Як зберегти формат таблиці

Як зберегти формат таблиці

Шановні співробітники «Б & К»! У мене таке запитання щодо роботи з програмою Excel. На окремому листі є таблиця (звіт за перший квартал поточного року). Її відформатовано та повністю підготовлено для друку. Таку саму таблицю мені потрібно побудувати для другого, третього і так далі кварталів. Але коли я копіюю дані на інший лист, частина форматування пропадає. Зокрема, доводиться заново регулювати ширину колонок та висоту рядків, а це забирає багато часу. Як можна вирішити таку проблему? Спасибі.

Валентина Величко, бухгалтер, м. Харків

Відповідає

Судячи з пошти, із схожою проблемою стикаються чимало наших читачів. І це недивно: формування декількох ідентичних за формою документів на різних листах робочої книги — дуже поширене завдання в практиці бухгалтерських розрахунків. І тут дуже важливо не втратити форматування вихідного звіту, щоб не витрачати час на виконання тієї самої роботи кілька разів. У цій статті розглянемо, які способи вирішення цього завдання можна задіювати в програмі MS Excel. Зауважу: усі прийоми, що використовуються, працюють як в Excel 2003, так і в більш пізніх версіях цієї програми. Для прикладу скористаємося фрагментом документа для розрахунку комунального податку, який зображено на рис. 1. Він розташований на листі з ім'ям «

При вирішенні такого завдання все залежить від того, як організовано робочий лист із вихідним документом. Якщо на листі немає нічого, крім самого документа, то завдання вирішити дуже просто.

Спосіб 1. Копіювання вмісту листа цілком.

Робимо так:

1) відкриваємо документ, на листі «КомНал (1кв.)» натискуємо «Ctrl+A» (виділити все). Замість комбінації гарячих клавіш можна клацнути кнопкою миші в лівому верхньому кутку робочого листа;

2) натискуємо «Ctrl+C» (копіюємо дані в буфер обміну);

3) переходимо на інший робочий лист;

4) натискуємо «Ctrl+V» (вставити з буфера). Усі формати, висота рядків та ширина колонок на новому робочому листі точно відповідатимуть параметрам оригіналу.

Недолік цього способу: разом із документом буде скопійовано й інші дані робочого листа. Це можуть бути проміжні розрахунки, замітки тощо. Якщо все це не потрібно в новому документі, такі відомості доведеться видаляти вручну.

Спосіб 2. Копіюємо сам робочий лист.

Іноді копію документа зручніше отримати, продублювавши робочий лист. Робимо так:

1) відкриваємо документ, клацаємо правою кнопкою по ярличку листа «КомНал(1кв.)»;

2) із контекстного меню (рис. 2) вибираємо «Переместить/скопировать…» (можна звернутися до меню «Правка → Переместить/скопировать лист…»). З’явиться вікно, як наведено на рис. 3;

3) у цьому вікні включаємо прапорець «Создавать копию» (обов’язково!);

4) вибираємо місце розташування нового листа (його потрібно вказати в списку «перед листом:»). Я зупинився на варіанті «(переместить в конец)»;

5) у вікні «Переместить или скопировать» натискуємо «ОК».

У робочій книзі з’явиться новий лист. Його назва буде така сама, як у листа-оригіналу, але з іншим порядковим номером. У нашому випадку ми скопіювали лист «КомНал(1кв.)», тому в книзі з’явиться лист «КомНал(1кв.) (2)». Зрозуміло, це ім’я можна змінити. Усі дані та формати на новому листі точно відповідатимуть оригіналу.

Недолік цього способу той самий — разом з основними даними буде скопійовано всі проміжні розрахунки (якщо такі є). У разі коли з якихось причин потрібно скопіювати тільки частину інформації поточного листа, пропоную взяти на замітку такий спосіб.

Спосіб 3. Копіювання зі спеціальною вставкою.

Щоб скористатися цим прийомом, робимо так:

1) відкриваємо файл. У нашому випадку це документ, зображений на рис. 1;

2) виділяємо фрагмент для копіювання на інший лист (на рис. 1 це блок «A1:P7»);

3) копіюємо його в буфер обміну («Ctrl+C»);

4) переходимо на новий лист, натискуємо «Ctrl+V» (вставляємо дані з буфера). На робочому листі з’явиться копія вихідного документа, але параметри форматування Excel скопіює не всі. Зокрема, після вставки вмісту з буфера розміри рядків та колонок на листі залишаться за умовчанням. І зараз ми це виправимо;

5) не знімаючи виділення, викликаємо меню «Правка → Специальная вставка…». Відкриється вікно, як наведено на рис. 3;

6) у цьому вікні перемикач «Вставить» ставимо в положення «ширины столбцов» (рис. 4);

7) у вікні «Специальная вставка» натискуємо «ОК». Ширина колонок в новому документі стане такою самою, як в оригіналі. На жаль, для копіювання висоти рядків такий прийом не годиться — у вікні спеціальної вставки не передбачено відповідний параметр. Тут можна порадити скористатися інструментом копіювання формату за зразком;

8) повертаємося на лист «КомНал(1кв.)»;

9) виділяємо рядки з вихідним документом (на рис. 1 це рядки 1 — 7);

10) клацаємо по іконці «Формат по образцу» (панель «Форматирование», рис. 5);

11) переходимо на лист «КомНал(1кв.)  (2)»;

12) утримуючи ліву кнопку миші, обводимо рядки 1 — 7 у новому документі. Завдання вирішене. Документ відформатовано точно відповідно до оригіналу.

Ми розглянули основні прийоми, як зберегти параметри форматування при копіюванні документів. А якими з цих прийомів скористатися, залежить від ситуації. Головне, правильно оцінити завдання, вибрати спосіб його вирішення. А Excel завжди запропонує для цього відповідний інструмент.

Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на