Параметри Excel 2007. Частина 2

Параметри Excel 2007. Частина 2

 

Настройки програми Excel 2007 надзвичайно різноманітні. Вони дозволяють управляти процесом заповнення таблиці, режимом копіювання і вставки, зовнішнім виглядом екрана, правилами перевірки орфографії, способом збереження документів і багато що інше. За допомогою параметрів можна до певної міри змінити інтерфейс програми, включити чи відключити додаткові модулі. Звісно, якісь параметри на практиці застосовують рідко. Але є серед них і ті, які мають найбезпосередніше відношення до роботи будь-якого бухгалтера. Що це за параметри, і як ними скористатися, розглянемо в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Серед настройок Excel 2007 нам залишилося розібратися з п’ятьма категоріями: «

Правописание», «Сохранение», «Дополнительно», «Настройка» та «Надстройки». Кількість параметрів у цих групах чимала. І це не дивно, адже вони охоплюють широкий діапазон настройок Excel 2007. Але в кожній групі є ключові елементи, які затребувані на практиці частіше за решту. Саме цим параметрам і приділимо основну увагу.

 

Закладка «Правописание»

Вікно настройок правопису (рис. 1) містить дві групи параметрів — для настройки автозамін та перевірки орфографії в документі. Правильне настроювання цих параметрів дозволить вам не лише набирати документи без помилок, а й прискорити їх підготовку. Почнемо з автозаміни.

 

ГРУПА «ПАРАМЕТРы АВТОЗАМеНы»

Інструмент автозаміни — хороша підмога при підготовці будь-яких документів. Ось основні завдання, які він дозволяє вирішити практично без вашої участі:

— автоматично знаходити та виправляти друкарські помилки. Наприклад, замість тексту «евсь» підставити в документ слово «весь»;

— вставляти спеціальні символи. Наприклад, комбінацію (c) замінити символом ©;

— додавати в текст часто використовувані словосполуки. Наприклад, замість скорочення ПНП вставити фразу «податок на прибуток».

Тепер перейдемо до практичної роботи. Щоб настроїти систему автозамін, робимо так. У вікні, наведеному на рис. 1, клацаємо по кнопці «

Параметры автозамены…». Відкриється вікно, зображене на рис. 2. У ньому три закладки: «Автозамена», «Автоформат при вводе», «Смарт-теги». Більшість потрібних нам параметрів зібрано на закладці «Автозамена», і вона зараз активна (рис. 2).

У верхній частині вікна бачимо шість прапорців. Це загальні параметри автозаміни. Унизу вікна розташована область для формування

правил виконання автозамін. Спочатку розберемося з прапорцями.

 

Настроювання загальних параметрів автозаміни

Для настроювання цих параметрів в Excel 2007 передбачено п’ять прапорців. Усі вони розташовані у верхній частині вікна, наведеного на рис. 2. Ось їх призначення.

Прапорець «

Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова» замінить слово «ДВа» на «Два». Цей прапорець залишайте включеним. Я не уявляю ситуацію, коли при підготовці бухгалтерських документів дія цього параметра перешкодила б роботі.

Якщо прапорець «

Делать первые буквы предложений прописными» включений, то Excel після крапки починає текст з великої літери. Цей прапорець я раджу відключити. При підготовці бухгалтерських документів у заголовках часто використовують скорочення. У цьому випадку кожного разу після символу «.» (крапка) Excel починатиме текст з великої літери. А цього в такій ситуації робити не потрібно.

Параметр «

Названия дней с прописной буквы» здебільшого краще відключити .

Прапорець «

Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK» має залишатися завжди включеним. Ситуація, коли великі та малі літери повинні стояти в інверсному порядку, зустрічається дуже рідко. Тому робота прапорця зазвичай виправляє помилку випадкового натиснення «Caps Lock» правильно.

 

Настроювання списку автозамін

Excel 2007 робить автозаміни за спеціальним списком. Цей список знаходиться в нижній частині вікна, наведеного на рис. 2. Ліворуч у списку (колонка «

заменять:») указані об’єкти для заміни. Праворуч (у колонці «на:») знаходиться текст, на який відбувається заміна. Щоб настроїти (або змінити) список, зробіть так:

1) уключіть прапорець «

Заменять при вводе»;

2) у поле «

заменять:» уведіть один або декілька символів, для яких потрібно виконати автозаміну. У прикладі на рис. 2 для заміни зазначено текст «--» (два знаки «мінус»);

3)  у полі «

на:» уведіть символи для підстановки. У прикладі на рис. 2 таким символом є «–» (коротке тире);

4) натисніть кнопку «

Добавить»;

5) натисніть кнопку «

ОК»;

6)  у будь-якій комірці надрукуйте текст «

--»;

7)  натисніть «

Enter». У комірці замість уведених символів ви побачите знак «–».

Важливо! Список автозаміни є загальним для всіх додатків MS Office. Коригування списку автозамін в Excel 2007 відобразиться на роботі інших додатків Office 2007.

При роботі з автозаміною ви можете вказати будь-який символ, навіть якщо його немає на клавіатурі. Для цього можна скористатися комбінацією «

Alt+Номер», де «Номер» — це код символу в таблиці Windows. Наприклад, щоб ввести символ «–» (тире), можна зробити так: уключити режим «NumLock». Натиснути клавішу «Alt» та, утримуючи її, набрати на цифровій клавіатурі(!) послідовність «0150». Є й інший спосіб — звернутися до програми «Таблица символов» (меню «Пуск → Программы → Стандартные → Служебные → Таблица символов»).

 

Інші параметри настройки автозамін

Ітиметься про закладки «

Автоформат при вводе» та «Смарт-теги». Закладка «Автоформат при вводе» містить три групи параметрів, у кожній по одному прапорцю, а саме:

— група «

Заменять при вводе», прапорець «адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками»: при включеному параметрі замість тексту з адресою Інтернету Excel підставить у комірки листа гіперпосилання. При відключеному параметрі він запише в комірки звичайний текст;

— група «

Выполнять в ходе работы», прапорець «Включать в таблицу новые строки и столбцы»: коли він активний, при додаванні даних до об’єкта типу «Таблица» адреса блока цієї таблиці автоматично збільшиться. Цей прапорець краще включити;

— група «

Автоматически в ходе работы», прапорець «Создавать вычисляемые столбцы, заполнив таблицы формулами» теж має відношення до об’єкта «Таблица». При включеному параметрі Excel аналізує таблицю, знаходить у ній регулярні формули та створює обчислюване поле. Прапорець «Создавать вычисляемые столбцы, заполнив таблицы формулами» краще завжди залишати включеним.

Скажемо кілька слів про смарт-теги. Вони потрібні для того, щоб Excel знаходив на робочому листі певні типи даних та пропонував виконати над ними стандартні дії. До таких типів даних належать дати, адреси електронної пошти тощо. Для бухгалтера використання смарт-тегів очевидних переваг не дає. Тому прапорець «

Пометить данные смарт-тегами» на закладці «Смарт-теги» краще відключити, тобто залишити за умовчанням.

 

НАСТРОЙКИ ОРФОГРАФІЇ у ПРОГРАМАХ MS OFFICE

Параметри групи «

При исправлении орфографии в программах Microsoft Office» (рис. 1), на мій погляд, коментарів не потребують. Призначення кожного з семи прапорців зрозуміло з його назви. З них я раджу завжди включати параметр «Помечать повторяющиеся слова». Решту прапорців можна залишити за умовчанням.

Остання настройка у вікні «

Правописание» — це вибір мови для перевірки. За ці дії відповідає параметр «Язык словаря:». Він представлений списком із 65 значень (кількість залежить від версії MS Office). Клацніть на параметрі лівою кнопкою миші та виберіть словник для мови, якою зазвичай ведете бухгалтерський документообіг.

 

Закладка «Сохранение»

Параметри цієї закладки (рис. 3 на с. 25) забезпечують збереження та своєчасне копіювання документів в Excel 2007. А це означає, що роль цих параметрів для бухгалтера дуже важлива. На закладці розташовано три групи настройок, з якими нам належить розібратися. І не лише розібратися, а й застосувати на практиці. П’ять хвилин, витрачені на встановлення параметрів збереження, врешті-решт окупляться сторицею.

 

ГРУПА «сохранение КНИГ»

Параметри цієї групи відповідають за формат файлів, що зберігаються, їх місце розташування та параметри автозбереження. Почнемо з формату файлів, який можна визначити в параметрі «

Сохранять файлы в следующем формате:». Робимо так:

1) відкриваємо документ, переходимо у вікно настройки параметрів Excel;

2) клацаємо по закладці «

Сохранение»;

3) клацаємо по значку списку, що розкривається, праворуч від тексту «

Сохранять файлы в следующем формате:». З’явиться список із 25 елементів, як на рис. 3;

4) вибираємо потрібне значення зі списку. Наприклад, «

Книга Excel 97-2003 (*.xls)»;

5) у вікні настройки параметрів натискуємо «

ОК». Тепер усі документи Excel зберігатиме у форматі попередньої версії програми.

На мій погляд, у запропонованому списку заслуговують на увагу три варіанти:

— «

Книга Excel 97-2003 (*.xls)» — для користувачів Excel 2003 та більш ранніх версій програми;

— «

Таблица OpenDocument (*.ods)», для користувачів безплатного пакета OpenOffice;

— «

CSV (разделители — запятые) (*.csv)» — універсальний формат для імпортування даних, у тому числі у програми автоматизації бухгалтерського обліку.

Порада Дізнайтеся, яку версію Excel використовують ваші колеги, яким ви часто передаєте документи. Виходячи з цього виберіть формат для збереження файлів в Excel 2007.

При роботі над документом потрібно завжди періодично зберігати результат. На жаль, але про це згадують зазвичай у той момент, коли зникло світло або колега ненавмисно висмикнув шнур з розетки. Упоратися з ситуацією допоможе параметр автозбереження. Зробіть так:

1) на закладці «

Сохранение» (рис. 3) уключіть прапорець «Автосохранение каждые»;

2) у віконці праворуч від цього параметра введіть число. Це буде інтервал (у хвилинах) для автоматичного збереження поточного документа. За умовчанням цей інтервал становить 10 хвилин.

Параметр «

Каталог данных для автовосстановления:» дозволяє вибрати папку, де зберігатиметься копія автоматично збереженого файлу. Я б залишив це значення за умовчанням.

А ось параметр «

Расположение файлов по умолчанию:» я настійно раджу змінити! І ось чому.

Рано чи пізно у вас виникне необхідність перевстановити систему Windows, оскільки вона перестане нормально працювати. Причини можуть бути різні: результат вірусної атаки, випадкове видалення системного файлу, — усе, що завгодно. Найімовірніше, у цій ситуації вам доведеться видалити всі дані з системного диска (відформатувати його) та встановлювати систему, як мовиться, з нуля. Зрозуміло, уся ваша інформація, яка знаходилася на системному диску, буде при цьому загублена назавжди. Добре, якщо свої документи ви скопіювали заздалегідь… А якщо ні? І проблема виникла в найнепідходящий момент? Коли й копії не останні, і терміни звітування підтискають. Залишається оплакувати втрату даних та гарячково шукати способи хоча б часткового їх відновлення. Насправді ж проблема вирішується просто.

Порада Ніколи не зберігайте свої документи на системному диску. Це уповільнює роботу комп’ютера і це небезпечно. При серйозній проблемі систему, швидше за все, доведеться перевстановити. Імовірність утрати всіх даних на системному диску дуже велика.

На жаль, розробники Ms Office не надали цьому факту належної уваги. Головна папка для документів (вона називається «

Мои документы») за умовчанням знаходиться саме на системному диску. Як тільки ви вирішили зберегти документ, Excel запропонує записати його саме до цієї папки. Зрозуміло, що кожного разу відкривати вікно Провідника, вибирати іншу папку не хочеться. От і виходить, що часто-густо бухгалтерські звіти знаходяться в найвразливішому місці комп’ютера — на системному диску. Щоб вирішити проблему, змініть у параметрах програми шлях для збереження документів. Тобто зробіть так:

1)  на будь-якому диску, крім системного, створіть папку для зберігання документів. Нехай це буде диск «

D:», папка називатиметься «МоиДокументы»;

2) викличте програму Excel, увійдіть до настройки параметрів;

3) на закладці «

Сохранение» клацніть у віконці параметра «Расположение файлов по умолчанию:»;

4) надрукуйте в цьому вікні шлях до створеної папки, тобто введіть «

D:\МоиДокументы» (рис. 3);

5) у вікні параметрів натисніть «

ОК».

Порада На жаль, вибрати папку через Провідник Windows у параметрі «

Расположение файлов по умолчанию:» не можна. Його доводиться вводити вручну. Зате шлях до папки можна скопіювати в буфер обміну з адресного рядка програми «Проводник». Саме так я і раджу вчинити. Тоді у вас буде гарантія, що шлях обрано правильно, замість англійських букв ніде не зазначено символи кирилиці тощо.

 

ІНШІ ПАРАМЕТРИ ЗАКЛАДКИ «сохранение»

Функцію відновлення можна відключити індивідуально для кожної робочої книги. Для цього призначено параметр «

Исключение восстановления для:». Щоб скористатися ним, зробіть так:

1) відкрийте вікно з параметрами Excel. Клацніть по списку «

Исключение восстановления для:». Відкриється список робочих книг, відкритих у поточному сеансі роботи;

2) із цього списку виберіть потрібну книгу;

3) уключіть прапорець «

Отключить автовосстановление только для этой книги»;

4) у вікні параметрів натисніть «

ОК»;

5) збережіть файл з робочою книгою на диск. Тепер для зазначеної книги функція автоматичного відновлення не працюватиме.

Порада Відключайте функцію автовідновлення при роботі з великими базами даних, коли запис документа на диск забирає чимало часу та заважає працювати. Але при цьому не забувайте періодично зберігати документ через основне меню програми.

Група параметрів автономного редагування файлів на сервері управління документами в бухгалтерській роботі не потрібна. Отже, ці параметри ми пропускаємо.

Іноді вам може стати у пригоді параметр «

Сохранять внешний вид книги». Він дозволяє узгоджувати перелік кольорів Excel 2007 з палітрою попередніх версій цієї програми. Параметр представлено однією кнопкою «Цвета». Клацання по цій кнопці відкриває вікно настройок, де можна змінити стандартну палітру та кольори для відображення діаграм.

 

Закладка «Дополнительно»

На цій закладці (рис. 4 на с. 27) надана найбільша кількість настройок Excel 2007. Усі вони розподіляються на 11 категорій: «

Параметры правки», «Вырезание, копирование и вставка», «Печать», «Экран», «Показать параметры для следующей книги:», «Показать параметры для следующего листа:», «Формулы», «При пересчете книги:», «Общие», «Совместимость с Lotus», «Параметры совместимости с Lotus для:». Нас цікавитимуть переважно перші дев’ять розділів.

 

ГРУПА «ПАРАМЕТРы ПРАВКИ»

Параметри цієї закладки впливають на процес уведення та редагування даних у комірках робочого листа. Зазвичай значення, прийняті за умовчанням, у цих параметрів змінювати не варто. Однак це не привід не знати про наявні можливості. Тепер усе по черзі.

Прапорець «

Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» вказує, куди переходить покажчик активної комірки після натиснення клавіші «Enter». За умовчанням він зміщується по напряму «Вниз». Є й інші варіанти: «Влево», «Вправо» та «Вверх». Якщо відключити прапорець «Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД», курсор після натиснення «Enter» залишатиметься на місці.

Порада Широку таблицю мені зручно набирати за колонками. У цьому випадку параметр «

Переход к другой ячейке после нажатия клавиши ВВОД» я ставлю в положення «Вниз». Якщо вам потрібно вводити таблицю за рядками, установіть значення цього параметра в положення «Вправо». Заощаджений час виправдає ваші зусилля.

Використовуючи прапорець «

Автоматическая вставка десятичной запятой», можна зафіксувати місце розташування десяткової крапки та кількість розрядів дробової частини чисел, що вводяться. Для прикладу робимо так:

1) введіть до вікна параметра «

Автоматическая вставка десятичной запятой» значення «4»;

2) уведіть з клавіатури число «

123456». У комірці отримаємо значення «12,3456».

Зверніть увагу, що

роздільник цілої та дробової частини при цьому набирати не потрібно. Якщо все ж надрукувати роздільник з клавіатури, введення чисел відбуватиметься за звичайними правилами.

Порада Уключайте параметр «

Автоматическая вставка десятичной запятой» тільки при заповненні великих таблиць числами одного порядку. У решті випадків користь від цього параметра невелика. Насправді введення десяткової крапки з клавіатури психологічно сприяє правильному набору чисел. А зусиль ця дія потребує мінімальних.

Параметр «

Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек» включає чи відключає можливість перетягування комірок на робочому листі за допомогою миші. Зробіть так:

1) відкрийте документ Excel, уключіть прапорець «

Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек»;

2) виділіть блок на робочому листі;

3) поставте покажчик миші на межу виділеного блока. Форма курсора зміниться;

4) утримуючи ліву кнопку миші, перетягніть блок у будь-якому напрямі. Excel перемістить комірки на нове місце робочого листа;

5) поставте покажчик на невеликий прямокутник у правому нижньому кутку виділеного блока;

6) утримуючи ліву кнопку, розтягніть блок. Excel скопіює вміст комірок у межах нового блоку даних;

7)  викличте вікно параметрів Excel.

Відключіть прапорець «Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек»;

8) знову виділіть блок на робочому листі;

9)  поставте покажчик на межу блока.

Форма курсора залишиться колишньою. Зверніть увагу, що у правому нижньому кутку блока тепер немає маркера для копіювання даних.

Порада Відключайте прапорець «

Разрешить маркеры заполнения и перетаскивания ячеек» тільки при роботі із закінченою таблицею. Особливо, якщо ви працюєте на ноутбуку, в якого чутливий тачпад. До певної міри це захистить дані від випадкових змін.

Скажемо кілька слів про прапорець «

Предупреждать перед записью ячеек». При переміщенні комірок по робочому листу завжди є ризик стерти наявні дані. Уникнути цієї ситуації допоможе згаданий прапорець. Коли він включений, Excel перевіряє, щоб при переміщенні комірок вони не накладалися на інші дані робочого листа. Якщо це станеться, він видасть попередження про помилку. Тому я раджу завжди залишати прапорець «Предупреждать перед записью ячеек» уключеним.

Параметр «

Разрешить редактирование в ячейках» змінює спосіб редагування даних на робочому листі. За умовчанням цей параметр включено. Дія параметра проілюстрована на рис. 5. Зробіть так:

1)  поставте покажчик на комірку «

A1» (рис. 5);

2)  викличте режим редагування комірки (клавіша «

F2»). Нові дані можна вводити прямо до комірки або в рядок формул (рис. 5);

3) викличте вікно параметрів Excel;

4) 

відключіть прапорець «Разрешить редактирование в ячейках»;

5)  станьте на комірку «

A1», знову натисніть «F2». Тепер зміни можна робити тільки в рядку формул. Важко сказати, у чому полягає корисність цього засобу.

Параметр «

Расширять форматы и формулы в диапазонах данных» зручно використовувати при заповненні баз даних. Коли прапорець включено, при додаванні нових записів у кінці списку Excel сам скопіює до них формули та формати з попередніх рядків таблиці. Щоб функція працювала правильно, формули повинні повторюватися мінімум у трьох із п’яти записах списку, що стоять вище. Подивимося, як це працює на практиці:

1)  візміть базу даних, як зображено на рис. 6. У колонці «

C» цієї таблиці знаходяться формули розрахунку ПДВ. У комірці «C2» формула виглядає так: «=B2*0,2». Цю формулу скопійовано на перші чотири записи нашої бази даних;

2)  поставте покажчик у комірку «

A6» (рис. 6);

3)  послідовно заповніть даними комірки «

A6» і «B6». Як тільки в «B6» з’явиться сума, формулу в «C6» Excel запише автоматично. Виглядатиме вона так: «=B6*0,2».

Порада Завжди включайте прапорець «

Расширять форматы и формулы в диапазонах данных». При роботі з базами даних це заощадить час на заповнення формул.

Прапорець «

Автоматический ввод процентов» впливає на комірки, для яких установлено відсотковий формат. Якщо прапорець відключено, усі значення в комірках із відсотковим форматом буде автоматично помножено на «100». При включеному прапорці Excel цього не робитиме.

Порада При роботі з відсотками зробіть так. Уключіть прапорець «

Автоматический ввод процентов». Самі значення вводьте вигляді відсоткової ставки, використовуючи при цьому числовий формат. Потім застосуйте до них формат «Процентный».

Для бухгалтера прапорець «

Автозавершение значений в ячейках» — один із найкорисніших параметрів закладки «Дополнительно». Коли він включений, при заповненні таблиці Excel порівнює дані, що вводяться, з іншими комірками в поточному стовпці. При збігу перших символів набраного тексту з однією з комірок Excel запропонує підставити її вміст у поточну комірку. Усе, що залишиться зробити, це погодитися з такою пропозицією, натиснувши на клавішу «Enter». У результаті вам не доведеться багато разів друкувати ті самі дані. Заповнення здійснюватиметься за першими літерами набраного тексту. Заощадження часу при цьому може бути колосальним. Подивимося, як це виглядає практично, повернувшись до бази на рис. 6. Зробіть так:

1)  відкрийте базу даних, поставте покажчик на останній рядок таблиці в комірку «

A7»;

2)  наберіть літеру «

Ф». У поточній комірці з’явиться текст «Фирма “Прадо”». Його Excel узяв із комірки «A3» та запропонував для автоматичного заповнення. Припустимо, цей варіант Вас влаштовує. Ви бажаєте його прийняти;

3)  натискуємо «

Enter» — комірка заповнена. Замість 13 символів ми ввели всього один.

Порада Автозаповнення спрацює тим швидше, чим раніше Excel виявить схожість між текстом, що вводиться, та іншими комірками поточної колонки. Пам’ятайте про це при організації баз даних. Наприклад, у колонці бази є тексти «

ООО Сфера», «ООО Альтаир». Тоді вам доведеться надрукувати мінімум п’ять символів, поки Excel зрозуміє, що саме ви маєте намір увести. Якщо використовувати назви «Сфера,ООО», «Альтаир,ООО», достатньо буде набрати тільки першу літеру.

Параметр «

Панорамирование при помощи IntelliMouse» визначає реакцію Excel на коліщатко прокрутки маніпулятора миша. Щоб перевірити роботу параметра, зробіть так:

1)  відкрийте документ Excel,

відключіть параметр «Панорамирование при помощи IntelliMouse»;

2) покрутіть коліщатко миші. Excel перегортатиме документ по вертикалі;

3)  утримуючи клавішу «

Ctrl», ще раз покрутіть коліщатко миші. Excel змінить масштаб документа;

4) уключіть параметр «

Панорамирование при помощи IntelliMouse» та повторіть описані дії. Тепер при натиснутому «Ctrl» Excel перегортає документ. Реакцією на прокрутку коліщатка буде зміна масштабу таблиці.

Параметри «

Предупреждать об операциях, которые могут занять много времени» та «Число обрабатываемых ячеек (в тысячах)» (рис. 4) має сенс задіювати тільки при організації циклічних обчислень в MS Excel. У бухгалтерській практиці такі розрахунки зустрічаються рідко. Тому значення параметрів залишаємо за умовчанням.

Прапорець «

Использовать системные разделители» дозволяє змінити символи, які Excel бере як роздільники розрядів, цілої та дробової частини чисел. Коли прапорець включено, працюють стандартні роздільники системи Windows. Ціла і дробова частини відокремлені символом «,» (кома). Між розрядами стоїть символ «.» (крапка). Здебільшого це нормально. Але бувають винятки. Наприклад, якщо ви завантажили в Excel числа, де роздільником цілої та дробової частин є «.» (крапка). Така ситуація буває при імпортуванні баз даних із старих версій програми «1С:Бухгалтерія» або при завантаженні відомостей з різних сайтів мережі Інтернет. Щоб не коригувати дані, а обробити їх «як є», зробіть так:

1) відключіть прапорець «

Использовать системные разделители». Стануть доступними два параметри — «Разделитель целой и дробной части:» та «Разделитель разрядов:»;

2) уведіть у віконце параметра «

Разделитель целой и дробной части:» символ «.» (крапка);

3) укажіть як значення для параметра «

Разделитель разрядов:» символ «,» (кома) або « » (пробіл);

4) у вікні настройки параметрів натисніть «

ОК». Тепер файли, де роздільниками цілої і дробової частини в чисел є «.» (крапка), працюватимуть без проблем. Нічого коригувати вам не доведеться.

Важливо! Зміна роздільників ніяк не відобразиться на наявних документах MS Excel. Усі існуючі таблиці та бази працюватимуть без будь-яких змін.

 

ГРУПА «ВыРеЗание, КОПирование и ВСТАВКА»

Уже з назви зрозуміло, що параметри цієї групи працюють при виконанні операцій копіювання та вставки на листі Excel 2007. Почнемо з параметрів вставки. Зробіть так:

1)  відкрийте Excel. У вікні параметрів уключіть прапорець «

Отображать меню параметров вставки»;

2) відкрийте документ. Наприклад, як на рис. 6;

3) виділіть блок комірок «

A2:C6»;

4)  скопіюйте його в буфер обміну (комбінація «

Ctrl+C»);

5) станьте на комірку «

A7»;

6)  виділіть блок «

A7:C11»;

7)  присвойте блоку

напівжирне зображення (комбінація «Ctrl+B»);

8)  вставте вміст з буфера обміну, починаючи з комірки «

A7» (комбінація «Ctrl+V»). У правому нижньому кутку блока «A7:C11» з’явиться значок параметрів вставки (рис. 7);

9) клацніть лівою кнопкою по цьому значку. Відкриється меню із дев’яти перемикачів, як показано на рис. 7. Клацання по будь-якому перемикачу змінює параметр вставки об’єкта. За умовчанням цей параметр установлено в положення «

Использовать конечную тему». Це означає, що після копіювання формат результату не зміниться;

10) виберіть варіант «

Использовать формат конечных ячеек». Скопійовані комірки набудуть напівжирного зображення;

11) із меню на рис. 7 виберіть варіант «

Только значения». Усі формули в блоці «A7:C11» перетворяться на звичайні числа;

12) виберіть варіант «

Только форматы». Дані в блоці «A7:C11» зникнуть, а всі комірки цього блоку успадкують формат від комірок «A2:C6»;

13) виберіть варіант «

Ссылки на ячейки». Замість значень у блоці «A7:C11» з’являться посилання на комірки вихідного фрагмента. Наприклад, у «A7» буде записано посилання «=A2», у «B7» — посилання «=B2» і так далі.

Якщо

відключити прапорець «Отображать меню параметров вставки», меню варіантів вставки (рис. 7) Excel не показуватиме.

Важливо! Можливість копіювати формати та посилання на комірки вихідного блока — дуже зручний засіб при розробці таблиць з великою кількістю зв’язків між листами.

Параметр «

Отображать меню параметров добавления» дуже схожий на попередній. Тільки діє він при додаванні рядків, колонок чи комірок. Якщо параметр включено, після операції додавання у правому нижньому кутку блока з’явиться значок «Формат по образцу» (рис. 8). Клацання мишею по цьому значку відкриє меню, як показано на рис. 8. Через це меню ви можете перенести на новий блок даних формат із сусідніх комірок робочого листа.

На робочому листі можуть знаходитися графічні елементи, рисунки, діаграми, написи тощо. При переміщенні комірок разом із ними зазвичай переміщається і розташований на них об’єкт. Якщо на закладці додаткових параметрів відключити прапорець «

Перемещать объекты вместе с ячейками», графічні елементи залишаться на місці. Така можливість на практиці потрібна нечасто. Але бувають ситуації, коли вона корисна. Наприклад, якщо на робочому листі із графічних об’єктів створено бланк. Тоді при коригуванні таблиці переміщати їх украй небажано. Тому прапорець «Перемещать объекты вместе с ячейками» у цьому випадку потрібно відключити.

 

ГРУПА «печать»

Представлена одним параметром — «

Режим высококачественной графики» (рис. 4). За умовчанням цей прапорець відключено. Для офісної роботи це нормально. У такому режимі і роздрукування виконується швидше, і якість документів не погіршується. Якщо ви бажаєте красиво надрукувати документ, де є зображення, уключіть прапорець «Режим высококачественной графики». Зверніть увагу, що дія цього параметра виявляється тільки при роботі із зображеннями. На якість роздрукування звичайних документів цей параметр практично не впливає.

 

ГРУПА «эКРАН»

За допомогою цих параметрів (рис. 9) можна настроїти зовнішній вигляд екрана та робочого листа Excel. Усього у групі вісім параметрів. Перший параметр називається «

Число документов в списке последних файлов». Цей список — не що інше, як перелік останніх відкритих документів. Він з’являється при клацанні по кнопці «Офис», при виборі меню «Открыть» тощо.

Excel 2007 запам’ятовує список із 17 останніх файлів. Але це значення можна змінити (рис. 9). Особисто я залишаю його за умовчанням.

Параметр «

Единицы на линейке» представлений списком із чотирьох значень: «Единицы по умолчанию», «Дюймы», «Сантиметры» та «Миллиметры». Щоб подивитися на роботу цього параметра, зробіть так:

1) відкрийте документ, викличте меню «

Вид»;

2) на стрічці меню у групі «

Режимы просмотра книги» клацніть по іконці «Разметка страницы». Угорі та ліворуч довкола робочого листа з’являться вимірювальні лінійки;

3) увійдіть до вікна настройок Excel;

4) установіть параметр «

Единицы на линейке» у положення «Миллиметры». Тепер на вимірювальних лінійках усі розміри видно в міліметрах.

Порада Користуйтеся лінійками при компонуванні сторінок у режимі розмітки документа. За ними зручно підбирати розміри полів, відстань до колонтитулів тощо. Щоб цю роботу виконати якомога точніше, виберіть для лінійок одиницю виміру «

Миллиметры».

Прапорець «

Показывать все окна на панели задач» можна залишати завжди включеним. У цьому випадку кожний відкритий документ буде показано на панелі завдань окремим значком. Перехід між вікнами можна буде робити комбінацією «Alt+Tab».

При роботі на портативному комп’ютері цей прапорець краще

відключити. Тоді на панелі залишиться одна іконка програми Excel. А перемикання вікон можна робити за комбінацією «Ctrl+F6» або через меню «Вид».

Параметр «

Показывать строку формул» уключаємо завжди. У цьому випадку у верхній частині вікна Excel покаже рядок формул. При відключеному параметрі вона не виводиться.

Прапорець «

Показывать всплывающие подсказки для функций» я пропоную теж залишати включеним. Тоді при роботі з формулами Excel покаже довідкову інформацію про параметри вбудованих функцій. Для прикладу зробіть так:

1) уключіть параметр «

Показывать всплывающие подсказки для функций»;

2) відкрийте документ. Знайдіть комірку з формулою, де є вбудована функція. Наприклад, «

Сумм()»;

3) увійдіть до режиму редагування комірки (клавіша «

F2»);

4) перемістіть курсор на текст з назвою функції. Під формулою з’явиться підказка «

Сумм(число1;[число2];…)» (рис. 10). При відключеному параметрі такої підказки на екрані не буде.

Параметри «

Показывать имена элементов диаграммы при наведении указателя» та «Показывать значения точек данных при наведении указателя» мають безпосереднє відношення до діаграм Excel. Річ у тім, що при роботі з діаграмами не завжди є можливість показати імена та значення всіх крапок прямо на графіку. Для цього в Excel передбачено систему підказок. Уключення або відключення цих підказок закріплено за зазначеними параметрами. Щоб побачити дію параметра, зробіть так:

1) відкрийте документ, де є діаграма;

2) уключіть параметри «

Показывать имена элементов диаграммы при наведении указателя» та «Показывать значения точек данных при наведении указателя»;

3) поставте покажчик миші на будь-яку точку діаграми. З’явиться підказка, як наведено на рис. 11. Уключаючи або відключаючи зазначені прапорці, можна змінити склад підказки або приховати її повністю.

Останнім у групі «

Экран» стоїть параметр «Для ячеек с примечаниями показывать:». Він може приймати одне з трьох значень: «ни примечания, ни индикаторы», «только индикаторы (и всплывающие примечания)», «примечания и индикаторы». Значення цього параметра за умовчанням — «только индикаторы (и всплывающие примечания)». Це означає, що комірки з примітками Excel помітить спеціальним значком. А текст примітки він покаже у спливаючому вікні тільки при наведенні покажчика миші на відповідну комірку. Зазвичай змінювати такий спосіб роботи немає необхідності.

Але бувають ситуації, коли тексти приміток повинні завжди бути перед очима. Таке оформлення зручно використовувати для довідників або таблиць з проміжними розрахунками. У таких таблицях ви можете до комірок з ключовими формулами та показниками додати примітки, записавши в них докладні коментарі, а потім установити параметр «

Для ячеек с примечаниями показывать:» у положення «примечания и индикаторы». І тоді тексти приміток будуть постійно видні на екрані разом із даними робочого листа. Вам не доведеться згадувати логіку роботи формул або призначення коефіцієнтів. Уся ця інформація буде перед вами, як на долоні.

У режимі «

ни примечания, ни индикаторы» усі коментарі буде приховано. Цю можливість можна застосувати у вельми оригінальний спосіб: внести до приміток конфіденційну інформацію, а потім… приховати ці примітки! Спосіб простий, але виявити секретні відомості у ваших таблицях сторонній людині буде досить складно. Для прикладу зробіть так:

1) відкрийте документ, по будь-якій комірці клацніть правою кнопкою миші;

2) із контекстного меню виберіть «

Вставить примечание». Відкриється віконце для введення тексту;

3) надрукуйте текст на вільному місці робочого листа. У верхньому лівому кутку комірки з приміткою зараз видно невеликий червоний маркер. При наведенні покажчика на комірку Excel у спливаючому вікні покаже текст примітки;

4) увійдіть до настройки параметрів;

5) перемикач «

Для ячеек с примечаниями показывать:» поставте в положення «ни примечания, ни индикаторы». Червоний маркер зник. Тепер знайти комірки з примітками не так уже й просто.

 

ГРУПА НАСТРОЙОК РОБОЧОЇ КНИГИ

Ця група параметрів (рис. 12 на с. 33) впливає на зовнішній вигляд вікна робочої книги Excel. Ім’я книги можна вибрати з випадного списку «

Показать параметры для следующей книги:» (рис. 12). Параметрами «Показать горизонтальную полосу прокрутки» та «Показать вертикальную полосу прокрутки» можна включити або відключити смуги прокрутки у вікні MS Excel. Такий прийом дозволяє дещо збільшити корисну площу при роботі з документом. Але ефект від цього незначний. Тому в реальній роботі параметри настройки смуг, на мій погляд, не важливі.

А от з параметром «

Показывать ярлычки листов» напевно зіткнеться кожний бухгалтер, який використовує Excel спільно з програмою «1С:Бухгалтерія». Після передачі даних з «1С» до Excel прапорець «Показывать ярлычки листов» з незрозумілої причини відключено. Звісно, для повноцінної роботи в Excel його потрібно включити. І тепер ви знаєте, де це зробити.

Параметр «

Группировать даты в меню автофильтра» змінює форму списку автофільтру з даними типу «Дата». Дію цього параметра видно на рис. 13 (див. с. 33). Ліворуч на рисунку наведено список при включеному параметрі «Группировать даты в меню автофильтра». У цьому списку всі дати згруповано спочатку за роками, потім — за місяцями. У правій частині рисунка показано список при відключеному параметрі. Тут усі дати йдуть підряд без будь-якого групування.

Порада Працюючи з довгими списками та великою кількістю дат, уключіть параметр «

Группировать даты в меню автофильтра». Тоді ви зможете при фільтрації оперувати не лише конкретними датами, а й цілими групами значень. Наприклад, одним клацанням миші відфільтрувати дані за певний місяць чи рік.

Перемикач «

Для объектов показывать:» змінює режим відображення графічних елементів. За умовчанням він знаходиться в положенні «все». У цьому випадку всі елементи робочого листа Excel видно в їх первісному вигляді. У разі встановлення перемикача в положення «скрыть объекты» графічні елементи (написи, діаграми, картинки тощо) на екрані та на роздруківці не відображатимуться. Такий режим прискорює роботу Excel. Його можна використовувати власникам малопотужних комп’ютерів при обробці таблиць з великою кількістю графічного матеріалу.

Секрет Компонуючи робочий лист перед друкуванням, іноді доводиться ставити графічні об’єкти (наприклад, діаграми) поверх комірок з обчисленнями. Доступ до таких комірок буде утруднений, оскільки вони знаходяться під графічним елементом. Щоб вирішити проблему, установіть параметр «

Для объектов показывать:» у положення «скрыть объекты». Графіка з робочого листа зникне, комірки стануть доступними для редагування. Завершивши роботу, поверніть параметр «Для объектов показывать:» у положення «все». Такий прийом дозволить редагувати будь-яку комірку, не зміщаючи графічних об’єктів. Це гарантує, що компоновку сторінки не буде порушено.

Параметр «

Объекты» приховує графічні елементи не лише на екрані, а й при друкуванні. Не забувайте встановити значення параметра в положення «все» перед тим, як роздруковувати документ.

 

ГРУПА НАСТРОЙОК РОБОЧОГО ЛИСТА

Параметри цієї групи діють виключно в межах одного робочого листа. Цей лист можна вибрати зі списку «

Показать параметры для следующего листа:». У списку Excel покаже листи всіх книг, які відкрито в поточному сеансі роботи.

Прапорець «

Показывать заголовки строк и столбцов» (рис. 12) приховує (або відображає) відповідні заголовки робочого листа. Корисна площа при цьому збільшується. Але виграш знову-таки невеликий. Урешті-решт, є й інші варіанти.

Порада Якщо максимізація робочого простору екрана важлива, використовуйте повноекранний режим (меню «

Вид», група «Режимы просмотра», іконка «Во весь экран»).

На мій погляд, відключати заголовки має сенс тільки при роботі з готовою(!) таблицею на ультрапортативному нетбуці.

Параметр «

Показывать формулы, а не их значения» переводить лист у режим перегляду формул. За умовчанням у комірках видно результати обчислень. Цей прапорець незамінний, коли потрібно роздрукувати формули складної таблиці та проаналізувати їх у спокійній обстановці.

При включеному прапорці «

Показывать разбиение на страницы» Excel прямо на робочому листі покаже пунктирною лінією межі друкарської сторінки.

Порада Завжди включайте прапорець «

Показывать разбиение на страницы». Тонкі пунктирні лінії працювати не заважають. Зате ви зможете бачити розмір звіту при його роздрукуванні.

Параметр «

Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения» уключає (чи відключає) відображення нульових значень у комірках робочого листа. Це — важливий параметр, тому дозволю собі невеликий коментар.

Бувають ситуації, коли порожні комірки на робочому листі можуть викликати помилку. Наприклад, функція «

Счет()» при визначенні кількості чисел у заданому діапазоні ігнорує порожні комірки (не враховує їх). Деякі надбудови Excel «не дружать» з даними, де є порожні елементи. У всіх цих розрахунках через порожні комірки ви можете отримати неправильний результат! У таких випадках зазвичай діють так. Виділяють блок із даними та засобами контекстної заміни заносять замість порожніх комірок — нулі. Але при цьому виникає одна незручність — таблицю, що пістрявить нулями, погано читати. Вирішити цю проблему просто: потрібно ввійти до настройки параметрів Excel та відключити прапорець «Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения».

Важливо! Параметр «Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения» діє тільки на поточний робочий лист.

Прапорець «

Показывать символы структуры (при наличии структуры)» приховує (чи показує) спеціальні знаки, які з’являються на листі після операції підбиття підсумків та групування даних. Ці знаки виглядають як квадратні дужки, які візуально відділяють межі кожної групи. Відверто кажучи, я не скористався цією можливістю жодного разу.

Відключивши прапорець «

Показывать сетку» (за умовчанням він включений) зовнішній вигляд листа Excel можна зробити схожим на текстовий документ. Робочий лист при цьому стане суцільного білого кольору, сітки на ньому не буде. Тут же можна змінити колір ліній. Для цього призначено однойменний параметр «Цвет линий сетки». Скористатися ним дуже просто: клацання по значку «Цвет линий сетки» відкриває стандартну палітру кольорів. Вибираємо будь-який колір, потім у вікні настроювання параметрів натискуємо «ОК».

 

Група «Формулы»

У цій групі всього два прапорці (рис. 12). Причому обидва навряд чи знадобляться бухгалтеру в його роботі. Прапорець «

Включить многопоточные вычисления» за умовчанням включений, і змінювати його не варто. Кількість процесорів, доступних на комп’ютері, Excel визначає автоматично. І це ми теж залишаємо як є.

 

ГРУПА ПАРАМЕТРІВ ПЕРЕРАХУНКУ РОБОЧОЇ КНИГИ

Ця група параметрів (рис. 14 на с. 35) містить чотири прапорці. Установити їх можна індивідуально для будь-якої робочої книги, яку відкрито в цей момент. Для вибору книги клацаємо по значку випадного списку праворуч від параметра «

При пересчете этой книги:». Зі списку вибираємо потрібне значення. Тепер щодо самих прапорців.

У формулах Excel можна використовувати функції, які отримують інформацію з інших додатків. Ці функції, наприклад, можуть повернути в комірку дані за рахунками з програми «

1С:Бухгалтерия». Така можливість для бухгалтера дуже корисна. Але щоб вона запрацювала, потрібно включити прапорець «Обновить ссылки на другие документы».

Порада Упроваджуючи на робочий лист об’єкти та функції для зв’язку із зовнішніми програмами, уключіть прапорець

«Обновить ссылки на другие документы».

Параметр «

Задать точность как на экране» також має для бухгалтера певний інтерес. Коли він включений, обчислення Excel виконуватиме з тією кількістю розрядів, яку видно в елементі таблиці. Поясню зазначене на прикладі. Зробіть так:

1)  перейдіть у вікно настройки додаткових параметрів. Відключіть прапорець «

Задать точность как на экране»;

2)  уведіть у комірку «

A1» число «10,55555», у комірку «A2» — число «1000», а в комірку «A3» — формулу «=A1*A2»;

3)  присвойте коміркам «

A1», «A2» формат «Числовий» із двома знаками після коми. В «A3» з’явиться результат «10555,55». Тобто Excel обчислив формулу в «A3» з урахуванням реальної кількості знаків у співмножниках. Зверніть увагу, що на робочому листі вміст «A1» показано з урахуванням форматування (10,56). А от у рядку формул значення в «A1» видно в первісному вигляді, воно дорівнює «10,55555»;

4) 

уключіть прапорець «Задать точность как на экране». Excel попередить, що дані робочого листа буде змінено, оскільки точність їх надання буде знижено. У вікні з попередженням пропонується два варіанти: підтвердити перетворення або відмовитися від них;

5)  підтвердьте зміни, указавши варіант «

Да». На перший погляд нічого не змінилося, але це не так;

6)  клацніть по комірці «

A1». У рядку формул Excel покаже її вміст. Тепер у комірці зберігається число «10,56». Тобто Excel автоматично округлив уміст комірки відповідно до її формату (два знаки після коми). Оскільки змінився вміст комірок, то й результат в «A3» став іншим. Тепер він дорівнює «10560»;

7) знову відключіть прапорець «

Задать точность как на экране». На жаль, нічого не відбулося. Інформація в комірках робочого листа залишилася колишньою!

Важливо! Використовуйте режим «

Задать точность как на экране» дуже обережно. У разі включення цього параметру Excel округлить усі дані в таблиці за їх форматом. Повернути первісні значення комірок після їх зміни не вдасться. Пам’ятайте, що параметр «Задать точность как на экране» діє на всі(!) листи робочої книги. Звідси моя порада: користуйтеся в бухгалтерських розрахунках вбудованою функцією «ОКРУГЛ()». Не застосовуйте вишуканих методів округлення, ризикуючи втратити при цьому контроль над точністю результату.

Параметр «

Использовать систему дат 1904» приписує Excel перерахувати дати щодо 1904 року. Вельми загадкова можливість… Щодо прапорця «Сохранять значения внешних связей», то він визначає спосіб зберігання інформації про впроваджені об’єкти в документ Excel. Обидва ці параметри істотного значення для роботи бухгалтера не мають. Тому залишаємо їх значення за умовчанням.

 

ГРУПА ПАРАМЕТРІВ «Общие»

Перший прапорець цієї групи — «

Звуковое сопровождение событий». При включеному параметрі такі дії, як відкриття, збереження, друкування або виведення повідомлень про помилки, буде «озвучено» однією з доступних мелодій з бібліотеки MS Office. Якщо прапорець відключено, ви працюватимете в тиші.

Важливо! Зміна прапорця «

Звуковое сопровождение событий» в одній із програм сімейства Office 2007 змінить роботу зі звуками в усіх інших його компонентах.

Параметр «

Плавная вставка и удаление ячеек» має суто ергономічний характер. Він викликає невелику затримку при додаванні та видаленні комірок, рядків та стовпців. Як наслідок, виникає ілюзія плавного переміщення рядків та колонок робочого листа.

Порада Якщо у вас не дуже швидкий комп’ютер, виключіть цей параметр.

Прапорець «

Игнорировать DDE-запросы от других приложений» відкриває (або блокує) можливість обмінюватися інформацією із зовнішніми додатками на основі засобів так званого динамічного обміну даними (DDE). У практиці бухгалтера цей параметр практично не застосовується.

Прапорець «

Запрашивать об обновлении внешних связей» використовують, коли в робочій книзі є зв’язки з іншими об’єктами. Наприклад, посилання на комірки з іншої робочої книги. Якщо прапорець включено, відразу після відкриття файлу Excel запропонує оновити наявні зв’язки.

Порада Залишайте включеним прапорець «

Запрашивать об обновлении автоматических связей» у виняткових випадках, коли автоматичне оновлення даних таблиці небажане або коли ви хочете повністю проконтролювати цей процес.

При включеному прапорці «

Масштабировать содержимое по формату бумаги A4 или Letter» Excel самостійно підстроює документи під один із двох стандартних розмірів паперу. Цей параметр впливає тільки на процеси друкування документа, форматування робочого листа при цьому залишається незмінним.

Параметр «

Каталог автозагрузки:» (рис. 14) вказує на папку, з якої Excel автоматично завантажує файли відразу після початку роботи. Ця можливість корисна, якщо ви постійно користуєтеся певним набором таблиць або макросів. Ці файли можна зібрати до однієї папки, указати її ім’я в параметрі «Каталог автозагрузки:». І кожного разу після старту Excel потрібні документи потраплять до нього автоматично.

Кнопки «

Параметры веб-документа…» та «Параметры служб…» відкривають доступ до настройок взаємодії Excel з Інтернетом. Серед них є параметри «переглядача» web-сторінок, відображення шрифтів, форматування та багато інших. Для бухгалтера ці можливості не дуже цікаві. Тому залишимо їх для самостійного вивчення.

 

ПАРАМЕТРИ СУМІСНОСТІ

Тут зібрано настройки, які наближають Excel 2007 до правил роботи та виконання обчислень в одній з найпоширеніших програм обробки електронних таблиць «Lotus». Усі ці настройки можна не чіпати, усі значення залишити за умовчанням.

 

Закладка «Настройка»

У програмі Excel 2007 передбачені інструменти для настроювання її інтерфейсу. Щоправда, ці можливості скромніші, ніж у версії Excel 2003. Розробники Excel 2007 залишили одну можливість для настроювання інтерфейсу — формування панелі швидкого запуску. І це цілком розумно. Стрічки основного меню Excel 2007 організовано добре. Змінювати склад іконок на стрічках немає жодного сенсу. Це внесе плутанину, і не більше того. Водночас, додавши пару іконок на панель швидкого запуску улюбленої програми, ви і спростите доступ до потрібних інструментів, і збережете порядок в інтерфейсі Excel 2007. Для настроювання панелі зробіть так:

1) викличте вікно параметрів Excel;

2) перейдіть на закладку «

Настройка». Відкриється вікно, як показано на рис. 15 на с. 37;

3) клацніть на параметрі «

Выбрать команды из:». Відкриється список усіх команд та вкладок, які є на стрічках Excel 2007.

Порада Зверніть увагу на спеціальну групу з назвою «

Команды не на ленте». Саме тут ви зможете знайти ті засоби Excel, яких немає на стандартних панелях інструментів програми;

4) зі списку виберіть потрібний елемент. Наприклад, «

Команды не на ленте». У лівій частині вікна «Настройка панели быстрого доступа» з’явиться перелік усіх команд зазначеної категорії (рис. 15);

5) клацанням миші виберіть потрібну команду. Хай це буде «

Мастер сводных таблиц и диаграмм» (рис. 15);

6) натисніть на кнопку «

Добавить». Зазначена команда з’явиться в правій частині вікна «Настройка панели быстрого доступа»;

7) повторіть описані дії для додавання решти команд;

8)  коли панель сформована, у вікні настройки параметрів натисніть «

ОК»;

Щоб видалити

іконку з панелі швидкого доступу, зробіть так:

1) у правій частині вікна «

Настройка панели быстрого доступа» виділіть команду;

2) натисніть кнопку «

Удалить».

Іконка у вигляді стрілок (праворуч у вікні «

Настройка панели быстрого доступа») дозволяє змінити порядок розміщення команд на панелі швидкого доступу. Щоб перемістити іконку, зробіть так:

1) у правій частині вікна з іконками панелі швидкого доступу виділіть потрібний рядок;

2) клацніть по іконці із зображенням стрілки вгору (або вниз). Команда переміститься в зазначеному напрямі. Порядок її розміщення на панелі швидкого доступу зміниться.

 

Закладка «Надстройки»

У складі Excel 2007 є набір спеціальних модулів (так званих надбудов), які значно розширюють можливості цієї програми. Серед цих надбудов є інструменти, надзвичайно корисні для будь-якого бухгалтера. Насамперед це «

Мастер подстановок», «Мастер суммирования» та «Поиск решения». Але зараз ідеться не про них. Більшість надбудов у програмі первісно відключено. Щоб активувати їх, зробіть так:

1) відкрийте вікно параметрів на закладці «

Надстройки» (рис. 16);

2) клацніть по кнопці «

Перейти». Відкриється допоміжне вікно «Надстройки», зображене на рис. 16;

3) у цьому вікні поставте галочки біля тих компонент, які ви збираєтеся використовувати;

4) у вікні «

Надстройки» натисніть «ОК»;

5) у вікні параметрів натисніть «

ОК». Вибрані компоненти стануть доступними та з’являться на стрічках програми Excel. Засоби «Мастер подстановок» та «Мастер суммирования» ви зможете знайти на стрічці меню «Формулы» у розділі «Решения». Надбудови «Анализ данных» та «Поиск решения» розташовані на стрічці меню «Данные» у групі «Анализ».

Важливо! Надбудови Excel 2007 містять не лише готові програми, а й низку вбудованих функцій. При включених надбудовах набір доступних функцій стає більшим. Тому я раджу відразу включити всі основні надбудови. Навіть якщо ви користуєтеся ними нечасто. Додаткові можливості вам не зашкодять. А швидкість роботи Excel від цього не постраждає.

 

Інші параметри Excel 2007

Серед не розглянутих настройок програми залишилися дві закладки: «

Центр управления безопасностью» та «Ресурсы». Серед параметрів цих закладок функцій, корисних для бухгалтера, немає. Через «Центр управления безопасностью» можна змінити параметри конфіденційності, обмежити завантаження модулів, що підключаються, обмежити запуск макросів тощо. Через параметри закладки «Ресурсы» ви можете отримати останні оновлення MS Office, виконати активацію MS Office, отримати відомості про цю програму тощо.

На цьому ми завершимо опис настройок Excel 2007. Упевнений, що ті можливості, які залишилися поза нашою увагою, ви легко освоїте самостійно. А нашим наступним завданням буде знайомство з надзвичайно потужним та корисним інструментом —

надбудовами програми Excel. Нам треба буде з’ясувати, що вміють робити ці надбудови і як можна їх застосувати для вирішення трудомістких бухгалтерських завдань. Але це тема нашої наступної статті.

 

Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .