Office 2007: поздравительная рассылка
 | Пожалуй, нет такого праздника, где можно обойтись без поздравлений. Тем более когда речь идет о таком важном и радостном событии, как Международный женский день 8 Марта! Уже продуман план мероприятий, составлен список приглашенных, написан текст поздравлений. Дело только за рассылкой… Как раз в этот момент самое время вспомнить о возможностях пакета MS Office. И не только вспомнить, но и применить их на практике для решения ответственной задачи! Как это сделать в новой версии пакета, какие особенности работы с рассылками появились в MS Office 2007, мы и рассмотрим в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Создание серии однотипных документов — одна из тех задач, которые отнимают много времени и требуют повышенного внимания. Представьте себе, что вы решили напечатать полсотни поздравлений, в каждом из которых нужно написать адрес получателя и соответствующий текст. Казалось бы, элементарная задача. И текст, и список адресов есть в электронном виде. Остается вооружиться буфером обмена и, последовательно копируя данные, сформировать документ для рассылки. Но это только на первый взгляд. Со временем, когда в одном файле будет собрано несколько десятков похожих документов, контролировать процесс будет все сложнее и сложнее. Рано или поздно ситуация выйдет из-под контроля, что-то будет пропущено, что-то напечатано несколько раз. В любом случае проблем не избежать. Совсем другое дело, если вы работаете с рассылкой. Никаких объемных файлов вам создавать не придется. Достаточно подготовить один экземпляр документа и заполнить базу данных рассылки, а все остальное Word сделает автоматически. Поэтому неудивительно, что рассылки так популярны среди тех, кто имеет отношение к электронному документообороту.
В пакете Office2007 инструменты рассылок претерпели определенные изменения. И сейчас наша задача — посмотреть, в чем заключаются эти изменения, как организовать рассылку в программе Word 2007. А учитывая, что номер у нас предпраздничный, в качестве примера мы создадим рассылку поздравительных приглашений. Но для начала предлагаю вспомнить, что такое рассылки и какой принцип положен в их основу.
Что такое рассылка
Идея создания рассылки (о ней мы уже писали в «Б & К», № 23, 2009) очень проста. Есть документ, подготовленный в программе Word. Это может быть бланк, приглашение, письмо, договор — все, что угодно. В этом документе есть постоянная информация (она не зависит от получателя) и переменная. Например, в пригласительной открытке строка-обращение — это переменная информация, а сам текст приглашения — информация постоянная. В договоре переменной информацией будут названия, адреса, банковские реквизиты сторон и т. п.
Дальше мы делаем так. Всю переменную информацию собираем в одну базу данных. Такую базу можно подготовить в программе Excel, взять из адресной книги Outlook или другого источника данных. Из тела основного документа всю конкретику убираем, оставляем только общую часть. Затем вызываем инструмент создания рассылок и объединяем базу данных с документом. В процессе такого объединения мы расставляем поля из базы данных по тексту документа, после чего начинаем генерацию рассылки. Word последовательно просмотрит все записи нашей базы, выберет из них конкретные значения и подставит их в документ. Таким образом, для каждого элемента из списка мы получим свой, индивидуальный документ, а все вместе они и представляют собой рассылку. Вот и вся теория. Переходим к практической реализации.
Инструменты для рассылок в Word 2007
Инструменты для создания рассылок в программе Word 2007 собраны на специальной вкладке, которая так и называется «
Рассылки» (рис. 1). 
На ней представлены пять групп иконок: «Создать», «Начать слияние», «Составление документа и вставка полей», «Просмотр результатов», «Завершить». Все они отвечают за определенную часть процесса создания рассылки, а именно:
— группа «Создать» объединят две иконки. С их помощью можно сразу сформировать пакет для рассылки наклеек или конвертов;
— в группе «Начать слияние» расположены иконки для выбора базы данных получателей, а также для корректировки этой базы;
— группа «Составление документа и вставка полей» открывает доступ к иконкам для добавления полей из базы данных в тело документа;
— иконки группы «Просмотр результатов» позволяют увидеть результат слияния перед его распечаткой;
— единственная иконка в группе «Завершить» заканчивает процесс слияния. Здесь можно отправить результаты на печать, отредактировать документы или переслать их по электронной почте.
Как видите, возможностей у инструмента слияния (создания рассылок) в программе Word 2007 много. Подробно посмотреть все варианты мы не сможем, да это и не нужно. Для практической работы достаточно сделать один вариант рассылки, а также посмотреть на ключевые моменты организации этого процесса. Для этого мы сделаем так. В программе Word 2007 подготовим поздравительную открытку. Отдельно в программе Excel 2007 сформируем базу данных получателей. Затем при помощи инструмента слияния мы объединим эту информацию и получим единый документ для печати поздравительной рассылки. После этого мы посмотрим, как корректировать список рассылки, как делать выборочную рассылку и какие данные можно взять в качестве базы для создания рассылок.
Рассылка по списку Excel
На мой взгляд, это самый распространенный способ работы с рассылкой. Хотя бы потому, что Excel — основной инструмент работы бухгалтера. И многие данные у него хранятся в формате именно этой программы. В частности, такими данными вполне может оказаться и список сотрудников, который нам понадобится для создания рассылки. Кроме того, в Excel удобно импортировать данные из других приложений, в том числе из программы «1С», где такой список есть наверняка. Поэтому работу с рассылками мы и начнем с варианта «Word + Excel».
Создаем документ
Прежде чем начать рассылку, мы должны подготовить документ. В нашем примере это будет небольшое поздравление, текст которого показан на рис. 2. И первое, что мы делаем, — набираем текст, форматируем его и сохраняем на диск.
Обратите внимание, что пока наш документ не закончен. В нем, например, нет строки обращения, не указано место приглашенного в банкетном зале. Вместо этих данных я ввел символы «
_» и отметил их желтым фоном. Эти параметры мы запишем в базу данных и затем вставим в виде полей слияния в текст документа.
Заполняем базу данных
Список для слияния мы создадим в программе Excel 2007. Чтобы подготовить базу данных для нашего примера, делаем так:
1) открываем MS Excel, создаем документ, как на рис. 3;
2) заполняем базу данными о сотрудниках;
3) сохраняем документ. В нашем примере я записал его с именем «
Адреса» на диск «D:» в папку «!Фактор\№ 80(фев)\2-Word2007Рассылка\».Все данные готовы, можно начинать формирование рассылки. Сейчас мы сделаем это с использованием инструментов ленты «
Рассылки».
Формируем рассылку
Чтобы сформировать рассылку, делаем так:
1) открываем документ Word, изображенный на рис. 2;
2) щелкаем на пункте меню «
Рассылки» (рис. 4); 
3) в группе «Начать слияние» щелкаем на иконке «Выбрать получателей». Откроется вспомогательное меню из трех пунктов, как на рис. 4;
4) в нем выбираем «Использовать существующий список…». Откроется окно «Выбор источника данных» (рис. 5);
Важно! По умолчанию Word считает, что база рассылки зарегистрирована в Windows как источник данных. Поэтому в Проводнике он автоматически откроет папку с именем «Мои источники данных». Пусть это вас не смущает: в окне Проводника вы сможете подключить любой файл подходящего формата (обычно это MS Excel или MS Access). Если вы все же решили зарегистрировать свой источник данных, лучше доверьте это дело администратору.
5) щелкаем на списке «Тип файлов:», из предложенных вариантов выбираем «Все файлы»;
6) щелчком на строке «Папка:» открываем оглавление диска «D:»;
7) в папке «!Фактор» находим файл «Адреса» (рис. 5) и дважды щелкаем на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно, как на рис. 6. В нем будут перечислены все доступные листы рабочей книги «Адреса.xls»;
Важно! Включите флажок «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если в базе есть заголовки. Тогда первую строку списка слияния Word обрабатывать не будет.
8) выбираем лист «Адр$» — в нашем примере на листе «Адр» находятся сведения для рассылки. Теперь вставляем поля для слияния;
9) ставим курсор справа от слова «Отдел:», выделяем символы «_»;
10) на ленте меню «Рассылки» в группе «Составление документа и вставка полей» щелкаем на иконке «Вставить поле слияния» (рис. 1). Откроется список всех полей нашей базы данных (рис. 7);
11) из этого списка выбираем поле «Отдел»;
12) в документе Word выделяем последовательность символов «_» в области строки приветствия;
13) через иконку «Вставить поле слияния» переносим в документ поля «Обращение», «Имя» (рис. 7). Между ними печатаем символ « » (пробел);
14) аналогичным образом справа от знака «№», вставляем поле «Ном»;
15) переходим к меню «Главная»;
16) нажимаем «Ctrl+A» (выделить все);
17) щелкаем на иконке «Цвет выделения текста»;
18) из открывшегося списка цветов выбираем вариант «Нет цвета». Таким образом мы убрали пометки цветом на месте вставки полей;
19) выбираем меню «Рассылки» (рис. 4);
20) в группе «Составление документа и вставка полей» щелкаем на иконке «Выделить поля слияния». Теперь документ выглядит, как на рис. 8. В нем уже вставлены все поля, и они выделены серым цветом. Все готово для рассылки;
21) в группе «Завершить» щелкаем на иконке «Найти и объединить» (рис. 1). Откроется меню, как на рис. 9;
22) из этого меню выбираем «Изменить отдельные документы». Появится окно «Составные новые документы» (рис. 10). Здесь можно выполнить слияние для всех элементов, только для текущей записи или для любого диапазона записей базы данных;
23) в окне «Составные новые документы» выбираем вариант «все» и нажимаем «ОК». Программа Word создаст новый документ и запишет в него результат работы с рассылкой. Полученный файл вы можете корректировать, как обычный документ. Если вы не хотите этого делать, в меню на рис. 9 укажите «Печать документов…» — результат слияния Word отправит прямо на печать.
Прежде чем продолжить работу с другими вариантами, хочу обратить внимание на две полезные функции меню «Рассылки».
Щелкаем на иконке «Изменить список получателей» группы «Начать слияние». Откроется окно, как на рис. 11.
В этом окне Word отобразил все записи базы данных рассылок. Сейчас рассылку Word сделает по всем записям базы данных. Об этом свидетельствуют флажки слева от поля «Фамилия». Расставляя эти флажки, можно изменить состав рассылки, включить или убрать из нее определенных сотрудников.
В нижней части окна «Получатели слияния» есть пять элементов управления в виде гиперссылок. Посмотрим вкратце на их назначение. Делаем так:
1) щелкаем на кнопке «Сортировка…». Откроется окно «Фильтр и сортировка», как на рис. 12;
2) щелкаем на значке выпадающего списка «Сортировать по полю:». Откроется список всех полей базы рассылки;
3) выбираем поле «Отдел». Теперь в конечном документе приглашения будут упорядочены по отделам;
4) открываем окно «Фильтр и сортировка», щелкаем на списке «Затем по полю:» и выбираем вариант «Имя»;
5) нажимаем «ОК». В итоговом документе приглашения будут упорядочены вначале по отделам, а внутри отдела — по имени и отчеству;
6) щелкаем на иконке «Изменить список получателей» группы «Начать слияние»;
7) в окне «Получатели слияния» (рис. 11) щелкаем на ссылке «Фильтр…». Откроется окно, как на рис. 13;
8) щелкаем на списке «Поле:», выбираем «Организация»;
9) из списка «Сравнение:» выбираем «содержит»;
10) в поле «Значение:» вводим текст «ИКК»;
11) в окне «Фильтр и сортировка» нажимаем «ОК». В окне «Получатели слияния» останутся только сотрудники «ИКК “Фактор”» (в названии организации есть строка «ИКК»).
Важно! При фильтрации записей для слияния нельзя использовать маски и шаблоны для выбора значений. В некоторой степени этот недостаток компенсируют функции «содержит», «не содержит», «пусто», «не пусто».
Если список рассылки большой, в нем могут быть повторяющиеся записи. Так бывает в том случае, когда данные для рассылки импортированы из других приложений. Щелкните на кнопке «Найти повторения…» (рис. 11), и Word решит проблему автоматически.
Кнопкой «Найти получателя…» удобно пользоваться для поиска конкретной записи в базе при работе с большими списками рассылки. Кнопка «Проверить адреса…» позволяет проконтролировать правильность базы рассылки, когда планируется отправка результатов через электронную почту.
Рассылка из программы Word
Вполне возможно, что для рассылки у вас нет заранее подготовленного файла с данными получателей. И нет желания создавать его в MS Excel. В этом случае можно ограничиться возможностями самой программы Word и сформировать в ней список рассылки вручную. Посмотрим, как это сделать на примере нашего поздравления. Причем на этот раз мы воспользуемся не лентой меню «
Рассылки», а специальным Мастером рассылок Word 2007. Делаем так:1) открываем документ, изображенный на рис. 2;
2) щелкаем на пункте меню «
Рассылки»;3) в группе «
Начать слияние» щелкаем на иконке «Выбрать получателей». Откроется меню, как на рис 4;4) в нем выбираем вариант «
Ввести новый список». Откроется окно для заполнения базы, как на рис. 14. В этом окне представлена стандартная база данных для рассылок, в которой изначально определен состав используемых полей. В нашем случае эти поля нужно изменить; 
5) щелкаем на кнопке «Настройка столбцов». Откроется окно, как на рис. 15;
6) выбираем поле «Адрес 1»;
7) в окне «Настройка списка адресов» щелкаем на кнопке «Переименовать…». Откроется окно «Переименование поля», как на рис. 15;
8) вместо старого названия в поле «Новое:» вводим текст «Отдел»;
9) в окне «Переименование поля» нажимаем «ОК» и возвращаемся в окно «Настройка списка адресов» (рис. 15);
10) последовательно выбираем поля «Адрес 2» и «Город» и заменяем их на «Ном» и «Адрес»;
11) в окне «Настройка списка адресов» нажимаем «ОК» и переходим в диалог заполнения базы рассылки (рис. 15);
12) используя кнопку «Создать запись», последовательно добавляем строки в базу рассылки и заполняем их значениями;
13) завершив создание базы, в окне «Новый список адресов» нажимаем «ОК». Откроется окно Проводника, в котором Word предложит сохранить результат нашей работы;
14) в этом окне выбираем папку, указываем имя файла и нажимаем «ОК». Конечный результат этой работы показан на рис. 16.
База создана, записана на диск. Можно приступать к созданию рассылки. Как мы решили, работу эту мы проведем с помощью Мастера. Делаем так:
1) на ленте меню «Рассылки» в группе «Начать слияние» щелкаем на одноименной иконке «Начать слияние». Откроется меню, как на рис. 17;
2) из этого меню выбираем «Пошаговый мастер слияния…». В правой части окна появится специальная панель Word для управления созданием рассылки (рис. 18). Здесь Мастер предлагает нам использовать существующий список, откорректировать список рассылки или создать его с нуля. Список у нас уже подключен (на панели он называется «[Office Address List] в ‘Адреса. mbd’». Переходим к нижней части окна;
3) здесь Word предлагает продолжить работу или открыть исходный документ. Он у нас уже открыт. Поэтому нажимаем «Далее. Создание письма». Панель примет вид, как на рис. 19;
4) блок адреса, строку приветствия и почтовую марку мы не используем. Нажимаем «Другие элементы…». Откроется окно с перечнем полей для их добавления в текст документа;
5) последовательно вставляем в текст поля «Отдел», «Обращение», «Имя», «Ном» и нажимаем кнопку «Далее. Просмотр писем» (рис. 19). Панель примет вид, как на рис. 20, а в документе появятся значения полей подстановки;
6) используя кнопки «<<», «>>», просматриваем документ для разных значений полей слияния. Здесь же можно исключить часть записей из списка рассылки (кнопка «Исключить получателя») или откорректировать базу рассылки (кнопка «Изменить список…»);
7) завершив просмотр, нажимаем «Далее. Завершение слияния». На панели останутся всего две кнопки — «Печать…» и «Изменить часть писем…» (рис. 21);
8) щелкаем на «Изменить часть писем…». В отдельном окне программы Word появится готовый документ для рассылки. В нашем случае в нем будет собрано шесть поздравительных открыток. Остается просмотреть результат слияния и отправить его на печать.
Рассылка по контактам Outlook
Для работы с почтой часто используют так называемые почтовые клиенты. Основная задача почтового клиента — загрузка сообщений с серверов на локальный компьютер, формирование базы полученной и отправленной корреспонденции и т. п. Одной из возможностей почтового клиента является организация адресной книги, которая представляет собой базу данных ваших контактов. В ней обычно есть адреса, телефоны, e-mail, ICQ и т. п. Разумеется, эту базу можно использовать и для организации рассылки.
Среди множества почтовых программ одной из самых популярных является MS Outlook. Она представлена в двух вариантах: сокращенном (Outlook Express) и полном (MS Outlook). О них мы не раз писали на страницах нашей газеты (например, в «Б & К», № 6, 2008). Поэтому вполне объяснимо, что разработчики MS Word предусмотрели возможность организации рассылки документов по адресной книге своего же почтового клиента. Все, что для этого нужно, — указать в качестве источника данных список контактов Outlook. Это можно сделать через иконку «
Выбрать получателей» (группа «Начать слияние» меню «Рассылки», рис. 4). В этом случае из предложенных вариантов нужно указать «Выбрать из контактов Outlook…». При работе с Мастером рассылок на третьем этапе достаточно установить переключатель «Выбор получателей» в положение «Контакты Outlook» (рис. 18). Word автоматически найдет адресную книгу и подключит ее в качестве списка рассылки.Важно! Программа Word не работает с адресной книгой Outlook Express. Она понимает только список контактов от MS Outlook.
И последнее. Инструмент создания рассылок может использоваться не только в «поздравительной» практике, для печати рекламных буклетов или приглашений. Для бухгалтера это мощное средство подготовки серийных документов: бланков, договоров, реестров и т. д. Каждый раз, когда потребуется создать много однотипных документов, рассылки позволят сэкономить массу времени и сил. И в одном из ближайших номеров нашего издания мы обязательно вернемся к вопросу о применении рассылок для решения сугубо бухгалтерских задач. А пока — с праздником Вас, дорогие женщины! Счастья, здоровья вам и творческих успехов!
Удачной работы! Жду ваших вопросов, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
