Правовые системы «Динай»: как найти нужную информацию. часть 3
 | Продолжаем цикл статей, посвященных эффективному использованию справочно-правовых систем «Динай». В прошлом номере мы рассмотрели такие полезные для бухгалтера ресурсы, как «Консультации» и «Проводки». Сегодня речь пойдет о еще одном весьма полезном для бухгалтера инструменте — «Календарь бухгалтера» и формах отчетности. Анна СТЕПАНЕЦ, руководитель Центра обучения Компании «Динай» |
Календарь бухгалтера
Электронный «
Календарь бухгалтера» — незаменимый инструмент в работе любого бухгалтера при подготовке отчетности. С помощью «Календаря» на определенный месяц бухгалтер может:— узнать, какие
обязательные платежи и когда нужно уплатить;— уточнить, какую
отчетность и когда нужно сдавать;— открыть нужные
бланки в нужном формате со всеми дополнениями;— перейти в
нормативные акты, утверждающие порядок уплаты платежа или предоставления отчета;— увидеть
разъяснения госорганов по поводу заполнения и сдачи отчетности;— прочитать
консультации из периодики по поводу заполнения и сдачи отчетности;— получить полезные советы и напоминания от экспертов Компании «Динай».
В конце каждого квартала специалисты Компании «Динай» создают сразу три «
Календаря» на следующий квартал, которые представляют собой сводную информацию по конечным срокам уплаты налогов и сборов и предоставления отчетности.Что же представляет собой «
Календарь бухгалтера»? В начале текста идет непосредственно календарь на месяц, где синим цветом выделены дни, являющиеся граничным сроком уплаты какого-либо платежа и/или предоставления отчетности, а красным цветом — нерабочие дни. Далее — подробный перечень мероприятий (уплата сбора или предоставление отчета), последний день проведения которых припадает на конкретную дату рассматриваемого месяца. 
По гиперссылкам из «Календаря» сразу же можно перейти в нужные бланки отчетности и нормативные акты, утверждающие порядок уплаты каждого налога и сбора.
Более того, в «Календаре бухгалтера» обязательно будет отражена следующая необходимая информация о:
— дополнительных нерабочих днях и переносе рабочих дней (рис. 2);
— мнении госорганов по поводу предельных сроков уплаты налогов, сборов и других обязательных платежей. Как видно из примера, приведенного на рис. 3, эксперты Компании «Динай» при составлении «Календаря» руководствуются только четкими нормами законодательства.
К примеру, 12 июля заканчивался срок оплаты стоимости торгового патента и при наличии письма с разъяснениями ГНАУ, из которого можно сделать выводы о более позднем предельном сроке уплаты стоимости торгового патента. Специалисты Компании «Динай» все же рекомендуют оплатить до того предельного срока, который четко установлен Законом о патентовании, при этом они обязательно предупреждают пользователей о существовании разъяснения от ГНАУ (рис. 3);
— изменении бланка отчетности. Для того чтобы акцентировать внимание на том, что бланк поменялся, возле названия отчета будет стоять пометка: «НОВА ФОРМА» (рис. 4);
— появлении нового справочника льгот, перейти в который можно по гиперссылке (рис. 4);
— нюансах предоставления отдельных видов отчетности (рис. 5).
Как упоминалось выше, непосредственно из «Календаря бухгалтера» можно открыть действующий бланк отчетности. При этом сначала откроется информационная карточка бланка (рис. 6), благодаря которой можно:
— выбрать интересующий формат бланка (Word, Excel или Excel с формулами);
— перейти в приложения к форме, если они имеются (в формате Word или Excel);
— ознакомиться с нормативными актами и консультациями экспертов , разъясняющими порядок заполнения этой формы отчетности.
Формы отчетности и бланки документов
Во всех правовых системах «Динай» в рамках блока «
СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ, БЛАНКИ, НОВОСТИ » есть отдельный раздел, содержащий формы документов для печати. В каждой СПС он называется по-своему, дабы максимально отобразить его наполнение. Так, в СПС «Динай:Гроссбух» данный раздел называется «Бланки, формы отчетности, образцы документов», а в СПС «Динай:Босс» — «Типовые документы, образцы договоров». При этом СПС «Динай:Профессионал» содержит ВСЕ бланки и формы, которые есть в остальных специализированных системах. С уверенностью можно утверждать, что этот ресурс необходим каждому специалисту. Так:— бухгалтер найдет для себя все необходимые бланки отчетности, заявления, расчеты и первичную документацию;
— руководитель — образцы договоров, акты, заявления, уставы, протоколы, доверенности и другие документы, необходимые для ведения хозяйственной деятельности;
— кадровик — всю кадровую документацию, в том числе приказы, трудовые договоры и контракты, должностные инструкции, отчетность по труду;
— специалист по ВЭД — образцы внешнеэкономических контрактов, заявления, отчеты в сфере ВЭД;
— специалист по ценным бумагам — заявления, отчеты, договоры на рынке ценных бумаг;
— специалист по страхованию — отчетность страховых организаций, брокеров и негосударственных пенсионных фондов, образцы заявок и страховых договоров;
— юрист — образцы исковых заявлений, претензий, жалоб (апелляционных, кассационных, на действия должностных лиц), различные виды договоров и преддоговорных документов.
Источниками форм для печати зачастую являются нормативные акты. При этом ими могут утверждаться абсолютно четкие бланки, например формы бухгалтерской отчетности, содержащие в строгой последовательности определенный набор реквизитов, строк, граф для заполнения, отступление от вида которых даже на какой-то один символ может повлечь за собой отказ в принятии отчета госорганом. В таких случаях тщательно проверяется каждый знак формы, чтобы пользователи всегда были «на высоте», сдавая свою отчетность на правильных и актуальных бланках, взятых из правовых систем «Динай».
Бывают случаи, когда какой-либо отчет должен подаваться только на бланках, выполненных
типографским способом (на бумаге определенной фактуры, размера и цвета, иногда со знаками защиты). Как показывает практика, это бывает редко, и в таких ситуациях в правовых системах можно найти образец того, как должен выглядеть этот бланк, и консультацию по его заполнению.Кроме того, нормативным актом может быть утвержден типовой образец составления какого-либо документа (типовой устав, типовой договор). Однако, как правило, подобные типовые образцы имеют скорее рекомендательный, чем обязательный характер, поэтому они могут служить основой, которую при желании можно дополнять или изменять.
Вместе с тем немалую часть форм для печати составляют примерные образцы, которые не утверждаются нормативными актами, а составляются профильными специалистами. Это и примерные варианты приказов, и примерные договоры, и всевозможные образцы заявлений, исков, претензий и т. п.
Если форма для печати утверждена нормативным актом, а также в случае внесения в нее изменений, об этом обязательно делается пометка в правом верхнем углу, а по гиперссылке можно мгновенно перейти в утверждающий или изменяющий нормативный документ.
Формы отчетности поддерживаются в актуальном состоянии. Особенно часто меняются бланки по налоговой и финансовой отчетности, а бывает так, что изменения вступают в силу как раз накануне окончания срока приема этого отчета, что порождает ажиотаж среди бухгалтеров. Все новые бланки или их редакции оперативно поступают в СПС, что позволяет пользователям справочно-правовых систем от Компании «Динай» быть в курсе всех изменений. Компания «Динай» информирует пользователей СПС о произошедших изменениях в комментариях к изменяющему нормативному акту, в обзорах законодательства, в разделе «
Новое в компьютерных правовых системах», и, конечно же, в главном помощнике всех бухгалтеров — « Календаре бухгалтера ».
Как быстро найти нужную форму отчетности?
Есть несколько способов найти нужный бланк в правовых системах «Динай»:
— с помощью интеллектуального классификатора (подробного дерева тематических разделов);
— путем перехода по гиперссылкам из «
Календаря бухгалтера »;— с помощью поиска по названию.
Каждый из способов довольно прост в использовании. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Интеллектуальный классификатор раздела «
Бланки, формы отчетности, образцы документов» в системе «Динай:Гроссбух» построен таким образом, что выбрать необходимый бланк отчетности можно либо по периоду (месячная, квартальная, годовая отчетность), либо по виду платежа (НДС, налог с доходов физлиц и т. д.). Для статистической отчетности есть отдельный подраздел с подробной разбивкой по отраслям (статистика труда, статистика цен и т. д.). Также множество подразделов содержит папка «Бланки первичных документов» (рис. 7). 
При поиске с помощью интеллектуального классификатора для бланка, который представлен не только в формате Word или имеет несколько вариантов, в соответствующих тематических разделах будут открываться информационные карточки, в которых пользователь может выбрать нужный формат бланка (Word, Excel либо текстовой).
Если пользоваться «Календарем бухгалтера», то из него еще проще открыть нужный бланк отчетности: необходимо просто нажать на подсвеченное синим цветом название формы и перейти по гиперссылке в информационную карточку.
Из карточки по ссылкам можно открыть:
— любой формат бланка (Word, Excel или Excel с формулами);
— нормативные акты, разъясняющие правила заполнения бланка;
— консультации, опубликованные в ведущих бухгалтерских изданиях и посвященные нюансам заполнения бланка на практике.
В формате программы Word представлены все бланки, они сразу же готовы к распечатке. Наиболее часто используемые бланки отчетности поданы и в формате Excel, в том числе с формулами (такие бланки имеют в своем названии соответствующую приписку «(у форматі Excel) — З ФОРМУЛАМИ»).
Осталось рассмотреть последний способ поиска форм — поиск по названию внутри всей базы данных. Поиск бланков может осуществляться по словам из названия или по словам из текста. Можно задавать целое слово или его часть, в одной строке или в двух (по условию «и/или»). При этом надо иметь в виду, что тексты бланков могут быть как на русском, так и на украинском языках, а названия бланков, участвующие в поиске, — только на украинском языке. Поэтому при поиске по словам из названия надо задавать искомые слова на украинском, а при поиске по словам из текста можно задавать искомый текст на двух языках.
Многие формы отчетности, кроме названия, имеют еще и код, по которому их всегда легко найти. Например, полное название отчета «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку», а сокращенное — «форма N 1ДФ». Поэтому если пользователь знает код формы (а он всегда указывается в правом верхнем углу самого отчета), то проще искать по нему (рис. 8).
Обращаем ваше внимание на еще один немаловажный нюанс поиска форм. В левом нижнем углу окна поиска есть опция «База документов» (рис. 9), где обязательно надо указать, в какой категории документов должен проводиться поиск:
— в нормативных актах;
— в консультациях;
— в справочной информации и формах/бланках.
По умолчанию поиск всегда будет проводиться в базе нормативных документов. Поэтому если вы ищете форму отчетности или бланк договора, то область поиска нужно задать в базе документов «Справочная информация (формы / бланки)».
Совет
Контекстный поиск (по словам из текста) желательно ограничивать рамками конкретного раздела, реквизитами документа или словами из названия (уточняющий поиск), чтобы значительно сократить время поиска и повысить его точность.Пример 1
. Бухгалтеру необходимо срочно заполнить бланк налоговой накладной.Если он пользователь СПС «Динай:Гроссбух» или «Динай:Профессионал», ему достаточно зайти в раздел «
Формы документов для печати», а затем в раздел « НДС », где искомый бланк « Податкова накладна » находится в самом начале списка (при открытии документа окажется, что это информационная карточка, позволяющая выбрать один из трех форматов). Здесь же пользователь также может прочитать нормативные акты и консультации по заполнению этого бланка.Второй способ найти нужную информацию — использовать поиск по названию (на украинском языке — «
Податкова накладна»). В результате поиска по названию появятся перечень из ссылок на информационную карточку и три варианта налоговой накладной (рис. 10). 
Если же пользоваться поиском по словам из названия, то для бланков, которые представлены в нескольких форматах, в результате поиска выдастся перечень из ссылок на информационную карточку и варианты бланка в разных форматах с соответствующей припиской (в форматах Word, Excel или Excel с формулами).
Желательно всегда изучать информационную карточку к форме, так как в ней содержится ценная и важная информация. К примеру, поменялся какой-нибудь коэффициент для расчета суммы платежа. Изначально этот коэффициент был указан в бланке, а последующие изменения ответственным госороганом в форму внесены не были. Создатели правовых систем видят это несоответствие, однако не имеют права самостоятельно внести изменения в бланк, они могут лишь предупредить своих пользователей о нестыковке, указать действующий коэффициент в своих комментариях и в информационной карточке к форме.
Пример 2. Бухгалтеру бюджетной организации необходимо заполнить месячную отчетность.
Для этого лучше всего воспользоваться «Календарем бухгалтера». Помимо того что там указан предельный срок предоставления такой отчетности, по ссылке можно перейти на информационную карточку, в которой перечислены все формы, необходимые бюджетникам (рис. 11).
В следующий раз мы поговорим о
новостных составляющих правовых систем «Динай», т. е. о разделе «Новые документы», аналитических обзорах законодательства, бюллетене «Документы, которые вступают в силу», рубрике «Законодательный анонс», электронной газете «Акценты» и еще о многих интересных ресурсах и рубриках в справочно-правовых системах «Динай».
