MS Excel: вирівнювання автофігур
Шановні працівники «Б & К»! При створенні складних бухгалтерських бланків я періодично користуюся графічними можливостями MS Office. У багатьох випадках це дійсно допомагає. Наприклад, створити у програмі Excel документ зі складним форматуванням без графіки практично неможливо. У зв’язку з цим у мене запитання: як у програмі Excel швидко вирівняти кілька графічних об’єктів один відносно одного? Якщо можна, покажіть це на якомусь прикладі. Дякую.
Валерій Єршов, бухгалтер, м. Дніпропетровськ
Відповідає
Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Питанням роботи з графікою в пакеті MS Office ми не раз приділяли увагу на сторінках нашого видання (див., наприклад, «Б & К», 2007, № 1 (10). Сьогодні йтиметься про інше. Нас цікавитиме не створення графічних елементів, а прийоми роботи з ними. Адже на практиці один графічний елемент використовують рідко. Часто доводиться задіювати групу об’єктів, причому ці об’єкти потрібно вирівнювати один відносно одного, рівномірно розподіляти на певній ділянці документа тощо. Саме ці дії й є найбільш трудомісткими, забирають найбільше часу при роботі з графікою в MS Excel. Які інструменти здатні допомогти у вирішенні цього завдання, ми розглянемо в цій статті.
Для прикладу скористаємося бланком податкової накладної, фрагмент якого показано на рис. 1. При розробленні цього бланка я використовував принаймні 24 графічні елементи. За їх допомогою зображено поля для індивідуального податкового номера продавця та покупця. Такий спосіб я вибрав не випадково. Основна складність створення податкової накладної в програмі Excel полягає в тому, що для шапки та основної (табличної) частини документа потрібно задіювати різну кількість колонок. Для основної таблиці достатньо 12 стовпців. Для шапки документа цього явно замало — тільки для цифр ІПН знадобиться мінімум 24 колонки! Найпростіший вихід із такої ситуації — скористатися інструментами малювання, тобто спочатку створити основну таблицю, відформатувати її під ширину друку, а потім оформити всі «нестандартні» елементи в шапці документа у вигляді рисунків.
Отже, наше завдання — намалювати на бланку податкової накладної поля для індивідуального податкового номера продавця та покупця.
Як ми це робитимемо. Спочатку ми створимо один графічний об’єкт (квадрат), куди відразу ж запишемо число. Потім відформатуємо цей об’єкт, визначимо тип, товщину ліній, розмір шрифту, позначимо вирівнювання тексту тощо. Закінчений графічний елементи ми скопіюємо 12 разів та за допомогою інструментів вирівнювання, розподілу та групування отримаємо готовий напис для індивідуального податкового номера. Ось стисло основний алгоритм нашої роботи. Переходимо до деталей.
Створюємо графічний об’єкт
Насамперед уключаємо панель малювання та створюємо графічний елемент. Виконуємо такі дії:
1) викликаємо меню «
Вид → Панели инструментов → Рисование». Відкриється панель, зображена на рис. 2; 
2) клацаємо по іконці малювання прямокутника (рис. 2);
3) ставимо мишу на область робочого листа. Утримуючи ліву кнопку натисненою, обводимо фрагмент за розмірами передбачуваної фігури;
4) відпускаємо кнопку миші. Прямокутник у першому наближенні створено;
5) клацаємо правою кнопкою миші по створеному об’єкту, з контекстного меню вибираємо «Добавить текст». Курсор переміститься «всередину» графічного елемента;
6) уводимо першу цифру індивідуального податкового номера. Через панель «Форматирование» вибираємо розмір і тип шрифту;
7) клацаємо мишею в будь-якому місці робочого листа — завершуємо введення тексту до автофігури. Тепер укажемо параметри графічного елемента;
8) клацаємо правою кнопкою миші по границі прямокутника;
9) із контекстного меню вибираємо «Формат автофигуры». З’явиться вікно, як показано на рис. 3;
10) на закладці «Цвета и линии» параметр «толщина:» установимо в положення «1,75 пт»;
11) на закладці «Размер» уводимо точні значення висоти й ширини автофігури. Я вказав висоту 6 мм, ширину — теж 6 мм;
Порада Щоб точно визначити розмір графічного об’єкта, користуйтеся вікном «
Формат автофигуры». На закладці «Размер» ви зможете визначити ширину й висоту об’єкта практично з необмеженою точністю.12) переходимо на закладку «
Выравнивание». Вона відповідає за розташування тексту всередині автофігури;13) уводимо параметри горизонтального та вертикального вирівнювання «
по центру», як показано на рис. 4; 
Важливо! Закладка «Выравнивание» доступна лише в тому випадку, якщо автофігура містить текст.
14) клацаємо по кнопці «
ОК». Перший графічний елемент створено. А далі існує кілька варіантів наших дій.
Копіювання та вирівнювання зображень
Тепер наше завдання — з одного об’єкта зробити напис (поле для ІПН). Розглянемо перший спосіб вирішення завдання. Він полягає в тому, щоб послідовно створювати копії графічного об’єкта, вирівнювати їх, групувати і послідовно формувати результат. Виконуємо такі дії:
1) клацанням лівої кнопки миші виділяємо створений прямокутник;
2) копіюємо його до буфера обміну (комбінація «
Ctrl+C») і відразу вставляємо з буфера (комбінація «Ctrl+V»). Ми отримали два прямокутники. Обидва вони видні на листі та розташовані з невеликим зсувом один відносно одного;3) утримуючи натисненою клавішу «
Shift», клацаємо лівою кнопкою послідовно по обох автофігурах (виділяємо їх);4) на панелі «
Рисование» клацаємо по кнопці «Действия». З’явиться меню, зображене на рис. 5; 
5) у цьому меню вибираємо пункт «Выровнять/распределить», потім — «Выровнять по верхнему краю». Обидва прямокутники буде вирівняно по вертикалі. Вирівнювати автофігури по горизонталі доведеться вручну;
6) для цього на панелі «Стандартная» збільшуємо масштаб документа (так зручніше контролювати переміщення графічних елементів);
7) клацанням миші виділяємо один прямокутник та переміщуємо його, використовуючи навігаційні клавіші «←»,«→»;
Порада Працюючи з графікою, збільшуйте масштаб зображення документа. Це спростить позиціонування об’єктів. Для точного позиціонування об’єкта використовуйте навігаційні клавіші
«←»,«→».8) утримуючи натисненою клавішу «
Shift», виділяємо обидва графічні елементи;9) ставимо покажчик миші на область або границю виділених об’єктів;
10) коли курсор набуде хрестоподібної форми, клацаємо правою кнопкою миші, вибираємо з контекстного меню «
Группировка → Группировать». У нас вийшла автофігура з двох згрупованих прямокутників. Тепер операції переміщення, видалення, копіювання, зміни розмірів діють на всі об’єкти однієї групи;11) клацанням миші виділяємо згрупований об’єкт і повторюємо з ним усі описані дії: копіюємо до буфера, вставляємо з буфера, вирівнюємо та групуємо. У результаті отримаємо автофігуру з чотирьох прямокутників. Ще два кроки — і перший елемент для поля ІПН готовий;
12) заносимо до нього цифри та розташовуємо на потрібному місці в тексті документа. Другий графічний елемент для введення ІПН просто копіюємо через буфер обміну.
Порада Щоб прив’язати автофігуру до границь комірок, при її малюванні або переміщенні утримуйте натисненою клавішу «Alt».
Вирівнювання та розподіл зображень
Розглянемо інший варіант вирішення завдання. У цьому випадку ми відразу створимо всі 12 графічних елементів, а потім збудуємо їх у потрібному порядку, використовуючи інструменти вирівнювання і розподілу. На мій погляд, цей спосіб швидше і зручніше попереднього. Виконуємо такі дії:
1) через панель інструментів «
Рисование» створюємо прямокутник;2) використовуючи контекстне меню (або через основне меню системи) заносимо до автофігури текст. Призначаємо створеному прямокутнику точні розміри, параметри вирівнювання, товщину ліній тощо: поки що все без змін;
3) клацанням миші виділяємо прямокутник;
4) копіюємо його до буфера обміну (комбінація «
Ctrl+C»);5) вставляємо вміст із буфера обміну 12 разів (комбінація «
Ctrl+V»). Ми отримали всі 12 об’єктів для створення одного поля з ІПН.Тепер нам знадобиться «вимірювальна лінійка», щоб рівномірно збудувати вздовж неї наші об’єкти. У програмі Word такої лінійки немає. Але ми її створимо! Для цієї мети ми задіємо так званий робочий об’єкт. Виконуємо такі дії:
1) малюємо прямокутник завширшки 7,2 см. Наш напис для ІПН має складатися з 12 об’єктів, кожен з них має ширину 0,6 см (0,6 х 12 = 7,2);
2) розташовуємо робочий прямокутник поряд з основними об’єктами (нижче або вище основної групи елементів). Наприклад, як показано на рис. 6;
Важливо! Крайній лівий прямокутник у групі основних об’єктів має розташовуватися правіше лівої границі робочого прямокутника. Крайній правий об’єкт основної групи має бути лівіше правої границі робочого прямокутника (рис. 6).
3) утримуючи натисненою клавішу «
Shift», виділяємо найлівіший прямокутник в основній групі та переносимо на робочий об’єкт;4) на панелі «
Рисование» натиснемо кнопку «Действия → Выровнять/распределить → Выровнять по левому краю». Основний прямокутник вирівняється по лівій границі робочого об’єкта;5) утримуючи натисненою клавішу «
Shift», виділяємо крайній правий прямокутник в основній групі та робочий об’єкт;6) на панелі «
Рисование» вибираємо «Действия → Выровнять/распределить → Выровнять по правому краю». Основний прямокутник буде вирівняно по правій границі робочого об’єкта. Результат нашої роботи показано на рис. 7; 
7) клацаємо по інструменту «Выбор объектов» (рис. 2);
8) утримуючи натисненою ліву кнопку миші, обводимо у блок усі об’єкти основної групи (рис. 8);
9) клацаємо по кнопці «Действия → Выровнять/распределить → Выровнять по верхнему краю». Усі об’єкти основної групи вишикуються, як показано на рис. 9. Поки вони ще не вирівнялися по горизонталі;
10) не знімаючи виділення, викликаємо «Действия → Выровнять/распределить → Распределить по горизонтали». Група основних об’єктів набере вигляду, як показано на рис. 10;
11) виділяємо створений об’єкт і групуємо його. Усе готово. Залишається скопіювати отриманий об’єкт до буфера обміну і продублювати його на робочому листі.
Отже, створення складних графічних елементів у MS Excel не викликає труднощів і часу така робота забирає небагато. Головне — знати основні принципи роботи з графічними об’єктами, для точного переміщення використовувати масштабування документа і активно задіювати інструменти вирівнювання та розподілу зображень.
Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на
bk@id.factor.ua або на nictomkar@rambler.ru.
