Як зберегти словник автозамін
Шановна редакціє «Б & К»! Працюючи з документами у програмі Word, я постійно користуюся функцією автозаміни. Це дуже зручна можливість, особливо при роботі з бухгалтерськими документами, де є чимало усталених термінів та словосполучень. Але кожного разу після переустановлення Word (або при перенесенні документа на інший комп’ютер) усі настройки параметрів автозаміни доводиться відновлювати вручну. Жодної можливості зберегти словник автозамін у меню програми Word я не знайшла. Підкажіть, як можна вирішити цю проблему? Наперед завдячую.
Валентина Селезньова, бухгалтер, м. Харків
Відповідає
Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Автозаміна — один із небагатьох інструментів, який дозволяє скоротити обсяг тексту, що набирається, під час підготовки документів у програмі Word. Ідея роботи автозаміни така. У програмі Word є спеціальний словник. У цьому словнику записані повні варіанти слів (або словосполучень), а також їх скорочення (абревіатури). При підготовці документа Word «на льоту» порівнює слова, що вводяться, із словником автозамін. Якщо слово збігається з однією з абревіатур, замість нього програма підставить у текст відповідну розшифровку.
Словник автозамін можна редагувати та поповнювати без будь-яких обмежень. Ця можливість, насправді, дуже важлива. Вона дозволяє пристосувати роботу автозамін до специфіки ваших документів. Поповнюючи словник, ви поступово заноситимете до нього саме ті скорочення, які найчастіше зустрічаються у вашій роботі. Цим ви зможете реально спростити собі життя. Зрозуміло, що втратити такий словник після переустановлення MS Word було б принаймні нерозумно. А це означає, що словник автозамін потрібно періодично зберігати. Для цього в MS Office є дві можливості — програма для збереження настройок та спеціальний шаблон. Ми розглянемо другий варіант вирішення проблеми — збереження словника автозамін за допомогою шаблона. І от чому. У складі MS Office 2003 була спеціальна програма «
Мастер сохранения настроек Microsoft Office 2003». Вона зберігала у спеціальному файлі всі індивідуальні зміни, зроблені в компонентах MS Office, з можливістю їх подальшого відновлення. Ця програма зберігала в тому числі й словник автозамін. На жаль, в MS Office 2007 такої програми немає. А от можливість скористатися шаблоном відновлення в новій версії пакета 2007 залишилася. Отже, збереження настройок через шаблон — спосіб найбільш універсальний. І, що важливо, доступний він у всіх редакціях MS Office. Та перш ніж попрацювати з шаблоном, нам потрібно виконати деякі дії.
Уключаємо макроси
Шаблон для збереження параметрів автозаміни використовує макроси мовою Visual Basic for Application (VBA). Можливість роботи з макросами залежить від рівня безпеки, який установлено для програми Word. За умовчанням — це високий рівень безпеки, за якого робота з макросами обмежена. Тому робимо так:
1) викликаємо Word, входимо в меню «
Сервис → Макрос → Безопасность…». Відкриється вікно, як наведено на рис. 1; 
2) у цьому вікні клацаємо по закладці «Уровень безопасности»;
3) ставимо перемикач у положення «Низкая» або «Средняя»;
4) у вікні настройок (рис. 1) натискуємо «ОК».
Викликаємо шаблон
Тепер наше завдання — завантажити у програму Word стандартний шаблон для виконання резервного копіювання настройок автозаміни. Робимо так:
1) відкриваємо програму Word, викликаємо меню «
Файл → Открыть…». З’явиться вікно Провідника для пошуку потрібного файлу;2) у цьому вікні ми повинні вказати шлях до стандартного шаблона з ім’ям «
Support.dot». Зазвичай він знаходиться в папці «Macros» усередині каталогу з пакетом MS Office. На моєму комп’ютері офісний пакет установлено на диску «C:». Розташування вибране за умовчанням — до папки «Program Files». Каталог з програмами MS Office 2003 в мене називається «Microsoft Office». У цьому випадку повний шлях до файлу «Support.dot» виглядає так: «c:\Program Files\Microsoft Office\Office11\Macros». Переходимо до цієї папки у вікні Провідника;3) документ для копіювання настройок є шаблоном програми MS Word. Щоб побачити його у змісті Провідника, клацаємо по полю «
Тип файлов:» та вибираємо із запропонованого списку варіант «Все файлы (*.*)» або «Шаблоны документов (*.dot)»;4) у списку документів Провідника виділяємо файл «
Support.dot» та натискуємо «ОК». У програмі Word з’явиться документ, зображений на рис. 2. 
Створюємо резервну копію
Щоб зберегти словник автозаміни за допомогою відкритого шаблона «
Support.dot», робимо так:1) клацаємо лівою кнопкою миші по елементу «
AutoCorrect BackUp». Відкриється вікно, як наведено на рис. 3; 
2) у цьому вікні клацаємо по кнопці «Backup…». З’явиться вікно Провідника програми Word, яке називається «Сохранение документа»;
3) у цьому вікні вибираємо папку, а також ім’я файлу для збереження настройок. За умовчанням Word пропонує записати параметри у файл з ім’ям «AutoCorrect Backup Document». Причому розташований цей файл буде в тій самій папці, що і шаблон «Support.dot»;
4) визначивши ім’я файлу та папку, у вікні «Збереження документа» натискуємо «ОК». Параметри збережено;
5) щоб завершити роботу з шаблоном, закриваємо вікно або натискуємо кнопку «Cancel» (рис. 3).
Відновлюємо параметри автозаміни
Щоб відновити словник автозамін за допомогою шаблона «
Support.dot», робимо так:1) відкриваємо програму Word, завантажуємо до неї шаблон «
Support.dot»;2) клацаємо по кнопці «
AutoCorrect BackUp», потім — по «Restore…». Word видасть вікно з попередженням про те, що ви змінюватимете поточні параметри системи (завантажуватимете їх із резервного файлу) (рис. 4); 
3) натискуємо «Да». Відкриється вікно Провідника програми Word;
4) у ньому вибираємо шлях до файлу зі збереженими параметрами (за умовчанням — це «AutoCorrect Backup Document») та натискуємо «OK». Після закінчення роботи на екрані з’явиться повідомлення про успішне виконання операції (рис. 5);
5) у цьому вікні натискуємо «ОК». Параметри автозамін буде відновлено, а на екрані з’явиться вікно, як наведено на рис. 3;
6) щоб завершити роботу з шаблоном, закриваємо це вікно або натискуємо кнопку «Cancel» (рис. 3).
Якщо шаблона немає на диску
Це означає, що при інсталяції MS Office не було встановлено стандартні шаблони або що файл «
Support.dot» випадково видалили з жорсткого диска. У будь-якому з цих випадків файл доведеться відновити. Робимо так:1) викликаємо меню «
Пуск → Настройка → Панель управления» (у системі Windows 7 це буде меню «Пуск → Панель управления»). Відкриється вікно «Панель управления» зі списком настройок системи Windows (рис. 6);2) у цьому вікні знаходимо рядок «
Установка и удаление программ» (у Windows 7 цей рядок називається «Программы и компоненты») та двічі клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. Відкриється спеціальне вікно з переліком усіх програм, які встановлено на вашому комп’ютері (рис. 6); 
3) серед них знаходимо пакет MS Office 2003. Залежно від його версії цей компонент може називатися по-різному. Наприклад, на моєму комп’ютері записана професійна редакція програми і називається вона «Microsoft Office — профессиональный выпуск версии 2003»;
4) клацанням миші виділяємо цей рядок;
5) клацаємо по кнопці «Изменить». У системі Windows XP ця кнопка розташована у правій частині рядка з назвою програми (рис. 6). У системі Windows 7 кнопка «Изменить» розташована у верхній частині вікна «Установка и удаление программ». Відкриється вікно з параметрами встановлення пакета MS Office (рис. 7);
6) перемикач режиму роботи ставимо в положення «Добавить или удалить компоненты» (рис. 7);
7) натискуємо кнопку «Далее». З’явиться вікно другого кроку встановлення MS Office (рис. 8). У ньому перелічено всі офісні додатки, які наразі записано на вашому комп’ютері. Тут ми нічого не змінюємо, але обов’язково включаємо прапорець «Расширенная настройка приложений»;
8) натискуємо кнопку «Далее». Відкриється вікно з переліком усіх компонент пакета MS Office 2003 (рис. 9);
9) клацанням по значку «+» розкриваємо вміст компоненти «Microsoft Office Word»;
10) потім розкриваємо групу «Мастера и шаблоны»;
11) клацаємо лівою кнопкою по значку випадного списку біля рядка «Дополнительные шаблоны и макросы»;
12) із запропонованого меню вибираємо варіант «Запускать с моего компьютера» або «Запускать все с моего компьютера» (рис. 9);
13) у вікні установок натискуємо «Обновить». Шаблон «Support.dot» буде переписано на ваш комп’ютер.
Важливо! Під час оновлення пакета може знадобитися інсталяційний диск із програмою MS Office.
Повторювати процедуру встановлення зовсім необов’язково для кожного комп’ютера, де ви працюватимете. Достатньо переписати шаблон «
Support.dot» на флешку (чи інший носій), щоб завжди мати його напохваті. До речі, за допомогою цього шаблона ви зможете переносити та відновлювати настройки автозбереження не лише для програми Word 2003, а й передавати їх до програми Word 2007. Макроси з шаблона «Support.dot» текстовий процесор Word 2007 обробляє без будь-яких проблем.
Успішної роботи! Чекаю на ваші запитання, зауваження та пропозиції на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
