Спільні документи: реєстрація змін та об’єднання робочих книг Excel
 | Серед бухгалтерських документів напевно зустрічаються такі, з якими повинні працювати відразу декілька чоловік. Наприклад, у загальній базі (реєстрі) один працівник заповнює прибуткову частину, а інший коригує витрати, або декілька чоловік одночасно формують відомість із зарплати. Ситуації можуть бути різні, але всі вони передбачають роботу із загальними документами у програмі Excel. Як організувати таку роботу, які переваги при цьому отримає бухгалтер-практик, розглянемо в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Розмежування прав доступу до файлів MS Excel — головне питання при організації спільної роботи над документом. У цьому сенсі будь-яка книга MS Excel може бути локальною або загальною. Із локальним файлом у будь-який момент повноцінно працює тільки одна людина. Загальні документи можуть коригувати декілька працівників одночасно. Такий режим справді незамінний, коли доводиться заповнювати великі бази даних або паралельно виконувати різні розрахунки. Але це не єдина перевага загальних документів MS Excel. Не менш важливо, що в таких документах можна відстежити всі зроблені в них зміни! Організовуючи спільний доступ до робочої книги, ви завжди знатимете, хто, де і коли виправив ту чи іншу частину вашого документа. Отже, використання загальних документів — це не лише переваги мережного доступу до даних, а й додатковий спосіб контролю за внесеними змінами. І це, на мій погляд, для бухгалтера найважливіше. Розглянемо роботу із загальними документами на прикладі MS Excel 2003. Зрозуміло, усі ці можливості є і в новій версії цієї програми.
Як створити загальну робочу книгу
Будь-який документ, підготовлений у програмі Excel, можна зробити загальним. Жодних обмежень на його вміст або на формат при збереженні на диск тут немає. Ми організуємо спільний доступ до документа на прикладі бази, зображеної на рис. 1. Робимо так:
1) відкриваємо документ, як наведено на рис. 1. У нашому прикладі файл називається «
БД.xls»; 
2) викликаємо меню «Сервис → Доступ к книге…» (рис. 2). Відкриється вікно «Управление доступом к файлу», як зображено на рис. 3;
3) у ньому на закладці «Правка» уключаємо прапорець «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги)»;
4) натискуємо «ОК». Відкриється вікно Провідника програми Excel, в якому буде запропоновано зберегти файл;
5) у цьому вікні вибираємо папку для збереження, указуємо ім’я файлу та натискуємо «ОК». Excel запише файл на диск та відкриє до нього загальний доступ.
Важливо! При збереженні документа ви можете не змінювати його ім’я, а записати поверх того, що існує. Це цілком допустимо. Більше того, на практиці зазвичай так і вчиняють.
Як бачите, створити загальну робочу книгу дуже просто. Уся операція забере не більше хвилини. Зате тепер ми отримали чимало додаткових можливостей. Спершу робимо так:
1) відкриваємо Excel, завантажуємо до нього документ «
БД.xls»;2) ще раз відкриваємо програму Excel та завантажуємо до нього ту саму базу «
БД.xls». Документ буде відкрито без будь-яких застережливих повідомлень.Отже, зараз у нас завантажено дві копії MS Excel. У кожній із них відкрита та сама база з ім’ям «
БД.xls». Ми можемо переключатися між цими програмами, коректувати документ «БД.xls», записувати його на диск. Усі зроблені зміни буде збережено. Такий режим роботи характерний лише для загальних робочих книг MS Excel. Як приклад виконайте такі самі дії над будь-яким локальним документом. Тобто ще раз відкрийте дві копії Excel та до кожної з них завантажте той самий файл. При повторному відкритті документа на екрані з’явиться повідомлення, як наведено на рис. 4. У цьому вікні Excel запропонує вам відкрити другий примірник у режимі «Только чтение». Після цього копію документа ви зможете переглядати, коректувати, але зберегти зроблені зміни в той самий файл не вдасться. Для запису на диск вам доведеться змінити ім’я файлу та записати результат до іншого документа. 
Важливо! Якщо говорити про заповнення або коригування бази даних, то режим спільного доступу має сенс використовувати лише при роботі в мережі. Коли один працівник, скажімо, заповнює колонку «Выдано», а інший — колонку «Возврат». На локальному комп’ютері виправляти один файл двома копіями Excel немає жодного сенсу…
Проте робота із загальними книгами на локальній машині дає певні переваги. У чому вони полягають та як ними скористатися, зараз і розглянемо.
Загальні книги та реєстрація змін
Великою перевагою роботи із загальними книгами є можливість відстежити всі коригування, зроблені в документі. Подивимося, як це зробити на прикладі бази даних «
БД.xls», наведеної на рис. 1. При цьому вважатимемо, що первісно наш файл не є загальним, а його відкрито в режимі локального доступу. Робимо так:1) відкриваємо документ «
БД.xls» (рис. 1);2) викликаємо меню «
Сервис → Исправления → Выделить исправления…» (рис. 5). Відкриється вікно «Исправления», як зображено на рис. 6; 
3) у цьому вікні включаємо прапорець «Отслеживать изменения (книга становится общей).»;
4) ставимо галочку біля параметра «по времени:»;
5) клацаємо по значку випадного списку праворуч від цього параметра, із запропонованих варіантів вибираємо «Все»;
6) у вікні «Исправления» натискуємо «ОК». З’явиться вікно з пропозицією зберегти файл, зображене на рис. 7;
7) у ньому натискуємо «ОК» — файл збережено.
Із документом «БД.xls» нічого не відбулося. Усе правильно, так і має бути. Адже ми тільки включили режим реєстрації змін, але самих коригувань у документі ще не було. Тепер робимо так:
1) у базі «БД.xls» змінюємо будь-які комірки. Для прикладу я виправив суму «Выдано» для працівниці «Полищук О.В.» (замість 1580,00 грн. указав значення 2000,00 грн.). Крім того, у працівника «Феденко А.О.» я змінив ініціали на «Феденко А.А.». У лівому верхньому кутку комірок, де були зроблені зміни, з’явився синій трикутний маркер (рис. 8). Він означає, що ці комірки були відкориговані;
2) ставимо покажчик миші в область комірки «C4» (у ній ми змінили ініціали працівника). Через деякий час на робочому листі з’явиться спливаюча підказка з докладними відомостями про останнє виправлення;
3) зберігаємо документ («Ctrl+S») і знову відкриваємо його. Зміни на робочому листі не видно. Але вони не зникли, а зберігаються в робочій книзі;
4) викликаємо меню «Сервис → Исправления → Выделить исправления…» (рис. 5). З’явиться вікно «Исправления», як наведено на рис. 6. У ньому параметр «по времени:» установлено в положення «Со времени последнего сохранения». У нас змін після збереження ще не було, тому на робочому листі жодних позначок зараз не видно;
5) уключаємо прапорець «по времени:», у списку праворуч вибираємо варіант «Все»;
6) уключаємо прапорець «Вносить изменения на отдельный лист» (рис. 6);
7) у вікні «Исправления» натискуємо «ОК».
У комірках, де було зроблено зміни, знову з’явилися сині мітки. Крім того, докладні відомості про всі коригування робочої книги Excel виніс на окремий лист. Вигляд такого листа (він називається «Журнал») показано на рис. 9.
У журналі видно, що «22.02.2011» працівник Карпенко змінив комірки «D2» і «C4» робочого листа «БД». Старе значення комірки «D2» було 1580,00, нове значення — 2000,00. У комірці «C4» старе значення було «Феденко А.О.», а поточне значення — «Феденко А.А.».
Щоб відключити режим відображення змін, робимо так:
1) викликаємо меню «Сервис → Исправления → Выделить исправления…» (рис. 5). З’явиться вікно «Исправления», як зображено на рис. 6;
2) знімаємо прапорець «Отслеживать исправления (книга становится общей).»;
3) у вікні «Исправления» натискуємо «ОК»;
4) зберігаємо документ. Тепер жодних міток у комірках робочого листа немає.
Важливо! Використовуючи настройки вікна «Исправления», на листі можна показати коригування, зроблені за певний період, або залишити тільки ті зміни, які ще не були переглянуті.
Тепер повернемося до вікна, зображеного на рис. 5, та подивимося, що означає пункт «
Принять/отклонить исправления…». Для цього робимо так:1) відкриваємо документ. Хай це буде база даних, як зображено на рис. 1;
2) уносимо до нього зміни. Наприклад, відкоригуємо чотири комірки «
E6», «E7», «E8» і «E9» (запишемо в них нові суми повернень);3) викликаємо меню «
Сервис → Исправления → Принять/отклонить исправления…» (рис. 5). На екрані з’явиться вікно з попередженням, що ця дія вимагатиме збереження файлу (рис. 10); 
4) у ньому натискуємо «ОК». Відкриється вікно «Просмотр исправлений», як зображено на рис. 11;
5) у вікні є три параметри. Вони дозволяють відібрати зміни за часом їх здійснення, зроблені певним користувачем та в заданому діапазоні робочої книги. Ми параметри вікна «Просмотр исправлений» залишаємо без змін та натискуємо «ОК». Після цього з’явиться вікно, як зображено на рис. 12.
У верхній частині цього вікна ми бачимо, що в документ унесено чотири виправлення. Докладний зміст цих коригувань показано в центральній частині вікна. Наприклад, перша зміна була зроблена 24.02.2011 користувачем «Карпенко». А суть зміни — у комірці «E6» відкоригована сума повернення. Тепер вона становить 1600,00 грн. (рис. 12). Кнопка «Принять» реєструє цю зміну, кнопка «Отказаться» скасовує її. Кнопки «Принять все» та «Отказ от всех» реєструють або скасовують усі виправлення в документі. Використовуючи можливості вікна «Просмотр исправлений», ви зможете проаналізувати історію зміни документа, залишити правильні дії та скасувати помилкові. На мій погляд, дуже корисна можливість.
Порівняння та об’єднання загальних документів Excel
Загальні робочі книги хороші тим, що їх зручно порівнювати та об'єднувати зроблені виправлення. Щоб скористатися такою можливістю, робимо так:
1) відкриваємо файл «
БД.xls» і тут же зберігаємо його на диск з ім’ям «БД_.xls». Отже, ми отримали дві копії однієї і тієї ж бази даних;2) переключаємося на файл «
БД_.xls» (зараз він має бути активний);3) вносимо зміни до бази «
БД_.xls». Для прикладу я відкоригував відомості про суму повернення для працівників «Полищук О.В.» (нове значення 1200,00 грн.) і «Шевчук В.М.» (нове значення 1600,00 грн.), а також відновив формули в комірках «F4:F11»;4) закриваємо файл «
БД_.xls» та зберігаємо його на диск;5) відкриваємо файл «
БД.xls»;6) викликаємо меню «
Сервис → Сравнить и объединить книги…». З’явиться вікно Провідника з назвою «Выберите, какие файлы нужно включить в книгу»;7) у змісті Провідника позначаємо файл «
БД_.xls» (таких файлів може бути декілька, але в нашому прикладі він один);8) натискуємо «
ОК»;9) уключаємо режим відображення змін (меню «
Сервис → Исправления → Выделить исправления…»). Відкриється вікно «Исправления», як наведено на рис. 6;10) у ньому ставимо галочку біля параметра «
по времени:»;11) клацаємо по значку випадного списку праворуч від цього параметра, вибираємо варіант «
Все»;12) у вікні «
Исправления» натискуємо «ОК». На робочому листі з’явилися маркери в комірках, які Excel оновив у результаті злиття двох робочих книг (рис. 13). 
Порада Щоб одночасно об’єднати декілька копій, у змісті Провідника виділіть імена файлів, утримуючи натиснутою клавішу «Ctrl» або «Shift», а потім натисніть «ОК».
Ось стисло і все, що потрібно знати про такі корисні інструменти, як реєстрація змін та об’єднання робочих книг MS Excel. На мій погляд, ці інструменти в поєднанні із загальними книгами MS Excel допоможуть бухгалтеру підтримувати порядок у своїй роботі.
Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
