Как сохранить словарь автозамен
Уважаемая редакция «Б & К»! Работая с документами в программе Word, я постоянно пользуюсь функцией автозамены. Это очень удобная возможность, особенно при работе с бухгалтерскими документами, где есть много устоявшихся терминов и словосочетаний. Но каждый раз после переустановки Word (или при переносе документа на другой компьютер) все настройки параметров автозамены приходится восстанавливать вручную. Никакой возможности сохранить словарь автозамен в меню программы Word я не нашла. Подскажите, как можно решить эту проблему. Заранее благодарю.
Валентина Селезнева, бухгалтер, г. Харьков
Отвечает
Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент каф. прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Автозамена — один из немногих инструментов, который позволяет сократить объем набираемого текста при подготовке документов в программе Word. Идея работы автозамены такова. В программе Word есть специальный словарь. В этом словаре записаны полные варианты слов (или словосочетаний), а также их сокращения (аббревиатуры). При подготовке документа Word на лету сравнивает вводимые слова со словарем автозамен. Если слово совпадает с одной из аббревиатур, вместо него программа подставит в текст соответствующую расшифровку.
Словарь автозамен можно редактировать и пополнять без каких-либо ограничений. Эта возможность на самом деле очень важна. Она позволяет приспособить работу автозамен к специфике ваших документов. Пополняя словарь, вы постепенно будете заносить в него именно те сокращения, которые чаще всего встречаются в вашей работе и за счет которых вы сможете реально упростить себе жизнь. Разумеется, потерять такой словарь после переустановки MS Word было бы, мягко говоря, неразумно. А это означает, что словарь автозамен нужно периодически сохранять. Для этого в MS Office есть две возможности: программа для сохранения настроек и специальный шаблон. Мы рассмотрим второй вариант решения проблемы — сохранение словаря автозамен при помощи шаблона. И вот почему. В составе MS Office 2003 была специальная программа «
Мастер сохранения настроек Microsoft Office 2003». Эта программа сохраняла в специальном файле все индивидуальные изменения, сделанные в компонентах MS Office, с возможностью их последующего восстановления. В том числе эта программа сохраняла и словарь автозамен. К сожалению, в MS Office 2007 такой программы нет. А вот возможность воспользоваться шаблоном восстановления в новой версии пакета 2007 осталась. Так что сохранение настроек через шаблон — способ наиболее универсальный. И что немаловажно, доступен он во всех редакциях MS Office. Но прежде чем поработать с шаблоном, нам нужно выполнить некоторые действия.
Включаем макросы
Шаблон для сохранения параметров автозамены использует макросы на языке Visual Basic for Application (VBA). Возможность работы с макросами зависит от уровня безопасности, который установлен для программы Word. По умолчанию это высокий уровень безопасности, при котором работа с макросами ограничена. Поэтому делаем так:
1) вызываем Word, входим в меню «
Сервис → Макрос → Безопасность…». Откроется окно, как на рис. 1; 
2) в этом окне щелкаем на закладке «Уровень безопасности»;
3) ставим переключатель в положение «Низкая» или «Средняя»;
4) в окне настроек (рис. 1) нажимаем «ОК».
Вызываем шаблон
Теперь наша задача — загрузить в программу Word стандартный шаблон для выполнения резервного копирования настроек автозамены. Делаем так:
1) открываем программу Word, вызываем меню «
Файл → Открыть…». Появится окно Проводника для поиска нужного файла;2) в этом окне мы должны указать путь к стандартному шаблону с именем «
Support.dot». Обычно он находится в папке «Macros» внутри каталога с пакетом MS Office. На моем компьютере офисный пакет установлен на диске «C:». Расположение выбрано по умолчанию, в папку «Program Files». Каталог с программами MS Office 2003 у меня называется «Microsoft Office». В этом случае полный путь к файлу «Support.dot» выглядит так: «c:\Program Files\Microsoft Office\Office11\Macros». Переходим в эту папку в окне Проводника;3) документ для копирования настроек представляет собой шаблон программы MS Word. Чтобы увидеть его в оглавлении Проводника, щелкаем на поле «
Тип файлов:» и выбираем из предложенного списка вариант «Все файлы (*.*)» или «Шаблоны документов (*.dot)»;4) в списке документов Проводника выделяем файл «
Support.dot» и нажимаем «ОК». В программе Word появится документ, изображенный на рис. 2. 
Создаем резервную копию
Чтобы сохранить словарь автозамены с помощью открытого шаблона «
Support.dot», делаем так:1) щелкаем левой кнопкой мыши на элементе «
AutoCorrect BackUp». Откроется окно, как на рис. 3; 
2) в этом окне щелкаем на кнопке «Backup…». Появится окно Проводника программы Word, которое называется «Сохранение документа»;
3) в этом окне выбираем папку, а также имя файла для сохранения настроек. По умолчанию Word предлагает записать параметры в файл с именем «AutoCorrect Backup Document». Причем расположен этот файл будет в той же папке, что и шаблон «Support.dot»;
4) определив имя файла и папку, в окне «Сохранение документа» нажимаем «ОК». Параметры сохранены;
5) чтобы завершить работу с шаблоном, закрываем окно или нажимаем кнопку «Cancel» (рис. 3).
Восстанавливаем параметры автозамены
Чтобы восстановить словарь автозамен с помощью шаблона «
Support.dot», делаем так:1) открываем программу Word, загружаем в нее шаблон «
Support.dot»;2) щелкаем на кнопке «
AutoCorrect BackUp», затем на «Restore…». Word выдаст окно с предупреждением о том, что вы будете изменять текущие параметры системы (загружать их из резервного файла) (рис. 4); 
3) нажимаем «Да». Откроется окно Проводника программы Word;
4) в нем выбираем путь к файлу с сохраненными параметрами (по умолчанию это «AutoCorrect Backup Document») и нажимаем «OK». По завершении работы на экране появится сообщение об успешном выполнении операции (рис. 5);
5) в этом окне нажимаем «ОК». Параметры автозамен будут восстановлены, а на экране появится окно, как на рис. 3;
6) чтобы завершить работу с шаблоном, закрываем это окно или нажимаем кнопку «Cancel» (рис. 3).
Если шаблона нет на диске
Это означает, что при инсталляции MS Office не были установлены стандартные шаблоны или что файл «
Support.dot» случайно удалили с жесткого диска. В любом из этих случаев файл придется восстановить. Делаем так:1) вызываем меню «
Пуск → Настройка → Панель управления» (в системе Windows 7 это будет меню «Пуск → Панель управления»). Откроется окно «Панель управления» со списком настроек системы Windows (рис. 6); 
2) в этом окне находим строку «Установка и удаление программ» (в Windows 7 эта строка называется «Программы и компоненты») и дважды щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Откроется специальное окно с перечнем всех программ, которые установлены на вашем компьютере (рис. 6);
3) среди них находим пакет MS Office 2003. В зависимости от его версии, этот компонент может называться по-разному. Например, на моем компьютере записана профессиональна редакция программы и называется она «Microsoft Office — профессиональный выпуск версии 2003»;
4) щелчком мыши выделяем эту строку;
5) щелкаем на кнопке «Изменить». В системе Windows XP эта кнопка расположена в правой части строки с названием программы (рис. 6). В системе Windows 7 кнопка «Изменить» расположена в верхней части окна «Установка и удаление программ». Откроется окно с параметрами установки пакета MS Office (рис. 7);
6) переключатель режима работы ставим в положение «Добавить или удалить компоненты» (рис. 7);
7) нажимаем кнопку «Далее». Появится окно второго шага установки MS Office (рис. 8). В нем перечислены все офисные приложения, которые записаны на вашем компьютере в настоящий момент. Здесь мы ничего не меняем, но обязательно включаем флажок «Расширенная настройка приложений»;
8) нажимаем кнопку «Далее». Откроется окно с перечнем всех компонентов пакета MS Office 2003 (рис. 9);
9) щелчком на значке «+» раскрываем содержимое компонента «Microsoft Office Word»;
10) затем раскрываем группу «Мастера и шаблоны»;
11) щелкаем левой кнопкой на значке выпадающего списка возле строки «Дополнительные шаблоны и макросы»;
12) из предложенного меню выбираем вариант «Запускать с моего компьютера» или «Запускать все с моего компьютера» (рис. 9);
13) в окне установок нажимаем «Обновить». Шаблон «Support.dot» будет переписан на ваш компьютер.
Важно! При обновлении пакета может потребовать инсталляционный диск с программой MS Office.
Повторять процедуру установки вовсе необязательно для каждого компьютера, где вы будете работать. Достаточно переписать шаблон «
Support.dot» на флешку (или другой носитель), чтобы всегда иметь его под рукой. Кстати, при помощи этого шаблона вы сможете переносить и восстанавливать настройки автосохранения не только для программы Word 2003, но и передавать их в программу Word 2007. Макросы из шаблона «Support.dot» текстовой процессор Word 2007 обрабатывает без каких-либо проблем.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
