Як правильно вносити дані про працівників
Підкажіть, будь ласка, як в «1С:Бухгалтерії 7.7» під час прийняття на роботу нового працівника правильно ввести його дані, щоб у подальшому податки розраховувалися як слід і потрібна інформація потрапляла до звіту з прибуткового податку
та до форми № 1ДФ.
І. Карімова, м. Харків
Відповідає
Юлія КАМІНСЬКА , консультант «Б & К»
У разі прийняття на роботу нового працівника та реєстрації даних про нього в програмі бухгалтер має відразу зробити це правильно, оскільки від коректності цих даних залежатимуть правильність нарахування заробітної плати, єдиного соціального внеску, податку з доходів фізичних осіб, а також індексація. Крім того, від правильності внесення податкових даних щодо працівника залежатиме правильність заповнення звітів з прибуткового податку (запровадженого у 2011 році) та форми № 1ДФ.
Для того щоб створити у програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» облікову картку нового працівника, необхідно виконати такі дії:
1. Відкриваємо довідник «
Сотрудники» (меню «Справочники»). При цьому, якщо на підприємстві існує декілька підрозділів, наприклад виробничий, адміністративний, відділ збуту, щодо яких нарахування заробітної плати і відповідних податків та зборів відбувається на рахунках 23 «Виробництво», 92 «Адміністративні витрати» і 93 «Витрати на збут» відповідно, рекомендуємо створити для кожного підрозділу окрему папку в довіднику «Сотрудники».2. Після зазначених дій заповнюємо по черзі всі вкладки картки працівника.
На закладці «Общие» (див. рис. 1) заповнюються такі поля:— номер у полі «
Табельный номер» присвоюється програмою автоматично;— поля «
Фамилия», «Имя», «Отчество» заповнюються відповідно до паспортних даних працівника українською мовою. Інформація, унесена до цих полів, автоматично дублюється в полі «Ф.И.О.»;— у полі «
Основной» проставляється галочка в тому випадку, якщо працівник улаштовується на роботу за основним місцем. Раніше ця інформація була необхідна для обліку комунального податку, але з 01.01.2011 р. у зв’язку зі скасуванням цього податку це поле є просто інформаційним;— у полі «
Должность» зазначається посада працівника;— у полі «
Дата народження» проставляється дата народження працівника відповідно до паспорта;— у полі «
Фирма, в которой работает сотрудник» з довідника «Фирмы» вибирається компанія, до якої прийнято працівника;— у полі «
Дата приема» указується дата прийняття працівника на підставі наказу про прийняття на роботу. 
На закладці
«Данные по з/п» (див. рис. 2) заповнюються такі поля:— у полі «
Оклад/тариф» зазначається розмір окладу, з якого утримуватимуться єдиний соціальний внесок та податок з доходів фізичних осіб;— у полі «
Количество льгот» установлюється «0» — у тому випадку, якщо податкова соціальна пільга не застосовується; «1» — якщо застосовується звичайна податкова соціальна пільга; «1,5» або «2» — якщо застосовується підвищена податкова соціальна пільга. Хочемо звернути вашу увагу на те, що відповідно до абз. 8 п. 1 розділу XIX ПКУ з 01.01.2011 р. до 31.12.2014 р. для будь-якого платника податку податкова соціальна пільга дорівнює 50 % розміру прожиткового мінімуму для працездатної особи (у розрахунку за місяць), установленого законом на 1 січня звітного податкового року. Звичайна податкова соціальна пільга для осіб, визначених у пп. 169.1.1 і 169.1.2 ПКУ, дорівнює 470,50 грн. Податкова соціальна пільга застосовується до доходу, нарахованого на користь платника податків протягом звітного податкового місяця як заробітна плата (інші прирівняні до неї відповідно до законодавства виплати, компенсації та винагороди), якщо його розмір не перевищує суму, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, який діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень (абз. 1 п.п. 169.4.1 ПКУ);— у полі «
Аванс» проставляється сума авансу. Звертаємо вашу увагу на те, що згідно зі ст. 115 Кодексу законів про працю України, ст. 24 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР, а також Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо строків виплати заробітної плати» від 23.09.2010 р. № 2559-VІ зарплата має виплачуватися не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;— поле «
Количество детей» застосовується для підвищеної пільги на дітей при розрахунку податку з доходів фізичних осіб. Ця інформація необхідна для розрахунку підвищеної соціальної пільги. Граничний розмір доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги одному з батьків у випадку та в розмірі, передбачених п.п. 169.1.2 ПКУ, визначається як добуток суми, визначеної в абз. 1 п.п. 169.4.1 ПКУ, та відповідної кількості дітей;— у полі «
Дата увеличения з/п» указується дата, з якої розраховуватиметься індексація заробітної плати. Первісно це дата прийняття на роботу, а надалі — дата останнього підвищення окладу;— проставляння галочки у полі «
Пенсионер» раніше призводило до того, що із заробітної плати працівника не утримувалися внески до Фонду соціального страхування на випадок безробіття, потім цю норму було призупинено (у зв’язку з набуттям чинності 13 січня 2009 року Законом України «Про внесення змін до деяких законів України щодо послаблення впливу світової фінансової кризи на сферу зайнятості населення» від 25.12.2008 р. № 799-VI, див. також лист Міністерства праці та соціальної політики «Щодо змін у порядку нарахування та утримання страхових внесків на випадок безробіття») від 19.01.2009 р. № ДЦ-03-227/0/6-09. З 1 січня 2011 року єдиний соціальний внесок утримується з працюючих пенсіонерів у такому самому порядку, як і зі звичайного працівника;— прапорець у полі «
Член профсоюза» означає, що при нарахуванні зарплати з працівника буде утримано профспілкові внески;— у полі «
Инвалид» проставляється галочка для працюючих інвалідів, щоб єдиний соціальний внесок на фонд оплати їх праці нараховувався за ставкою 8,41 %;— у полі «
Счет затрат» вибирається рахунок витрат, на який відноситимуться нарахування на заробітну плату цього працівника, а також єдиний соціальний внесок. Звертаємо увагу: якщо компанія використовує лише 9-й клас рахунків, у цьому полі необхідно вказати рахунки 91, 92, 93 або рахунок 23 «Виробництво», якщо фахівця приймають на роботу до виробничого відділу. Якщо використовуються 8-й та 9-й класи рахунків, зазначаються субрахунки витрат 8-го класу (у деяких конфігураціях при використанні 8-го класу рахунків у цьому полі нічого не зазначається), які надалі закриватимуться на 9-й клас;— у полі «
Вид затрат» потрібно вибрати вид витрат, що відповідає раніше вибраному бухгалтерському рахунку, тобто адміністративні витрати, витрати на збут тощо. 
На закладці
«Паспортные данные» (див. рис. 3) указуються всі реквізити паспорта працівника, а також домашня адреса і телефон. Завдяки цьому паспортні дані у прибуткових або видаткових касових ордерах заповнюватимуться програмою автоматично. 
На закладці
«Налоговые данные» (див. рис. 4) зазначають індивідуальний ідентифікаційний код, а також податкову інспекцію, що його видала. Індивідуальний ідентифікаційний код автоматично відображається у звіті за формою № 1ДФ, а також щомісячній Податковій декларації з податку на доходи фізичних осіб, затвердженій наказом ДПАУ від 31.01.2011 р. № 58, тому цей реквізит слід заповнювати особливо ретельно. 
Після заповнення всіх вкладок необхідно натиснути на кнопку «
ОК» (див. рис. 5). При цьому програма уточнюватиме дату значення періодичних реквізитів, на яку необхідно їх записати. У разі якщо дані щодо працівника вводяться при його прийнятті на роботу, а не просто змінюються у зв’язку зі зміною посади чи окладу, рекомендуємо для уникнення помилок установлювати дату значення періодичних реквізитів на дату створення компанії або дату початку ведення обліку в програмі. 
Таким чином, ретельно заповнені графи в картках працівників дозволять у подальшому уникнути марної праці та не допустити прикрих помилок.
