Працюємо в «M.E.Doc»: перші кроки до здавання звітності в електронному вигляді
 | Сьогодні подання звітності в електронному вигляді набуло особливої актуальності. По-перше, з 2011 року здавання звітності в електронному вигляді до податкової інспекції є обов’язковим для великих та середніх підприємств. По-друге, з 01.01.2012 р. до цих двох категорій додасться ще й решта платників ПДВ. У статті йтиметься про процедуру отримання електронної печатки підприємства та електронного підпису керівника та головного бухгалтера. Євгеній САЗОНОВ, консультант «Б & К» |
Як уже зазначалося, основною умовою для здавання звітності в електронному вигляді є отримання підприємством електронної печатки та електронних підписів керівника й головного бухгалтера. Зверніть увагу: якщо посаду головного бухгалтера не передбачено штатним розписом підприємства, то оформляти другий електронний підпис не потрібно.
Для отримання електронної печатки та електронних підписів необхідно звернутися до одного з акредитованих центрів сертифікації ключів. У зв’язку з тим, що послуги таких центрів стали затребуваними платниками податків, фахівці подібних центрів розміщаються в районних податкових інспекціях.
Також для подання звітності в електронному вигляді підприємству (платнику) необхідно встановити на комп’ютері спеціалізоване програмне забезпечення «Податкова звітність» (OPZ), яке можна отримати безоплатно в органах ДПС або скористатися вбудованим модулем у програмі «1С:Підприємство», передбаченим у ній починаючи з 8-ї версії. Ще одним варіантом є придбання платної версії програми «M.E.Doc». Ця програма має розширену функціональність, і з її допомогою бухгалтер може відправляти звітність не лише до органів ДПС та ПФУ, а й до інших контролюючих інстанцій.
Розглянемо на прикладі укладення договору про отримання електронної печатки підприємства та електронного підпису з ТОВ «Український сертифікаційний центр» і придбання спеціалізованої програми для передачі електронної звітності «M.E.Doc». Спершу розберемося з таким поняттям, як електронний ключ.
ЕЛЕКТРОННИЙ КЛЮЧ
Після укладення договору з сертифікованим центром у підприємства буде два види таких ключів — закритий та відкритий, які виконуватимуть функції печатки підприємства та підпису посадової особи.
Закритий ключ — це параметр криптографічного алгоритму, який використовується для формування електронного цифрового підпису. Його не можна передавати третім особам, оскільки цей файл є аналогом печатки підприємства або підпису керівника чи головного бухгалтера.
Відкритий ключ — це параметр криптографічного алгоритму, який використовується для перевірки достовірності електронного цифрового підпису. Цей файл необхідно надати одержувачам електронної документації.
Кількість електронних ключів відповідає кількості реквізитів, якими підприємство завіряє достовірність документів. Один електронний ключ відповідає або печатці підприємства, або підпису керівника, або підпису головного бухгалтера.
Для отримання від сертифікованого центру сертифіката закритих ключів електронного цифрового підпису (далі — ЕЦП) потрібно надати пакет документів, який залежить від обраної форми ведення господарської діяльності підприємства. Список відповідних документів видається фахівцями центру. Також фахівець центру видає рахунок-фактуру на вибрану кількість електронних ключів. Оскільки ТОВ «Український сертифікаційний центр» входить до дилерської мережі компанії «M.E.Doc», то цим же фахівцем видається рахунок на оплату програми «M.E.Doc», а також демо-версія програми, за допомогою якої необхідно буде створити картки реєстрації електронних заявок на посилені сертифікати підписувачів ЕЦП.
ОФОРМЛЯЄМО ЕЛЕКТРОННУ ЗАЯВКУ
Отже, перейдемо до самої процедури реєстрації електронної заявки, яка безпосередньо створюється у встановленій програмі «M.E.Doc». Кількість таких заявок залежатиме від вибраної кількості підписувачів підприємства.
Заходимо до програми, у головному меню вибираємо «Адміністрування → Сертифікати → Заявка на сертифікат» та натискуємо на кнопку «Створити запис».
При цьому з’явиться вікно «Формування заявок на сертифікат», в якому необхідно погодитися з умовами угоди. Для цього потрібно встановити ознаку в полі «Погоджуюсь з вимогами угоди» та натиснути на кнопку «Далі» (рис. 1). Програма запропонує заповнити поля «П.І.Б уповноваженої особи», «Телефон уповноваженої особи» та «Парольний діалог». Дані, уведені в останнє поле, необхідно запам’ятати, оскільки ця комбінація знадобиться в разі блокування сертифіката ключів. Також необхідно вибрати типи заявок, що нас цікавлять, та натиснути на кнопку «Створити» (рис. 2).
Далі автоматично сформуються заявки, в яких уже буде заповнено всі необхідні дані, раніше внесені при встановленні програми. Також у заявці необхідно буде вказати електронну адресу. У нижній частині вікна є закладка «Протокол перевірки», натиснувши на яку можна побачити поточний стан заявки. Після цього необхідно натиснути на закладку «Наступні дії» та клацнути мишкою на полі активного рядка «Згенеруйте заявку і секретний ключ» (рис. 3).
У вікні «Генерація заявки «Бухгалтер»», що з’явилося, необхідно ввести пароль та вказати шлях збереження заявки і секретного ключа та натиснути на кнопку «ОК». Такі самі дії необхідно вчинити і з іншими заявками, пароль в яких може бути іншим (рис. 3).
Для кожного з сертифікатів сформується по два файли, які мають два види дозволу — «*.pck» та «*.sk». Файл дозволу «*.pck» — це відкритий сертифікат ключа ЕЦП, а файл дозволу «*.sk» — це закритий сертифікат ключа ЕЦП. У вікні «Генерація заявки» необхідно ввести пароль, який надалі використовуватиметься для підтвердження достовірності власника закритого сертифіката ключа ЕЦП.
Після цього необхідно роздрукувати заявки, що сформувалися, та завірити їх підписами та печаткою, а також зберегти три файли «*.pck» на електронний носій і разом з пакетом необхідних документів надати фахівцю сертифікованого центру ключів, який на основі зазначених файлів дозволу «*.pck» згенерує три сертифікати у форматі «*.crt», необхідні для активації ЕЦП.
Отримані сертифікати потрібно зареєструвати у програмі. Для цього в головному меню вибираємо «Адміністрування → Сертифікати → Встановлені сертифікати» та натискуємо на кнопку «Створити запис». У вікні, що відкрилося, вибираємо потрібний нам сертифікат та натискуємо кнопку «Открыть» (рис. 4). Аналогічна дія вчинюється й для інших виданих сертифікатів.
Після цього необхідно перейти до встановлення ліцензії програми «M.E.Doc». Для цього в головному меню потрібно вибирати «Адміністрування → Керування ліцензіями» та натиснути кнопку «Завантажити» (рис. 5).
У вікні «Вибір ліцензії», що відкрилося, натискуємо на кнопку «ОК». Якщо ліцензія буде актуальною, то в полі «Стан» відображатиметься текст «робочий режим». Для збереження настройок натискуємо на кнопку «Зберегти» (рис. 5).
НАСТРОювання ЕЛЕКТРОННИХ ПІДПИСІВ
Наступним етапом буде настроювання підпису. Для цього в меню вибираємо «Адміністрування → Параметри системи → Підпис». У полі «Центр сертифікації ключів» за допомогою стрілки вибираємо «Український сертифікаційний центр». Потім вибираємо необхідний варіант завірення звітності, а також договорів і первинних документів (рис. 6).
Після цього настроюємо параметри поштової скриньки, з якої надсилатиметься електронна звітність, а також надходитиме повідомлення про її доставку.
Порада Для відправки електронної звітності краще створити окрему поштову скриньку, скориставшись сервісами ukr.net, meta.ua, gmail.com.
Після того як електронну поштову скриньку було створено, її потрібно вказати у програмі. Для цього вибираємо шлях «Адміністрування → Параметри системи → Електронна пошта» та в полі «Адреса» вводимо назву електронної скриньки. При цьому автоматично проставляються сервери вхідної й вихідної пошти та порти. Потім у поля «Пароль» вводимо пароль від поточної поштової скриньки. Звертаємо вашу увагу на те, що обов’язково необхідно перевірити настройки поштової адреси. Для цього необхідно натиснути на кнопку «Перевірити з’єднання». Якщо всі параметри настроєно правильно, то при натисненні кнопки з’явиться повідомлення (рис. 6).
Для збереження настройок у вікні «Параметри системи» натискуємо на кнопку «Зберегти».
МОЖЛИВІ ТРУДНОЩІ та ШЛЯХИ ЇХ ПОДОЛАННЯ
Варто звернути увагу на те, що іноді в користувачів виникають проблеми з настроюванням електронної пошти у програмі «M.E.Doc». Як правило, такі труднощі виникають через настройки параметрів POP3 і SMTP. Ці параметри дозволяють доступ до поштової скриньки з поштового клієнта. Якщо їх не буде активовано безпосередньо в настройках поштової скриньки, то відправлення та приймання повідомлень із вбудованого поштового клієнта у програмі «M.E.Doc» не здійснюватимуться.
На прикладі поштової скриньки ukr.net ми покажемо, як самостійно виправити таку проблему. Для цього запускуємо інтернет-браузер, заходимо в поштову скриньку та вибираємо в ній пункт «Настройки» і натискуємо на активне поле «Настройки POP3 и SMTP» (рис. 7).
У спливаючому підменю проставляємо ознаки в полях «Включить POP3 и SMTP» та «Перемещать удаленные по POP3 сообщения в папку «Удаленные»» і натискуємо на кнопку «Сохранить изменения» (рис. 7).
НАСТУПНИЙ КРОК — ДОГОВІР З РАЙОННОЮ ПОДАТКОВОЮ ІНСПЕКЦІЄЮ
Після того як ми активували ЕЦП та встановили ліцензію програми, нам необхідно укласти договір з районною податковою інспекцією про забезпечення електронного документообігу платника податків засобами телекомунікаційного зв’язку. В іншому разі відправлені звіти не буде прийнято районною податковою інспекцією.
Для цього в головному меню вибираємо «Звітність → Реєстр звітів» та натискуємо на кнопку «Створити». При цьому відкривається вікно «Створення звіту». У стовпці «Бланки» вибираємо «Податкова інспекція», у стовпці «Код» потрібно знайти «J1391001 «Договір про забезпечення електронного документообігу платника податків з Державною податковою інспекцією засобами телекомунікаційного зв’язку»» (рис. 8).
Далі автоматично сформується договір, у якому вже буде зазначено реквізити підприємства. До договору необхідно внести дані районної податкової інспекції: зокрема, адресу інспекції, прізвище, ім’я, по батькові начальника податкової інспекції, а також установити поточну дату. У нижній частині вікна є закладка «Протокол перевірки», натиснувши на яку можна побачити поточний стан заявки (рис. 9).
У разі відсутності помилок потрібно вибрати вкладку «Наступні дії» та клацнути мишкою по полю активного рядка «Передати звіт на підпис» (рис. 9).
У вікні «Підпис», що відкрилося, потрібно вказати шлях до ключа (файл з дозволом «*.sk»), ввести пароль (який вказувався при формуванні заявки на сертифікат для цього типу ключа) та натиснути на кнопку «ОК». Після цього програма запропонує виконати аналогічні дії для підпису директора та бухгалтера (рис. 10).
Договір вважається прийнятим тільки після отримання підприємством третьої квитанції (у нашому випадку третя квитанція — це повторно надіслана «Квитанція № 2») (рис. 11).
Також підтвердження того, що договір прийнято, можна побачити, зайшовши до головного меню «Звітність → Реєстр звітів» (рис. 12).
Тепер відправлені звіти буде прийнято податковою інспекцією. Щоб мати можливість відправляти звітність до інших інстанцій, необхідно виконати аналогічну процедуру укладення договору для кожного з них.
Сподіваємося, що наша стаття допоможе полегшити багатьом підприємствам процес установлення програми для подання звітності в електронному вигляді.
