Общие документы: регистрация изменений и объединение рабочих книг Excel
 | Среди бухгалтерских документов наверняка встречаются такие, с которыми должны работать сразу несколько человек. Например, в общей базе (реестре) один сотрудник заполняет приходную часть, а другой корректирует расходы, или несколько человек одновременно формируют ведомость по зарплате. Ситуации могут быть разные, но все они подразумевают работу с общими документами в программе Excel. Как организовать такую работу и какие преимущества при этом получит практикующий бухгалтер, мы рассмотрим в нашей статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Разграничение прав доступа к файлам MS Excel — главный вопрос при организации совместной работы над документом. В этом смысле любая книга MS Excel может быть локальной или общей. С локальным файлом в любой момент полноценно работает только один человек. Общие документы могут корректировать несколько сотрудников одновременно. Такой режим поистине незаменим, когда приходится заполнять большие базы данных или параллельно выполнять различные расчеты. Но это не единственное преимущество общих документов MS Excel. Не менее важно, что в таких документах можно отследить все сделанные в них изменения! Организуя совместный доступ к рабочей книге, вы всегда будете знать, кто, где и когда исправил ту или иную часть вашего документа. Так что использование общих документов — это не только преимущества сетевого доступа к данным, но и дополнительный способ контроля за внесенными изменениями. И это, на мой взгляд, для бухгалтера важнее всего. Мы рассмотрим работу с общими документами на примере MS Excel 2003. Разумеется, все эти возможности есть и в новой версии этой программы.
Как создать общую рабочую книгу
Любой документ, подготовленный в программе Excel, можно сделать общим. Никаких ограничений на его содержимое или на формат при сохранении на диск здесь нет. Мы организуем совместный доступ к документу на примере базы, изображенной на рис. 1. Делаем так:
1) открываем документ, как на рис. 1. В нашем примере файл называется «
Бд.xls»;2) вызываем меню «
Сервис → Доступ к книге…» (рис. 2). Откроется окно «Управление доступом к файлу», как на рис. 3; 
3) в нем на закладке «Правка» включаем флажок «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги)»;
4) нажимаем «ОК». Откроется окно Проводника программы Excel, в котором будет предложено сохранить файл;
5) в этом окне выбираем папку для сохранения, указываем имя файла и нажимаем «ОК». Excel запишет файл на диск и откроет к нему общий доступ.
Важно! При сохранении документа вы можете не изменять его имя, а записать поверх существующего. Это вполне допустимо. Более того, на практике обычно так и поступают.
Как видите, создать общую рабочую книгу очень просто. Вся операция займет не более одной минуты. Зато теперь мы получили массу дополнительных возможностей. Для начала делаем так:
1) открываем Excel, загружаем в него документ «
Бд.xls»;2) еще раз открываем программу Excel и загружаем в него ту же базу «
Бд.xls». Документ будет открыт без каких-либо предупреждающих сообщений.Итак, сейчас у нас загружены две копии MS Excel. В каждой из них открыта одна и та же база с именем «
Бд.xls». Мы можем переключаться между этими программами, корректировать документ «Бд.xls», записывать его на диск. Все сделанные изменения будут сохранены. Такой режим работы характерен только для общих рабочих книг MS Excel. В качестве примера проделайте такие же действия над любым локальным документом. То есть еще раз откройте две копии Excel и в каждую из них загрузите один и тот же файл. При повторном открытии документа на экране появится сообщение, как на рис. 4. В этом окне Excel предложит вам открыть второй экземпляр в режиме «Только чтение». После этого копию документа вы сможете просматривать, корректировать, но сохранить сделанные изменения в тот же файл не удастся. При записи на диск вам придется изменить имя файла и записать результат в другой документ. 
Важно! Если говорить о заполнении или корректировке базы данных, то режим совместного доступа имеет смысл использовать только при работе в сети. Когда один сотрудник, скажем, заполняет колонку «Выдано», а другой — колонку «Возврат». На локальном компьютере исправлять один файл двумя копиями Excel нет никакого смысла.
Тем не менее работа с общими книгами на локальной машине дает определенные преимущества. В чем они состоят и как ими воспользоваться, мы сейчас и посмотрим.
Общие книги и регистрация изменений
Большим преимуществом работы с общими книгами является возможность отследить все корректировки, сделанные в документе. Мы посмотрим, как это сделать на примере базы данных «
БД.xls», изображенной на рис. 1. При этом будем считать, что изначально наш файл не является общим, а открыт в режиме локального доступа. Делаем так:1) открываем документ «
БД.xls» (рис. 1);2) вызываем меню «
Сервис → Исправления → Выделить исправления…» (рис. 5). Откроется окно «Исправления», как на рис. 6; 
3) в этом окне включаем флажок «Отслеживать изменения (книга становится общей).»;
4) ставим галочку возле параметра «по времени:»;
5) щелкаем на значке выпадающего списка справа от этого параметра, из предложенных вариантов выбираем «Все»;
6) в окне «Исправления» нажимаем «ОК». Появится окно с предложением сохранить файл, изображенное на рис. 7;
7) в нем нажимаем «ОК», файл сохранен.
C документом «БД.xls» ничего не произошло. Все правильно, так и должно быть. Ведь мы только включили режим регистрации изменений, но самих корректировок в документе еще не было. Теперь делаем так:
1) в базе «БД.xls» изменяем любые ячейки. Для примера я исправил сумму «Выдано» для сотрудницы «Полищук О.В.» (вместо 1580,00 грн. указал значение 2000,00 грн.). Кроме того, у сотрудника «Феденко А.О.» я изменил инициалы на «Феденко А.А.». В левом верхнем углу ячеек, где были сделаны изменения, появился синий треугольный маркер (рис. 8). Он означает, что эти ячейки были откорректированы;
2) ставим указатель мыши в область ячейки «C4» (в ней мы изменили инициалы сотрудника). Через некоторое время на рабочем листе появится всплывающая подсказка с подробными сведениями о последнем исправлении;
3) сохраняем документ («Ctrl+S») и снова открываем его. Изменения на рабочем листе не видны. Но они не исчезли, а хранятся в рабочей книге;
4) вызываем меню «Сервис → Исправления → Выделить исправления…» (рис. 5). Появится окно «Исправления», как на рис. 6. В нем параметр «по времени:» установлен в положение «Со времени последнего сохранения». У нас изменений после сохранения еще не было, потому на рабочем листе никакие пометки сейчас не видны;
5) включаем флажок «по времени:», в списке справа выбираем вариант «Все»;
6) включаем флажок «Вносить изменения на отдельный лист» (рис. 6);
7) в окне «Исправления» нажимаем «ОК».
В ячейках, где были сделаны изменения, снова появились синие метки. Кроме того, подробные сведения о всех корректировках рабочей книги Excel вынес на отдельный лист. Вид такого листа (он называется «Журнал») показан на рис. 9.
В журнале видно, что «22/02/2011» сотрудник Карпенко изменил ячейки «D2» и «C4» рабочего листа «БД». Старое значение ячейки «D2» было 1580,00, новое значение — 2000,00. В ячейке «C4» старое значение было «Феденко А.О.», а текущее значение — «Феденко А.А.».
Чтобы отключить режим отображения изменений, делаем так:
1) вызываем меню «Сервис → Исправления → Выделить исправления…» (рис. 5). Появится окно «Исправления», как на рис. 6;
2) снимаем флажок «Отслеживать исправления (книга становится общей).»;
3) в окне «Исправления» нажимаем «ОК»;
4) сохраняем документ. Теперь никаких меток у ячеек рабочего листа нет.
Важно! Используя настойки окна «Исправления», на листе можно показать корректировки, сделанные за определенный период. Или оставить только те изменения, которые еще не были просмотрены.
Теперь вернемся к окну, изображенному на рис. 5, и посмотрим, что означает пункт «Принять/отклонить исправления…». Для этого делаем так:
1) открываем документ. Пусть это будет база данных, как на рис. 1;
2) вносим в него изменения. Например, откорректируем четыре ячейки «E6», «E7», «E8» и «E9» (запишем в них новые суммы возвратов);
3) вызываем меню «Сервис → Исправления → Принять/отклонить исправления…» (рис. 5). На экране появится окно с предупреждением, что это действие потребует сохранения файла (рис. 10);
4) в нем нажимаем «ОК». Откроется окно «Просмотр исправлений», как на рис. 11;
5) в окне есть три параметра. Они позволяют отобрать изменения по времени их осуществления, сделанные определенным пользователем и в заданном диапазоне рабочей книги. Параметры окна «Просмотр исправлений» мы оставляем без изменений и нажимаем «ОК». После этого появится окно, как на рис. 12.
В верхней части этого окна мы видим, что в документ внесено четыре исправления. Подробное содержание этих корректировок показано в центральной части окна. Например, первое изменение было сделано 24.02.2011 пользователем Карпенко, а суть изменения — в ячейке «E6» откорректирована сумма возврата, и теперь она составляет 1600,00 грн. (рис. 12). Кнопка «Принять» регистрирует это изменение, а кнопка «Отказаться» отменяет его. Кнопки «Принять все» и «Отказ от всех» регистрируют или отменяют все исправления в документе. Используя возможности окна «Просмотр исправлений», вы сможете проанализировать историю изменения документа, оставить правильные действия и отменить ошибочные. На мой взгляд, весьма полезная возможность.
Сравнение и объединение общих документов
ExcelОбщие рабочие книги хороши тем, что их удобно сравнивать и объединять сделанные исправления. Чтобы воспользоваться такой возможностью, делаем так:
1) открываем файл «
БД.xls» и тут же сохраняем его на диск с именем «БД_.xls». Таким образом, мы получили две копии одной и той же базы данных;2) переключаемся на файл «
БД_.xls» (в настоящий момент он должен быть активен);3) вносим изменения в базу «
БД_.xls». Для примера я откорректировал сведения о сумме возврата для сотрудников «Полищук О.В.» (новое значение 1200,00 грн.) и «Шевчук В.М.» (новое значение 1600,00 грн.), а также обновил формулы в ячейках «F4:F11»;4) закрываем файл «
БД_.xls» и сохраняем его на диск;5) открываем файл «
БД.xls»;6) вызываем меню «
Сервис → Сравнить и объединить книги…». Появится окно Проводника с названием «Выберите, какие файлы нужно включить в книгу»;7) в оглавлении Проводника отмечаем файл «
БД_.xls» (таких файлов может быть несколько, но в нашем примере он один);8) нажимаем «
ОК»;9) включаем режим отображения изменений (меню «
Сервис → Исправления → Выделить исправления…»). Откроется окно «Исправления», как на рис. 6;10) в нем ставим галочку возле параметра «
по времени:»;11) щелкаем на значке выпадающего списка справа от этого параметра, выбираем вариант «
Все»;12) в окне «
Исправления» нажимаем «ОК». На рабочем листе появились маркеры в ячейках, которые Excel обновил в результате слияния двух рабочих книг (рис. 13). 
Совет Чтобы одновременно объединить несколько копий, в оглавлении Проводника выделите имена файлов, удерживая нажатой клавишу «Ctrl» или «Shift», а затем нажмите «ОК».
Вот вкратце и все, что нужно знать о таких полезных инструментах, как регистрация изменений и объединение рабочих книг MS Excel. На мой взгляд, эти инструменты в сочетании с общими книгами
MS Excel помогут бухгалтеру поддерживать порядок в своей работе.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
