Как закрыть отчетный период и ничего не упустить
После завершения квартального отчетного периода каждому предприятию необходимо подвести итоги своей деятельности за этот период. Оформление таких итогов происходит в форме подачи финансовой отчетности, которая обобщает информацию о финансовом состоянии и результатах деятельности предприятия.
В основном составление отчетности упрощено использованием различных бухгалтерских программ, в частности «1С:Бухгалтерии 7.7». Однако есть нюансы, которые необходимо учесть и проверить даже при автоматизированном ее составлении. Цель нашей статьи заключается в детальном описании ситуаций, которые необходимо проконтролировать для того, чтобы избежать ошибок, связанных с закрытием периода. Кроме того, мы поэтапно опишем действия, которые должны выполнить бухгалтеры перед составлением отчетности.
Юлия КАМИНСКАЯ, консультант «Б & К»
Прежде чем преступить к закрытию отчетного финансового периода в программе «1С:Бухгалтерия 7.7», мы рекомендуем провести следующие контрольные процедуры:
1. Осуществить проверку пометок на удаление документов с целью избежания ошибочного их удаления, а также выполнить перепроведение документов для восстановления последовательности проведения.
2. Провести проверку расчетов по задолженностям для корректного их закрытия между заказами.
3. Проверить, чтобы модернизации и ремонты были учтены корректно в отчетном периоде.
4. Начислить налоги и сборы и проверить правильность их отнесения на соответствующие счета учета.
5. Начислить проценты по кредитам и займам.
6. Начислить проценты на остаток по банковскому счету.
7. Проверить, чтобы кассовые операции не были задвоены в бухгалтерском учете.
8. Проверить, чтобы в программу были внесены валютные курсы на дату выполнения расчетов и дату закрытия периода.
9. Выделить текущую часть в долгосрочной задолженности по кредитам и займам (т. е. ту, которая будет погашена в течение последующих 12 месяцев с даты баланса).
10. Провести списание запасов и МБП (топлива, канцтоваров и т. д.).
11. Провести списание расходов будущих периодов.
12. Провести проверку правильности отражения в учете доходов будущих периодов.
13. Начислить износ в бухгалтерском учете и проверить, чтобы износ основных средств и нематериальных активов был начислен только по тем объектам, срок полезного использования которых еще не истек, в противном случае — дооценить такие объекты либо списать их с баланса.
14. Начислить резерв сомнительных долгов и обеспечения выплат персоналу и т. д.
15. Провести переоценку валюты (если предприятие проводит валютные операции).
16. Зарегистрировать остатки незавершенного производства и провести окончательные калькуляции.
17. Закрыть элементы затрат (8 класс счетов), если предприятие ведет учет по 8 и 9 классам счетов.
18. Закрыть общепроизводственные затраты (счет 91 «Общепроизводственные затраты»).
19. Провести определение финансовых результатов.
Здесь следует отметить, что не все эти процедуры являются обязательными, все зависит от хозяйственных операций, осуществляемых предприятием. Так, если предприятие не производит никаких товаров (работ, услуг) и соответственно на протяжении отчетного периода не составлялись предварительные калькуляции, то и проводить окончательные калькуляции незачем. Далее детально рассмотрим каждую из вышеперечисленных контрольных процедур.
Проверка пометок на удаление
Чтобы избежать ошибочного удаления документов, нужно провести проверку помеченных на удаление документов, а заодно выполнить перепроведение документов для восстановления последовательности их проведения.
Проверка пометок на удаление осуществляется следующим образом (рис. 1):
1) выбрать в меню «
Сервис → Обработка документов»;2) в поле «
Период» указать период, за который необходимо провести обработку документов;3) из окна «
Виды документов для выбора» переместить все обрабатываемые документы в окно «Виды обрабатываемых документов»;4) из списка «
Обрабатывать документы по фирме» выбрать фирму, по которой будет проводиться обработка документов;5) в поле «
Обрабатывать документы» выбрать значение «Помеченные на удаление» и нажать кнопку «Сформировать реестр».После этого необходимо проанализировать каждый документ, помеченный на удаление, и в случае ошибочной пометки на удаление ее необходимо снять и выполнить проведение документа.
Перепроведение документов для восстановления последовательности проведения осуществляется с помощью «
Обработки документов», только в поле «Обрабатывать документы» нужно выбрать значение «Проведенные» (рис. 2). 
проверка расчетов по задолженностям
Проверка расчетов по задолженностям проводится для того, чтобы убедиться в правильности закрытия задолженностей между заказами. Первым нашим шагом будет формирование отчета «
Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по субсчетам 377, 361, 631, 685 и т. д. В настройках отчета в поле «Субконто» следует указать, формируем мы отчет по расчетам с поставщиками либо по расчетам с покупателями. После этого необходимо проанализировать правильность закрытия заказов по каждому отдельному контрагенту и в случае необходимости перенести зависшую задолженность с одного заказа на другой (рис. 3). 
Такую проверку проводить не нужно, если по каждому поставщику и покупателю проведена проверка задолженностей на отчетную дату и подписаны акты сверок.
Как видим, из оборотно-сальдовой ведомости по счету 361, представленной на рис. 3, сумма оплаты была некорректно разнесена между счетами, вследствие чего образовалось некорректное сальдо на конец периода. При составлении баланса такое развернутое сальдо увеличивает актив и пассив баланса, искажая таким образом информацию финансовой отчетности.
проверка корректности учета сумм модернизации и ремонтов в отчетном периоде
Проверка модернизаций, проведенных за отчетный период, осуществляется на основании анализа данных по субсчету 1522 «Изготовление и модернизация основных средств». В случае если расходы, ошибочно проведенные в учете как модернизация, фактически являются текущим ремонтом основного средства, необходимо выполнить перепроведение таких сумм расходов на счета 23, 92 или 93 в зависимости от структурного подразделения (места использования) основного средства, по которому был произведен ремонт.
Проверка текущих ремонтов осуществляется путем анализа каждой суммы расходов, отнесенных на счета 23, 92 либо 93. Типового отчета, который бы позволял быстро осуществить такую проверку, в программе нет, но его можно создать самостоятельно (о том, как это сделать, мы расскажем в следующих номерах).
Начислить налоги и сборы
Следующий шаг — начисление налогов и сборов и проверка правильности их отнесения на соответствующие счета учета. Ежемесячно в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» производится начисление следующих налогов и сборов:
— НДС (отражается на основании документов «
Запись в книге приобретения», «Расходная накладная», «Оказание услуг»);— единого социального взноса;
— налога на прибыль (ежеквартально).
В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» автоматическое начисление налога на прибыль предприятий не предусмотрено, поэтому нужные проводки вводят вручную с помощью документа «
Операция» (меню «Документы → Операция»).В шапке документа необходимо установить отчетную дату, а в табличной части вручную ввести проводку (рис. 4):
Дт 981 «Налог на прибыль от обычной деятельности» — Кт 6416 «Налог на прибыль».
Начислить проценты по кредитам и займам
Начисление процентов по кредитам и займам производится на основании банковской выписки о сумме процентов, начисленной банком. В программе «1С:Бухгалтерия 7.7» начисление процентов производится ручной операцией, так как предназначенного для этих целей типового документа в программе не предусмотрено.
Начисление процентов осуществляется следующей бухгалтерской проводкой:
Дт 95 «Финансовые расходы» — Кт 684 «Расчеты по начисленным процентам».
Обращаем внимание на то, что в соответствии с
п. 27 П(С)БУ 16 проценты за пользование полученными кредитами являются частью финансовых расходов предприятия. В то же время предприятие может принять решение капитализировать данные расходы в случае создания квалификационного актива согласно п. 4 П(С)БУ 31, если данный момент будет предусмотрен (прописан) в учетной политике предприятия.Если предприятие не хочет или не имеет возможности капитализировать расходы по начисленным процентам, то оно обязано признать такие проценты расходами текущего периода. Признание (начисление) процентов, относящихся к каждому отчетному периоду, проводится независимо от срока фактической уплаты таких процентов, установленного в кредитном договоре.
Начислить процентына остаток по банковскому счету
Для учета процентов банка используют два бухгалтерских субсчета:
— 373 «Расчеты по начисленным доходам»;
— 732 «Проценты полученные».
Начисление процентов на остаток по счету производится так же, как и в случае с кредитами, на основании банковской выписки, полученной из банка.
Начисление таких процентов осуществляется документом «
Операция» (рис. 5). 
кассовые операции без задвоения
При подготовке к закрытию периода следует проверить, чтобы кассовые операции не были задвоены в бухгалтерском учете. В том случае, если документ «
Приходный кассовый ордер» дублирует проводку, сделанную «Банковской выпиской», необходимо поставить галочку в документе «Приходный кассовый ордер» в поле «Только зарегистрировать» (рис. 6). Таким образом, будет отключено формирование проводок приходным кассовым ордером. Точно так же следует поступать и при проведении «Расходного кассового ордера». 
наличие валютных курсов
Теперь проверим, чтобы в программу были внесены валютные курсы на дату проведения расчетов и дату закрытия периода.
Для автоматического пересчета валютных операций и курсовых разниц в бухгалтерском учете и учета доходов (потерь) от изменения курса иностранной валюты относительно гривни необходимо корректно внести информацию в справочник «
Валюты» (рис. 7). 
В этот справочник вводится курс НБУ, история изменения которого сохраняется в периодических реквизитах данного справочника (рис. 8).
Показатель «Кратность» вводится для повышения точности расчетов.
Для того чтобы избежать ошибок при внесении курса валют в программу, рекомендуем осуществлять загрузку курсов из Интернета (с сайта http://finance.ua, но данная возможность является платной).
Выделить текущую часть в долгосрочной задолженности по кредитам и займам
Если предприятие получает долгосрочный кредит, оно должно выделить в состав текущей задолженности в бухгалтерском учете сумму, которую необходимо погасить на протяжении 12 месяцев.
Программой «1С:Бухгалтерия 7.7» не предусмотрен типовой документ, который проводил бы выделение части долгосрочной задолженности в текущую задолженность. Поэтому бухгалтер должен осуществить данный перевод ручной операцией, предварительно осуществив расчет части такого долга. В бухгалтерском учете перевод части долгосрочной задолженности в текущую осуществляется следующей бухгалтерской проводкой:
Дт 50 «Долгосрочные займы» — Кт 61 «Текущая задолженность по долгосрочным обязательствам».
Списание запасов и МБП (топлива, канцтоваров и т. д.)
Списание запасов и МБП (топлива, канцтоваров и т. д.) проводится документом «
Списание ТМЦ» (меню «Журналы → Прочие →Необоротные активы и МБП»).
Провести списание расходов будущих периодов
В составе расходов будущих периодов отражаются расходы, которые имели место на протяжении текущего или предыдущих отчетных периодов, но принадлежат к последующим отчетным периодам. Такими расходами могут быть, например, авансы по арендной плате, плата за коммунальные услуги, проездные билеты, платежи за подписку на периодические издания. Списание расходов будущих периодов осуществляется вручную документом «
Операция», которым часть расходов будущих периодов признается текущими расходами.
проверка правильности отражения в учете доходов будущих периодов
В состав доходов будущих периодов включаются доходы, полученные на протяжении текущего или предыдущих отчетных периодов, которые принадлежат к следующим отчетным периодам.
Доходы будущих периодов — счет бухгалтерского учета, предназначенный для отражения поступлений в виде предварительных платежей, зачет которых в состав доходов предприятия должен состояться в последующих периодах, по мере их наступления.
В состав таких доходов включаются: предварительно полученная арендная плата, квартирная плата, плата за коммунальные услуги, выручка за еще не выполненные грузовые перевозки, за перевозки пассажиров по месячным и квартальным проездным билетам, абонементная плата за пользование средствами связи и другие виды предварительно полученных платежей.
Например, платежи за подписку на периодические издания издательства принимают заранее, в виде аванса на следующий квартал, полугодие, год.
Необходимо проконтролировать, чтобы в состав этих доходов попали исключительно доходы, полученные в виде предварительных платежей, которые относятся к следующим отчетным периодам.
Начислить износ и проверить корректность его начисления
Начисление амортизации в бухгалтерском и налоговом учете должно производиться в программе исключительно с помощью документа «
Начисление амортизации (износа)» (меню «Журналы → Прочие → Необоротные активы и МБП»).В конце отчетного периода нужно проверить, чтобы износ основных средств и нематериальных активов был начислен только по тем объектам, срок полезного использования которых еще не истек, в противном случае дооценить такие объекты либо списать их с баланса. К сожалению, в типовой конфигурации нет отчета, позволяющего быстро проанализировать информацию об основных средствах и нематериальных активах, с целью их дооценки либо списания. Поэтому, как правило, такой анализ проводится вручную на основании данных счетов 10 «Основные средства», 11 «Нематериальные активы» и 13 «Износ (амортизация) необоротных активов» в разрезе субсчетов.
Начислить резерв сомнительных долгов и обеспечения выплат персоналу и т. д.
На сегодняшний день предприятиями чаще всего осуществляется начисление следующих видов резервов:
— резерв будущих отпускных выплат;
— резерв премий и бонусов, которые предприятие предполагает выплатить по результатам работы за отчетный период;
— резерв сомнительных долгов;
— страховой резерв по каким-либо операциям, если предполагается, что по ним будут выплачены штрафные санкции либо компенсации.
Резерв будущих отпускных выплат формируется следующим образом. В составе обязательств предприятия на дату баланса должна признаваться ожидаемая стоимость компенсаций за отсутствие работников, обязательных к выплате в будущем и подлежащих накоплению. Для этого предприятием на протяжении отчетного периода создается обеспечение (резерв) в сумме ожидаемой стоимости компенсаций. К компенсациям, подлежащим накоплению, относятся суммы оплат ежегодных отпусков. Основанием для создания обеспечения (резерва) выплат по ежегодным отпускам является отработанное работниками время (нарастающим итогом на последнюю дату отчетного периода), за которое ими не было использовано право на отпуск.
Предприятие должно проводить оценку на дату баланса ожидаемой стоимости накопленных компенсаций как сумму, которую оно предусматривает выплатить работникам (с учетом сумм начислений обязательных взносов на государственное социальное обеспечение) вследствие накопленных на дату баланса неиспользованных прав работников на отпуск.
Поскольку типового документа в программе для этих целей не предусмотрено, начисление резерва отпусков производится в программе ручной операцией, формирующей следующую проводку:
Дт 23, 91, 92 — Кт 471 «Обеспечение выплат отпусков».
Резерв сомнительных долгов формируется согласно одному из методов, приведенных в
п. 8 П(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность». Начисление резерва сомнительных долгов осуществляется ежемесячно либо ежеквартально в зависимости от отчетного периода предприятия. Как и для прочих видов резервов, в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» нет типового документа для этих целей. Поэтому такое начисление производится на основании расчетных данных бухгалтера документом «Операция». Начисление резерва сомнительных долгов на отчетную дату осуществляется следующей бухгалтерской проводкой:Дт 944 «Сомнительные и безнадежные долги» — Кт 381 «По задолженности за товары, работы, услуги».
Провести переоценку валюты
Эта процедура проводится в том случае, если на предприятии осуществляли валютные операции. В бухгалтерском учете согласно
п. 8 П(С)БУ 21 необходимо осуществлять перерасчет по валютным операциям на дату операции и на дату баланса. Такой перерасчет проводится по монетарным счетам, к которым относятся непосредственно счета денежных счетов, а также задолженности, которые предполагается погашать денежными средствами. В нашем примере это задолженность за оказанные услуги.Для отражения переоценки валюты в программе предназначен документ «
Переоценка валюты» (меню «Документы → Валютные операции») (рис. 9). Этот документ позволяет проводить переоценку валюты как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. 
Зарегистрировать остатки НЗП и Провести окончательные калькуляции
Если предприятие ведет производственную деятельность, в конце периода следует зарегистрировать остатки НЗП (меню «
Документы → Производство → Незавершенное производство»). Документ следует вносить ежемесячно до ввода «Окончательных калькуляций».На производственных предприятиях в течение отчетного месяца либо квартала формируется и накапливается информация о количестве и себестоимости произведенной продукции. Происходит это с помощью документа «
Калькуляция» (меню «Журналы → Производство»), он помогает отразить в программе хозяйственные операции, связанные со списанием материалов в производство, приходованием продукции, с расчетом ее себестоимости и отпускной цены.Документ «
Окончательная калькуляция» вводится на основании предварительной в конце месяца, когда все производственные затраты по бухгалтерскому учету конкретной фирмы списаны на счет 23, когда внесена информация о незавершенном производстве. Кроме того, в типовой конфигурации предусмотрена обработка «Создание окончательных калькуляций», с помощью которой возможно автоматическое формирование окончательных калькуляций по всем незакрытым предварительным калькуляциям, введенным в текущем месяце.Цель окончательной калькуляции — откорректировать предварительные значения затрат реальными значениями на конец месяца. При вводе на основании значения реальных сумм по видам затрат «разбиваются» пропорционально суммам, указанным в предварительной калькуляции.
Закрыть элементы затрат (8 класс счетов)
Эту процедуру выполняют в том случае, если предприятие ведет учет по 8 и 9 классам счетов. Для закрытия 8 класса счетов расходов предназначен документ «
Финансовые результаты» (меню «Журналы → Прочие → Финансовые результаты»).При установленном режиме «
Закрытие элементов затрат(счета класса 8)» происходит списание сальдо счетов класса 8 по элементам затрат на счета, которые указаны для каждого элемента (вида затрат) в форме элемента справочника «Виды затрат». При этом если счет закрытия не указан в справочнике, то списание сальдо счета по такому виду затрат не происходит.
Закрыть общепроизвод-ственные затраты
Для закрытия общепроизводственных затрат по счету 91 также предназначен документ «
Финансовые результаты» (в поле необходимо указать «Закрытие общепроизводственных затрат(счет 91)»).Этап «
Закрытие общепроизводственных затрат» реализует, по сути, закрытие счета 91 «Общепроизводственные затрат», т. е. распределение суммы общепроизводственных затрат между счетом учета себестоимости продукции (счет 23) и счетом учета себестоимости реализованной готовой продукции (субсчет 901).Для реализации алгоритма распределения используются такие параметры, как нормальная база распределения, текущая база распределения, нормальная сумма постоянных затрат и текущая сумма постоянных затрат, которые определяются на закладке «
Дополнительно» диалоговой формы документа.Отметим, что текущая сумма постоянных затрат определяется автоматически при проведении документа как сальдо счета 91 по всем видам затрат, для которых в форме элемента справочника «
Виды затрат» включен флажок «Относится к постоянным общепроизводственным затратам».Обращаем ваше внимание на то, что закладка «
Дополнительно» в документе «Финансовые результаты» прямо связана с производством и предназначена только для закрытия счета 91.Чтобы закладка «Дополнительно» появилась в документе «
Финансовые результаты» нужно в поле выбрать: «Закрытие общепроизводственных затрат(счет 91)».На закладке «
Дополнительно» предусмотрены четыре поля для ввода данных:— «
Норм. база распределения»;— «
Норм. сумма пост. затрат»;— «
Текущ. база распределения»;— «
Тек. сумма пост. затрат».Все эти поля нужны для того, чтобы программа могла разделить постоянные общепроизводственные расходы на «распределенные» и «нераспределенные». При этом поле «
Тек. сумма пост. затрат» заполняется автоматически. В него попадают постоянные общепроизводственные расходы, по которым в элементе справочника «Виды затрат» установлена галочка «Относится к постоянным общепроизводственным затратам». Остальные три поля предназначены для ручного ввода данных.Если предприятие такого разделения в своем производственном учете не делает, то программа все общепроизводственные расходы будет считать «распределенными». В этом случае поля на закладке «
Дополнительно» документа «Финансовые результаты» заполнять не нужно.
Провести определение финансовых результатов
Определение результатов работы предприятия (прибыль или убыток) тоже проводится документом «
Финансовые результаты». В поле документа «Этап определения финансовых результатов» нужно выбрать «Определение финансового результата».
Надеемся, что изложенный выше материал будет вам алгоритмом-подсказкой при закрытии отчетного периода и поможет сделать этот процесс быстрым и легким. А в следующих номерах мы расскажем о том, как самостоятельно создать в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» документы, которые помогут автоматизировать некоторые операции, в результате чего процедура закрытия периода станет отнимать намного меньше времени.
