MS Excel: выравнивание автофигур
Уважаемые сотрудники «Б & К»! При создании сложных бухгалтерских бланков я периодически использую графические возможностями MS Office. Во многих случаях это действительно помогает. Например, в программе Excel создать документ со сложным форматированием без графики практически невозможно. В связи с этим у меня вопрос: как в программе Excel быстро выровнять несколько графических объектов друг относительно друга? Если можно, покажите это на каком-либо примере. Спасибо.
В. Ершов, бухгалтер, г. Днепропетровск
Отвечает
Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Вопросам работы с графикой в пакете MS Office мы не раз уделяли внимание на страницах нашего издания (см. «Б & К», 2007, № 1 (10)). Сегодня речь пойдет о другом. Нас будут интересовать не создание графических элементов, а приемы работы с ними. Ведь на практике один графический элемент используют редко. Зачастую приходится задействовать целую группу объектов. Причем эти объекты нужно выравнивать друг относительно друга, равномерно распределять на определенном участке документа и т. п. Именно эти действия и являются наиболее трудоемкими, занимают больше всего времени при работе с графикой в
MS Excel. Какие инструменты способны помочь в решении этой задачи, мы и рассмотрим в этой статье.В качестве примера воспользуемся бланком налоговой накладной, его фрагмент показан на рис. 1. При разработке этого бланка я использовал по крайней мере 24 графических элемента. С их помощью нарисованы поля для индивидуального налогового номера продавца и покупателя. Такой способ я выбрал не случайно. Основная сложность создания налоговой накладной в программе Excel состоит в том, что для шапки и основной (табличной) части документа нужно задействовать разное количество колонок. Для основной таблицы достаточно 12 столбцов. Для шапки документа этого явно недостаточно — только для цифр ИНН понадобится минимум 24 колонки! Самый простой выход из такой ситуации — воспользоваться инструментами рисования. То есть вначале создать основную таблицу, отформатировать ее под ширину печати, а затем все нестандартные элементы в шапке документа оформить в виде рисунков.
Итак, наша задача — нарисовать на бланке налоговой накладной поля для индивидуального налогового номера продавца и покупателя.
Как это делается. Вначале создадим один графический объект (квадрат), куда сразу же запишем число. Затем отформатируем этот объект, назначим тип, толщину линий, размер шрифта, определим выравнивание текста и т. п. Законченный графический элемент скопируем 12 раз и с помощью инструментов выравнивания, распределения и группировки получим готовую надпись для индивидуального налогового номера. Вот вкратце основной алгоритм нашей работы. Переходим к деталям.
Создаем графический объект
Первым делом включаем панель рисования и создаем графический элемент. Делаем так:
1. Вызываем меню «
Вид → Панели инструментов → Рисование». Откроется панель, изображенная на рис. 2. 
2. Щелкаем на иконке рисования прямоугольника (рис. 2).
3. Ставим мышь в область рабочего листа. Удерживая левую кнопку, обводим фрагмент по размерам предполагаемой фигуры.
4. Отпускаем кнопку мыши. Прямоугольник в первом приближении создан.
5. Щелкаем правой кнопкой мыши на созданном объекте, из контекстного меню выбираем «Добавить текст». Курсор переместится внутрь графического элемента.
6. Вводим первую цифру индивидуального налогового номера. Через панель «Форматирование» выбираем размер и тип шрифта.
7. Щелкаем мышью в любом месте рабочего листа — завершаем ввод текста в автофигуру. Теперь укажем параметры графического элемента.
8. Щелкаем правой кнопкой мыши на границе прямоугольника.
9. Из контекстного меню выбираем «Формат автофигуры». Появится окно, как на рис. 3.
10. На закладке «Цвета и линии» параметр «толщина:» установим в положение «1,75 пт».
11. На закладке «Размер» вводим точные значения высоты и ширины автофигуры. Я указал высоту 6 мм, ширину тоже 6 мм.
Совет Чтобы точно определить размер графического объекта, пользуйтесь окном «Формат автофигуры». На закладке «Размер» вы сможете определить ширину и высоту объекта практически с неограниченной точностью.
12. Переходим на закладку «Выравнивание». Она отвечает за расположение текста внутри автофигуры.
13. Вводим параметры горизонтального и вертикального выравнивания «по центру», как показано на рис. 4.
Важно! Закладка «
Выравнивание» доступна только в том случае, если автофигура содержит текст.14. Щелкаем на кнопке «
ОК». Первый графический элемент создан. А дальше есть несколько вариантов наших действий.
Копирование и выравнивание изображений
Теперь наша задача — из одного объекта сделать надпись (поле для ИНН). Рассмотрим первый способ решения задачи. Он заключается в том, чтобы последовательно создавать копии графического объекта, выравнивать их, группировать и последовательно формировать результат. Делаем так:
1. Щелчком левой кнопки мыши выделяем созданный прямоугольник.
2. Копируем его в буфер обмена (комбинация «
Ctrl+C») и тут же вставляем из буфера (комбинация «Ctrl+V»). Мы получили два прямоугольника. Оба они видны на листе и расположены с небольшим смещением относительно друг друга.3. Удерживая клавишу «
Shift», щелкаем левой кнопкой последовательно на обеих автофигурах (выделяем их).4. На панели «
Рисование» щелкаем на кнопке «Действия». Появится меню, изображенное на рис. 5. 
5. В этом меню выбираем пункт «Выровнять/распределить», затем — «Выровнять по верхнему краю». Оба прямоугольника будут выровнены по вертикали. Выравнивать автофигуры по горизонтали придется вручную.
6. Для этого на панели «Стандартная» увеличиваем масштаб документа (так удобнее контролировать перемещение графических элементов).
7. Щелчком мыши выделяем один прямоугольник и перемещаем его, используя навигационные клавиши «←», «→».
Совет Работая с графикой, увеличивайте масштаб отображения документа. Это упростит позиционирование объектов. Для точного позиционирования объекта используйте навигационные клавиши «←
», «→».8. Удерживая клавишу «Shift», выделяем оба графических элемента.
9. Ставим указатель мыши на область или границу выделенных объектов.
10. Когда курсор примет крестообразную форму, щелкаем правой кнопкой мыши, из контекстного меню выбираем «Группировка → Группировать». У нас получилась автофигура из двух сгруппированных прямоугольников. Теперь операции перемещения, удаления, копирования, изменения размеров действуют на все объекты одной группы.
11. Щелчком мыши выделяем сгруппированный объект и повторяем с ним все описанные действия: копируем в буфер, вставляем из буфера, выравниваем и группируем. В результате получим автофигуру из четырех прямоугольников. Еще два шага — и первый элемент для поля ИНН готов.
12. Заносим в него цифры и располагаем на нужном месте в тексте документа. Второй графический элемент для ввода ИНН просто копируем через буфер обмена.
Совет
Чтобы привязать автофигуру к границам ячеек, при ее рисовании или перемещении удерживайте нажатой клавишу «Alt».
Выравнивание и распределение изображений
Посмотрим другой вариант решения задачи. В этом случае мы сразу создадим все 12 графических элементов, а затем выстроим их в нужном порядке, используя инструменты выравнивания и распределения. На мой взгляд, этот способ быстрее и удобнее предыдущего. Делаем так:
1. Через панель инструментов «
Рисование» создаем прямоугольник.2. Используя контекстное меню (или через основное меню системы) заносим в автофигуру текст. Назначаем созданному прямоугольнику точные размеры, параметры выравнивания, толщину линий и т. п. — пока все без изменений.
3. Щелчком мыши выделяем прямоугольник.
4. Копируем его в буфер обмена (комбинация «
Ctrl+C»).5. Вставляем содержимое из буфера обмена 12 раз (комбинация «
Ctrl+V»). Мы получили все двенадцать объектов для создания одного поля с ИНН.Теперь нам понадобится «измерительная линейка», чтобы равномерно выстроить вдоль нее наши объекты. В программе
Word такой линейки нет. Но мы ее создадим! Для этой цели задействуем так называемый рабочий объект. Делаем так:1. Рисуем прямоугольник шириной 7,2 см. Наша надпись для ИНН должна состоять из 12 объектов, каждый из них имеет ширину 0,6 см (0,6 х 12 = 7,2).
2. Располагаем рабочий прямоугольник рядом с основными объектами (ниже или выше основной группы элементов). Например, как показано на рис. 6.
Важно! Крайний левый прямоугольник в группе основных объектов должен находиться правее левой границы рабочего прямоугольника. Крайний правый объект основной группы должен быть левее правой границы рабочего прямоугольника (рис. 6).
3. Удерживая клавишу «Shift», выделяем крайний левый прямоугольник в основной группе и на рабочий объект.
4. На панели «Рисование» щелкаем на кнопке «Действия → Выровнять/распределить → Выровнять по левому краю». Основной прямоугольник выровняется по левой границе рабочего объекта.
5. Удерживая клавишу «Shift», выделяем крайний правый прямоугольник в основной группе и рабочий объект.
6. На панели «Рисование» выберите «Действия → Выровнять/распределить → Выровнять по правому краю». Основной прямоугольник будет выровнен по правой границе рабочего объекта. Результат нашей работы показан на рис. 7.
7. Щелкаем на инструменте «Выбор объектов» (рис. 2).
8. Удерживая левую кнопку мыши, обводим в блок все объекты основной группы (рис. 8).
9. Щелкаем на кнопке «Действия → Выровнять/распределить → Выровнять по верхнему краю». Все объекты основной группы выстроятся, как на рис. 9. Пока они еще не выровнялись по горизонтали.
10. Не снимая выделения, вызываем «Действия → Выровнять/распределить → Распределить по горизонтали». Группа основных объектов примет вид, как на рис. 10.
11. Выделяем созданный объект и группируем его. Все готово. Остается скопировать полученный объект в буфер обмена и продублировать его на рабочем листе.
Так что создавать сложные графические элементы в MS Excel не составляет труда, да и времени такая работа занимает немного. Главное, знать основные принципы работы с графическими объектами, для точного перемещения использовать масштабирование документа и активно задействовать инструменты выравнивания и распределения изображений.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua или на nictomkar@rambler.ru.
