel робочий лист зазвичай зображено у стилі «R1С1». Щоб установити звичний спосіб адресації, увійдіть до вікна параметрів на закладку «Формулы» і відключіть прапорець «Стиль ссылок R1C1».Параметр «
Автозавершение формул» допомагає уникнути помилок при друкуванні формул. При включеному прапорці на кожному етапі набору формули Excel запропонує підказку про те, що потрібно робити далі. У цій підказці буде не лише довідкова інформація про використовувані функції, а й список можливих дій залежно від ситуації. Поясню це на прикладі введення функції підсумовування комірок. Виконайте такі дії:1) відкрийте Excel, у вільній комірці наберіть символ «
=» (початок формули);2) уведіть символ «
С» (перша буква функції «Сумм»). З’явиться список функцій, що починаються з літери «С» («Сегодня», «Секунды» тощо);3) продовжуйте набирати формулу, уведіть літеру «
у» (тобто зараз у нас надруковано текст «=Су»). У списку варіантів залишаться функції «Сумм», «Суммесли», «Суммеслимн» тощо (рис. 8);
4) переміщаючись за списком, виберіть функцію «
Сумм»;5) натисніть на клавішу «
Tab». У комірці з’явиться текст «Сумм(»;6) на робочому листі виділіть блок для підсумовування та натисніть на «
Enter».Якщо прапорець «
Автозавершение формул» відключити, жодних підказок при наборі формул Excel не пропонуватиме.Порада
Залишайте прапорець «Автозавершение формул» включеним. Якщо ви звикнете користуватися вибором функції з контекстного списку, робота з формулами піде набагато швидше.Прапорець «
Использовать имена таблиц в формулах» відкриває можливість використання структурованих посилань при роботі з таблицями Excel 2007. Для цього діапазон даних має бути зображено та відформатовано у стилі таблиці (через меню «Главная», іконка «Форматировать как таблицу» у групі «Стили»). Після такого форматування всі складові таблиці Excel розділить на логічні частини: заголовок, тіло таблиці, рядок підсумків тощо. При включеному прапорці «Использовать имена таблиц в формулах» ви зможете звернутися до будь-якої частини, використовуючи спеціальні посилання. У простому випадку це будуть назви рядків та колонок (заголовки таблиці). У складнішому варіанті (а він існує тільки в Excel 2007) як посилання можна використовувати спеціальні імена. Детально про роботу з такими структурованими посиланнями ви можете прочитати в довідковій системі Excel 2007. А щоб пояснити призначення структурованих посилань на прикладі, звернемося до рис. 9. На ньому подано таблицю, де є заголовки та блок з даними. Виконуємо такі дії:1) виділяємо блок «
A1:D6»;2) переходимо до меню «
Главная»;3) у групі «
Стили» клацаємо по іконці «Форматировать как таблицу». Зі списку форматів вибираємо будь-який варіант. Зовнішній вигляд документа зміниться, у заголовках таблиці з’являться символи автофільтра. Це означає, що блок робочого листа ми перетворили на таблицю;
Важливо!
Створена таблиця в документі — перша та єдина, Excel присвоїв їй ім’я «Таблица1».4) стаємо на вільну комірку «
D7»;5) набираємо текст «
=Су». З’явиться список функцій, нам потрібна функція підсумовування;6) підсвітивши рядок із функцією «
Сумм», натискуємо на клавішу «Tab». У комірці з’явиться вираження «=Сумм(»;7) друкуємо літеру «
Т». Excel визначить, що ми збираємося вводити вбудовану функцію або посилання на діапазон даних . При цьому він покаже список можливих варіантів, серед яких буде і «Таблица1»;8) у списку робимо активним рядок «
Таблица1» і натискуємо на «Tab». У комірці вийшов текст «=СУММ(Таблица1»;9) продовжуючи вводити формулу, друкуємо «
[» (це початок посилання на діапазон у таблиці). У списку варіантів подальших дій з’явиться перелік імен у таблиці. Серед них будуть і назви заголовків;10) вибираємо зі списку ім’я «
Сумма»;11) натискуємо на «
Tab». Тепер текст формули в комірці має такий вигляд: «=СУММ(Таблица1[Сумма])»;12) друкуємо «
])» і натискуємо на «Enter». Ми отримали формулу, що підсумовує комірки в колонці «Сумма» нашої таблиці. Але прямих посилань на елементи таблиці в цій формулі немає! Вона має такий вигляд: «=СУММ(Таблица1[Сумма». Такий спосіб запису можливий тільки при включеному прапорці «Использовать имена таблиц в формулах». При вимкненому прапорці у формулах можна використовувати лише безпосередню адресацію комірок робочого листа.Параметр «
Использовать имена таблиц в формулах» має принципове значення, якщо ви працюєте зі зведеними таблицями. Він дозволяє змінити спосіб отримання даних зі зведеного звіту при створенні посилань на елементи зведеної таблиці. Поясню викладене на прикладі.На робочому листі у блоці комірок «
A1:B10» є зведена таблиця. Потрібно в комірці «С2» створити посилання на комірку «B2». Виконуємо такі дії:1) ставимо покажчик активної комірки на «
С2»;2) уводимо символ «
=», клацаємо лівою кнопкою в комірці «B2». Оскільки «B2» належить зведеній таблиці, звичайне посилання ми не отримаємо. Замість нього Excel поставить звернення до функції «=ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ()». Працювати з такою функцією незручно хоча б тому, що при копіюванні по рядках і колонках у ній не виконується автоматичне коригування адрес (така специфіка параметрів цієї функції). Щоб повернутися до звичного способу адресації, зніміть прапорець «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице». Тоді при створенні посилання в комірці «С2» ми отримаємо звичну формулу «=B2».Порада
Відключіть параметр «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице». У цьому випадку при організації посилань на елементи зведеного звіту ви працюватимете зі звичним способом адресації комірок.
ГРУПА «КОНТРОЛЬ ОШИБОК»
У ній лише три параметри: прапорець «
Включить фоновый поиск ошибок», список «Цвет индикаторов ошибок:» і кнопка «Сброс пропущенных ошибок». Ці параметри спрямовано на контроль правильності обчислень у комірках робочого листа. Почнемо з прапорця «Включить фоновый поиск ошибок». Виконуємо такі дії:1) відкриваємо лист Excel, виділяємо блок комірок. Наприклад, колонку «
A»;2) клацаємо по блоку правою кнопкою миші;
3) із контекстного меню вибираємо пункт «
Формат ячеек…». З’явиться вікно форматування;4) у цьому вікні на закладці «
Число» вказуємо для комірок формат «Текстовый»;5) уводимо до комірок виділеного блока будь- які числа. У лівому верхньому куті кожної комірки з’явиться невеликий зелений маркер. Це сигнал про те, що в текстових комірках записано числову інформацію;
6) через меню «
Офис» відкриваємо вікно параметрів Excel;7) на закладці «
Формулы» відключаємо прапорець «Включить фоновый поиск ошибок»;8) у вікні параметрів натискуємо на «
ОК». Маркери в комірках зникнуть.Порада
При налагодженні формул завжди залишайте активним прапорець «Включить фоновый поиск ошибок». Це допоможе вчасно виявити приховані помилки в розрахунках.Змінити колір маркера в комірці з помилкою можна параметром «
Цвет индикатора ошибок:». Клацання по цьому списку відкриває палітру з 56 кольорів. Клацанням миші вибираємо потрібний колір, кнопкою «ОК» закриваємо вікно. Колір маркерів у «підозрілих» комірках зміниться.
ГРУПА «ПРАВИЛА КОНТРОЛЯ ОШИБОК»
Параметри попередньої групи управляють обробкою помилок у цілому (включають або відключають її). У групі «
Правила контроля ошибок» можна управляти цим процесом докладно. Усього в ній розташовано дев’ять прапорців. Кожен з них відповідає за певний тип помилок при обробці формул MS Excel.При включеному
прапорці «Ячейки, которые содержат формулы, приводящие к ошибкам» біля формули з помилкою Excel покаже спеціальний індикатор (невеликий прямокутник зі знаком оклику). Клацання по прямокутнику відкриває меню, де перелічено докладні відомості про помилку та способи її усунення (рис. 10). Прапорець працює практично для всіх поширених видів помилок: «#ДЕЛ/0!», «#Н/Д», «#ИМЯ?», «#ПУСТО!», «#ЧИСЛО!», «#ССЫЛКА!» и «#ЗНАЧ!». Оскільки ці помилки виникають з різних причин, то й способи їх усунення різні. 
Порада
Залишайте прапорець «Ячейки, которые содержат формулы, приводящие к ошибкам» включеним. Тоді ви завжди бачитимете детальний опис причини помилки.Прапорець «
Ячейки, которые содержат годы, представленные 2 цифрами» допомагає знайти неоднозначність у датах, зображених у текстовому форматі. Зокрема, цей прапорець покаже помилку, якщо дату в комірці може бути віднесено до різних століть. Виконайте такі дії:1) відкрийте вікно настроювання параметрів;
2) включіть прапорець «
Ячейки, которые содержат годы, представленные 2 цифрами»;3) до вільної комірки введіть формулу «
=ГОД(«1/10/10»)». Біля комірки з’явиться індикатор з попередженням про помилку (рис. 11). Причина в тому, що результат формули неоднозначний. Це може бути і 1910, і 2010 рік. Клацання по індикатору відкриває меню з шести пунктів. Вони дозволяють перетворити дату до чотиризначного зображення, ігнорувати помилку, відкоригувати формулу або змінити параметри обробки помилок (рис. 11). 
Порада
Якщо в документі багато комірок з датами, відключіть прапорець «Комірки, які містять роки, представлені 2 цифрами» Помилка на 100 років для бухгалтера малоймовірна. А робочий документ без зайвих попереджень матиме кращий вигляд.Прапорець «
Числа отформатированы как текст или с предшествующим апострофом» сигналізує про те, що числові дані зображено в текстовому форматі. Така ситуація зазвичай виникає при імпортуванні даних. Наприклад, із програми «1С:Бухгалтерія».Важливо!
Щоб зняти індикатор про помилку зображення чисел, простого переформатування комірок недостатньо. Вам доведеться спочатку змінити формат чисел, після чого перерахувати всі значення, тобто на кожній комірці з оновленим форматом послідовно натискувати на клавішу «F2», а потім — клавішу «Enter».У переважній більшості випадків виконувати арифметичні операції з такими числами можна. Ви це побачите за результатами обчислень. А от при сортуванні можуть бути проблеми. Перед сортуванням числа, що зберігаються у вигляді тексту, краще перетворити на числовий формат.
Прапорець «
Формула не соответствует образцу других смежных формул» спрямовано на пошук помилок адресації в комірках робочого листа. При включеному прапорці Excel аналізує формули, що знаходяться навколо кожної комірки (ліворуч, праворуч, зверху та знизу). Якщо адресація в цих комірках не підпорядковується загальному правилу, він сигналізує про можливу помилку. Для прикладу виконайте такі дії:1) створіть документ, заповніть будь-якими даними комірки «
A1:A3»;2) до комірки «
В1» уведіть формулу «=A1», до комірки «В3» — формулу «=A3», до комірки «В2» — формулу «=A10». Біля комірки «В2» з’явиться індикатор помилки. У такий спосіб Excel попереджає, що формули в комірках «В1» і «В3» посилаються на комірки, розташовані праворуч. А от у комірці «В2» адресація інша.Порада
Завжди залишайте включеним прапорець «Формула не соответствует образцу других смежных формул» і стежте за його індикатором про можливу помилку. Пам’ятайте: близько 80 % проблем в електронних таблицях викликано саме неправильною адресацією комірок.Прапорець «
Формулы, не охватывающие смежные ячейки» — найважливіший інструмент контролю помилок у роботі бухгалтера. Якщо прапорець активний , Excel покаже індикатор про помилку в комірках з формулами, що охоплюють блок даних частково. Поясню це на прикладі. Виконайте такі дії:1) у документі заповніть даними блок «
A1:A10»;2) до комірки «
A11» уведіть формулу «=СУММ(A2:A9)». Біля комірки з’явиться індикатор про помилку. Excel визначив, що формула підсумовування охоплює тільки частину діапазону «A1:A10» і попередив вас про можливу проблему.Порада
Стежте, щоб прапорець «Формулы, не охватывающие смежные ячейки» було включено. За особистим досвідом можу сказати: здебільшого він виявляє реальну помилку адресації. До речі, виявити таку помилку у великих таблицях інколи дуже непросто!Прапорець «
Незаблокированные ячейки, содержащие формулы» я раджу відключити . Він вважає проблемними комірки, в яких формули не захищено від редагування. У принципі це розумно. Захищені комірки не можна змінити, випадково видалити формулу в них не вдасться. Але на практиці дані в таблицях захищають рідко. Тому дія цього параметра втрачає свій сенс.А от прапорець «
Формулы, которые ссылаются на пустые ячейки» краще завжди залишайте включеним . У цьому випадку Excel позначить індикатором формули, що посилаються на порожні комірки. Інколи в цьому немає нічого страшного. Але в деяких випадках посилання на порожню комірку призведе до помилки. Причому цю помилку важко виявити. Ось приклад.У блоці «
A1:A5» є дані про зарплату (у гривнях). Числа такі: у комірці «A1» — значення «2400», в «A2» — «2500», в «A3» — «0», в «A4» — «3200», в «A5» — «1800». Я хочу в комірці «A6» підрахувати середню зарплату. Для цього я вводжу до неї формулу «=СРЗНАЧ(A1:A5)». Для зазначених чисел результат буде «1980» (грн.). Але якщо вміст комірки «A3» замість нуля буде порожнім, то середня зарплата вийде «2475» (грн.). Більш ніж істотна відмінність!Порада
Стежте за індикатором помилок прапорця «Формулы, которые ссылаются на пустые ячейки». При розрахунку середніх величин — це вірна ознака потенційної помилки.Останнім у групі «
Правила контроля ошибок» знаходиться прапорець «В таблицу введены недопустимые данные». Він пов’язаний з дією інструменту перевірки даних (меню «Данные», розділ «Работа с данными», іконка «Проверка данных»). На мій погляд, якщо вже ви вирішили задіяти засоби перевірки даних на робочому листі, то цілком логічно і прапорець для активації цієї перевірки завжди залишати включеним.Ми розглянули основні параметри щодо настроювання Excel, у тому числі такий важливий момент, як параметри контролю помилок та перерахунку формул. Нам залишається вивчити настройки правопису, зупинитися на додаткових параметрах Excel 2007 і складі надбудов цієї програми. Але це — тема нашої наступної статті.
Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum.
