Как сохранить формат таблицы

Как сохранить формат таблицы

Уважаемые сотрудники «Б & К»! У меня такой вопрос по работе с программой

В. Величко, бухгалтер, г. Харьков

Отвечает

Судя по почте с похожей проблемой сталкиваются многие наши читатели. И это неудивительно: формирование нескольких идентичных по форме документов на разных листах рабочей книги — очень распространенная задача в практике бухгалтерских расчетов. И здесь очень важно не потерять форматирование исходного отчета, чтобы не тратить время на выполнение одной и той же работы несколько раз. В этой статье мы посмотрим, какие способы решения этой задачи можно задействовать в программе MS Excel. Замечу, что все используемые приемы работают как в Excel 2003, так и в более поздних версиях этой программы. В качестве примера воспользуемся фрагментом документа для расчета коммунального налога, который изображен на рис. 1. Он расположен на листе с именем «

При решении такой задачи все зависит от того, как организован рабочий лист с исходным документом. Если на листе нет ничего, кроме самого документа, то задачу решить очень просто.

Способ 1. Копирование содержимого листа целиком

Делаем так:

1. Открываем документ, на листе «КомНал (1кв.)» нажимаем «Ctrl+A» (выделить все). Вместо комбинации горячих клавиш можно щелкнуть кнопкой мыши в левом верхнем углу рабочего листа.

2. Нажимаем «Ctrl+C» (копируем данные в буфер обмена).

3. Переходим на другой рабочий лист.

4. Нажимаем «Ctrl+V» (вставить из буфера). Все форматы, высота строк и ширина колонок на новом рабочем листе будут в точности соответствовать параметрам оригинала.

Недостаток этого способа: вместе с документом будут скопированы и другие данные рабочего листа. Это могут быть промежуточные расчеты, заметки и т. п. Если все это не нужно в новом документе, такие сведения придется удалять вручную.

Способ 2. Копируем сам рабочий лист

Иногда копию документа удобнее получить, продублировав рабочий лист. Делаем так:

1. Открываем документ, щелкаем правой кнопкой на ярлычке листа «КомНал(1кв.)».

2. Из контекстного меню (рис. 2) выбираем «Переместить/скопировать…» (можно обратиться к меню «Правка → Переместить/скопировать лист…»). Появится окно, как на рис. 3.

3. В этом окне включаем флажок «Создавать копию» (обязательно!).

4. Выбираем местоположение нового листа (его нужно указать в списке «перед листом:»). Я остановился на варианте «(переместить в конец)».

5. В окне «Переместить или скопировать» нажимаем «ОК».

В рабочей книге появится новый лист. Его название будет такое же, как у листа-оригинала, но с другим порядковым номером. В нашем случае мы скопировали лист «КомНал(1кв.)», поэтому в книге появится лист «КомНал(1кв.) (2)». Разумеется, это имя можно изменить. Все данные и форматы на новом листе будут в точности соответствовать оригиналу.

Недостаток этого способа тот же: вместе с основными данными будут скопированы все промежуточные расчеты (если таковые есть). В случае когда по каким-то причинам нужно скопировать только часть информации текущего листа, предлагаю взять на заметку такой способ.

Способ 3. Копирование со специальной вставкой

Чтобы воспользоваться этим приемом, делаем так:

1. Открываем файл. В нашем случае — это документ, изображенный на рис. 1.

2. Выделяем фрагмент для копирования на другой лист (на рис. 1 это блок «A1:P7»).

3. Копируем его в буфер обмена («Ctrl+C»).

4. Переходим на новый лист, нажимаем «Ctrl+V» (вставляем данные из буфера). На рабочем листе появится копия исходного документа, но параметры форматирования Excel скопирует не все. В частности, после вставки содержимого из буфера размеры строк и колонок на листе останутся по умолчанию. И сейчас мы это исправим.

5. Не снимая выделения, вызываем меню «Правка → Специальная вставка…». Откроется окно, как на рис. 3.

6. В этом окне переключатель «Вставить» ставим в положение «ширины столбцов» (рис. 4).

7. В окне «Специальная вставка» нажимаем «ОК». Ширина колонок в новом документе станет такой же, как в оригинале. К сожалению, для копирования высоты строк такой прием не подходит: в окне специальной вставки не предусмотрен соответствующий параметр. Здесь можно посоветовать воспользоваться инструментом копирования формата по образцу.

8. Возвращаемся на лист «КомНал(1кв.)».

9. Выделяем строки с исходным документом (на рис. 1 это строки 1 — 7).

10. Щелкаем на иконке «Формат по образцу» (панель «Форматирование», рис. 5).

11. Переходим на лист КомНал(1кв.) (2).

12. Удерживая левую кнопку мыши, обводим строки 1 — 7 в новом документе. Задача решена. Документ отформатирован точно в соответствии с оригиналом.

Мы рассмотрели основные приемы, как сохранить параметры форматирования при копировании документов. А какими из этих приемов воспользоваться — зависит от ситуации. Главное, трезво оценить задачу, выбрать способ ее решения. А Excel всегда предложит для этого подходящий инструмент.

Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на