Полезные приемы при работе с Word
 | В почте нашей редакции скопилось несколько вопросов от постоянных читателей, касающихся работы с текстовым процессором Word. Это неудивительно, ведь текстовый процессор, так или иначе, использует любой пользователь ПК. А для бухгалтера этот инструмент по праву находится в одном ряду с программой «1С» или MS Excel… Некоторые интересные вопросы из почты читателей я предлагаю обсудить в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Начну с письма, которое затрагивает тему защиты данных в программе
Word. Таких писем в нашей почте накопилось немало. А это значит, что защита информации — вещь для бухгалтера важная и актуальная.
Защита от копирования в программе MS Word
Уважаемые сотрудники «Б & К»! Расскажите, пожалуйста, о способах защиты данных в программе MS Word. Например, я передаю документ коллегам для ознакомления. Можно ли сделать так, чтобы текст из этого документа нельзя было изменить или скопировать в буфер обмена, — только читать и печатать? К сожалению, среди многочисленных настроек MS Word я такой возможности не нашел…
В. А. Прохоров, бухгалтер, г. Харьков
Вопрос на первый взгляд простой, но все же для его решения пришлось приложить определенные усилия… Итак, посмотрим, как все это выглядит на самом деле.
К сожалению, в программе Word нет инструментов, которые предназначены именно для ограничения копирования данных из документа. Хотя средства защиты файлов от несанкционированного доступа в программе Word есть. Например, вы можете сделать так:
1. Открыть документ, отредактировать его.
2. При сохранении файла обратиться к меню «
Файл → Сохранить как…».3. В окне Проводника выбрать папку, ввести имя документа и нажать кнопку «
Сервис» (рис. 1). 
4. Откроется выпадающее меню, из него необходимо выбрать вариант «Параметры безопасности…» (рис. 1). Откроется окно «Безопасность», как на рис. 2.
5. В окне настройки параметров безопасности нужно заполнить поля «пароль для открытия файла:» и «пароль разрешения записи:».
6. В окне «Безопасность» нажать «ОК».
7. Сохранить документ и снова открыть его. Word при попытке открыть файл потребует ввести пароль.
8. Ввести пароль, документ появится в окне программы Word.
9. Выделить произвольный фрагмент текста в документе и посмотреть на панель инструментов «Стандартная». Иконка «Копировать» стала доступной.
Важно! Стандартные средства защиты документов в программе Word позволяют ограничить доступ к файлу, запретить редактирование документа, но заблокировать операции с буфером обмена они не могут. Если пользователь знает пароль и смог открыть документ, все дальнейшие действия с файлом для него будут доступны.
С защитой файла все понятно. А вот ограничить доступ к буферу обмена стандартными средствами нам не удалось. Попробуем применить небольшую хитрость и решить задачу другим способом. Делаем так:
1. Открываем документ, вызываем меню «
Сервис → Защитить документ…». Появится специальная панель инструментов для настройки параметров защиты (рис. 3). 
2. На панели включаем флажок «Разрешить только указанный способ редактирования документа:» (рис. 3).
3. Щелкаем левой кнопкой на выпадающем списке, из предложенных вариантов выбираем «Ввод данных в поля форм».
Важно! В нашем документе нет ни одного поля формы. И в этом главная «фишка» нашего приема. Программа Word ограничит редактирование в пределах несуществующих объектов и тем самым защитит весь документ.
4. Установив параметры на панели «
Ограничения на форматирование», щелкаем на кнопке «Да, включить защиту». Появится окно с предложением ввести пароль (рис. 4). 
5. Вводим пароль, запоминаем его и сохраняем документ.
6. Опять открываем документ.
7. Попробуем выделить фрагмент текста в защищенном документе. Если защита включена, у нас ничего не получится. Мы не сможем править документ и даже выделить его фрагмент для копирования в буфер обмена. Разумеется, что и значок «Копировать» на панели «Стандартная» будет оставаться неактивным. Любые изменения документа теперь заблокированы.
Чтобы отключить защиту, делаем так:
1. Загружаем файл.
2. Вызываем меню «Сервис → Снять защиту». Откроется окно с предложением ввести пароль.
3. Вводим пароль и нажимаем «ОК».
4. Сохраняем файл. Защита данных в документе будет отключена.
Важно! Пункт «Снять защиту» в меню «Сервис» есть только в том случае, когда активна функция защиты документа.
Как видите, программа Word предлагает разные способы защиты информации. Творчески используя имеющиеся возможности, вы всегда сможете защитить свои данные от несанкционированного доступа и нелегального копирования.
Неразрывные пробелы
Подскажите, пожалуйста, как запретить программе Word разрывать некоторые слова при переходе на новую строку? Например, чтобы при подготовке документа Word не переносил фамилии сотрудников отдельно от их инициалов?
А. В. Соловьева, главный бухгалтер, г. Харьков
Проблема правильного переноса слов одна из самых распространенных при подготовке документов в программе Word. Это не только фамилии и инициалы. В пределах одной строки принято располагать сокращенные обращения и фамилии («
г-н Иванов»), не принято разрывать географические сокращения. Например, словосочетания «г. Москва» или «о-в Куба» пишутся в пределах одной строки. Более того, переход на новую строку нельзя ставить между знаками номера, параграфа и относящимися к ним цифрами («№ 8», «§ 104» — все это неразрывные словосочетания). Неразрывно пишутся сокращения типа «и т. д.», «т. е.»… Нельзя разрывать числа и единицы измерения (например, «12 кг», «1981 г.»). Разрывы не ставят между группами цифр начиная с пятизначных (например, «2 132 128 байт»). Номера версий программных продуктов, а также их названия должны находиться в одной строке («Windows XP», «Opera 11» и. д.). Наконец, разрывать текст нельзя в заголовках после однобуквенных предлогов и союзов («Стремиться к совершенству»). Так что случаев, когда нужно ограничить перенос слова на новую строку, более чем достаточно.Для решения задачи нужно в соответствующем месте документа заменить пробел специальным символом «
неразрывный пробел». Чтобы вставить такой символ, используйте комбинацию клавиш «Ctrl+Shift+пробел».Совет! Щелкните на иконке «Непечатаемые знаки» панели инструментов «Стандартная». Все неразрывные пробелы будут отображаться в тексте документа в виде маленьких кружочков.
Кроме неразрывного пробела, в
MS Word предусмотрен символ «неразрывный дефис». Для вставки этого символа можно воспользоваться комбинацией «Ctrl+Shift+″-″».Важно! В комбинации «Ctrl+Shift+″-″» символы «″» печатать не нужно.
Символы неразрывного пробела и неразрывный дефис можно ввести также через меню «Вставка». Для этого сделайте так:
1. Поставьте курсор в позицию, где должен находиться соответствующий символ.
2. Вызовите меню «Вставка ® Символ…». Откроется окно, как на рис. 5.
3. Перейдите на закладку «Специальные знаки».
4. Выберите в списке «Неразрывный пробел» или «Неразрывный дефис».
5. Нажмите кнопку «Вставить» (или клавишу «Enter») и закройте окно.
Как объединять документы в
MS WordУважаемые сотрудники «Б & К»! Я столкнулся с такой проблемой. Есть несколько частей одного документа, подготовленные в программе MS Word. Каждая часть записана в отдельном файле. Мне нужно собрать все части в один документ. Для этой цели я использовал буфер обмена — последовательно открывал файлы, копировал их содержимое и вставлял в нужное место общего документа. Но при этом я столкнулся с тем, что в итоговом документе изменяется форматирование — плывут номера страниц, отступы, поля и т. д. Подскажите, как правильно в программе Word нужно объединять документы? Спасибо.
В. Гриненко, главный бухгалтер, г. Харько
в
Объединение нескольких документов Word в один файл — задача несложная, но решать ее можно по-разному. Самое простое, что приходит на ум, — это последовательно копировать данные из одного файла и вставлять в другой через буфер обмена. Такой способ обладает целой гаммой недостатков. Дело в том, что отдельные части документа могли набирать разные пользователи, у которых отличаются настройки программы
Word. Соответственно в этих документах могут быть разные параметры страниц, колонтитулы и т. д. Каждый раз, вставляя часть текста через буфер обмена, вместе с ним могут измениться и глобальные параметры форматирования в итоговом документе. Отсюда и проблемы с нумерацией страниц, содержимым колонтитулов и т. п.Другой подход к объединению файлов в программе Word основан на создании так называемого главного и серии вложенных документов. Чтобы реализовать такой подход на практике, нужно переключить Word в режим просмотра структуры (меню «
Вид → Структура»), а затем при помощи специальной панели инструментов формировать итоговый документ. Лично мне такой способ не нравится. Во-первых, он довольно запутанный. А во-вторых, работать с текстом в режиме структуры, откровенно говоря, неудобно. Поэтому я предлагаю компромиссный вариант — последовательно вставлять файлы в документ, организуя их в отдельные разделы. Делаем так:1. Открываем (или создаем) файл с итоговым документом. Сюда мы будем добавлять данные.
2. Ставим указатель в то место документа, начиная с которого нужно вставить содержимое из внешнего файла.
3. Вызываем меню «
Вставка ® Разрыв…». Появится окно, как на рис. 6. 
4. В этом окне переключатель «Новый раздел» ставим в положение «со следующей страницы».
5. В окне «Разрыв» нажимаем «ОК».
6. Вызываем меню «Вставка → Файл…». Откроется окно Проводника программы Word.
7. В этом окне находим нужный документ и нажимаем кнопку «Вставить» или клавишу «Enter». Содержимое файла будет залито в отдельный раздел начиная с новой страницы.
8. Повторяем эти действия для остальных файлов, которые должны войти в итоговый документ. В результате получим единый документ. Настройки колонтитулов, параметров печати, нумерация страниц в каждой части итогового документа будет полностью сохранена в соответствии с оригиналом.
Вкратце о том, что мы сделали. Каждый раз перед добавлением файла командой «Вставка → Разрыв…» мы создавали в итоговом документе новый раздел. Этот раздел мы начинали на новой странице (параметр «со следующей страницы»). Благодаря этому разбивка текста на страницы в оригинальном документе после добавления его в итоговый документ будет полностью сохранена. Рисунки останутся на месте, ничего никуда не «сползет». Но это не все. Для каждого раздела в программе Word можно указать свои собственные параметры страницы (поля, ориентацию) и колонтитулы. Более того, для каждого раздела можно определить индивидуальную нумерацию страниц. Добавляя текст из внешнего файла внутрь раздела, все эти параметры будут соответствовать оригиналу.
Если в итоговом документе не создавать разделов, то каждый раз после добавления внешнего файла общий документ будет наследовать его настройки печати, колонтитулы и нумерацию страниц. А это, в свою очередь, может повлиять на форматирование документа в целом.
И последнее. Чтобы не изменилось форматирование в итоговом документе, наведите порядок со стилями в каждом отдельном файле (подробно о стилях Word читайте в «Б & К», 2007, № 6). Во всех частях документа используйте единые стили для оформления текста, заголовков, ссылок, нумерованных списков и т. д. Обеспечив единство стилей, дальнейшее форматирование документа уже не составит труда.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua или на nictomkar@rambler.ru .
