Параметры Excel 2007. Часть 2
 | Настройки программы Excel 2007 чрезвычайно разнообразны. Они позволяют управлять процессом заполнения таблицы, режимом копирования и вставки, внешним видом экрана, правилами проверки орфографии, способом сохранения документов и многое другое. При помощи параметров можно в определенной мере изменить интерфейс программы, включить или отключить дополнительные модули. Конечно, какие-то параметры на практике применяют редко. Но есть среди них и те, которые имеют самое непосредственное отношение к работе любого бухгалтера. Что это за параметры и как ими воспользоваться, мы рассмотрим в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Среди настроек Excel 2007 нам осталось разобраться с пятью категориями: «
Правописание», «Сохранение», «Дополнительно», «Настройка» и «Надстройки». Количество параметров в этих группах велико. И это неудивительно — ведь они охватывают широкий диапазон настроек Excel 2007. Но в каждой группе есть ключевые элементы, которые востребованы на практике чаще остальных. Именно этим параметрам мы и уделим основное внимание.
Закладка «Правописание»
Окно настроек правописания (рис. 1) содержит две группы параметров — для настройки автозамен и для проверки орфографии в документе. Правильная настройка этих параметров ускорит подготовку документов, позволит сделать это без ошибок и опечаток. Начнем с автозамены.
Группа «Параметры автозамены»
Инструмент автозамены — хорошее подспорье при подготовке любых документов. Вот основные задачи, которые он позволяет решить практически без вашего участия:
— автоматически находить и исправлять опечатки. Например, вместо текста «евсь» подставить в документ слово «весь»;
— вставлять специальные символы. Например, комбинацию (c) заменить символом ©;
— добавлять в текст часто используемые словосочетания. Например, вместо сокращения ННП вставить фразу «налог на прибыль».
Теперь перейдем к практической работе. Чтобы настроить систему автозамен, делаем так. В окне на рис. 1 щелкаем на кнопке «
Параметры автозамены…». Откроется окно, изображенное на рис. 2. В нем три закладки: «Автозамена», «Автоформат при вводе», «Смарт-теги». Большинство нужных нам параметров собраны на закладке «Автозамена», и она сейчас активна (рис. 2). 
В верхней части окна видим шесть флажков. Это общие параметры автозамены. Внизу окна расположена область для формирования правил выполнения автозамен. Вначале разберемся с флажками.
Настройка общих параметров автозамены
Для настройки этих параметров в Excel 2007 предусмотрено пять флажков. Все они расположены в верхней части окна на рис. 2. Вот их назначение.
Флажок «
Исправлять Две Прописные буквы в начале слова» заменит слово «ДВа» на «Два». Этот флажок оставляйте включенным. Я не представляю ситуацию, когда при подготовке бухгалтерских документов действие этого параметра помешало бы работе.Флажок «
Делать первые буквы предложений прописными», если он включен, то Excel после точки начинает текст с большой буквы. Этот флажок я советую отключить. При подготовке бухгалтерских документов в заголовках часто используют сокращения. В этом случае каждый раз после символа «.» (точка) Excel будет начинать текст с большой буквы. А этого в данной ситуации делать не нужно.Параметр «
Названия дней с прописной буквы» в большинстве случаев лучше отключить.Флажок «
Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK» должен оставаться всегда включенным. Ситуация, когда заглавные и прописные буквы должны следовать в инверсном порядке, встречается очень редко. Поэтому работа флажка обычно исправляет ошибку случайного нажатия «Caps Lock».
Настройка списка автозамен
Excel 2007 делает автозамены по специальному списку. Этот список находится в нижней части окна на рис. 2. Слева в списке (колонка «
заменять:») указаны объекты для замены. Справа (в колонке «на:») находится заменяющий текст. Чтобы настроить (или изменить) список сделайте так:1) включите флажок «
Заменять при вводе»;2) в поле «
заменять:» введите один или несколько символов, для которых нужно выполнить автозамену. В примере на рис. 2 для замены указан текст «--» (два знака «минус»);3) в поле «
на:» введите символы для подстановки. В примере на рис. 2 таким символом является «–» (короткое тире);4) нажмите кнопку «
Добавить»;5) нажмите кнопку «
ОК»;6) в любой ячейке напечатайте текст «
--»;7) нажмите «
Enter». В ячейке вместо введенных символов вы увидите знак «–»;Важно! Список автозамены является общим для всех приложений MS Office. Корректировки списка автозамен в Excel 2007 отразится на работе других приложений Office 2007.
При работе с автозаменой вы можете указать любой символ, даже если его нет на клавиатуре. Для этого можно воспользоваться комбинацией «
Alt+Номер», где «Номер» — это код символа в таблице Windows. Например, чтобы ввести символ «–» (тире), можно сделать так. Включить режим «NumLock». Нажать клавишу «Alt» и, удерживая ее, набрать на цифровой клавиатуре(!) последовательность «0150». Есть и другой способ обратиться к программе «Таблица символов» (меню «Пуск → Программы → Стандартные → Служебные → Таблица символов»).
Другие параметры настройки автозамен
Речь пойдет о закладках «
Автоформат при вводе» и «Смарт-теги». Закладка «Автоформат при вводе» содержит три группы параметров, в каждой по одному флажку, а именно:— группа «
Заменять при вводе», флажок «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками»: при включенном параметре вместо адресов Интернета Excel подставит в ячейки листа гиперссылки. При отключенном параметре он запишет в ячейки обычный текст;— группа «
Выполнять в ходе работы», флажок «Включать в таблицу новые строки и столбцы»: когда он активен, при добавлении данных в объект типа «Таблица» адрес блока этой таблицы автоматически увеличится. Этот флажок лучше включить;— группа «
Автоматически в ходе работы», флажок «Создавать вычисляемые столбцы, заполнив таблицы формулами» тоже имеет отношение к объекту «Таблица». При включенном параметре Excel анализирует таблицу, находит в ней регулярные формулы и создает вычисляемое поле. Флажок «Создавать вычисляемые столбцы, заполнив таблицы формулами» лучше всегда оставлять включенным.Пару слов о смарт-тегах. Они нужны для того, чтобы Excel находил на рабочем листе определенные типы данных и предлагал выполнить над ними стандартные действия. К таким типам данных относятся даты, адреса электронной почты и т. п. Для бухгалтера использование смарт-тегов очевидных преимуществ не дает. Поэтому флажок «
Пометить данные смарт-тегами» на закладке «Смарт-теги» лучше отключить, т. е. оставить по умолчанию.
Настройки орфографии В программах MS Office
Параметры группы «
При исправлении орфографии в программах Microsoft Office» (рис. 1), на мой взгляд, в комментариях не нуждаются. Назначение каждого из семи флажков понятно по его названию. Из них я советую всегда включать параметр «Помечать повторяющиеся слова». Остальные флажки можно оставить по умолчанию.Последняя настройка в окне «
Правописание» — это выбор языка для проверки. За эти действия отвечает параметр «Язык словаря:». Он представлен списком из 65 значений (количество зависит от версии MS Office). Щелкните на параметре левой кнопкой мыши и выберите словарь для того языка, на котором обычно ведете бухгалтерский документооборот.
Закладка «Сохранение»
Параметры этой закладки (рис. 3 на с. 25) обеспечивают сохранность и своевременное копирование документов в Excel 2007. А это значит, что роль этих параметров для бухгалтера очень важна. На закладке расположены три группы настроек, с которыми нам предстоит разобраться. И не только разобраться, но и применить на практике. Пять минут, потраченные на установку параметров сохранения, в конечном счете, окупятся сторицей.
Группа «Сохранение книг»
Параметры этой группы отвечают за формат сохраняемых файлов, их местоположение и параметры автосохранения. Начнем с формата файлов, который можно определить в параметре «
Сохранять файлы в следующем формате:». Делаем так:1) открываем документ, переходим в окно настройки параметров Excel;
2) щелкаем на закладке «
Сохранение»;3) щелкаем на значке раскрывающегося списка справа от текста «
Сохранять файлы в следующем формате:». Появится список из 25 элементов, как на рис. 3;4) выбираем нужное значение из списка. Например, — «
Книга Excel 97-2003 (*.xls)»;5) в окне настройки параметров нажимаем «
ОК». Теперь все документы Excel будет сохранять в формате предыдущей версии программы.На мой взгляд, в предложенном списке заслуживают внимания три варианта:
— «
Книга Excel 97-2003 (*.xls)» — для пользователей Excel 2003 и более ранних версий программы;— «
Таблица OpenDocument (*.ods)», для пользователей бесплатного пакета OpenOffice;— «
CSV (разделители — запятые) (*.csv)» — универсальный формат для импортирования данных, в том числе в программы автоматизации бухгалтерского учета.Совет Узнайте, какую версию Excel используют ваши коллеги, которым вы часто передаете документы. Исходя из этого выберите в Excel 2007 формат для сохранения файлов.
При работе над документом нужно всегда периодически сохранять результат. Увы, но об этом вспоминают обычно в тот момент, когда пропал свет или коллега нечаянно выдернул шнур из розетки. Справиться с ситуацией поможет параметр автосохранения. Сделайте так:
1) на закладке «Сохранение» (рис. 3) включите флажок «Автосохранение каждые»;
2) в окошке справа от этого параметра введите число. Это будет интервал (в минутах) для автоматического сохранения текущего документа. По умолчанию этот интервал составляет 10 минут.
Параметр «Каталог данных для автовосстановления:» позволяет выбрать папку, где будет храниться копия автоматически сохраненного файла. Я бы оставил это значение по умолчанию.
А вот параметр «Расположение файлов по умолчанию:» я настоятельно советую изменить! И вот почему.
Рано или поздно у вас возникнет необходимость переустановить систему Windows, так как она перестанет нормально работать. Причины могут быть разные: результат вирусной атаки, случайное удаление системного файла, — все, что угодно. Скорее всего, в этой ситуации вам придется удалить все данные с системного диска (отформатировать его) и ставить систему, как говорится, «с нуля». Разумеется, вся ваша информация, которая находилась на системно диске, будет при этом утеряна навсегда. Хорошо, если свои документы вы скопировали заранее. А если нет? И проблема возникла в самый неподходящий момент? Когда и копии не самые свежие, и сроки с отчетностью поджимают… Остается оплакивать потерю данных и лихорадочно искать способы хотя бы частичного их восстановления. На самом же деле проблема решается просто.
Совет Никогда не храните свои документы на системном диске. Это замедляет работу компьютера и это небезопасно. При серьезной проблеме систему, скорее всего, придется переустановить. Вероятность потери всех данных на системном диске очень велика.
Увы, но разработчики Ms Office не придали этому факту должного внимания. Главная папка для документов (она называется «Мои документы») по умолчанию находится как раз на системном диске. Как только вы решили сохранить документ, Excel предложит записать его именно в эту папку. Понятное дело, что каждый раз открывать окно Проводника, выбирать другую папку не хочется. Вот и получается, что сплошь и рядом бухгалтерские отчеты находятся в самом уязвимом месте компьютера — на системном диске. Чтобы решить проблему, измените в параметрах программы путь для сохранения документов. То есть сделайте так:
1) на любом диске, кроме системного, создайте папку для хранения документов. Пусть это будет диск «D:», папка называется «МоиДокументы»;
2) вызовите программу Excel, войдите в настройку параметров;
3) на закладе «Сохранение» щелкните в окошке параметра «Расположение файлов по умолчанию:»;
4) напечатайте в этом окошке путь к созданной папке, т. е. введите «D:\МоиДокументы» (рис. 3);
5) в окне параметров нажмите «ОК».
Совет К сожалению, выбрать папку через Проводник Windows в параметре «Расположение файлов по умолчанию:» нельзя. Его приходится вводить вручную. Зато путь к папке можно скопировать в буфер обмена из адресной строки программы «Проводник». Именно так я и советую поступить. Тогда у вас будет гарантия, что путь указан правильно, вместо английских букв нигде не указаны символы кириллицы и т. п.
Другие параметры закладки «Сохранение»
Функцию восстановления можно отключить индивидуально для каждой рабочей книги. Для этого предназначен параметр «
Исключение восстановления для:». Чтобы воспользоваться им, сделайте так:1) откройте окно с параметрами Excel. Щелкните на списке «
Исключение восстановления для:». Откроется список рабочих книг, открытых в текущем сеансе работы;2) из этого списка выберите нужную книгу;
3) включите флажок «
Отключить автовосстановление только для этой книги»;4) в окне параметров нажмите «ОК»;
5) сохраните файл с рабочей книгой на диск. Теперь для указанной книги функция автоматического восстановления работать не будет.
Совет Отключайте функцию автовосстановления при работе с большими базами данных, когда запись документа на диск занимает много времени и мешает работать. Но при этом не забывайте периодически сохранять документ через основное меню программы.
Группа параметров автономного редактирования файлов на сервере управления документами в бухгалтерской работе не нужна. Так что эти параметры мы пропускаем.
Иногда вам может пригодиться параметр «Сохранять внешний вид книги». Он позволяет согласовать перечень цветов Excel 2007 с палитрой предыдущих версий этой программы. Параметр представлен единственной кнопкой «Цвета». Щелчок на этой кнопке открывает окно настроек, где можно изменить стандартную палитру и цвета для отображения диаграмм.
Закладка «Дополнительно»
На этой закладке (рис. 4) представлено наибольшее количество настроек Excel 2007. Все они разбиты на 11 категорий: «
Параметры правки», «Вырезание, копирование и вставка», «Печать», «Экран», «Показать параметры для следующей книги:», «Показать параметры для следующего листа:», «Формулы», «При пересчете книги:», «Общие», «Совместимость с Lotus», «Параметры совместимости с Lotus для:». Нас будут интересовать в основном первые девять разделов.
Группа «Параметры правки»
Параметры этой закладки влияют на процесс ввода и редактирования данных в ячейках рабочего листа. Обычно значения, принятые по умолчанию, у этих параметров изменять не стоит. Однако это не повод не знать об имеющихся возможностях. Теперь по порядку.
Флажок «
Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» указывает, куда переходит указатель активной ячейки после нажатия клавиши «Enter». По умолчанию он смещается по направлению «Вниз». Есть и другие варианты: «Влево», «Вправо» и «Вверх». Если отключить флажок «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД», курсор после нажатия «Enter» будет оставаться на месте.Совет
Широкую таблицу мне удобно набирать по колонкам. В этом случае параметр «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» я ставлю в положение «Вниз». Если вам нужно вводить таблицу по строкам, установите значение этого параметра в положение «Вправо». Сэкономленное время оправдает ваши усилия.Используя флажок «Автоматическая вставка десятичной запятой», можно зафиксировать местоположение десятичной точки и количество разрядов дробной части вводимых чисел. Для примера делаем так:
1) установим значение параметра «Автоматическая вставка десятичной запятой» равным «4»;
2) вводим с клавиатуры число «123456». В ячейке получим значение «12,3456».
Обратите внимание, что разделитель целой и дробной части при этом набирать не нужно. Если все же напечатать разделитель с клавиатуры, ввод чисел будет происходить по обычным правилам.
Совет Включайте параметр «Автоматическая вставка десятичной запятой» только при заполнении больших таблиц числами одного порядка. В остальных случаях польза от этого параметра невелика. На самом деле, ввод десятичной точки с клавиатуры психологически способствует правильному набору чисел. А усилий это действие требует минимальных.
Параметр «Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек» включает или отключает возможность перетаскивания ячеек на рабочем листе при помощи мыши. Сделайте так:
1) откройте документ Excel, включите флажок «Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек»;
2) выделите блок на рабочем листе;
3) поставьте указатель мыши на границу выделенного блока. Форма курсора изменится;
4) удерживая левую кнопку мыши, перетащите блок в любом направлении. Excel переместит ячейки на новое место рабочего листа;
5) поставьте указатель на небольшой прямоугольник в правом нижнем углу выделенного блока;
6) удерживая левую кнопку, растяните блок. Excel скопирует содержимое ячеек в пределах нового блока данных;
7) вызовите окно параметров Excel. Отключите флажок «Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек»;
8) снова выделите блок на рабочем листе;
9) поставьте указатель на границу блока. Форма курсора останется прежней. Заметьте, что в правом нижнем углу блока теперь нет маркера для копирования данных.
Совет
Отключайте флажок «Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек» только при работе с законченной таблицей. Особенно, если вы работаете на ноутбуке, у которого чувствительный тачпад. В определенной мере это защитит данные от случайных изменений.Вкратце о флажке «Предупреждать перед записью ячеек». При перемещении ячеек по рабочему листу всегда есть риск стереть имеющиеся данные. Избежать этой ситуации поможет упомянутый флажок. Когда он включен, Excel проверяет, чтобы при перемещении ячеек они не накладывались на другие данные рабочего листа. Если это случится, он выдаст предупреждение об ошибке. Поэтому я советую всегда оставлять флажок «Предупреждать перед записью ячеек» включенным.
Параметр «Разрешить редактирование в ячейках» изменяет способ редактирования данных на рабочем листе. По умолчанию этот параметр включен. Действие параметра проиллюстрировано на рис. 5. Делаем так:
1) ставим указатель на ячейку «A1» (рис. 5);
2) вызываем режим редактирования ячейки (клавиша «F2»). Новые данные можно вводить прямо в ячейку или в строку формул (рис. 5);
3) вызываем окно параметров Excel;
4) отключаем флажок «Разрешить редактирование в ячейках»;
5) становимся на ячейку «A1», опять нажимаем «F2». Теперь изменения можно делать только в строке формул. Трудно сказать, в чем заключается полезность этого средства.
Параметр «Расширять форматы и формулы в диапазонах данных» удобно использовать при заполнении баз данных. Когда флажок включен, при добавлении новых записей в конце списка Excel сам скопирует в них формулы и форматы из предыдущих строк таблицы. Чтобы функция работала правильно, формулы должны повторяться минимум в трех из пяти вышестоящих записях списка. Посмотрим, как это работает на практике:
1) берем базу данных, как на рис. 6. В колонке «C» этой таблицы стоят формулы расчета НДС. В ячейке «C2» формула выглядит так: «=B2*0,2». Эта формула скопирована на первые четыре записи нашей базы данных;
2) ставим указатель в ячейку «A6» (рис. 6);
3) последовательно заполняем данными ячейки «A6» и «B6». Как только в «B6» появится сумма, формулу в «C6» Excel запишет автоматически. Выглядеть она будет так: «=B6*0,2».
Совет
Всегда включайте флажок «Расширять форматы и формулы в диапазонах данных». При работе с базами данных это сэкономит время на заполнение формул.Флажок «Автоматический ввод процентов» влияет на ячейки, для которых установлен процентный формат. Если флажок отключен, все значения в ячейках с процентным форматом будут автоматически умножены на «100». При включенном флажке Excel этого делать не будет.
Совет
При работе с процентами делайте так. Включите флажок «Автоматический ввод процентов». Сами значения вводите в виде процентной ставки, используя при этом числовой формат. Затем примените к ним формат «Процентный».Для бухгалтера флажок «Автозавершение значений в ячейках» — один из самых полезных параметров закладки «Дополнительно». Когда он включен, при заполнении таблицы Excel сравнивает вводимые данные с другими ячейками в текущем столбце. При совпадении первых символов набранного текста с одной из ячеек, Excel предложит подставить ее содержимое в текущую ячейку. Все, что останется сделать, — это согласиться с таким предложением, нажав клавишу «Enter». В результате вам не придется многократно печатать одни и те же данные. Заполнение будет осуществляться по первым буквам набранного текста. Экономия времени при этом может быть колоссальной. Посмотрим, как это выглядит практически, вернувшись к базе на рис. 6. Делаем так:
1) открываем базу данных, ставим указатель на последнюю строку таблицы в ячейку «A7»;
2) набираем букву «Ф». В текущей ячейке тут же появится текст «Фирма «Прадо»». Его Excel взял из ячейки «A3» и предложил для автоматического заполнения. Допустим, этот вариант нас устраивает. Мы хотим его принять;
3) нажимаем «Enter» — ячейка заполнена. Вместо 13 символов мы ввели всего один.
Совет
Автозаполнение сработает тем быстрее, чем раньше Excel обнаружит сходство между вводимым текстом и другими ячейками текущей колонки. Помните об этом при организации баз данных. Например, в колонке базы есть тексты «ООО Сфера», «ООО Альтаир». Тогда вам придется напечатать минимум пять символов, пока Excel поймет, что именно вы хотите ввести. Если использовать названия «Сфера,ООО», «Альтаир,ООО», достаточно будет набрать только первую букву.Параметр «Панорамирование при помощи IntelliMouse» определяет реакцию Excel на колесико прокрутки манипулятора мышь. Чтобы проверить работу параметра, сделайте так:
1) откройте документ Excel, отключите параметр «Панорамирование при помощи IntelliMouse»;
2) покрутите колесико мыши. Excel будет листать документ по вертикали;
3) удерживая клавишу «Ctrl», еще раз покрутите колесико мыши. Excel изменит масштаб документа;
4) включите параметр «Панорамирование при помощи IntelliMouse» и повторите описанные действия. Теперь при нажатом «Ctrl» Excel листает документ. Реакцией на прокрутку колесика будет изменение масштаба таблицы.
Параметры «Предупреждать об операциях, которые могут занять много времени» и «Число обрабатываемых ячеек (в тысячах)» (рис. 4) имеет смысл задействовать только при организации циклических вычислений в MS Excel. В бухгалтерской практике такие расчеты встречаются редко. Поэтому значения параметров оставляем по умолчанию.
Флажок «Использовать системные разделители» позволяет изменить символы, которые Excel берет в качестве разделителей разрядов, целой и дробной части чисел. Когда флажок включен, работают стандартные разделители системы Windows. Целая и дробная части отделены символом «,» (запятая). Между разрядами стоит символ «.» (точка). В большинстве случаев это нормально. Но бывают исключения. (например, если вы загрузили в Excel числа, разделителем целой и дробной частей является «.» (точка).) Такая ситуация бывает при импортировании баз данных из старых версий программы «1С:Бухгалтерия» или при загрузке сведений с различных сайтов сети Интернет. Чтобы не корректировать данные, а обработать их «как есть», сделайте так:
1) отключите флажок «Использовать системные разделители». Станут доступны два параметра — «Разделитель целой и дробной части:» и «Разделитель разрядов:»;
2) введите в окошко параметра «Разделитель целой и дробной части:» символ «.» (точка);
3) укажите в качестве значения для параметра «Разделитель разрядов:» символ «,» (запятая) или « » (пробел);
4) в окне настройки параметров нажмите «ОК». Теперь файлы, где разделителями целой и дробной частей у чисел является «.» (точка), будут работать без проблем. Ничего корректировать вам не придется.
Важно!
Смена разделителей никак не отразится на имеющихся документах MS Excel. Все существующие таблицы и базы будут работать без каких-либо изменений.
Группа «Вырезание, копирование и вставка»
Уже по названию понятно, что параметры этой группы работают при выполнении операций копирования и вставки на листе Excel 2007. Начнем с параметров вставки. Делаем так:
1) открываем Excel. В окне параметров включаем флажок «
Отображать меню параметров вставки»;2) открываем документ. Например, как на рис. 6;
3) выделяем блок ячеек «
A2:C6»;4) копируем его в буфер обмена (комбинация «
Ctrl+C»);5) становимся на ячейку «
A7»;6) выделяем блок «
A7:C11»;7) присваиваем блоку полужирное начертание (комбинация «
Ctrl+B»);8) вставляем содержимое из буфера обмена, начиная с ячейки «
A7» (комбинация «Ctrl+V»). В правом нижнем углу блока «A7:C11» появится значок параметров вставки (рис. 7); 
9) щелкаем левой кнопкой на этом значке. Откроется меню из девяти переключателей, как на рис. 7. Щелчок на любом переключателе изменяет параметр вставки объекта. По умолчанию этот параметр установлен в положение «
Использовать конечную тему». Это означает, что после копирования формат результата не изменится;10) выберите вариант «
Использовать формат конечных ячеек». Скопированные ячейки приобретут полужирное начертание;11) из меню на рис. 7 выберите вариант «
Только значения». Все формулы в блоке «A7:C11» превратятся в обычные числа;12) выберите вариант «
Только форматы». Данные в блоке «A7:C11» исчезнут. А все ячейки этого блока унаследуют формат от ячеек «A2:C6»;13) выберите вариант «
Ссылки на ячейки». Вместо значений в блоке «A7:C11» появятся ссылки на ячейки исходного фрагмента. Например, в «A7» будет записана ссылка «=A2», в «B7», — ссылка «=B2» и т. д.Если отключить флажок «
Отображать меню параметров вставки», меню вариантов вставки (рис. 7) Excel показывать не будет.Важно!
Возможность копировать форматы и ссылки на ячейки исходного блока — очень удобное средство при разработке таблиц с множеством связей между листами.Параметр «Отображать меню параметров добавления» очень похож на предыдущий. Только действует он при добавлении строк, колонок или ячеек. Если параметр включен, после операции добавления в правом нижнем углу блока появится значок «Формат по образцу» (рис. 8). Щелчок мышью на этом значке откроет меню, как на рис. 8. Через это меню вы можете перенести на новый блок данных формат из соседних ячеек рабочего листа.
На рабочем листе могут находиться графические элементы, рисунки, диаграммы, надписи и т. п. При перемещении ячеек вместе с ними обычно перемещается и расположенный на них объект. Если на закладке дополнительных параметров отключить флажок «Перемещать объекты вместе с ячейками», графические элементы останутся на месте. Такая возможность на практике нужна нечасто. Но бывают ситуации, когда она полезна. Например, если на рабочем листе из графических объектов создан бланк, то при корректировке таблицы перемещать их крайне нежелательно. Поэтому флажок «Перемещать объекты вместе с ячейками» в данном случае нужно отключить.
Группа «Печать»
Представлена единственным параметром — «
Режим высококачественной графики» (рис. 4). По умолчанию этот флажок отключен. Для офисной работы это нормально. В таком режиме и распечатка выполняется быстрее, и качество документов не ухудшается. Если вы хотите красиво напечатать документ, где есть изображения, включите флажок «Режим высококачественной графики». Обратите внимание, что действие этого параметра проявляется только при работе с изображениями. На качество распечатки обычных документов этот параметр практически не влияет.
Группа «Экран»
С помощью этих параметров (рис. 9) можно настроить внешний вид экрана и рабочего листа Excel. Всего в группе восемь параметров. Первый параметр называется «
Число документов в списке последних файлов». Этот список — не что иное, как перечень последних открытых документов. Он появляется при щелчке на кнопке «Офис», при выборе меню «Открыть» и т. д.Excel 2007 запоминает список из 17 последних файлов. Но это значение можно изменить (рис. 9). Лично я оставляю его по умолчанию.
Параметр «
Единицы на линейке» представлен списком из четырех значений: «Единицы по умолчанию», «Дюймы», «Сантиметры» и «Миллиметры». Чтобы посмотреть на работу этого параметра, сделайте так:1) откройте документ, вызовите меню «
Вид»;2) на ленте меню в группе «
Режимы просмотра книги» щелкните на иконке «Разметка страницы». Сверху и слева вокруг рабочего листа появятся измерительные линейки;3) войдите в окно настроек Excel;
4) установите параметр «
Единицы на линейке» в положение «Миллиметры». Теперь на измерительных линейках все размеры видны в миллиметрах.Совет Пользуйтесь линейками при компоновке страниц в режиме разметки документа. По ним удобно подбирать размеры полей, расстояние до колонтитулов и т. п. Чтобы эту работу сделать как можно точнее, выберите для линеек единицу измерения «Миллиметры».
Флажок «Показывать все окна на панели задач» можно оставлять всегда включенным. В этом случае каждый открытый документ будет показан на панели задач отдельным значком. Переход между окнами можно будет делать комбинацией «Alt+Tab».
При работе на портативном компьютере этот флажок лучше отключить. Тогда на панели останется единственная иконка программы Excel. А переключение окон можно делать по клавише «Ctrl+F6» или через меню «Вид».
Параметр «Показывать строку формул» включаем всегда. В этом случае в верхней части окна Excel покажет строку формул. При отключенном состоянии параметра она не выводится.
Флажок «Показывать всплывающие подсказки для функций» я предлагаю тоже оставлять включенным. Тогда при работе с формулами Excel покажет справочную информацию о параметрах встроенных функций. Для примера сделайте так:
1) включите параметр «Показывать всплывающие подсказки для функций»;
2) откройте документ. Найдите ячейку с формулой, где есть встроенная функция. Например, «Сумм()»;
3) войдите в режим редактирования ячейки (клавиша «F2»);
4) переместите курсор на текст с названием функции. Под формулой появится подсказка «Сумм(число1;[число2];…)» (рис. 10). При отключенном параметре такой подсказки на экране не будет.
Параметры «Показывать имена элементов диаграммы при наведении указателя» и «Показывать значения точек данных при наведении указателя» имеют непосредственное отношение к диаграммам Excel. Дело в том, что при работе с диаграммами не всегда есть возможность показать имена и значения всех точек прямо на графике. Для этого в Excel предусмотрена система подсказок. Включение или отключение этих подсказок закреплено за указанными параметрами. Чтобы увидеть действие параметра, сделайте так:
1) откройте документ, где есть диаграмма;
2) включите параметры «Показывать имена элементов диаграммы при наведении указателя» и «Показывать значения точек данных при наведении указателя»;
3) поставьте указатель мыши на любую точку диаграммы. Появится подсказка, как на рис. 11. Включая или отключая указанные флажки, можно изменить состав подсказки или скрыть ее целиком.
Последним в группе «Экран» стоит параметр «Для ячеек с примечаниями показывать:». Он может принимать одно из трех значений: «ни примечания, ни индикаторы», «только индикаторы (и всплывающие примечания)», «примечания и индикаторы». Значение этого параметра по умолчанию — «только индикаторы (и всплывающие примечания)». Это означает, что ячейки с примечаниями Excel пометит специальным значком. А текст примечания он покажет во всплывающем окне только при наведении указателя мыши на соответствующую ячейку. Обычно менять такой способ работы нет необходимости.
Но бывают ситуации, когда тексты примечаний должны всегда быть перед глазами. Такое оформление удобно использовать для справочников или таблиц с промежуточными расчетами. В таких таблицах вы можете к ячейкам с ключевыми формулами и показателями добавить примечания, записав в них подробные комментарии, а затем установить параметр «Для ячеек с примечаниями показывать:» в положение «примечания и индикаторы». И тогда тексты примечаний будут постоянно видны на экране вместе с данными рабочего листа. Вам не придется вспоминать логику работы формул или назначение коэффициентов. Вся эта информация будет перед вами, как на ладони.
В режиме «ни примечания, ни индикаторы» все комментарии будут скрыты. Эту возможность можно применить весьма оригинальным образом: внести в примечания конфиденциальную информацию, а затем… скрыть эти примечания! Способ простой, но обнаружить секретные сведения в ваших таблицах постороннему человеку будет довольно сложно. Для примера сделайте так:
1) откройте документ, на любой ячейке щелкните правой кнопкой мыши;
2) из контекстного меню выберите «Вставить примечание». Откроется окошко для ввода текста;
3) напечатайте текст на свободном месте рабочего листа. В верхнем левом углу ячейки с примечанием сейчас виден небольшой красный маркер. При наведении указателя на ячейку Excel во всплывающем окне покажет текст примечания;
4) войдите в настройку параметров;
5) переключатель «Для ячеек с примечаниями показывать:» поставьте в положение «ни примечания, ни индикаторы». Красный маркер исчез. Теперь найти ячейки с примечаниями не так уже и просто.
Группа настроек рабочей книги
Эта группа параметров (рис. 12 на с. 33) влияет на внешний вид окна рабочей книги Excel. Имя книги можно выбрать из выпадающего списка «
Показать параметры для следующей книги:» (рис. 12). Параметрами «Показать горизонтальную полосу прокрутки» и «Показать вертикальную полосу прокрутки» можно включить или отключить полосы прокрутки в окне MS Excel. Такой прием позволяет немного увеличить полезную площадь при работе с документом. Но эффект от этого незначительный. Поэтому в реальной работе параметры настройки полос, на мой взгляд, не важны. 
А вот с параметром «
Показывать ярлычки листов» наверняка столкнется каждый бухгалтер, который использует Excel совместно с программой «1С-Бухгалтерия». После передачи данных из «1С» в Excel флажок «Показывать ярлычки листов» по непонятной причине отключен. Разумеется, для полноценной работы в Excel его нужно включить. И теперь вы знаете, где это сделать.Параметр «
Группировать даты в меню автофильтра» изменяет форму списка автофильтра с данными типа «Дата». Действие этого параметра видно на рис. 13 (см. с. 33). Слева на рисунке показан список при включенном параметре «Группировать даты в меню автофильтра». В этом списке все даты сгруппированы вначале по годам, затем — по месяцам. В правой части рисунка показан список при отключенном параметре. Здесь все даты идут подряд без всякой группировки. 
Совет Работая с длинными списками и большим количеством дат, включайте параметр «Группировать даты в меню автофильтра». Тогда вы сможете при фильтрации оперировать не только конкретными датами, но и целыми группами значений. Например, одним щелчком мыши отфильтровать данные за определенный месяц или год.
Переключатель «Для объектов показывать:» изменяет режим отображения графических элементов. По умолчанию он находится в положении «все». В этом случае все элементы рабочего листа Excel видны в их первозданном виде. Установив переключатель в положение «скрыть объекты», графические элементы (надписи, диаграммы, картинки и т. п. ) на экране и на распечатке отображаться не будут. Такой режим ускоряет работу Excel. Его можно использовать владельцам маломощных компьютеров при обработке таблиц с большим количеством графического материала.
Секрет Компонуя рабочий лист перед печатью, иногда приходится ставить графические объекты (например, диаграммы) поверх ячеек с вычислениями. Доступ к таким ячейкам будет затруднен, так как они находятся под графическим элементом. Чтобы решить проблему, установите параметр «Для объектов показывать:» в положение «скрыть объекты». Графика с рабочего листа исчезнет, ячейки станут доступны для редактирования. Завершив работу, верните параметр «Для объектов показывать:» в положение «все». Такой прием позволит редактировать любую ячейку, не сдвигая графических объектов. Это гарантирует, что компоновка страницы не будет нарушена.
Параметр «Объекты» скрывает графические элементы не только на экране, но и при печати. Не забывайте установить значение параметра в положение «все» перед тем, как распечатывать документ.
Группа настроек рабочего листа
Параметры этой группы действую исключительно в пределах одного рабочего листа. Этот лист можно выбрать из списка «
Показать параметры для следующего листа:». В списке Excel покажет листы всех книг, которые открыты в текущем сеансе работы.Флажок «
Показывать заголовки строк и столбцов» (рис. 12) скрывает (или отображает) соответствующие заголовки рабочего листа. Полезная площадь при этом увеличивается. Но выигрыш опять-таки небольшой. В конце концов, есть и другие варианты.Совет Если максимизация рабочего пространства экрана важна, используйте полноэкранный режим (меню «Вид», группа «Режимы просмотра», иконка «Во весь экран»).
На мой взгляд, отключать заголовки имеет смысл только при работе с готовой(!) таблицей на ультрапортативном нетбуке.
Параметр «Показывать формулы, а не их значения» переводит лист в режим просмотра формул. По умолчанию в ячейках видны результаты вычислений. Этот флажок незаменим, когда нужно распечатать формулы сложной таблицы и проанализировать их в спокойной обстановке.
При включенном флажке «Показывать разбивки на страницы» Excel прямо на рабочем листе покажет пунктирной линией границы печатной страницы.
Совет
Всегда включайте флажок «Показывать разбиение на страницы». Тонкие пунктирные линии работать не мешают. Зато вы сможете видеть размер отчета при его распечатке.Параметр «Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения» включает (или отключает) отображение нулевых значений в ячейках рабочего листа. Это — важный параметр, поэтому позволю себе небольшой комментарий.
Бывают ситуации, когда пустые ячейки на рабочем листе могут вызвать ошибку. Например, функция «Счет()» при определении количества чисел в заданном диапазоне игнорирует пустые ячейки (не считает их). Некоторые надстройки Excel «не дружат» с данными, где есть пустые элементы. Во всех этих расчетах из-за пустых ячеек вы можете получить неверный результат! В таких случаях обычно поступают так. Выделяют блок с данными и средствами контекстной замены заносят вместо пустых ячеек — нули. Но при этом возникает одно неудобство, — таблицу, пестрящую нулями, плохо читать. Решить эту проблему просто: нужно войти в настройку параметров Excel и отключить флажок «Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения».
Важно
! Параметр «Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения» действует только на текущий рабочий лист.Флажок «Показывать символы структуры (при наличии структуры)» скрывает (или показывает) специальные знаки, которые появляются на листе после операции подведения итогов и группировки данных. Эти знаки выглядят как квадратные скобки, которые визуально отделяют границы каждой группы. Откровенно говоря, я не воспользовался этой возможностью ни разу.
Отключив флажок «Показывать сетку» (по умолчанию он включен) внешний вид листа Excel можно сделать похожим на текстовый документ. Рабочий лист при этом станет сплошного белого цвета, сетки на нем не будет. Здесь же можно изменить цвет линий. Для этого предназначен одноименный параметр «Цвет линий сетки». Воспользоваться им очень просто: щелчок на значке «Цвет линий сетки» открывает стандартную палитру цветов. Выбираем любой цвет, затем в окне настройки параметров щелкаем «ОК».
Группа «Формулы»
В этой группе всего два флажка (рис. 12). Причем оба из них вряд ли понадобятся бухгалтеру в его работе. Флажок ««
Включить многопоточные вычисления» по умолчанию включен, и менять его не стоит. Количество процессоров, доступных на компьютере, Excel определяет автоматически. И это мы тоже оставляем как есть.
Группа параметров пересчета рабочей книги
Данная группа параметров (рис. 14 на с. 35) содержит четыре флажка. Установить их можно индивидуально для любой рабочей книги, которая открыта в текущий момент. Для выбора книги щелкаем на значке выпадающего списка справа от параметра «
При пересчете этой книги:». Из списка выбираем нужное значение. Теперь о работе самих флажков. 
В формулах Excel можно использовать функции, которые получают информацию из других приложений. Эти функции, например, могут вернуть в ячейку данные по счетам из программы «
1С:Бухгалтерия». Такая возможность для бухгалтера очень полезна. Но чтобы она заработала, нужно включить флажок «Обновить ссылки на другие документы».Совет
Внедряя на рабочий лист объекты и функции для связи с внешними программами, включите флажок «Обновить ссылки на другие документы».Параметр «
Задать точность как на экране» тоже представляет для бухгалтера определенный интерес. Когда он включен, точность вычислений Excel будет выполнять с тем количеством разрядов, которое видно в ячейке таблицы. Поясню сказанное на примере. Сделайте так:1) перейдите в окно настройки дополнительных параметров. Отключите флажок «
Задать точность как на экране»;2) введите в ячейку «
A1» число «10,55555», в ячейку «A2» — число «1000», а в ячейку «A3» — формулу «=A1*A2»;3) присвойте ячейкам «
A1», «A2» формат «Числовой» с двумя знаками после запятой. В «A3» появится результат «10555,55». То есть Excel вычислил формулу в «A3» с учетом реального количества знаков в сомножителях. Обратите внимание, что на рабочем листе содержимое «A1» показано с учетом форматирования (10,56). А вот в строке формул значение в «A1» видно в первозданном виде, оно равно «10,55555»;4) включите флажок «
Задать точность как на экране». Excel предупредит, что данные рабочего листа будут изменены, так как точность их представления будет понижена. В окне с предупреждением предлагаются два варианта: подтвердить преобразования или отказаться от них;5) подтвердите изменения, указав вариант «
Да». На первый взгляд, ничего не изменилось. Но это не так;6) щелкните на ячейке «
A1». В строке формул Excel покажет ее содержимое. Теперь в ячейке хранится число «10,56». То есть Excel автоматически округлил содержимое ячейки в соответствии с ее форматом (два знака после запятой). Поскольку изменилось содержимое ячеек, то и результат в «A3» стал другим. Теперь он равен «10560»;7) снова отключите флажок «
Задать точность как на экране». Увы, но ничего не произошло. Информация в ячейках рабочего листа осталась прежней.Важно! Используйте режим «Задать точность как на экране» очень осторожно. Включив этот параметр, Excel округлит все данные в таблице по их формату. Вернуть первоначальные значения ячеек после их изменения не удастся. Помните, что параметр «Задать точность как на экране» действует на все(!) листы рабочей книги. Отсюда мой совет: пользуйтесь в бухгалтерских расчетах встроенной функцией «ОКРУГЛ()». Не применяйте изысканных методов округления, рискуя потерять при этом контроль над точностью результата.
Параметр «Использовать систему дат 1904» предписывает Excel пересчитать даты относительно 1904 года. Весьма загадочная возможность… Что касается флажка «Сохранять значения внешних связей», то он определяет способ хранения информации о внедренных объектах в документ Excel. Оба этих параметра существенной роли в работе бухгалтера не играют, поэтому оставляем их значения по умолчанию.
Группа параметров «Общие»
Первый флажок этой группы — «
Звуковое сопровождение событий». При включенном параметре такие действия, как открытие, сохранение, печать или вывод сообщений об ошибках будут озвучены одной из доступных мелодий из библиотеки MS Office. Если флажок отключен, вы будете работать в тишине.Важно
! Изменение флажка «Звуковое сопровождение событий» в одной из программ семейства Office 2007 изменит работу со звуками во всех остальных его компонентах.Параметр «Плавная вставка и удаление ячеек» носит сугубо эргономический характер. Он вызывает небольшую задержку при добавлении и удалении ячеек, строк и столбцов. Как следствие, возникает иллюзия плавного перемещения строк и колонок рабочего листа.
Совет
Если у вас недостаточно быстрый компьютер, выключите этот параметр.Флажок «Игнорировать DDE-запросы от других приложений» открывает (или блокирует) возможность обмениваться информацией с внешними приложениями на основе средств динамического обмена данными (DDE). В практике бухгалтера этот параметр практически не применяется.
Флажок «Запрашивать об обновлении внешних связей» используют, когда в рабочей книге есть связи с другими объектами, например ссылки на ячейки из другой рабочей книги. Если флажок включен, сразу после открытия файла Excel предложит обновить имеющиеся связи.
Совет
Оставляйте включенным флажок «Запрашивать об обновлении автоматических связей» в исключительных случаях, когда автоматическое обновление данных таблицы нежелательно или когда вы хотите полностью проконтролировать этот процесс.При включенном флажке «Масштабировать содержимое по формату бумаги A4 или Letter» Excel самостоятельно подстраивает документы под один из двух стандартных размеров бумаги. Этот параметр влияет только на процессе печати документа, форматирование рабочего листа при этом остается неизменным.
Параметр «Каталог автозагрузки:» (рис. 14) указывает на папку, из которой Excel автоматически загружает файлы сразу после начала работы. Эта возможность полезна, если вы постоянно пользуетесь определенным набором таблиц или макросов. Эти файлы можно собрать в одну папку, указать ее имя в параметре «Каталог автозагрузки:». И каждый раз после старта Excel нужные документы попадут в него автоматически.
Кнопки «Параметры веб-документа…» и «Параметры служб…» открывают доступ к настройкам взаимодействия Excel с Интернетом. Среди них есть параметры «просмотрщика» Web-страниц, отображения шрифтов, форматирования и многие другие. Для бухгалтера эти возможности большого интереса не представляют, поэтому оставим их для самостоятельного изучения.
Параметры совместимости
Здесь собраны настройки, которые приближают Excel 2007 к правилам работы и выполнения вычислений в одной из самых распространенных программ обработки электронных таблиц «Lotus». Все эти настройки можно не трогать, а все значения оставить по умолчанию.
Закладка «Настройка»
В программе Excel 2007 предусмотрены инструменты для настройки ее интерфейса. Правда, эти возможности скромнее, чем у версии Excel 2003. Разработчики Excel 2007 оставили единственную возможность для настройки интерфейса — формирование панели быстрого запуска. И это вполне разумно. Ленты основного меню Excel 2007 организованы хорошо. Менять состав иконок на лентах нет никакого смысла. Это внесет путаницу, и не более того. В то же время, добавив пару иконок на панель быстрого запуска любимой программы, вы и упростите доступ к нужным инструментам, и сохраните порядок в интерфейсе Excel 2007. Для настройки панели делаем так:
1) вызываем окно параметров Excel;
2) переходим на закладку «
Настройка». Откроется окно, как на рис. 15 на с. 37;3) щелкаем на параметре «
Выбрать команды из:». Откроется список всех команд и вкладок, которые есть на лентах Excel 2007;Совет
Обратите внимание на специальную группу с названием «Команды не на ленте». Именно здесь вы сможете найти те средства Excel, которых нет на стандартных панелях инструментов программы.4) из списка выбираем нужный элемент, например «Команды не на ленте». В левой части окна «Настройка панели быстрого доступа» появится перечень всех команд указанной категории (рис. 15);
5) щелчком мыши выбираем нужную команду. Пусть это будет «Мастер сводных таблиц и диаграмм» (рис. 15);
6) нажимаем кнопку «Добавить». Указанная команда появится в правой части окна «Настройка панели быстрого доступа»;
7) повторяем описанные действия для добавления остальных команд;
8) когда панель сформирована, в окне настройки параметров нажимаем «ОК»;
Чтобы удалить иконку с панели быстрого доступа, делаем так:
1) в правой части окна «Настройка панели быстрого доступа» выделяем команду;
2) нажимаем кнопку «Удалить».
Иконка в виде стрелок (справа в окне «Настройка панели быстрого доступа») позволяет изменить порядок следования команд на панели быстрого доступа. Чтобы переместить иконку, сделайте так:
1) в правой части окна с иконками панели быстрого доступа выберите нужную строку;
2) щелкните на иконке с изображением стрелки вверх (или вниз). Команда переместится в указанном направлении. Порядок ее следования на панели быстрого доступа изменится.
Закладка «Надстройки»
В составе Excel 2007 есть набор специальных модулей (т. н. надстроек), которые значительно расширяют возможности этой программы. Среди этих надстроек есть инструменты, чрезвычайно полезные для любого бухгалтера. В первую очередь — это «
Мастер подстановок», «Мастер суммирования» и «Поиск решения». Но сейчас речь не о них. Большинство надстроек в программе изначально отключены. Чтобы активировать их, сделайте так:1) откройте окно параметров на закладке «
Надстройки» (рис. 16 на с. 38); 
2) щелкните на кнопке «
Перейти». Откроется вспомогательное окно «Надстройки», изображенное на рис. 16;3) в этом окне поставьте «галочки» возле тех компонент, которые вы собираетесь использовать;
4) в окне «
Надстройки» нажмите «ОК»;5) в окне параметров нажмите «
ОК». Выбранные компоненты станут доступны и появятся на лентах программы Excel. Средства «Мастер подстановок» и «Мастер суммирования» вы сможете найти на ленте меню «Формулы» в разделе «Решения». Надстройки «Анализ данных» и «Поиск решения» расположены на ленте меню «Данные» в группе «Анализ».Важно! Надстройки Excel 2007 содержат не только готовые программы, но и ряд встроенных функций. При включенных надстройках набор доступных функций становится больше. Поэтому я советую сразу включить все основные надстройки, даже если вы пользуетесь ими нечасто. Дополнительные возможности вам не повредят, а скорость работы Excel от этого не пострадает.
Прочие параметры Excel 2007
Среди нерассмотренных настроек программы остались две закладки: «
Центр управления безопасностью» и «Ресурсы». Среди параметров этих закладок функций, полезных для бухгалтера, нет. Через «Центр управления безопасностью» можно изменить параметры конфиденциальности, ограничить загрузку подключаемых модулей, ограничить запуск макросов и т. п. Через параметры закладки «Ресурсы» вы можете получить последние обновления MS Office, выполнить активацию MS Office, получить сведения об этой программе и т. д.На этом мы завершим описание настроек Excel 2007. Уверен, что те возможности, которые остались вне нашего внимания, вы легко освоите самостоятельно. А нашей следующей задачей будет знакомство с чрезвычайно мощным и полезным инструментом — надстройками программы Excel. Нам предстоит выяснить, что умеют делать эти надстройки и как можно их применить для решения трудоемких бухгалтерских задач. Но это — тема нашей следующей статьи.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
