Работаем в «M.E.Doc»: первые шаги к сдаче отчетности в электронном виде
 | На сегодняшний день подача отчетности в электронном виде приобрела особую актуальность. Во-первых, с 2011 года сдача отчетности в электронном виде в налоговую инспекцию является обязательной для крупных и средних предприятий. Во-вторых, с 01.01.2012 г. к этим двум категориям прибавятся еще и все остальные плательщики НДС. В статье пойдет речь о процедуре получения электронной печати предприятия и электронных подписей руководителя и главного бухгалтера. Евгений Сазонов, консультант «Б & К» |
Как было отмечено выше, основным условием для сдачи отчетности в электронном виде является получение предприятием электронной печати и электронных подписей руководителя и главного бухгалтера. Обратите внимание на то, что если в штате фирмы должность главного бухгалтера не предусмотрена штатным расписанием предприятия, то оформлять вторую электронную подпись не нужно.
Для получения электронной печати и электронных подписей необходимо обратиться в один из аккредитованных центров сертификации ключей. В связи с тем что услуги таких центров стали востребованы плательщиками налогов, специалисты подобных центров размещены в районных налоговых инспекциях.
Также для подачи отчетности в электронном виде предприятию (плательщику) необходимо установить на компьютере специализированное программное обеспечение «Податкова звітність» (OPZ), которое можно получить бесплатно в органах ГНС, либо воспользоваться встроенным модулем в программе «1С:Предприятие», который предусмотрен в ней начиная с 8 версии. Еще одним вариантом является приобретение платной версии программы «M.E.Doc». Эта программа имеет расширенную функциональность, и с ее помощью бухгалтер может отправлять отчетность не только в органы ГНС и ПФУ, но и во все остальные контролирующие инстанции.
Рассмотрим на примере заключение договора о получении электронной печати предприятия и электронных подписей с ООО «Украинский сертификационный центр» и приобретение специализированной программы для передачи электронной отчетности «M.E.Doc». Для начала разберемся с таким понятием, как электронный ключ.
электронный ключ
После заключения договора с сертифицированным центром в наличии у предприятия будет два вида таких ключей — закрытый и открытый, которые будут выполнять функции печати предприятия и подписи должностного лица.
Закрытый ключ — это параметр криптографического алгоритма, который используется для формирования электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП). Его нельзя передавать третьим лицам, так как этот файл является аналогом печати предприятия или подписи руководителя либо главного бухгалтера.
Открытый ключ — это параметр криптографического алгоритма, который используется для проверки подлинности ЭЦП. Этот файл необходимо предоставить получателям электронной документации.
Количество электронных ключей соответствует количеству реквизитов, которыми предприятие заверяет подлинность документов. Один электронный ключ соответствует либо печати предприятия, либо подписи руководителя, либо подписи главного бухгалтера.
Для получения от сертифицированного центра сертификата закрытых ключей ЭЦП нужно подать пакет документов, который зависит от выбранной формы ведения хозяйственной деятельности предприятия. Список соответствующих документов выдается специалистами центра. Также специалист центра выдает счет-фактуру на выбранное количество электронных ключей. Так как ООО «Украинский сертификационный центр» входит в дилерскую сеть компании «M.E.Doc», то этим же специалистом выдается счет на оплату программы «M.E.Doc» и ее демо-версия, с помощью которой необходимо будет создать карточки регистрации электронных заявок на усиленные сертификаты подписантов ЭЦП.
Оформляем электронную заявку
Итак, перейдем к самой процедуре регистрации электронной заявки, которая непосредственно создается в установленной программе «M.E.Doc». Количество таких заявок будет зависеть от выбранного количества подписантов предприятия.
Заходим в программу, в главном меню выбираем «Адміністрування → Сертифікати → Заявка на сертифікат» и нажимаем на кнопку «Створити запис».
При этом появится окно «Формування заявок на сертифікат», в котором необходимо согласиться с условиями соглашения. Для этого нужно поставить признак в поле «Погоджуюсь з вимогами угоди» и нажать на кнопку «Далі» (рис. 1).
Программа предложит заполнить поля «П.І.Б уповноваженої особи», «Телефон уповноваженої особи» и «Парольний діалог». Введенные в последнее поле данные необходимо запомнить, так как эта комбинация понадобится в случае блокировки сертификата ключей. Также необходимо выбрать типы интересующих заявок и нажать на кнопку «Створити» (рис. 2).
Далее автоматически сформируются заявки, в которых уже будут заполнены все необходимые данные, раннее внесенные при установке программы. Также в заявке необходимо будет указать электронный адрес. В нижней части окна есть закладка «Протокол перевірки», нажав на которую можно увидеть текущее состояние заявки. После этого необходимо нажать на закладку «Наступні дії» и щелкнуть мышкой на поле активной строки «Згенеруйте заявку і секретний ключ» (рис. 3).
В появившемся окне «Генерація заявки «Бухгалтер» необходимо ввести пароль, указать путь сохранения заявки и секретного ключа и нажать на кнопку «ОК». Такие же действия необходимо произвести и с другими заявками, пароль в которых может быть другим (рис. 3).
Для каждого из сертификатов сформируется по два файла, которые имеют два вида разрешения «*.pck» и «*.sk». Файл разрешения «*.pck» — это открытый сертификат ключа ЭЦП, а файл разрешения «*.sk» — это закрытый сертификат ключа ЭЦП. В окне «Генерація заявки» необходимо ввести пароль, который будет в дальнейшем использоваться для подтверждения подлинности владельца закрытого сертификата ключа ЭЦП.
После этого необходимо распечатать сформировавшиеся заявки и заверить их подписями и печатью, а также сохранить три файла «*.рск» на электронный носитель и вместе с пакетом необходимых документов предоставить специалисту сертифицированного центра ключей, который на основе указанных файлов разрешения «*.pck» сгенерирует три сертификата в формате «*.crt», необходимые для активации ЭЦП.
Полученные сертификаты нужно зарегистрировать в программе. Для этого в главном меню выбираем «Адміністрування → Сертифікати → Встановлені сертифікати» и нажимаем на кноп-ку «Створити запис». В открывшемся окне выбираем нужный нам сертификат и нажимаем кнопку «Открыть» (рис. 4). Аналогичное действие совершается и для других выданных сертификатов.
После этого необходимо перейти к установке лицензии программы «M.E.Doc». Для этого в главном меню нужно выбрать «Адміністрування → Керування ліцензіями» и нажать кнопку «Завантажити» (рис. 5).
В открывшемся окне «Вибір ліцензії» нажимаем на кнопку «ОК». Если лицензия будет актуальной, то в поле «Стан» будет отображаться текст «робочий режим». Для сохранение настроек нажимаем кнопку «Зберегти» (рис. 5).
Настройка электронных подписей
Следующим этапом будет настойка подписи. Для этого в меню выбираем «Адміністрування → Параметри системи → Підпис». В поле «Центр сертифікації ключів» при помощи стрелочки выбираем «Український сертифікаційний центр». Затем выбираем необходимый вариант заверки отчетности, а также договоров и первичных документов (рис. 6).
После этого настраиваем параметры почтового ящика, с которого будет отправляться электронная отчетность и на который будут приходить сообщения о ее доставке.
Совет Для отправки электронной отчетности лучше создать отдельный почтовый ящик, воспользовавшись сервисами ukr.net, meta.ua, gmail.com.
После того как электронный почтовый ящик был создан, его нужно указать в программе. Для этого выбираем путь «Адміністрування → Параметри системи → Електронна пошта» и в поле «Адреса» вводим название электронного ящика. При этом автоматически проставляются сервера входящей и исходящей почты и порты. Затем в поле «Пароль» вводим пароль от текущего почтового ящика. Обращаем ваше внимание на то, что необходимо обязательно проверить настройку почтового адреса. Для этого следует нажать на кнопку «Перевірити з’єднання». Если все параметры настроены верно, то при нажатии кнопки появится такое сообщение (рис. 6).
Для сохранения настроек в ок-не «Параметри системи» нажимаем кнопку «Зберегти».
Возможные трудности и пути их преодоления
Хотим обратить внимание на то, что иногда у пользователей возникают проблемы с настройкой электронной почты в программе «M.E.Doc». Как правило, такие сложности возникают из-за настроек параметров POP3 и SMTP. Данные параметры разрешают доступ к почтовому ящику из почтового клиента. Если они не будут активированы непосредственно в настройках почтового ящика, то отправка и прием сообщений из встроенного почтового клиента в программе «M.E.Doc» осуществляться не будет.
На примере почтового ящика ukr.net мы покажем, как самостоятельно исправить такую проблему. Для этого запускаем Интернет-браузер, заходим в почтовый ящик, выбираем в нем пункт «Настойки» и нажимаем на активное поле «Настойки POP3 и SMTP» (рис. 7).
Во всплывающем подменю проставляем признаки в полях «Включить POP3 и SMTP» и «Перемещать удаленные по POP3 сообщения в папку «Удаленные» и нажимаем на кнопку «Сохранить изменения» (рис. 7).
Следующий шаг — договор с районной налоговой инспекцией
После того как мы активировали ЭЦП и установили лицензию программы, нам необходимо заключить договор с районной налоговой инспекцией об обеспечении электронного документооборота налогоплательщика средствами телекоммуникационной связи. В противном случае отправленные отчеты не будут приняты районной налоговой инспекцией.
Для этого в главном меню выбираем «Звіт-ність → Реєтр звітів», нажимаем на кнопку «Створити», при этом открывается окно «Створення звіту», в столбце «Бланки» выбираем «Податкова інспекція», в столбце «Код» нужно найти «J1391001 «Договір про забезпечення електронного документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку»» (рис. 8).
Далее автоматически сформируется договор, в который уже будут затянуты реквизиты предприятия. В договор необходимо внести данные районной налоговой инспекции (адрес; фамилию, имя, отчество начальника), а также установить текущую дату. В нижней части окна есть закладка «Протокол перевірки», нажав на которую можно увидеть текущее состояние заявки (рис. 9).
В случае отсутствия ошибок нужно выбрать вкладку «Наступні дії» и щелкнуть мышкой на поле активной строки «Передати звіт на підпис» (рис. 9).
В открывшемся окне «Підпис» нужно указать путь к ключу (файл с разрешением «*.sk»), ввести пароль (который указывался при формировании заявки на сертификат для этого типа ключа) и нажать кнопку «ОК». После этого программа предложит произвести аналогичные действия для подписи директора и бухгалтера (рис. 10).
Договор считается принятым только после получения предприятием третьей квитанции (в нашем случае третья квитанция — это повторно присланная «Квитанція №2») (рис. 11).
Также подтверждение того, что договор принят, можно увидеть, зайдя в главное меню «Звітність → Реєтр звітів» (рис. 12).
Теперь отправленные отчеты будут приняты налоговой инспекцией. Для того чтобы иметь возможность отправлять отчетность в другие инстанции, необходимо проделать аналогичную процедуру заключения договора для каждого из них.
Надеемся, что наша статья поможет облегчить многим предприятиям процесс установки программы для подачи отчетности в электронном виде.
