Office 2007: вітальна розсилка
 | Мабуть, немає такого свята, коли можна обійтися без поздоровлень. Тим більше, коли йдеться про таку важливу й радісну подію, як Міжнародний жіночий день 8 Березня! Уже продумано план заходів, складено список запрошених, написано текст поздоровлень. Справа тільки за розсилкою… У цей момент саме час пригадати про можливості пакета MS Office. І не лише пригадати, а й застосувати їх на практиці для вирішення відповідального завдання! Як це зробити в новій версії пакета, які особливості роботи з розсилками з’явилися в MS Office 2007, розглянемо в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Створення серії однотипних документів — одне з тих завдань, які забирають чимало часу та потребують підвищеної уваги. Уявіть собі, що ви вирішили надрукувати півсотні поздоровлень, у кожному з яких потрібно написати адресу одержувача та відповідний текст. Здавалося б, елементарне завдання. І текст, і список адрес є в електронному вигляді. Залишається озброїтися буфером обміну та, послідовно копіюючи дані, сформувати документ для розсилки. Але це тільки на перший погляд. Із часом, коли в одному файлі буде зібрано кілька десятків схожих документів, контролювати процес буде все складніше і складніше. Рано чи пізно ситуація вийде з-під контролю, щось буде пропущено, щось надруковано кілька разів. У будь-якому разі проблем не уникнути. Зовсім інша справа, якщо ви працюєте з розсилкою. Жодних великих файлів вам створювати не доведеться. Достатньо підготувати один примірник документа, заповнити базу даних розсилки — решту Word зробить автоматично. Тому недивно, що розсилки такі популярні серед тих, хто має відношення до електронного документообігу.
У пакеті Office 2007 інструменти розсилок зазнали певних змін. І зараз наше завдання — розглянути, у чому полягають ці зміни, як організувати розсилку у програмі Word 2007. А враховуючи, що номер у нас передсвятковий, як приклад ми створимо розсилку вітальних запрошень. Але спершу пропоную пригадати, що таке розсилки, та який принцип покладено в їх основу.
Що таке розсилка
Ідея створення розсилки (про неї ми вже писали в «Б & К», 2009, № 23) — дуже проста. Є документ, підготовлений у програмі Word. Це можуть бути бланк, запрошення, лист, договір — усе, що завгодно. У цьому документі є постійна інформація (вона не залежить від одержувача) та змінна. Наприклад, у запрошувальній листівці рядок-звернення — це змінна інформація, а сам текст запрошення — інформація постійна. У договорі змінною інформацією будуть назви, адреси, банківські реквізити сторін тощо.
Далі ми робимо так. Усю змінну інформацію збираємо до однієї бази даних. Таку базу можна підготувати у програмі Excel, узяти з адресної книги Outlook або іншого джерела даних. З тіла основного документа всю конкретику прибираємо, залишаємо тільки загальну частину. Потім викликаємо інструмент створення розсилок та об’єднуємо базу даних з документом. У процесі такого об’єднання ми розставляємо поля з бази даних по тексту документа. Після цього починаємо генерацію розсилки. Word послідовно перегляне всі записи нашої бази, вибере з них конкретні значення та підставить їх у документ. Отже, для кожного елемента зі списку ми отримаємо свій, індивідуальний документ, а всі разом вони й є розсилкою. От і вся теорія. Переходимо до практичної реалізації.
Інструменти для розсилок у Word 2007
Інструменти для створення розсилок у програмі Word 2007 зібрано на спеціальній вкладці, яка так і називається «
Рассылки» (рис. 1). 
На ній розміщено п’ять груп іконок: «Создать», «Начать слияние», «Составление документа и вставка полей», «Просмотр результатов», «Завершить». Усі вони відповідають за певну частину процесу створення розсилки, а саме:
— група «Создать» об’єднує дві іконки. За їх допомогою можна відразу сформувати пакет для розсилки наклейок або конвертів;
— у групі «Начать слияние» розташовані іконки для вибору бази даних одержувачів, а також для коригування цієї бази;
— група «Составление документа и вставка полей» відкриває доступ до іконок для додавання полів із бази даних до тіла документа;
— іконки групи «Просмотр результатов» дозволяють побачити результат злиття перед його роздрукуванням;
— єдина іконка в групі «Завершить» завершує процес злиття. Тут можна відправити результати на друк, відредагувати документи або переслати їх електронною поштою.
Як бачите, можливостей в інструменту злиття (створення розсилок) у програмі Word 2007 чимало. Докладно розглянути всі варіанти ми не зможемо. Та це й не потрібно. Для практичної роботи достатньо зробити один варіант розсилки, а також подивитись на ключові моменти організації цього процесу. Для цього зробимо так. У програмі Word 2007 підготуємо вітальну листівку. Окремо у програмі Excel 2007 сформуємо базу даних одержувачів. Потім за допомогою інструменту злиття об’єднаємо цю інформацію та отримаємо єдиний документ для друкування вітальної розсилки. Після цього розглянемо, як коригувати список розсилки, як робити вибіркову розсилку та які дані можна взяти за базу для створення розсилок.
Розсилка за списком Excel
На мій погляд, це найпоширеніший спосіб роботи з розсилкою хоча б тому, що Excel — основний інструмент роботи бухгалтера. І багато даних у нього зберігаються у форматі саме цієї програми. Зокрема, такими даними цілком може бути й список працівників, який нам знадобиться для створення розсилки. Крім того, в Excel зручно імпортувати дані з інших додатків. У тому числі з програми «1С», де такий список є напевно. Тому роботу з розсилками ми почнемо з варіанта «Word+Excel».
СТВОРЮЄМО ДОКУМЕНТ
Перш ніж почати розсилку, ми повинні підготувати документ. У нашому прикладі це буде невелике поздоровлення, текст якого наведено на рис. 2. І перше, що ми робимо, — набираємо текст, форматуємо його та зберігаємо на диск.
Зверніть увагу: поки що наш документ не завершений. У ньому, наприклад, немає рядка звернення, не зазначено місце запрошеного в банкетному залі. Замість цих даних я ввів символи «
_» та відзначив їх жовтим фоном. Ці параметри ми запишемо до бази даних і потім вставимо у вигляді полів злиття до тексту документа.
ЗАПОВНЮЄМО БАЗУ ДАНИХ
Список для злиття ми створимо у програмі Excel 2007. Щоб підготувати базу даних для нашого прикладу, робимо так:
1) відкриваємо MS Excel, створюємо документ, як зображено на рис. 3;
2) заповнюємо базу даними про працівників;
3) зберігаємо документ. У нашому прикладі я записав його з ім’ям «
Адреса» на диск «D:» до папки «!Фактор №80(фев)\ 2Word2007Рассылка\».Усі дані готові, можна починати формування розсилки. Зараз ми зробимо це з використанням інструментів стрічки «
Рассылки».
ФОРМУЄМО РОЗСИЛКУ
Щоб сформувати розсилку, робимо так:
1) відкриваємо документ Word, наведений на рис. 2;
2) клацаємо по пункту меню «
Рассылки» (рис. 4); 
3) у групі «Начать слияние» клацаємо по іконці «Выбрать получателей». Відкриється допоміжне меню із трьох пунктів, як зображено на рис. 4;
4) у ньому вибираємо «Использовать существующий список…». Відкриється вікно «Выбор источника данных» (рис. 5);
Важливо! За умовчанням Word вважає, що база розсилки зареєстрована в Windows як джерело даних. Тому в Провіднику він автоматично відкриє папку з ім’ям «Мои источники данных». Хай це вас не бентежить: у вікні Провідника ви зможете підключити будь-який файл відповідного формату (зазвичай це MS Excel або MS Access). Якщо ви все ж вирішили зареєструвати своє джерело даних, краще довірте цю справу адміністратору.
5) клацаємо по списку «
Тип файлов:», із запропонованих варіантів вибираємо «Все файлы»;6) клацанням на рядку «
Папка:» відкриваємо зміст диска «D:»;7) у папці «
!Фактор» знаходимо файл «Адреса» (рис. 5) та двічі клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. Відкриється вікно, як показано на рис. 6. У ньому буде перелічено всі доступні листи робочої книги «Адреса.xls»; 
Важливо! Уключіть прапорець «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», якщо в базі є заголовки. Тоді перший рядок списку злиття Word не оброблятиме.
8) вибираємо лист «
Адр$», у нашому прикладі на листі «Адр» знаходяться відомості для розсилки. Тепер вставляємо поля для злиття;9) ставимо курсор праворуч від слова «
Отдел:», виділяємо символи «_»;10) на стрічці меню «
Рассылки» у групі «Составление документа и вставка полей» клацаємо по іконці «Вставить поле слияния» (рис. 1). Відкриється список усіх полів нашої бази даних (рис. 7); 
11) із цього списку вибираємо поле «Отдел»;
12) у документі Word виділяємо послідовність символів «_» в області рядка вітання ;
13) через іконку «Вставить поле слияния» переносимо в документ поля «Обращение», «Имя» (рис. 7). Між ними друкуємо символ « » (пробіл);
14) аналогічно праворуч від знака «№» вставляємо поле «Ном»;
15) переходимо до меню «Главная»;
16) натискуємо «Ctrl+A» (виділити все);
17) клацаємо по іконці «Цвет выделения текста»;
18) зі списку кольорів, що відкрився, вибираємо варіант «Нет цвета». У такий спосіб ми прибрали позначки кольором на місці вставки полів;
19) вибираємо меню «Рассылки» (рис. 4);
20) у групі «Составление документа и вставка полей» клацаємо по іконці «Выделить поля слияния». Тепер документ виглядає, як зображено на рис. 8. У ньому вже вставлені всі поля, і вони виділені сірим кольором. Усе готово для розсилки;
21) у групі «Завершить» клацаємо по іконці «Найти и объединить» (рис. 1). Відкриється меню, як наведено на рис. 9;
22) із цього меню вибираємо «Изменить отдельные документы». З’явиться вікно «Составные новые документы» (рис. 10). Тут можна виконати злиття для всіх елементів, тільки для поточного запису або для будь-якого діапазону записів бази даних;
23) у вікні «Составные новые документы» вибираємо варіант «все» та натискуємо «ОК». Програма Word створить новий документ та запише до нього результат роботи з розсилкою. Отриманий файл ви можете коригувати як звичайний документ. Якщо ви не маєте наміру цього робити, в меню, наведеному на рис. 9, укажіть «Печать документов…», — результат злиття Word направить прямо на друк.
Перш ніж продовжити роботу з іншими варіантами, хочу звернути увагу на дві корисні функції меню «Рассылки».
Клацаємо по іконці «Изменить список получателей» групи «Начать слияние». Відкриється вікно, як зображено на рис. 11.
У цьому вікні Word відобразив усі записи бази даних розсилок. Зараз розсилку Word зробить за всіма записами бази даних. Про це свідчать прапорці ліворуч від поля «Фамилия». Розставляючи ці прапорці, можна змінити склад розсилки, уключити або прибрати з неї окремих працівників.
У нижній частині вікна «Получатели слияния» є п’ять елементів управління у вигляді гіперпосилань. Розглянемо стисло їх призначення. Робимо так:
1) клацаємо по кнопці «Сортировка…». Відкриється вікно «Фильтр и сортировка», як наведено на рис. 12;
2) клацаємо по значку випадного списку «Сортировать по полю:». Відкриється список усіх полів бази розсилки;
3) вибираємо поле «Отдел». Тепер у кінцевому документі запрошення буде впорядковано за відділами;
4) відкриваємо вікно «Фильтр и сортировка», клацаємо по списку «Затем по полю:» та вибираємо варіант «Имя»;
5) натискуємо «ОК». У підсумковому документі запрошення буде впорядковано спочатку за відділами, а всередині відділу — за ім’ям та по батькові;
6) клацаємо по іконці «Изменить список получателей» групи «Начать слияние»;
7) у вікні «Получатели слияния» (рис. 11) клацаємо по посиланню «Фильтр…». Відкриється вікно, як зображено на рис. 13;
8) клацаємо по списку «Поле:», вибираємо «Организация»;
9) зі списку «Сравнение:» вибираємо «содержит»;
10) до поля «Значение:» вводимо текст «ИКК»;
11) у вікні «Фильтр и сортировка» натискуємо «ОК». У вікні «Получатели слияния» залишаться тільки працівники «ИКК “Фактор”» (у назві організації є рядок «ИКК»).
Важливо! При фільтрації записів для злиття не можна використовувати маски та шаблони для вибору значень. Деякою мірою цей недолік компенсують функції «содержит», «не содержит», «пусто», «не пусто».
Якщо список розсилки великий, у ньому можуть бути записи, що повторюються. Так буває у випадку, коли дані для розсилки імпортовано з інших додатків. Клацніть по кнопці «
Найти повторения…» (рис. 11), і проблему Word вирішить автоматично.Кнопкою «
Найти получателя…» зручно користуватися для пошуку конкретного запису в базі при роботі з великими списками розсилки. Кнопка «Проверить адреса…» дозволяє проконтролювати правильність бази розсилки, коли планується відправлення результатів електронною поштою.
Розсилка з програми Word
Цілком можливо, що для розсилки у вас немає заздалегідь підготовленого файлу з даними одержувачів. І немає бажання створювати його в MS Excel. У цьому випадку можна обмежитися можливостями самої програми Word та сформувати в ній список розсилки вручну. Подивимося, як це зробити на прикладі нашого поздоровлення. Причому цього разу ми скористаємося не стрічкою меню «
Рассылки», а спеціальним Майстром розсилок Word 2007. Робимо так:1) відкриваємо документ, зображений на рис. 2;
2) клацаємо на пункті меню «
Рассылки»;3) у групі «
Начать слияние» клацаємо по іконці «Выбрать получателей». Відкриється меню, як наведено на рис 4;4) у ньому вибираємо варіант «
Ввести новый список». Відкриється вікно для заповнення бази, як наведено на рис. 14. У цьому вікні надана стандартна база даних для розсилок, в якій первісно визначено склад полів, що використовуються. У нашому випадку ці поля потрібно змінити; 
5) клацаємо по кнопці «Настройка столбцов». Відкриється вікно, як наведено на рис. 15;
6) вибираємо поле «Адрес 1»;
7) у вікні «Настройка списка адресов» клацаємо по кнопці «Переименовать…». Відкриється вікно «Переименование поля», як наведено на рис. 15;
8) замість старої назви в полі «Новое:» вводимо текст «Отдел»;
9) у вікні «Переименование поля» натискуємо «ОК» та повертаємося у вікно «Настройка списка адресов» (рис. 15);
10) послідовно вибираємо поля «Адрес 2» і «Город» та замінюємо їх на «Ном» і «Адрес»;
11) у вікні «Настройка списка адресов» натискуємо «ОК» та переходимо в діалог заповнення бази розсилки (рис. 15);
12) використовуючи кнопку «Создать запись» послідовно додаємо рядки до бази розсилки та заповнюємо їх значеннями;
13) завершивши створення бази, у вікні «Новый список адресов» натискуємо «ОК». Відкриється вікно Провідника, в якому Word запропонує зберегти результат нашої роботи;
14) у цьому вікні вибираємо папку, вказуємо ім’я файлу та натискуємо «ОК». Кінцевий результат цієї роботи наведено на рис. 16.
Базу створено, записано на диск. Можна приступати до створення розсилки. Як ми вирішили, роботу цю проведемо за допомогою Майстра. Робимо так:
1) на стрічці меню «Рассылки» у групі «Начать слияние» клацаємо по однойменній іконці «Начать слияние». Відкриється меню, як наведено на рис. 17;
2) із цього меню вибираємо «Пошаговый мастер слияния…». У правій частині вікна з’явиться спеціальна панель Word для управління створенням розсилки (рис. 18). Тут Майстер пропонує нам використовувати існуючий список, відкоригувати список розсилки або створити його з нуля. Список у нас уже підключено (на панелі він називається «[Office Address List] в ‘Адреса. mbd’». Переходимо до нижньої частини вікна;
3) тут Word пропонує продовжити роботу або відкрити вихідний документ. Його в нас уже відкрито. Тому натискуємо «
Далее. Создание письма». Панель набере вигляду, як зображено на рис. 19; 
4) блок адреси, рядок вітання та поштову марку ми не використовуємо. Натискуємо «
Другие элементы…». Відкриється вікно з переліком полів для їх додавання до тексту документа;5) послідовно вставляємо в текст поля «
Отдел», «Обращение», «Имя», «Ном» та натискуємо кнопку «Далее. Просмотр писем» (рис. 19). Панель набере вигляду, як зображено на рис. 20, а в документі з’являться значення полів підстановки; 
6) використовуючи кнопки «<<», «>>», переглядаємо документ для різних значень полів злиття. Тут же можна виключити частину записів зі списку розсилки (кнопка «Исключить получателя») або відкоригувати базу розсилки (кнопка «Изменить список…»);
7) завершивши перегляд, натискуємо «Далее. Завершение слияния». На панелі залишаться всього дві кнопки — «Печать…» та «Изменить часть писем…» (рис. 21);
8) клацаємо по кнопці «Изменить часть писем…». В окремому вікні програми Word з’явиться готовий документ для розсилки. У нашому випадку в ньому буде зібрано шість вітальних листівок. Залишається переглянути результат злиття та відправити його на друк.
Розсилка за контактами Outlook
Для роботи з поштою часто використовують так званих поштових клієнтів. Основне завдання поштового клієнта — завантаження повідомлень з серверів на локальний комп’ютер, формування бази отриманої та відправленої кореспонденції тощо. Однією з можливостей поштового клієнта є організація адресної книги, яка є базою даних про ваші контакти. У ній зазвичай є адреси, телефони, e-mail, ICQ тощо. Зрозуміло, цю базу можна використовувати і для організації розсилки.
Серед безлічі поштових програм однією з найпопулярніших є MS Outlook. Вона представлена у двох варіантах: скороченому (Outlook Express) та повному (MS Outlook). Про них ми неодноразово писали на шпальтах нашого видання (наприклад, у «Б & К», 2008, № 6). Тому цілком з’ясовно, що розробники MS Word передбачили можливість організації розсилки документів за адресною книгою свого ж поштового клієнта. Усе, що для цього потрібно, — указати як джерело даних список контактів Outlook. Це можна зробити через іконку «
Выбрать получателей» (група «Начать слияние» меню «Рассылки», рис. 4). У цьому випадку із запропонованих варіантів потрібно вказати «Выбрать из контактов Outlook…». При роботі з Майстром розсилок на третьому етапі достатньо встановити перемикач «Выбор получателей» у положення «Контакты Outlook» (рис. 18). Word автоматично знайде адресну книгу та підключить її як список розсилки.Важливо! Програма Word не працює з адресною книгою Outlook Express. Вона розуміє тільки список контактів від MS Outlook.
І останнє. Інструмент створення розсилок може використовуватися не лише у «вітальній» практиці, для друкування рекламних буклетів або запрошень. Для бухгалтера — це потужний засіб підготовки серійних документів: бланків, договорів, реєстрів тощо. Кожного разу, коли потрібно буде створити багато однотипних документів, розсилки дозволять заощадити чимало часу та сил. І в одному з найближчих номерів нашого видання ми обов’язково повернемося до питання про застосування розсилок для вирішення суто
бухгалтерських завдань. А поки що — зі святом вас, дорогі жінки! Щастя, здоров’я та творчих вам успіхів!
Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
