SyncToy: однією проблемою менше
 | Нещодавно персональний комп’ютер був тим єдиним пристроєм, де бухгалтер робив розрахунки, зберігав документи та нормативну базу. При цьому всі дані зберігалися в одному місці, останні копії були завжди напохваті. Сьогодні ситуація змінилася. Техніка стала доступнішою, з’явилося безліч мобільних пристроїв. Наприклад, підготовку цієї статті я розпочав на домашньому ПК. Потім скопіював дані на флешку, продовжив роботу на ноутбуку, а закінчив текст в офісі редакції. У мене з’явилися чотири папки з даними, серед яких тільки одна була актуальною. Така проблема виникає постійно. Як тільки в роботі задіяно декілька комп’ютерів, виникає плутанина. Файли можуть бути розкидані на різних пристроях. Вчасно оновлювати версії документів стає важко. Рано чи пізно ситуація виходить з-під контролю. З’являється ризик скопіювати «не те і не туди», втративши при цьому цінну інформацію. Щоб цього не сталося, потрібний спеціальний інструмент, який буде відстежувати вміст декількох папок та своєчасно приводити їх у відповідність одна до одної. Тобто потрібна програма синхронізації. З однією з таких програм ми ознайомимося в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Проблема синхронізації виникає не лише при перенесенні даних з одного комп'ютера на іншій. Із завданням синхронізації напевно стикався будь-який бухгалтер, який використовує загальні документи. Елементарний приклад. Ви відправилися на зустріч із клієнтом, прихопивши з собою копію договору про співпрацю. Текст цього договору ви підготували на своєму ноутбуку, після чого скопіювали інформацію в загальну папку з документами. Доступ до цієї папки мали різні працівники. Хтось із них підкоригував договір, але ви про це не знали. Отже, у вас на руках застаріла копія документа. Ситуація, щиро кажучи, небажана. Щоб уникнути подібних проблем, потрібно чітко налагодити процес порівняння папок. І коли між ними буде виявлено відмінність — усунути її, перекопіювавши інформацію з однієї папки до іншої. Уручну порівнювати декілька папок з великою кількістю файлів незручно, та й не потрібно. Краще скористатися спеціальною програмою для так званої синхронізації даних.
Таких програм розроблено чимало. Усі вони спрямовані на вирішення одного завдання та відрізняються переважно інтерфейсом, швидкістю роботи, можливостями виконувати синхронізацію через Інтернет. Нас поки що ці моменти не цікавлять. Бухгалтеру достатньо навчитися синхронізувати декілька робочих папок, де лежать його документи. І, що важливо, — витратити на це мінімум засобів та зусиль. Тому я пропоную звернути увагу на програму SyncToy. І ось чому. SyncToy — безплатна програма, вона навіть не потребує обов’язкової реєстрації. У SyncToy простий інтерфейс, працювати з нею зможе будь-який бухгалтер. Нарешті, програма SyncToy написана фахівцями фірми Microsoft, що дозволяє розраховувати на хорошу якість та серйозну підтримку цього продукту. Єдина «проблема» при роботі з SyncToy полягає в тому, що в неї англомовний інтерфейс. На мій погляд, це неважливо. Робота з програмою настільки проста, що мова інтерфейсу не має жодного значення.
Крім синхронізації даних, SyncToy дозволяє автоматизувати процес копіювання, переміщення файлів між різними папками. Програма вміє створювати резервні копії та зберігати їх на локальному, зовнішньому або мережному диску. У програмі можна управляти декількома каталогами одночасно, об’єднувати файли різних папок в одну, відстежувати історію роботи з окремими файлами тощо. Безперечною перевагою SyncToy є висока швидкість її роботи при мінімальному споживанні системних ресурсів.
Де взяти програму SyncToy
Завантажити програму можна прямо з офіційного сайта Microsoft, перейшовши за посиланням «
http://www.microsoft.com/technet/technetmag/code07.aspx». Після завантаження на вашому комп’ютері з’явиться файл «SyncToySetupPackage_v21_x86.exe». Клацаємо по ньому лівою кнопкою миші (викликаємо програму). Почнеться встановлення. Жодних додаткових дій програма встановлення не потребує. Єдине, що вона може повідомити, — це запит на інсталяцію пакета «NET Framework». В останніх версіях Windows цей пакет є складовою частиною операційної системи. Якщо це не так, то програма встановлення зможе автоматично інсталювати «NET Framework». Усе, що для цього потрібно, — підключити комп’ютер до мережі Інтернет. Після встановлення програми в головному меню з’явиться ярлик «SyncToy 2.1» (з часом версія продукту може змінитися). Програма готова до роботи.
Як працює SyncToy
Первісно SyncToy призначалася для синхронізації фотографій на фотоапараті, комп’ютері та зовнішніх носіях. Згодом стало зрозуміло, що SyncToy — це гнучкий і надійний інструмент для резервного копіювання будь-яких файлів. Із цього моменту програма змінила свій статус, розширивши сферу застосування. Тепер SyncToy синхронізує дані, що зберігаються на локальних та зовнішніх дисках, USB-пристроях та в загальних папках. Працює програма практично в усіх операційних системах сімейства Windows — Windows® XP, Windows Vista™, а також Windows® 7.
SyncToy оперує парами папок. Кожна пара складається з лівої і правої папки. Таких пар можна створити необмежену кількість. Створення пари здійснюється за допомогою Майстра, робота якого складається всього з чотирьох кроків. У результаті роботи з Майстром ви вказуєте шляхи до кожної пари папок, а також задаєте параметри синхронізації. Програма порівняє вміст папок та приведе їх у відповідність одна до одної. За результатами роботи вона надасть докладний звіт про виконані перетворення. Тепер подивимося, як це виглядає на практиці.
Синхронізуємо папки в SyncToy
Роботу з програмою SyncToy я покажу на такому прикладі. Є дві папки, обидві вони називаються «
1С». Вміст цих папок різний. Одна з них розташована на диску «D:» локального комп’ютера.У цій папці записано інсталяційний пакет програми «1С:Бухгалтерія». Друга папка містить різні документи щодо роботи з програмою «1С:Бухгалтерія» та розміщується на мережному диску «E:», до якого відкрито загальний доступ. Наше завдання — порівняти вміст цих папок та зробити так, щоб інформація в них повністю збігалася. Приступимо.
1. Викликаємо меню «
Пуск → SyncToy 2.1». Відкриється вікно, як наведено на рис. 1. 
2. У цьому вікні натискуємо «Create New Folder Pair» (створити нову пару папок). Відкриється вікно, зображене на рис. 2. У ньому відразу позначено два поля: «Left Folder:» (ліва папка) та «Right Folder:» (права папка). Під кожним полем є кнопка «Browse…» (показати).
3. Клацаємо по кнопці «Browse…» нижче поля «Left Folder:». Відкриється вікно Провідника Windows (рис. 3).
4. У цьому вікні відкриваємо диск «D:», знаходимо папку «1С» та вибираємо її.
5. Клацаємо по кнопці «Browse…» нижче поля «Right Folder:». Відкриється вікно Провідника.
6. У ньому відкриваємо диск «E:», потім вибираємо папку «1С».
7. У вікні створення пари папок (рис. 2) натискуємо «Next» (далі). Відкриється вікно другого кроку роботи з Майстром, зображене на рис. 4.
8. У цьому вікні вибираємо спосіб синхронізації «Synchronize» (діє за умовчанням). Про решту варіантів поговоримо дещо пізніше.
9. Натискуємо «Next». Відкриється вікно, зображене на рис. 5. Тут потрібно ввести ім’я створеної пари папок.
10. У полі для імені вводимо будь-який текст. Я назвав створену пару папок «1С».
11. Натискуємо кнопку «Finish». Перша пара папок створена. З’явиться основне вікно програми SyncToy, але вміст його вже змінився (рис. 6).
Тепер у головному вікні ліворуч видно створені пари папок (у нашому прикладі — це пара «1С»), а також шляхи, настройки та заплановані дії для вибраної пари. Клацання по пункту «All Folder Pairs» (усі пари папок) відображає всі створені пари папок у програмі SyncToy.
У нижній частині основного вікна стали доступними кнопки управління (рис. 6). Щоб оцінити результат синхронізації, можна скористатися функцією «Preview» (попередній перегляд) або відразу почати обробку, клацнувши по кнопці «Run» (виконати). Тут же можна перейменувати створену пару папок («Rename Folder Pair»), видалити її («Delete Folder Pair») або сформувати нову пару («Create New Folder Pair»).
Важливо! Режим «
Preview» дозволяє побачити дії, які буде виконано у процесі синхронізації. Жодних змін у реальних даних при цьому не відбувається. Така можливість незамінна при плануванні автоматичної синхронізації засобами програми SyncToy.Ідемо далі. Зараз у нас сформовано пару папок із назвою «
1С». Одним клацанням по кнопці «Run» ми можемо виконати їх синхронізацію в режимі «Synchronize». Але спочатку я пропоную стисло розглянути основні настройки програми SyncToy. Робимо так:1) клацаємо по посиланню «
Change options…» (вибрати опції). Вона розташована в середній частині головного вікна програми SyncToy (рис. 6). Відкриється вікно настройок, зображене на рис. 7; 
2) у полі параметра «Files to include:» (файли для обробки) зараз стоїть символ «*». Залишаємо його. Це означає, що буде оброблено всі файли в папках «1С» без винятку. Якщо ми вкажемо, наприклад, значення «*.xls», SyncToy синхронізує тільки документи у форматі електронної таблиці Excel;
3) параметр «Files to exclude:» (винятки) залишаємо порожнім. Якщо до цього поля ввести значення, то відповідні файли SyncToy не оброблятиме. Наприклад, щоб при порівнянні папок SyncToy ігнорував документи у форматі Word, у полі «Files to exclude:» слід увести значення «*.doc»;
4) три прапорці під групою полів «Inclusion/Exclusion» залишаємо в неактивному стані (за умовчанням). Вони означають таке: «Exclude read-only files» — не обробляти файли з атрибутом «тільки для читання»; «Exclude hidden files» — не обробляти приховані файли; «Exclude system files» — не обробляти системні файли. У нашому випадку всі прапорці відключені, і SyncToy оброблятиме всі файли;
5) клацаємо лівою кнопкою по посиланню «Select subfolder» (вибрати підпапки). Відкриється вікно, зображене на рис. 8. У цьому вікні перелічено всі вкладені каталоги для лівої та правої папок групи «1С». Установивши чи скинувши прапорці біля кожної підпапки, можна обмежити дію програми синхронізації;
6) у вікні «Select subfolders for.» (рис. 8) усі прапорці залишаємо включеними. Це означає, що ми синхронізуватимемо весь вміст папок;
7) у вікні вибору каталогів (рис. 8) натискуємо «ОК». Програма повернеться до вікна для настройок параметрів (рис. 7);
8) у нижній частині цього вікна є три елементи такого призначення:
— «Save for run all» — якщо цей прапорець включено, SyncToy обробить усі пари папок. При відключеному прапорці буде оброблено тільки поточну пару. Залишаємо прапорець уключеним;
— «Save overwritten files in the Recycle bin» — при включеному прапорці старі копії файлів SyncToy помістить у Корзину. Інакше SyncToy видалить файли без можливості відновлення. Цей прапорець залишаємо включеним;
— «Check file contents» — коли прапорець включено, SyncToy порівнює не лише розмір, дату оновлення, а і вміст кожного файлу. Цей прапорець відключаємо: так програма працюватиме швидше. Положення прапорців для нашого прикладу показано на рис. 7;
9) у вікні настройок параметрів (рис. 7) натискуємо «ОК». Відкриється головне вікно програми SyncToy. Можна починати синхронізацію. Але спочатку варто переглянути результат;
10) натискуємо кнопку «Preview» (попередній перегляд). З’явиться вікно, як наведено на рис. 9. У ньому програма SyncToy відобразила докладний звіт про переміщення файлів між лівою та правою папками групи «1С». У нашому прикладі вона діятиме так:
— файли, які є в правій папці, але відсутні в лівій, буде перекопійовано до лівої папки. Тобто інсталяційний пакет програми «1С:Бухгалтерія» з папки «1С» на диску «D:» буде скопійовано до папки «1С» на диску «E:»;
— відсутні файли в лівій папці буде доповнено файлами з правої папки. У результаті документи з папки «1С» на диску «E:» програма скопіює до папки «1С» на диску «D:»;
— застарілі копії файлів в обох папках програма замінить більш новими версіями.
Важливо! Розставивши прапорці в колонці «
Active» (рис. 9), можна з точністю до одного файлу вказати, які оновлення повинна зробити програма SyncToy, а які пропустити.
Зліва в нижній частині вікна SyncToy показала загальні відомості про наші дії. У результаті синхронізації в нашому прикладі програма оновить 151 файл та створить 14 нових каталогів;
11) щоб розпочати синхронізацію, натискуємо кнопку «
Run» (рис. 9). У результаті обробки папки групи «1С» стануть повністю ідентичними.Важливо! При роботі з програмами синхронізації стежте, щоб на ваших комп’ютерах була правильно встановлена системна дата.
Річ у тім, що при оновленні файлів та каталогів змінюється дата їх останнього коригування. Якщо календарі комп’ютерів установлено неправильно, дата останнього коригування файлів може бути помилковою. І тоді програма синхронізації відпрацює неправильно.
Інші способи синхронізації в програмі SyncToy
Повернемося до вікна настройок «
Change Action for.» (рис. 4). У цьому вікні можна вибрати одну з трьох дій, які буде виконано при синхронізації папок, а саме:— «
Synchronize» («Синхронізація») — означає копіювання нових та оновлених файлів в обох напрямках. Отже, у режимі «Synchronize» програма робить свого роду двосторонню синхронізацію — при перейменуванні або видаленні файлу в одній папці, таку саму дію програма зробить і в іншій папці. Докладніше це виглядає так. Спочатку нові та оновлені файли програма копіює з лівої папки до правої. Потім вона видаляє з правої папки ті файли, яких немає в лівій папці. Після цього програма копіює (оновлює) файли з правої папки до лівої. І, нарешті, вона видаляє з лівої папки файли, яких немає в правій папці. У результаті обидві папки будуть ідентичними;— «
Echo» («Відлуння») — копіює та оновлює файли в напрямі від лівої папки до правої. Наприклад, якщо в лівій папці з’явилися нові файли, при синхронізації в режимі «Echo» ці файли буде скопійовано до правої папки. Якщо в лівій папці частину файлів було видалено, при синхронізації такі файли програма видалить і в правій папці. А от із правою папкою такі операції програма не робитиме. Зміни у правій папці при синхронізації в режимі «Echo» на вмісті лівої папки не позначаться;— «
Contribute» («Вклад») — у разі оновлення або створення нових файлів у лівій папці при синхронізації їх буде скопійовано до правої папки. Видалення файлів у лівій папці при синхронізації в режимі «Contribute» програма ігнорує. Зміни в правій папці при синхронізації на склад лівої папки не впливають.На практиці зазвичай використовують перший спосіб синхронізації. Він дозволяє підтримувати копію даних в актуальному стані. До того ж у режимі «
Synchronize» відбувається автоматичне очищення папок (за рахунок видалення старих файлів при двосторонній синхронізації). Щоправда, при роботі в режимі «Synchronize» слід знати один нюанс.Порада Використовуючи режим «
Synchronize», не видаляйте файли в правій папці. Стежте тільки за лівою папкою. Зробіть, щоб дані в ній були актуальними. А роботу із синхронізації нехай виконує сама програма. Так ви усунете ризик втрати даних через помилково видалений файл у правій папці.Режим «
Echo» зручний для створення архіву документів. Він чимось нагадує підсумовування з накопиченням. Технологія тут така. Є основна папка документів та її копія (архів). Основна папка підключена в SyncToy як ліва. Копія виступає як права папка. Ми працюємо з основною папкою. Поповнюємо її документами та синхронізуємо з правою папкою. У результаті всі оновлення потраплять до архіву. Після видалення документа з основної папки програма синхронізації видалить такий же файл з архіву. Водночас ви можете поповнювати папку-архів будь-якими файлами, видаляти в ній непотрібні документи — це ніяк не відобразиться на основній папці. Якщо відстежувати видалення документів вам не потрібно, можна синхронізувати дані в режимі «Contribute».І останнє. Операції копіювання та синхронізації в бухгалтерській практиці дуже важливі. І виконувати їх потрібно регулярно. Як мінімум — у кінці кожного робочого дня. На жаль, у SyncToy немає вбудованого планувальника завдань. Засобами самої програми не можна запрограмувати її роботу за певним графіком. Але вихід є — для виконання періодичної синхронізації можна скористатися стандартним Планувальником завдань системи Windows! А як це зробити практично, ми розповімо в одній із наших наступних статей.
Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua або nictomkar@rambler.ru.
