SyncToy: одной проблемой меньше
 | Недавно персональный компьютер был тем единственным устройством, где бухгалтер делал расчеты, хранил документы и нормативную базу. При этом все данные хранились в одном месте, последние копии были всегда под рукой. Сегодня ситуация изменилась. Техника стала доступнее, появилась масса мобильных устройств. Например, подготовку этой статьи я начал на домашнем ПК. Затем скопировал данные на флешку и продолжил работу на ноутбуке. А закончил текст в офисе редакции. У меня появились четыре папки с данными, среди которых только одна (последняя) была актуальна. Такая проблема возникает постоянно. Как только в работе задействовано несколько компьютеров, возникает путаница. Файлы могут быть разбросаны на разных устройствах. Вовремя обновлять версии документа становится трудно. Рано или поздно ситуация выходит из-под контроля. Появляется риск скопировать Николай КАРПЕНКО, канд. тех. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Проблема синхронизации возникает не только при переносе данных с одного компьютера на другой. С задачей синхронизации наверняка сталкивался любой бухгалтер, который использует общие документы. Элементарный пример. Вы отправились на встречу с клиентом, прихватив с собой копию договора о сотрудничестве. Текст этого договора вы подготовили на своем ноутбуке, после чего скопировали информацию в общую папку с документами. Доступ к этой папке имели разные сотрудники. Кто-то из них подкорректировал договор, но вы об этом не знали. Проблема налицо: у вас на руках устаревшая копия документа. Ситуация, прямо скажем, нежелательная… Чтобы избежать подобных проблем, нужно четко наладить процесс сравнения папок. И когда между ними будет обнаружено отличие — устранить его, перекопировав информацию из одной папки в другую. Вручную сравнивать несколько папок с большим количеством файлов неудобно, да и не нужно. Лучше воспользоваться специальной программой для так называемая синхронизации данных.
Таких программ разработано много. Все они направлены на решение одной задачи и отличаются в основном интерфейсом, скоростью работы, возможностями выполнять синхронизацию через Интернет. Нас пока эти моменты не интересуют. Бухгалтеру достаточно научиться синхронизировать несколько рабочих папок, где лежат его документы. И что немаловажно, потратить на это минимум средств и усилий. Поэтому я предлагаю обратить внимание на программу SyncToy. И вот почему. SyncToy — бесплатная программа, она даже не требует обязательной регистрации. У SyncToy простой интерфейс, работать с ней сможет любой бухгалтер. Наконец, программа SyncToy написана специалистами фирмы Microsoft, что позволяет рассчитывать на хорошее качество и серьезную поддержку этого продукта. Единственная «проблема» при работе с SyncToy состоит в том, что у нее англоязычный интерфейс. На мой взгляд, это не имеет никакого значения. Работа с программой настолько проста, что язык интерфейса не играет никакой роли.
Кроме синхронизации данных, SyncToy позволяет автоматизировать процесс копирования, перемещения файлов между разными папками. Программа умеет создавать резервные копии и сохранять их на локальном, внешнем или сетевом диске. В программе можно управлять несколькими каталогами одновременно, объединять файлы разных папок в одну, отследить историю работы с отдельными файлами и т. п. Несомненным преимуществом SyncToy является высокая скорость ее работы при минимальном потреблении системных ресурсов.
Где взять программу SyncToy
Загрузить программу можно прямо с официального сайта Microsoft, перейдя по ссылке «
http://www.microsoft.com/technet/technetmag/code07.aspx». После загрузки на вашем компьютере появится файл «SyncToySetupPackage_v21_x86.exe». Щелкаем на нем левой кнопкой мыши (вызываем программу). Начнется установка. Никаких дополнительных действий программа установки не потребует. Единственное, что она может сообщить, — это запрос на инсталляцию пакета «NET Framework». В последних версиях Windows этот пакет является составной частью операционной системы. Если что-то не так, программа установки сможет автоматически инсталлировать «NET Framework». Все, что для этого нужно, — подключить компьютер к сети Интернет. После установки программы в главном меню появится ярлык «SyncToy 2.1» (со временем версия продукта может измениться). Программа готова к работе.
Как работает SyncToy
Изначально SyncToy предназначалась для синхронизации фотографий на фотоаппарате, компьютере и внешних носителях. Со временем стало понятно, что SyncToy — это гибкий и надежный инструмент для резервного копирования любых файлов. С этого момента программа изменила свой статус, расширив область применения. Теперь SyncToy синхронизирует данные, хранящиеся на локальных и внешних дисках, USB-устройствах и в общих папках. Работает программа практически во всех операционных системах семейства Windows, — Windows® XP, Windows Vista™, а также Windows® 7.
SyncToy оперирует парами папок. Каждая пара состоит из левой и правой папки. Таких пар можно создать неограниченное количество. Создание пары осуществляется при помощи Мастера, работа которого состоит всего из четырех шагов. В результате работы с Мастером вы указываете пути к каждой паре папок, а также задаете параметры синхронизации. Программа сравнит содержимое папок и приведет их в соответствие друг с другом. По результатам работы она представит подробный отчет о выполненных преобразованиях. Теперь посмотрим, как это выглядит на
практике.
Синхронизируем папки в SyncToy
Работу с программой SyncToy я покажу на таком примере. Есть две папки, обе они называются «
1С». Содержимое этих папок разное. Одна из них находится на диске «D:» локального компьютера. В этой папке записан инсталляционный пакет программы «1С:Бухгалтерия». Вторая папка содержит различные документы по работе с программой «1С:Бухгалтерия» и находится на сетевом диске «E:», к которому открыт общий доступ. Наша задача — сравнить содержимое этих папок и сделать так, чтобы информация в них полностью совпадала. Приступим:1. Вызываем меню «
Пуск → SyncToy 2.1». Откроется окно, как на рис. 1. 
2. В этом окне нажимаем «Create New Folder Pair» (создать новую пару папок). Откроется окно, изображенное на рис. 2. В нем сразу обозначены два поля: «Left Folder:» (левая папка) и «Right Folder:» (правая папка). Под каждым полем есть кнопка «Browse…» (показать).
3. Щелкаем на кнопке «Browse…» ниже поля «Left Folder:». Откроется окно Проводника Windows (рис. 3).
4. В этом окне открываем диск «D:», находим папку «1С» и выбираем ее.
5. Щелкаем на кнопке «Browse…» ниже поля «Right Folder:». Откроется окно Проводника.
6. В нем открываем диск «E:», затем выбираем папку «1С».
7. В окне создания пары папок (рис. 2) нажимаем «Next» (дальше). Откроется окно второго шага работы с Мастером, изображенное на рис. 4.
8. В этом окне выбираем способ синхронизации «Synchronize» (действует по умолчанию). Об остальных вариантах мы поговорим чуть позже.
9. Нажимаем «Next». Откроется окно, изображенное на рис. 5. Здесь нужно ввести имя созданной пары папок.
10. В поле для имени вводим любой текст. Я назвал созданную пару папок «1С».
11. Нажимаем кнопку «Finish». Первая пара папок создана. Появится основное окно программы SyncToy, но содержимое его уже изменилось (рис. 6).
Теперь в главном окне слева видны созданные пары папок (в нашем примере это пара «1С), а также пути, настройки и планируемые действия для выбранной пары. Щелчок на пункте «All Folder Pairs» (все пары папок) отображает все созданные пары папок в программе SyncToy.
В нижней части основного окна стали доступны кнопки управления (рис. 6). Чтобы оценить результат синхронизации, можно воспользоваться функцией «Preview» (предварительный просмотр) или сразу начать обработку, щелкнув на кнопке «Run» (выполнить). Здесь же можно переименовать созданную пару папок («Rename Folder Pair»), удалить ее («Delete Folder Pair)» или сформировать новую пару («Create New Folder Pair»).
Важно! Режим «Preview» позволяет увидеть действия, которые будут выполнены в процессе синхронизации. Никаких изменений в реальных данных при этом не происходит. Такая возможность незаменима при планировании автоматической синхронизации средствами программы SyncToy.
Идем дальше. Сейчас у нас сформирована пара папок с названием «1С». Одним щелчком на кнопке «Run» мы можем выполнить их синхронизацию в режиме «Synchronize». Но вначале я предлагаю пройтись по основным настройкам программы SyncToy. Делаем так:
1. Щелкаем на ссылке «
Change options…» (выбрать опции). Она расположена в средней части главного окна программы SyncToy (рис. 6). Откроется окно настроек, изображенное на рис. 7. 
2. В поле параметра «Files to include:» (файлы для обработки) сейчас стоит символ «*». Оставляем его. Это означает, что будут обработаны все файлы в папках «1С» без исключения. Если мы укажем, например, значение «*.xls», SyncToy синхронизирует только документы в формате электронной таблицы Excel.
3. Параметр «Files to exclude:» (исключения) оставляем пустым. Если в это поле ввести значение, то соответствующие файлы SyncToy обрабатывать не будет. Например, чтобы при сравнении папок SyncToy игнорировал документы в формате Word, в поле «Files to exclude:» нужно ввести значение «*.doc».
4. Три флажка под группой полей «Inclusion/Exclusion» оставляем в неактивном состоянии (по умолчанию). Они означают следующее: «Exclude read-only files» — не обрабатывать файлы с атрибутом «только для чтения»; «Exclude hidden files» — не обрабатывать скрытые файлы; «Exclude system files» — не обрабатывать системные файлы. В нашем случае все флажки отключены и SyncToy будет обрабатывать все файлы.
5. Щелкаем левой кнопкой на ссылке «Select subfolder» (выбрать подпапки). Откроется окно, изображенное на рис. 8. В этом окне перечислены все вложенные каталоги для левой и правой папок группы «1С». Установив или сбросив флажки возле каждой подпапки, можно ограничить действие программы синхронизации.
6. В окне «
Select subfolders for…» (рис. 8) все флажки оставляем включенными. Это означает, что мы будем синхронизировать все содержимое папок целиком.7. В окне выбора каталогов (рис. 8) нажимаем «
ОК». Программа вернется в окно для настройки параметров (рис. 7).8. В нижней части этого окна есть три элемента. Вот их назначение:
— «
Save for run all» — если этот флажок включен, SyncToy обработает все пары папок. При отключенном флажке будет обработана только текущая пара. Оставляем флажок включенным;— «
Save overwritten files in the Recycle bin» — при включенном флажке старые копии файлов SyncToy поместит в Корзину. Иначе SyncToy удалит файлы без возможности восстановления. Этот флажок оставляем включенным;— «
Check file contents» — когда флажок включен, SyncToy сравнивает не только размер, дату обновления, но и содержимое каждого файла. Этот флажок отключаем — так программа будет работать быстрее. Положение флажков для нашего примера показано на рис. 7.9. В окне настройки параметров (рис. 7) нажимаем «
ОК». Откроется главное окно программы SyncToy. Можно начинать синхронизацию. Но вначале неплохо было бы взглянуть на результат.10. Нажимаем кнопку «
Preview» (предварительный просмотр). Появится окно, как на рис. 9. В нем программа SyncToy показала подробный отчет о перемещениях файлов между левой и правой папками группы «1С». В нашем примере она поступит так:— файлы, которые есть в правой папке, но отсутствуют в левой, будут скопированы в левую папку. То есть инсталляционный пакет программы «1С:Бухгалтерия» из папки «
1С» на диске «D:» будет скопирован в папку «1С» на диске «E:»;— отсутствующие файлы в левой папке будут дополнены файлами из правой папки. В результате документы из папки «
1С» на диске «E:» программа скопирует в папку «1С» на диске «D:»;— устаревшие копии файлов в обеих папках программа заменит более новыми версиями.
Важно! Расставив флажки в колонке «Active» (рис. 9), можно с точностью до одного файла указать, какие обновления должна сделать программа SyncToy, а какие пропустить.
Слева в нижней части окна SyncToy показала общие сведения о наших действиях. В результате синхронизации в нашем примере программа обновит 151 файл и создаст 14 новых каталогов.
11. Чтобы начать синхронизацию, нажимаем кнопку «Run» (рис. 9). В результате обработки папки группы «1С» станут полностью идентичны.
Важно! При работе с программами синхронизации следите, чтобы на ваших компьютерах была правильно установлена системная дата.
Дело в том, что при обновлении файлов и каталогов изменяется дата их последней корректировки. Если календари компьютеров установлены неверно, дата последней корректировки файлов может оказаться ошибочной. И тогда программа синхронизации отработает неправильно.
Другие способы синхронизации в программе SyncToy
Вернемся к окну настройки «
Change Action for…» (рис. 4). В этом окне можно выбрать одно из трех действий, которые будут выполнены при синхронизации папок, а именно:— «
Synchronize» («Синхронизация») — означает копирование новых и обновленных файлов в обоих направлениях. То есть в режиме «Synchronize» программа делает своего рода двустороннюю синхронизацию — при переименовании или удалении файла в одной папке такое же действие программа сделает и в другой. Подробнее это выглядит так. Вначале новые и обновленные файлы программа копирует из левой папки в правую. Затем она удаляет из правой папки те файлы, которых нет в левой. После этого программа копирует (обновляет) файлы из правой папки в левую. И наконец она удаляет из левой папки те файлы, которых нет в правой. В результате обе папки будут идентичны;— «
Echo» («Эхо») — копирует и обновляет файлы в направлении от левой папки к правой. Например, если в левой папке появились новые файлы, при синхронизации в режиме «Echo» эти файлы будут скопированы в правую папку. Если в левой папке часть файлов была удалена, при синхронизации такие файлы программа удалит и в правой папке. А вот с правой папкой такие операции программа делать не будет. Изменения в правой папке при синхронизации в режиме «Echo» на содержимом левой папки никак не отразятся;— «
Contribute» («Вклад») — при обновлении или создании новых файлов в левой папке при синхронизации они будут скопированы в правую. Удаление файлов в левой папке при синхронизации в режиме «Contribute» программа игнорирует. Изменения в правой папке при синхронизации на состав левой папки не влияют.На практике обычно используют первый способ синхронизации. Он позволяет поддерживать копию данных в актуальном состоянии. К тому же в режиме «
Synchronize» происходит автоматическая очистка папок (за счет удаления старых файлов при двусторонней синхронизации). Правда, при работе в режиме «Synchronize» нужно знать одну тонкость.Совет Используя режим «
Synchronize», не удаляйте файлы в правой папке. Следите только за левой папкой. Сделайте так, чтобы данные в ней были актуальны. А работу по синхронизации пусть выполняет сама программа. Так вы устраните риск потери данных из-за ошибочно удаленного файла в правой папке.Режим «Echo» удобен для создания архива документов. Он чем-то напоминает суммирование с накоплением. Технология здесь такая. Есть основная папка документов и ее копия (архив). Основная папка подключена в SyncToy как левая. Копия выступает как правая папка. Мы работаем с основной папкой. Пополняем ее документами и синхронизируем с правой папкой. В результате все обновления попадут в архив. После удаления документа из основной папки программа синхронизации удалит такой же файл из архива. В то же время вы можете пополнять папку-архив любыми файлами, удалять в ней ненужные документы — это никак не отразится на основной папке. Если отслеживать удаление документов вам не нужно, можно синхронизировать данные в режиме «Contribute».
И последнее. Операции копирования и синхронизации в бухгалтерской практике очень важны. И выполнять их нужно регулярно. Как минимум, в конце каждого рабочего дня. К сожалению, в SyncToy нет встроенного планировщика заданий. Средствами самой программы нельзя запрограммировать ее работу по определенному графику. Но выход есть: для выполнения периодической синхронизации можно воспользоваться стандартным Планировщиком задач системы Windows! А как это сделать практически, мы расскажем в одной из наших следующих статей.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.uа или nictomkar@rambler.ru .
