Пошта просто з Excel
Шановна редакціє! У своїй роботі я постійно користуюся програмою MS Excel, а документи, підготовлені в цій програмі, відправляю за допомогою електронної пошти. Для розсилки використовую MS Outlook або відправляю документ безпосередньо через поштову скриньку мого провайдера. Коли кількість файлів невелика, така робота забирає небагато часу, але якщо документів багато, доводиться постійно відволікатися — зберігати файли, перемикатися на іншу програму, там створювати лист, підключати до нього вкладення тощо. Підкажіть, чи можна все це зробити в самому Excel? Наперед завдячую.
Ганна Величко, бухгалтер, м. Харків
Відповідає
Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Можливість відправити документ за допомогою електронної пошти існує практично в усіх програмах пакета MS Office. Зрозуміло, є вона і в програмі Excel. Як нею скористатися, я покажу на невеликому прикладі.
Отже, є документ, підготовлений у програмі Excel. На комп’ютері настроєно роботу з поштовою програмою Outlook. У ній створено обліковий запис для роботи з електронною поштою, є адресна книга тощо. Наше завдання — відправити документ через цей обліковий запис, не відволікаючись та не виходячи з програми Excel. Виконуємо такі дії:
1) викликаємо меню «
Файл → Отправить». Відкриється вкладене меню, як показано на рис. 1; 
2) із цього меню вибираємо спосіб відправлення, наприклад варіант «Сообщение (как вложение)…». З’явиться вікно програми для роботи з поштою, як на рис. 2;
3) у полі «Кому:» записуємо адресу одержувача. Якщо вона знаходиться в адресній книзі, клацаємо по кнопці «Кому:» та вибираємо одержувача із запропонованого списку;
4) у полі «Копия:» за необхідності вказуємо ще одну адресу для відправлення документа;
5) перевіряємо поля «Тема:» та «Присоединить:». У нашому випадку Excel заповнив їх самостійно. У полі «Тема:» він поставив назву документа (ім’я файлу). У полі «Присоединить:» Excel автоматично підключив сам документ;
6) у центральній частині вікна знаходиться область для тексту листа. Заповнювати її не обов’язково. Але за бажанням тут ви можете надрукувати пояснювальний текст для одержувача повідомлення;
7) клацаємо по кнопці «Отправить» (рис. 2). Повідомлення буде відправлено через програму MS Outlook.
Важливо! Лист буде відправлено через обліковий запис, який в Outlook за умовчанням прийнято основним. Зміст листа буде автоматично записано до бази даних Outlook. Відправлене повідомлення ви зможете знайти в розділі « Исходящие».
Скажемо кілька слів про режими відправлення та можливості вікна підготовки повідомлень (рис. 1). На моєму комп’ютері Excel пропонує такі варіанти: «
Сообщение(для ознакомления)…», «Сообщение(как вложение)…», «По маршруту…», «Участник собрания по сети» і «Факс пользователю службы факсов Интернета» і «Bluetooth». Перелік режимів відправлення документів може відрізнятися — це залежить від конфігурації конкретного комп’ютера. Я пропоную зупинитися на трьох основних варіантах: «Сообщение(для ознакомления)…», «Сообщение(как вложение)…» і «Bluetooth». Перші два з них практично однакові. Різниця лише в тому, що при відправленні в режимі «Сообщение(как вложение)…» Excel у полі теми записує ім’я файлу. А от у випадку «Сообщение(для ознакомления)…» у полі теми стоятиме фраза «Пожалуйста, проверьте…», а далі йде назва документа. Особисто мені другий варіант подобається більше, оскільки в темі листа чітко зазначено, що до повідомлення прикріплено документ, і відразу видно ім’я файлу з цим документом.Тепер щодо режиму «
Bluetooth». Відверто кажучи, в Excel я вперше скористався ним при підготовці цієї статті, але відтоді дію так постійно! Тому що насправді це дуже зручно. Елементарний приклад. На ноутбуку відкрито таблицю Excel. Час закінчувати роботу. Я хочу передати файл на комунікатор, щоб почитати документ у дорозі. Виявляється, нічого не потрібно закривати чи окремо копіювати. Виконуємо такі дії:1) уключаємо Bluetooth на мобільному пристрої та на персональному комп’ютері (або ноутбуку);
2) в Excel викликаємо «
Файл → Отправить → Bluetooth». Відкриється список Bluetooth-пристоїв, зареєстрованих на вашому комп’ютері;3) якщо список цих пристроїв порожній, натискуємо на опцію «
другие…». Відкриється спеціальне вікно, в якому ви зможете знайти доступні пристрої Bluetooth;4) завершивши пошук пристрою, клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. Відкриється вікно «
Копирование…», де можна наочно побачити процес передачі файлу. Після закінчення операції залишається тільки відкрити документ на мобільному пристрої. Зрозуміло, ця операція має сенс лише в тому випадку, якщо мобільний пристрій підтримує роботу з файлами у форматі MS Excel.Важливо! Щоб відправити файли за допомогою Bluetooth, у комп’ютері має бути встановлено Bluetooth-адаптер.
Як бачите, Excel уміє не лише рахувати й обробляти дані. Він добре інтегрований у поштову програму Outlook та може передавати файли на інші пристрої практично будь-яким доступним інтерфейсом.
Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
