Теми статей
Обрати теми

Корисні прийоми при роботі з Word

Редакція БК
Стаття

Корисні прийоми при роботі з Word

 

img 1

У пошті нашої редакції накопичилося чимало запитань від постійних читачів щодо роботи з текстовим процесором Word. Це не дивно, адже текстовий процесор так чи інакше використовує будь-який користувач ПК. А для бухгалтера цей інструмент не менш популярний, ніж програми «1С» або MS Excel. Деякі цікаві запитання з читацької пошти я пропоную обговорити в цій статті.

Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Почну з листа, який зачіпає тему захисту даних у програмі Word. Таких листів у нашій пошті накопичилося чимало. А це означає, що захист інформації — річ для бухгалтера важлива та актуальна.

 

Захист від копіювання в програмі MS Word

Шановні співробітники «Б & К»! Розкажіть, будь ласка, про способи захисту даних у програмі MS Word. Наприклад, я передаю документ колегам для ознайомлення. Чи можна зробити так, щоб текст цього документа не можна було змінити або скопіювати в буфер обміну — тільки читати та друкувати? На жаль, серед численних настройок MS Word я такої можливості не знайшов.

В. А. Прохоров, бухгалтер, м. Харків

 

Питання, на перший погляд, просте, але все-таки для його вирішення довелося докласти певних зусиль. Отже, подивимося, як усе це виглядає насправді.

На жаль, у програмі Word немає інструментів, які призначені саме для обмеження копіювання даних із документа. Хоча засоби захисту файлів від несанкціонованого доступу в програмі Word є. Наприклад, ви можете зробити так:

1) відкрити документ, відредагувати його;

2) при збереженні файлу звернутися до меню «

Файл  Сохранить как…»;

3) у вікні Провідника вибрати папку, ввести ім’я документа та натиснути кнопку «

Сервис» (рис. 1);

img 2

4) відкриється випадне меню, із нього вибираємо варіант «Параметры безопасности…» (рис. 1). Відкриється вікно «Безопасность», як наведено на рис. 2;

img 3

5) у вікні настроювання параметрів безпеки заповнюємо поля «пароль для открытия файла:» та «пароль разрешения записи:»;

6) у вікні «Безопасность» натискуємо «ОК»;

7) зберігаємо документ та знову відкриваємо його. Word при спробі відкрити файл вимагатиме ввести пароль;

8) вводимо пароль, документ з’явиться у вікні програми Word;

9) виділяємо довільний фрагмент тексту в документі та дивимося на панель інструментів «Стандартная». Іконка «Копировать» стала доступною.

Важливо! Стандартні засоби захисту документів у програмі Word дозволяють обмежити доступ до файлу, заборонити редагування документа, але заблокувати операції з буфером обміну вони не можуть. Якщо користувач знає пароль та зміг відкрити документ, усі подальші дії з файлом для нього будуть доступними.

Із захистом файлу все зрозуміло. А от обмежити доступ до буфера обміну стандартними засобами нам не вдалося. Спробуємо застосувати невелику хитрість та вирішити завдання іншим способом. Робимо так:

1) відкриваємо документ, викликаємо меню «

Сервис  Защитить документ…». З’явиться спеціальна панель інструментів для настроювання параметрів захисту (рис. 3);

img 4

2) на панелі включаємо прапорець «Разрешить только указанный способ редактирования документа:» (рис. 3);

3) клацаємо лівою кнопкою по випадному списку, із запропонованих варіантів вибираємо «Ввод данных в поля форм»;

Важливо! У нашому документі немає жодного поля форми. І в цьому головна фішка нашого прийому. Програма Word обмежить редагування в межах неіснуючих об’єктів, і тим самим захистить увесь документ.

4) установивши параметри на панелі «

Ограничения на форматирование», клацаємо по кнопці «Да, включить защиту». З’явиться вікно з пропозицією ввести пароль (рис. 4);

img 5

5) вводимо пароль, запам’ятовуємо його та зберігаємо документ;

6) знову відкриваємо документ;

7) спробуємо виділити фрагмент тексту в захищеному документі. Якщо захист включено, у нас нічого не вийде. Ми не зможемо правити документ, і навіть виділити його фрагмент для копіювання в буфер обміну. Зрозуміло, що і значок «Копировать» на панелі «Стандартная» залишатиметься не активним. Будь-які зміни документа тепер заблоковано.

Щоб відключити захист, робимо так:

1) завантажуємо файл;

2) викликаємо меню «Сервис  Снять защиту». Відкриється вікно з пропозицією ввести пароль;

3) вводимо пароль та натискуємо «ОК»;

4) зберігаємо файл. Захист даних у документі буде відключено.

Важливо! Пункт

«Снять защиту» в меню «Сервис» є тільки у випадку, коли активна функція захисту документа.

Як бачите, програма Word пропонує різні способи захисту інформації. Творчо використовуючи наявні можливості, ви завжди зможете захистити свої дані від несанкціонованого доступу та нелегального копіювання.

 

Нерозривні пробіли

Підкажіть, будь ласка, як заборонити програмі Word розривати деякі слова при переході на новий рядок? Наприклад, щоб при підготовці документа Word не переносив прізвища працівників окремо від їх ініціалів?

А. В. Соловйова, головний бухгалтер, м. Харків

 

Проблема правильного перенесення слів — одна з найпоширеніших при підготовці документів у програмі Word. Це не лише прізвища та ініціали. У межах одного рядка прийнято розташовувати скорочені звернення та прізвища («

г-н Иванов»), не прийнято розривати географічні скорочення. Наприклад, словосполуки «г. Москва» або «о-в Куба» пишуться в межах одного рядка. Більше того, перехід на новий рядок не можна ставити між знаками номера, параграфа та цифрами, що до них належать («№ 8», «§ 104», — усе це нерозривні словосполучення). Нерозривно пишуться скорочення на кшталт «и т. д.», «т. е.»… Не можна розривати числа та одиниці виміру (наприклад, «12 кг», «1981 г.»). Розриви не ставлять між групами цифр, починаючи з п’ятизначних (наприклад, «2 132 128 байт»). Номери версій програмних продуктів, а також їх назви повинні розміщатися в одному рядку («Windows XP», «Opera 11» тощо). Нарешті, розривати текст не можна в заголовках після однолітерних прийменників та сполучників («Стремиться к совершенству»). Отже, випадків, коли потрібно обмежити перенесення слова на новий рядок, більш ніж достатньо.

Для вирішення завдання потрібно у відповідному місці документа замінити пробіл спеціальним символом «

нерозривний пробіл». Щоб вставити такий символ, використовуйте комбінацію клавіш «Ctrl+Shift+пробел».

Порада Клацніть по іконці

«Непечатаемые знаки» панелі інструментів «Стандартная». Усі нерозривні пробіли відображатимуться в тексті документа у вигляді маленьких кружечків.

Крім нерозривного пробілу, в MS Word передбачено символ «

неразрывный дефис». Для вставки цього символу можна скористатися комбінацією «Ctrl+Shift+"-"».

Важливо! У комбінації

«Ctrl+Shift+"-"» символи «"» друкувати не потрібно.

Символи «нерозривний пробіл» та «нерозривний дефіс» можна ввести також через меню «

Вставка». Для цього зробіть так:

1) поставте курсор у позицію, де має розміщатися відповідний символ;

2) викличте меню «

Вставка ® Символ…». Відкриється вікно, як наведено на рис. 5;

img 6

3) перейдіть на закладку «Специальные знаки»;

4) виберіть у списку «Неразрывный пробел» або «Неразрывный дефис»;

5) натисніть кнопку «Вставить» (або клавішу «Enter») та закрийте вікно.

 

Як об’єднувати документи в MS Word

Шановні співробітники «Б & К»! У мене виникла така проблема. Є декілька частин одного документа, підготовлені в програмі MS Word. Кожна частина записана в окремому файлі. Мені потрібно зібрати всі частини в один документ. Для цієї мети я використовував буфер обміну — послідовно відкривав файли, копіював їх вміст і вставляв у потрібне місце загального документа. Але при цьому я зіткнувся з тим, що в підсумковому документі змінюється форматування — «пливуть» номери сторінок, відступи, поля тощо. Підкажіть, як правильно в програмі Word потрібно об’єднувати документи? Спасибі.

В. Гриненко, головний бухгалтер, м. Харків

 

Об’єднання декількох документів Word в один файл — завдання нескладне, та вирішувати його можна по-різному. Найпростіше, що спадає на думку, — це послідовно копіювати дані з одного файлу та вставляти до іншого через буфер обміну. Такий спосіб має низку недоліків. Річ у тім, що окремі частини документа могли набирати різні користувачі, в яких відрізняються настройки програми Word. Відповідно у цих документах можуть бути різні параметри сторінок, колонтитули тощо. Кожного разу, вставляючи частину тексту через буфер обміну, разом із ним можуть змінитися і глобальні параметри форматування в підсумковому документі. Звідси і проблеми з нумерацією сторінок, змістом колонтитулів тощо.

Інший підхід до об’єднання файлів у програмі Word заснований на створенні так званого головного та серії вкладених документів. Щоб реалізувати такий підхід на практиці, потрібно переключити Word у режим перегляду структури (меню «

Вид  Структура»), а потім за допомогою спеціальної панелі інструментів формувати підсумковий документ. Особисто мені такий спосіб не подобається. По-перше, він досить заплутаний. А по-друге, працювати з текстом у режимі структури, відверто кажучи, незручно. Тому я пропоную компромісний варіант: послідовно вставляти файли в документ, організовуючи їх в окремі розділи. Робимо так:

1) відкриваємо (або створюємо) файл з підсумковим документом. Сюди ми додаватимемо дані;

2) ставимо покажчик у те місце документа, починаючи з якого потрібно вставити вміст із зовнішнього файлу;

3) викликаємо меню «

Вставка ® Разрыв…». З’явиться вікно, як наведено на рис. 6;

img 7

4) у цьому вікні перемикач «Новый раздел» ставимо в положення «со следующей страницы»;

5) у вікні «Разрыв» натискуємо «ОК»;

6) викликаємо меню «Вставка  Файл…». Відкриється вікно Провідника програми Word;

7) у цьому вікні знаходимо потрібний документ та натискуємо кнопку «Вставить» або клавішу «Enter». Вміст файлу буде залито в окремий розділ, починаючи з нової сторінки;

8) повторюємо ці дії для решти файлів, які повинні ввійти до підсумкового документа. У результаті ви отримаємо єдиний документ. Настройки колонтитулів, параметрів друку, нумерація сторінок у кожній частині підсумкового документа будуть повністю збережені відповідно до оригіналу.

Стисло про те, що ми зробили. Кожного разу перед додаванням файлу командою «Вставка  Разрыв…» ми створювали в підсумковому документі новий розділ. Цей розділ ми починали на новій сторінці (параметр «со следующей страницы»). Завдяки цьому розбиття тексту на сторінки в оригінальному документі після додавання його до підсумкового документа буде повністю збережено. Рисунки залишаться на місці, нічого нікуди не «сповзе». Але це не все. Для кожного розділу у програмі Word можна вказати свої власні параметри сторінки (поля, орієнтацію) та колонтитули. Більше того, для кожного розділу можна визначити індивідуальну нумерацію сторінок. При додаванні тексту із зовнішнього файлу всередину розділу всі ці параметри відповідатимуть оригіналу.

Якщо в підсумковому документі не створювати розділів, то кожного разу після додавання зовнішнього файлу загальний документ успадковуватиме його настройки друку, колонтитули та нумерацію сторінок. А це, у свою чергу, може вплинути на форматування документа в цілому.

І останнє. Щоб не змінилося форматування в підсумковому документі, упорядкуйте стилі в кожному окремому файлі (докладно про стилі Word читайте в «Б & К», 2007, № 6 (12)). У всіх частинах документа використовуйте єдині стилі для оформлення тексту, заголовків, посилань, нумерованих списків тощо. Забезпечивши єдність стилів, подальше форматування документа вже не складе труднощів.

 

Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на

bk@id.factor.ua   або на nictomkar@rambler.ru .
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі