Как правильно вносить данные о сотрудниках
Подскажите, пожалуйста, как в «1С:Бухгалтерии 7.7» при приеме на работу нового сотрудника правильно внести его данные, чтобы в дальнейшем налоги рассчитывались правильно и нужная информация попадала в отчет по подоходному налогу и в 1ДФ.
И. Каримова, г. Харьков
Отвечает
Юлия КАМИНСКАЯ , консультант «Б & К»
В случае принятия на работу нового работника и регистрации данных о нем в программе бухгалтер должен изначально сделать это правильно, поскольку от корректности этих данных будет зависеть правильность начисления заработной платы, единого социального взноса, налога на доходы физических лиц, а также индексация. Кроме того, от правильности внесения налоговых данных о работнике будет зависеть правильность заполнения отчетов по подоходному налогу (введенному в 2011 году) и формы № 1ДФ.
Для того чтобы создать в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» учетную карточку нового работника, необходимо произвести следующие действия:
1. Открываем справочник «
Сотрудники» (меню «Справочники»). При этом, если на предприятии существует несколько подразделений, например производственное, административное, отдел сбыта, по которым начисление заработной платы и соответствующих налогов и сборов происходит на счет 23 «Производство», 92 «Административные расходы» и 93 «Расходы на сбыт», соответственно рекомендуем создать для каждого подразделения отдельную папку в справочнике «Сотрудники».2. После указанных действий необходимо заполнить по очереди все вкладки карточки сотрудника.
На закладке «Общие» (см. рис. 1) заполняются следующие поля:— «
Табельный номер» — присваивается программой автоматически;— «
Фамилия», «Имя», «Отчество» — заполняется в соответствии с паспортными данными работника на украинском языке. Информация, внесенная в эти поля, автоматически дублируется в поле «Ф.И.О.»;— «
Основной» — ставится галочка в том случае, если работник устраивается на работу по основному месту. Раннее эта информация была необходима для учета коммунального налога, но с 01.01.2011 г. в связи с его отменой она является просто информационным полем;— «
Должность» — указывается должность работника;— «
Дата рождения» — дата рождения работника в соответствии с паспортом;— «
Фирма, в которой работает сотрудник» — выбирается компания, в которую принят работник, из справочника «Фирмы»;— «
Дата приема» — указывается дата приема сотрудника на основании приказа о приеме на работу. 
На закладке
«Данные по з/п» (см. рис. 2) заполняются следующие поля:— «
Оклад/тариф» — указывается размер оклада, с которого будут удерживаться единый социальный взнос и налог с доходов физических лиц;— «
Количество льгот» — отражают «0» в том случае, если налоговая социальная льгота не применяется; «1» — в том случае, если применяется обычная налоговая социальная льгота; «1,5» или «2» — если применяется повышенная налоговая социальная льгота. Обращаем внимание на то, что в соответствии с абзацем восьмым п.1 разд. XIX НКУ с 01.01.2011 г. до 31.12.2014 г. налоговая социальная льгота равна 50 % размера прожиточного минимума для трудоспособных лиц (в расчете на месяц), установленного законом на 1 января отчетного налогового года, — для любого плательщика налога. Обычная налоговая социальная льгота для лиц, определенных в п.п. 169.1.1 и 169.1.2 НКУ, составляет 470,50 грн. Налоговая социальная льгота применяется к доходу, начисленному в пользу налогоплательщика в течение отчетного налогового месяца как заработная плата (другие, приравненные к ней в соответствии с законодательством выплаты, компенсации и вознаграждения), если его размер не превышает сумму, которая равняется размеру месячного прожиточного минимума, действующего для трудоспособного лица на 1 января отчетного налогового года, умноженного на 1,4 и округленного к ближайшим 10 грн. (абзац первый п.п.169.4.1 НКУ);— «
Аванс» — заполняется сумма аванса. Обращаем внимание на то, что согласно ст. 115 Кодекса законов о труде Украины, ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР, а также Закону Украины «О внесении изменений в некоторые законы Украины об уменьшении влияния мирового финансового кризиса на сферу занятости населения» от 25.12.2008 г. № 2559-VІ зарплата должна выплачиваться не менее двух раз в месяц через период времени, который не превышает 16 календарных дней, и не позднее 7 дней после окончания периода, за который осуществляется выплата;— «
Количество детей» — применяется для повышенной льготы на детей, при расчете налога на доходы физических лиц. Эта информация необходима для расчета повышенной социальной льготы. Предельный размер дохода, который дает право на получение налоговой социальной льготы одному из родителей в случае и в размере, предусмотренных п.п. 169.1.2 НКУ, определяется как произведение суммы, определенной в абзаце первом п.п. 169.4.1 НКУ, и соответствующего количества детей;— в поле «
Дата увеличения з/п» — указывается дата, с которой будет рассчитываться индексация заработной платы. Первоначально это дата приема на работу, а впоследствии — дата последнего повышения оклада;— «
Пенсионер» — проставление галочки ранее приводило к тому, что из заработной платы работника не удерживались взносы в Фонд социального страхования на случай безработицы, потом эта норма была приостановлена (в связи со вступлением в силу 13 января 2009 года Закона Украины «О внесении изменений в некоторые законы Украины с целью уменьшения влияния мирового финансового кризиса на сферу занятости населения» от 25.12.2008 г. № 799-VI, см. также письмо Минтруда и социальной политики «Об изменениях в порядке начисления и удержаний страховых взносов на случай безработицы» от 19.01.2009 г. № ДЦ-03-227/0/6-09). С 1 января 2011 года единый социальный взнос удерживается с работающих пенсионеров в таком же порядке, как и с обычного работника;— флажок в поле «
Член профсоюза» означает, что при начислении зарплаты с сотрудника будут удержаны профсоюзные взносы;— «
Инвалид» — проставляется галочка по работающим инвалидам для того, чтобы единый социальный взнос на фонд оплаты их труда начислялся по ставке 8,41%;— «
Счет затрат» выбирается счет затрат, на который будут относиться начисления по заработной плате данного работника, а также единый социальный взнос. Обращаем внимание: если компания использует только 9 класс счетов, в данном поле необходимо указать счета 91, 92, 93 либо счет 23 «Производство» (если принимают на работу специалиста в производственный отдел). Если используются 8 и 9 классы счетов, указываются субсчета расходов 8 класса (в некоторых конфигурациях при использовании 8 класса счетов в этом поле ничего не указывается), которые впоследствии будут закрываться на 9 класс;— «
Вид затрат» — нужно выбрать вид затрат, соответствующий ранее выбранному бухгалтерскому счету, т. е. административные расходы, расходы на сбыт и т. д. 
На закладке
«Паспортные данные» (см. рис. 3) указываются все реквизиты паспорта работника, а также домашний адрес и телефон. Благодаря этому паспортные данные в приходных либо расходных кассовых ордерах будут заполняться программой автоматически. 
На закладке
«Налоговые данные» (см. рис. 4) указывают индивидуальный идентификационный код, а также налоговую инспекцию, которая его выдала. Индивидуальный идентификационный код автоматически отражается в отчете № 1ДФ, а также в ежемесячной Налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц, утвержденной приказом ГНАУ от 31.01.2011 г. № 58, поэтому данный реквизит следует заполнять особенно тщательно. 
После заполнения всех вкладок необходимо нажать кнопку «ОК» (см. рис. 5). При этом программа будет уточнять дату значения периодических реквизитов, на которую необходимо их записать. В случае если данные о работнике вводятся при его приеме на работу, а не просто изменяются в связи с переходом на другую должность либо увеличением оклада, рекомендуем во избежание ошибок устанавливать дату значения периодических реквизитов на дату создания компании либо дату начала ведения учета в программе.
Таким образом, тщательно заполненные графы в карточке сотрудников позволят в дальнейшем избежать ненужной работы и не допустить досадных ошибок.
