Як закрити звітний період та нічого не упустити
Після завершення квартального звітного періоду кожному підприємству необхідно підбити підсумки своєї діяльності. Оформлення таких підсумків відбувається у формі подання фінансової звітності, яка узагальнює інформацію про фінансовий стан та результати діяльності підприємства.
Здебільшого складання звітності полегшується використанням різних бухгалтерських програм, зокрема «1С:Бухгалтерії 7.7», однак є нюанси, які необхідно врахувати та перевірити навіть при автоматизованому її складанні. Мета нашої статті полягає в детальному описі ситуацій, які необхідно проконтролювати, щоб уникнути помилок, пов’язаних із закриттям звітного періоду, також ми поетапно опишемо дії, які повинні виконувати бухгалтери перед формуванням звітності.
Юлія КАМІНСЬКА, консультант «Б & К»
Перш ніж приступити до закриття звітного фінансового періоду в програмі «1С:Бухгалтерія 7.7», ми рекомендуємо провести такі контрольні процедури:
1. Перевірити позначки на видалення документів з метою уникнення помилкового їх видалення, а також виконати перепроведення документів для відновлення послідовності проведення.
2. Перевірити розрахунки за заборгованостями для коректного їх закриття між замовленнями.
3. Перевірити, щоб модернізації та ремонти були враховані коректно у звітному періоді.
4. Нарахувати податки і збори та перевірити правильність їх віднесення на відповідні рахунки обліку.
5. Нарахувати відсотки за кредитами та позиками.
6. Нарахувати відсотки на залишок за банківським рахунком.
7. Перевірити, щоб касові операції не були задвоєні в бухгалтерському обліку.
8. Перевірити, щоб до програми було внесено валютні курси на дату проведення розрахунків та дату закриття періоду.
9. Виділити поточну частину в довгостроковій заборгованості за кредитами та позиками (тобто ту, яку буде погашено протягом наступних 12 місяців із дати балансу).
10. Провести списання запасів та МШП (палива, канцтоварів тощо).
11. Провести списання витрат майбутніх періодів.
12. Перевірити правильність відображення в обліку доходів майбутніх періодів.
13. Нарахувати знос у бухгалтерському обліку та перевірити, щоб знос основних засобів та нематеріальних активів було нараховано тільки за тими об'єктами, строк корисного використання яких ще не закінчився, в іншому разі — дооцінити такі об'єкти або списати їх з балансу.
14. Нарахувати резерв сумнівних боргів та забезпечення виплат персоналу тощо.
15. Провести переоцінку валюти в разі, якщо підприємство здійснює валютні операції.
16. Зареєструвати залишки незавершеного виробництва та провести остаточні калькуляції.
17. Закрити елементи витрат (8 клас рахунків), якщо підприємство веде облік за 8 і 9 класами рахунків.
18. Закрити загальновиробничі витрати (рахунок 91 «Загальновиробничі витрати»).
19. Провести визначення фінансових результатів.
Тут слід зазначити, що не всі ці процедури є обов'язковими: усе залежить від господарських операцій, що здійснюються підприємством. Так, якщо підприємство не виробляє жодних товарів (робіт, послуг) і відповідно впродовж звітного періоду не складалися попередні калькуляції, то й проводити остаточні калькуляції нема чого. Далі детально розглянемо кожну з перелічених контрольних процедур.
ПЕРЕВІРКА ПОЗНАЧОК НА ВИДАЛЕННЯ
Щоб уникнути помилкового видалення документів, потрібно провести перевірку позначених на видалення документів, а заразом виконати перепроведення документів для відновлення послідовності їх проведення.
Перевірка позначок на видалення здійснюється так (рис. 1):
1) вибрати в меню «
Сервис → Обработка документов»;2) у полі «
Период» указати період, за який необхідно провести обробку документів;3) із вікна «
Виды документов для выбора» перемістити всі оброблювані документи до вікна «Виды обрабатываемых документов»;4) зі списку «
Обрабатывать документы по фирме» вибрати фірму, за якою проводитиметься обробка документів;5) у полі «
Обрабатывать документы» вибрати значення «Помеченные на удаление» та натиснути кнопку «Сформировать реестр».Після цього необхідно проаналізувати кожний документ, позначений на видалення, і в разі помилкової позначки на видалення її необхідно зняти та виконати проведення документа.
Перепроведення документів для відновлення послідовності їх проведення здійснюється також за допомогою «
Обработки документов», тільки в полі «Обрабатывать документы» потрібно вибрати значення «Проведенные» (рис. 2). 
ПЕРЕВІРКА РОЗРАХУНКІВ за ЗАБОРГОВАНОСТЯми
Перевірка розрахунків за заборгованостями проводиться з тим, щоб переконатися в правильності їх закриття між замовленнями. Першим нашим кроком буде формування звіту «
Оборотно-сальдовая ведомость по счету» за субрахунками 377, 361, 631, 685 тощо. У настройках звіту в полі «Субконто» слід указати, формуємо ми звіт за розрахунками з постачальниками чи за розрахунками з покупцями. Після цього необхідно проаналізувати правильність закриття замовлень за кожним окремим контрагентом, і в разі потреби перенести «завислу» заборгованість з одного замовлення на інше (рис. 3). 
Таку перевірку проводити не потрібно, якщо з кожним постачальником та покупцем проведена перевірка заборгованостей на звітну дату та підписані акти звірок.
Як бачимо, в оборотно-сальдовій відомості за субрахунком 361, яку наведено на рис. 3, суму оплати було некоректно рознесено між рахунками, унаслідок чого утворилося некоректне сальдо на кінець періоду. При складанні балансу таке розгорнуте сальдо збільшує актив та пасив балансу, перекручуючи інформацію фінансової звітності.
ПЕРЕВІРКА КОРЕКТНОСТІ ОБЛІКУ СУМ МОДЕРНІЗАЦІЇ та РЕМОНТІВ у ЗВІТНОМУ ПЕРІОДІ
Перевірка модернізацій, проведених за звітний період, здійснюється на підставі аналізу даних за субрахунком 1522 «Виготовлення та модернізація основних засобів». Якщо витрати, помилково проведені в обліку як модернізація, фактично є поточним ремонтом основного засобу, необхідно виконати перепроведення таких сум витрат на рахунки 23, 92 або 93 залежно від структурного підрозділу (місця використання) основного засобу, за яким було проведено ремонт.
Перевірка поточних ремонтів здійснюється шляхом аналізу кожної суми витрат, віднесених на рахунки 23, 92 або 93. Типового звіту, який би дозволяв швидко та легко здійснити таку перевірку, у програмі немає, але його можна створити самостійно (про те, як це зробити, ми розповімо в наступних номерах).
НАРАХУВАТИ ПОДАТКИ І ЗБОРИ
Наступний крок — нарахувати податки і збори та перевірити правильність їх віднесення на відповідні рахунки обліку. Щомісячно у програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» проводиться нарахування таких податків і зборів:
— ПДВ (відображається на підставі документів «
Запись в книге приобретения», «Расходная накладная», «Оказание услуг»);— єдиного соціального внеску.
Крім того, щокварталу проводиться нарахування податку на прибуток.
У програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» автоматичне нарахування податку на прибуток підприємств не передбачено. Тому потрібні проводки вводять уручну за допомогою документа «
Операция» (меню «Документы → Операция»).У шапці документа необхідно встановити звітну дату, а в табличній частині вручну ввести проводку (рис. 4):
Дт 981 «Податок на прибуток від звичайної діяльності» — Кт 6416 «Податок на прибуток».
НАРАХУВАТИ ВІДСОТКИ за КРЕДИТАми та ПОЗИКАми
Нарахування відсотків за кредитами та позиками проводиться на підставі банківської виписки про суму відсотків, нараховану банком. У програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» нарахування відсотків проводиться ручною операцією, оскільки призначеного для цих цілей типового документа в програмі не передбачено.
Нарахування відсотків здійснюється такою бухгалтерською проводкою:
Дт 95 «Фінансові витрати» — Кт 684 «Розрахунки за нарахованими відсотками».
Зверніть увагу: відповідно до п. 27 П(С)БО 16 відсотки за користування отриманими кредитами є частиною фінансових витрат підприємства. Водночас підприємство може прийняти рішення капіталізувати ці витрати в разі створення кваліфікаційного активу згідно з п. 4 П(С)БО 31, якщо цей момент буде передбачено (прописано) в обліковій політиці підприємства.
Якщо підприємство не бажає або не має можливості капіталізувати витрати за нарахованими відсотками, то воно зобов’язане визнати такі відсотки витратами поточного періоду. Визнання (нарахування) відсотків, що відносяться до кожного звітного періоду, проводиться незалежно від строку фактичної сплати таких відсотків, установленого в кредитному договорі.
НАРАХУВАТИ ВІДСОТКИ НА ЗАЛИШОК ЗА БАНКІВСЬКим РАХУНКом
Для обліку відсотків банку використовують два бухгалтерські субрахунки:
— 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;
— 732 «Відсотки одержані».
Нарахування відсотків на залишок за рахунком проводиться так само, як і у випадку з кредитами, на підставі банківської виписки, отриманої з банку.
Нарахування таких відсотків проводиться документом «
Операция» (рис. 5). 
КАСОВІ ОПЕРАЦІЇ БЕЗ ЗАДВОЄНнЯ
При підготовці до закриття періоду слід перевірити, щоб касові операції не були задвоєні в бухгалтерському обліку. Якщо документ «
Приходный кассовый ордер» дублює проводку, зроблену «Банковской выпиской», необхідно поставити галочку в документі «Приходный кассовый ордер» у полі «Только зарегистрировать» (рис. 6). При цьому буде відключено формування проводок прибутковим касовим ордером. Так само слід учиняти і при проведенні документа «Расходный кассовый ордер». 
НАявність ВАЛЮТНИХ КУРСІВ
Тепер перевіримо, чи були внесені до програми валютні курси на дату проведення розрахунків та дату закриття періоду.
Для автоматичного перерахунку валютних операцій та курсових різниць у бухгалтерському обліку та обліку доходів (втрат) від зміни курсу іноземної валюти щодо гривні необхідно коректно внести інформацію до довідника «
Валюты» (рис. 7). 
До цього довідника вводиться курс НБУ, історія зміни якого зберігається в періодичних реквізитах довідника (рис. 8).
Показник «Кратность» вводиться для підвищення точності розрахунків.
Щоб уникнути помилок при внесенні курсу валют до програми, рекомендуємо здійснювати завантаження курсів з Інтернету (з сайта http://finance.ua, але ця можливість є платною).
ВИДІЛИТИ ПОТОЧНУ ЧАСТИНУ В ДОВГОСТРОКОВІЙ ЗАБОРГОВАНОСТІ за КРЕДИТАми та ПОЗИКАми
Якщо підприємство отримує довгостроковий кредит, воно повинне виділити до складу поточної заборгованості в бухгалтерському обліку суму, яку необхідно погасити протягом 12 місяців.
Програмою «1С:Бухгалтерія 7.7» не передбачено типовий документ, який би здійснював виділення частини довгострокової заборгованості в поточну заборгованість. Тому бухгалтер повинен виконати це переведення ручною операцією, попередньо здійснивши розрахунок частини такого боргу. У бухгалтерському обліку переведення частини довгострокової заборгованості до поточної виконується такою бухгалтерською проводкою:
Дт 50 «Довгострокові позики» — Кт 61 «Поточна заборгованість за довгостроковими зобов’язаннями».
СПИСАННЯ ЗАПАСІВ та МШП (ПАЛИВА, КАНЦТОВАРІВ тощо)
Списання запасів та МШП (палива, канцтоварів тощо) проводиться документом «
Списание ТМЦ» (меню «Журналы → Прочие → Необоротные активы и МБП»).
ПРОВЕСТИ СПИСАННЯ ВИТРАТ МАЙБУТНІХ ПЕРІОДІВ
У складі витрат майбутніх періодів відображаються витрати, які мали місце протягом поточного або попередніх звітних періодів, але належать до подальших звітних періодів. Такими витратами можуть бути, наприклад, аванси щодо орендної плати, оплати за комунальні послуги, проїзні квитки, платежі за передплату періодичних видань. Списання витрат майбутніх періодів здійснюється вручну документом «
Операция», яким частина витрат майбутніх періодів визнається поточними витратами.
ПЕРЕВІРити ПРАВИЛЬНіСТь ВІДОБРАЖЕННЯ В ОБЛІКУ ДОХОДІВ МАЙБУТНІХ ПЕРІОДІВ
До складу доходів майбутніх періодів уключаються доходи, отримані протягом поточного або попередніх звітних періодів, які належать до наступних звітних періодів.
Доходи майбутніх періодів — рахунок бухгалтерського обліку, призначений для відображення надходжень у вигляді попередніх платежів, зарахування яких до складу доходів підприємства має відбутися в подальших періодах у міру їх настання.
До складу таких доходів уключаються: попередньо отримана орендна плата, квартирна плата, плата за комунальні послуги, виручка за ще не виконані вантажні перевезення, за перевезення пасажирів за місячними та квартальними проїзними квитками, абонементна плата за користування засобами зв’язку та інші види попередньо отриманих платежів.
Наприклад, платежі за передплату періодичних видань видавництва приймають заздалегідь у вигляді авансу на наступний квартал, півріччя, рік.
Необхідно проконтролювати, щоб до складу цих доходів потрапили виключно доходи, отримані у вигляді попередніх платежів, які належать до наступних звітних періодів.
НАРАХУВАТИ ЗНОС та ПЕРЕВІРИТИ КОРЕКТНІСТЬ ЙОГО НАРАХУВАННЯ
Нарахування амортизації в бухгалтерському та податковому обліку має проводитися в програмі виключно за допомогою документа «
Начисление амортизации (износа)» (меню «Журналы → Прочие → Необоротные активы и МБП»).Наприкінці звітного періоду потрібно перевірити, щоб знос основних засобів та нематеріальних активів було нараховано тільки за тими об’єктами, строк корисного використання яких ще не закінчився, в іншому разі — дооцінити такі об’єкти або списати їх з балансу. На жаль, у типовій конфігурації немає звіту, що дозволяє швидко проаналізувати інформацію щодо основних засобів та нематеріальних активів з метою їх дооцінки або списання. Тому, як правило, такий аналіз проводиться вручну на підставі даних рахунків 10 «Основні засоби», 11 «Нематеріальні активи», 13 «Знос (амортизація) необоротних активів» у розрізі субрахунків.
НАРАХУВАТИ РЕЗЕРВ СУМНІВНИХ БОРГІВ та ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ВИПЛАТ ПЕРСОНАЛУ тощо
Сьогодні підприємства найчастіше здійснюють нарахування таких видів резервів:
— резерв майбутніх відпускних виплат;
— резерв премій та бонусів, які підприємство передбачає виплатити за результатами роботи за звітний період;
— резерв сумнівних боргів;
— страховий резерв за будь-якими операціями, якщо передбачається, що за ними виплачуватимуться штрафні санкції або компенсації.
Резерв майбутніх відпускних виплат формується таким чином. У складі зобов’язань підприємства на дату балансу повинна визнаватися очікувана вартість компенсацій за відсутність працівників, що обов’язкові до виплати в майбутньому та підлягають накопиченню. Для цього підприємством протягом звітного періоду створюється забезпечення (резерв) у сумі очікуваної вартості компенсацій. До компенсацій, що підлягають накопиченню, належать суми оплат щорічних відпусток. Підставою для створення забезпечення (резерву) виплат за щорічними відпустками є відпрацьований працівниками час (наростаючим підсумком на останню дату звітного періоду), за який ними не було використано право на відпустку.
Підприємство має здійснювати оцінку на дату балансу очікуваної вартості накопичених компенсацій як суму, яку воно передбачає виплатити працівникам (з урахуванням сум нарахувань обов’язкових внесків на державне соціальне забезпечення) з урахуванням накопичених на дату балансу невикористаних прав працівників на відпустку.
Оскільки типового документа, призначеного для цих цілей, у програмі не передбачено, нарахування резерву відпусток проводиться ручною операцією, що формує таку проводку:
Дт 23, 91, 92 — Кт 471 «Забезпечення виплат відпусток».
Резерв сумнівних боргів формується згідно з одним із методів, наведених у п. 8 П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість». Нарахування резерву сумнівних боргів проводиться щомісячно або щоквартально залежно від звітного періоду підприємства. Як і для інших видів резервів, у програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» немає типового документа для цих цілей, тому таке нарахування проводиться на підставі розрахункових даних бухгалтера документом «
Операция». Нарахування резерву сумнівних боргів на звітну дату здійснюється такою бухгалтерською проводкою:Дт 944 «Сумнівні та безнадійні борги» — Кт 381 «За заборгованістю за товари, роботи, послуги».
ПРОВЕСТИ ПЕРЕОЦІНКУ ВАЛЮТИ
Ця процедура проводиться в разі, якщо на підприємстві здійснювалися валютні операції. У бухгалтерському обліку згідно з п. 8 П(С)БО 21 необхідно виконати перерахунок за валютними операціями на дату операції та на дату балансу. Такий перерахунок проводиться за монетарними рахунками, до яких належать безпосередньо рахунки грошових розрахунків, а також заборгованості, які передбачається погашати грошовими коштами. У нашому прикладі — це заборгованість за надані послуги.
Для відображення переоцінки валюти в програмі призначено документ «
Переоценка валюты» (меню «Документы → Валютные операции») (рис. 9). Цей документ дозволяє проводити переоцінку валюти як у бухгалтерському, так і в податковому обліку. 
ЗАРЕЄСТРУВАТИ ЗАЛИШКИ НЗВ та ПРОВЕСТИ ОСТАТОЧНІ КАЛЬКУЛЯЦІЇ
Якщо підприємство веде виробничу діяльність, наприкінці періоду слід зареєструвати залишки НЗВ (меню «
Документы → Производство → Незавершенное производство»). Документ слід вносити щомісячно до введення «Окончательных калькуляций».На виробничих підприємствах протягом звітного місяця або кварталу формується та накопичується інформація про кількість та собівартість виробленої продукції. Відбувається це за допомогою документа «
Калькуляция» (меню «Журналы → Производство»). Він допомагає відобразити в програмі господарські операції, пов’язані зі списанням матеріалів у виробництво, оприбуткуванням продукції, із розрахунком її собівартості та відпускної ціни.Документ «
Окончательная калькуляция» вводиться на підставі попередньої наприкінці місяця, коли всі виробничі витрати за бухгалтерським обліком конкретної фірми списано на рахунок 23, коли внесена інформація про незавершене виробництво. Крім того, у типовій конфігурації передбачена обробка «Создание окончательных калькуляций», за допомогою якої можливе автоматичне формування остаточних калькуляцій за всіма незакритими попередніми калькуляціями, введеними в поточному місяці.Мета остаточної калькуляції — відкоригувати попередні значення витрат реальними значеннями на кінець місяця. Під час введення на підставі значення реальних сум за видами витрат «розбиваються» пропорційно сумам, зазначеним у попередній калькуляції.
ЗАКРИТИ ЕЛЕМЕНТИ ВИТРАТ (8 КЛАС РАХУНКІВ)
Ця процедура здійснюється в разі, якщо підприємство веде облік за 8 і 9 класами рахунків. Для закриття 8 класу рахунків витрат призначено документ «
Финансовые результаты» (меню «Журналы → Прочие → Финансовые результаты»).При встановленому режимі «
Закрытие элементов затрат(счета класса 8)» відбувається списання сальдо рахунків класу 8 за елементами витрат на рахунки, які визначені для кожного елемента (виду витрат) у формі елемента довідника «Виды затрат». При цьому якщо рахунок закриття не вказано в довіднику, то списання сальдо рахунка за таким видом витрат не відбувається.
ЗАКРИТИ ЗАГАЛЬНОВИРОБНИЧІ ВИТРАТИ
Для закриття загальновиробничих витрат за рахунком 91 також призначено документ «
Финансовые результаты» (у полі необхідно вказати «Закрытие общепроизводственных затрат(счет 91)»).Етап «
Закрытие общепроизводственных затрат» реалізує, по суті, закриття рахунка 91 «Общепроизводственные затраты», тобто розподіл суми загальновиробничих витрат між рахунком обліку собівартості продукції (рахунок 23) та рахунком обліку собівартості реалізованої готової продукції (рахунок 901).Для реалізації алгоритму розподілу використовуються такі параметри, як нормальна база розподілу, поточна база розподілу, нормальна сума постійних витрат та поточна сума постійних витрат, які визначаються на закладці «
Дополнительно» діалогової форми документа.Зауважимо, що поточна сума постійних витрат визначається автоматично при проведенні документа як сальдо рахунка 91 за всіма видами витрат, для яких у формі елемента довідника «
Виды затрат» уключено прапорець «Относится к постоянным общепроизводственным затратам».Звертаємо вашу увагу на те, що закладка «
Дополнительно» в документі «Финансовые результаты» прямо пов’язана з виробництвом та призначена тільки для закриття рахунка 91.Щоб закладка «
Дополнительно» з’явилася в документі «Финансовые результаты», потрібно в полі вибрати «Закрытие общепроизводственных затрат(счет 91)».На закладці «
Дополнительно» передбачено 4 поля для введення даних:— «
Норм. база распределения»;— «
Норм. сумма пост. затрат»;— «
Текущ. база распределения»;— «
Тек. сумма пост. затрат».Усі ці поля потрібні для того, щоб програма могла розподілити постійні загальновиробничі витрати на «розподілені» та «нерозподілені». При цьому поле «
Тек. сумма пост. затрат» заповнюється автоматично. До нього потрапляють постійні загальновиробничі витрати, щодо яких в елементі довідника «Виды затрат» установлена галочка «Относиться к постоянным общепроизводственным затратам». Три поля, що залишилися, призначені для ручного введення даних.Якщо підприємство такого розподілу у своєму виробничому обліку не здійснює, то програма всі загальновиробничі витрати вважатиме «розподіленими». У цьому випадку поля на закладці «
Дополнительно» документа «Финансовые результаты» заповнювати не потрібно.
ПРОВЕСТИ ВИЗНАЧЕННЯ ФІНАНСОВИХ РЕЗУЛЬТАТІВ
Визначення результатів роботи підприємства (прибуток або збиток) також проводиться документом «
Финансовые результаты». У полі документа «Этап определения финансовых результатов» потрібно вибрати «Определение финансового результата».
Сподіваємося, що викладений матеріал буде для вас алгоритмом-підказкою при закритті звітного періоду та допоможе зробити цей процес швидким і легким. А в наступних номерах ми розповімо, як самостійно створити в програмі «1С:Бухгалтерія 7.7» документи, що допоможуть автоматизувати деякі операції, завдяки чому процедура закриття періоду забиратиме набагато менше часу.
