Почта прямо из Excel
Уважаемая редакция! В своей работе я постоянно пользуюсь программой
MS Excel. А документы, подготовленные в этой программе, отправляю по электронной почте. Для рассылки я использую MS Outlook или отправляю документ непосредственно через почтовый ящик моего провайдера. Когда количество файлов невелико, такая работа занимает мало времени. Но если документов много, приходится постоянно отвлекаться — сохранять файлы, переключаться на другую программу, там создавать письмо, подключать к нему вложения и т. д. Подскажите, а можно ли все это сделать в самом Excel? Спасибо за ответ.Анна Величко, бухгалтер, г. Харьков
Отвечает
Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент каф. прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Возможность отправить документ по электронной почте есть практически во всех программах пакета
MS Office. Разумеется, есть она и в программе Excel. Как ею воспользоваться, я покажу на небольшом примере.Итак, есть документ, подготовленный в программе Excel. На компьютере настроена работа с почтовой программой Outlook. В ней создана учетная запись для работы с электронной почтой, есть адресная книга и т. д. Наша задача — отправить документ через эту учетную запись, не отвлекаясь и не покидая программу Excel. Делаем так:
1) вызываем меню «
Файл → Отправить». Откроется вложенное меню, как на рис. 1; 
2) из этого меню выбираем способ отправки. Например, вариант «Сообщение (как вложение)…». Появится окно программы для работы с почтой, как на рис. 2;
3) в поле «Кому:» пишем адрес получателя. Если он находится в адресной книге, щелкаем на кнопке «Кому:» и выбираем получателя из предложенного списка;
4) в поле «Копия:» при необходимости можем указать еще один адрес для отправки документа;
5) проверяем поля «Тема:» и «Присоединить:». В данном случае их Excel заполнил самостоятельно. В поле «Тема:» он поставил название документа (имя файла). В поле «Присоединить:» Excel автоматически подключил сам документ;
6) в центральной части окна находится область для текста письма. Заполнять ее необязательно. Но при желании здесь вы можете напечатать поясняющий текст для получателя сообщения;
7) щелкаем на кнопке «Отправить» (рис. 2). Сообщение будет отправлено через программу MS Outlook.
Важно! Письмо будет отправлено через учетную запись, которая в Outlook по умолчанию принята основной. Содержимое письма будет автоматически записано в базу данных Outlook. Отправленное сообщение вы сможете найти в разделе «Исходящие».
Пару слов о режимах отправки и о возможностях окна подготовки сообщений (рис. 1). На моем компьютере Excel предлагает такие варианты: «Сообщение(для ознакомления)», «Сообщение(как вложение)», «По маршруту…», «Участник собрания по сети» и «Факс пользователю службы факсов Интернета» и «Bluetooth». Перечень режимов отправки документов может отличаться, — это зависит от конфигурации конкретного компьютера. Я предлагаю остановиться на трех основных вариантах: «Сообщение(для ознакомления)», «Сообщение(как вложение)» и «Bluetooth». Первые два из них практически одинаковые. Разница только в том, что при отправке в режиме «Сообщение(как вложение)» Excel в поле темы пишет имя файла. А в случае «Сообщение(для ознакомления)» в поле темы будет стоять фраза: «Пожалуйста, проверьте…», а дальше следует название документа. Лично мне второй вариант нравится больше, так как в теме письма четко указано, что к сообщению прикреплен документ и сразу видно имя файла с этим документом.
Теперь что касается режима «Bluetooth». Откровенно говоря, в Excel я впервые воспользовался им при подготовке этой статьи. И с тех пор действую так постоянно! Потому что на самом деле это очень удобно. Элементарный пример. На ноутбуке открыта таблица Excel. Пора заканчивать работу. Я хочу передать файл на коммуникатор, чтобы почитать документ в дороге. Оказывается, ничего не нужно закрывать, отдельно копировать. Делаем так:
1) включаем Bluetooth на мобильном устройстве и на персональном компьютере (или ноутбуке);
2) в Excel вызываем «Файл → Отправить → Bluetooth». Откроется список Bluetooth-устройств, зарегистрированных на вашем компьютере;
3) если список этих устройств пуст, нажимаем «другие…». Откроется специальное окно, в котором вы сможете найти доступные устройства Bluetooth;
4) завершив поиск устройства, щелкаем на нем левой кнопкой мыши. Откроется окно «Копирование…», где можно наглядно увидеть процесс передачи файла. По завершении операции остается только открыть документ на мобильном устройстве. Разумеется, эта операция имеет смысл только в том случае, если мобильное устройство поддерживает работу с файлами в формате MS Excel.
Важно!
Чтобы отправить файлы по Bluetooth, в компьютере должен быть установлен Bluetooth-адаптер.Как видите, Excel умеет не только считать и обрабатывать данные. Он хорошо интегрирован в почтовую программу Outlook и может передавать файлы на другие устройства практически по любому доступному интерфейсу.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
