Бухгалтер и Excel Mobile. Часть 1
 | Продолжая тему о возможностях мобильных устройств, сегодня мы поговорим об основном бухгалтерском инструменте — электронной таблице. В системе Windows Mobile она представлена приложением Excel Mobile. Эта небольшая по размерам программа на самом деле обладает достаточно насыщенным функционалом. И что немаловажно, идеология ее работы максимально приближена к программе MS Excel. Посмотреть, что умеет делать эта программа, насколько совместима она с настольной версией Excel, чем может быть полезна бухгалтеру, и будет нашей задачей. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Первый опыт работы с мобильными приложениями у нас уже есть. О программе
Word Mobile мы подробно писали в «Б & К», № 5, 2011. Сегодня в зоне нашего внимания будет мобильная версия Excel. Работу с этой программой мы построим следующим образом. Вначале на конкретном примере разберемся с основными возможностями Excel Mobile — создадим документ, отформатируем его, поработаем с листами, встроенными функциями и сохраним файл на диск. Затем проанализируем совместимость документов в мобильной и настольной версиях программы. И в завершение темы познакомимся с инструментами обработки данных Excel Mobile (для бухгалтера это очень важно!) и набором сервисных функций этой программы.
Вызываем
Excel MobileПрежде чем начать работу с Excel Mobile, вызываем его. Для этого делаем так:
1) щелкаем стилусом на кнопке «
Пуск». Откроется главное меню Windows Mobile, как на рис. 1; 
2) выбираем пункт «Office Mobile». Откроется окно, изображенное на рис. 2;
3) щелкаем на иконке «Excel Mobile». Через некоторое время появится окно работы с файлами программы Excel (рис. 3).
Основную часть этого окна занимает Проводник. Внизу окна расположены две кнопки: «Создать» и «Меню». Щелчком на кнопке «Создать» формируем новый (пустой) документ. Кнопка «Меню» открывает доступ к главному меню программы. Для начала разберемся с Проводником. Окно этой программы показано на рис. 3.
Важно! В оглавлении Проводника собраны файлы Excel со всех папок мобильного устройства. Здесь видны как документы в основной памяти, так и находящиеся на флеш-накопителе. Этот факт нужно учитывать при сохранении файлов. Работая на мобильном ПК, лучше явно указывать папку при каждом сохранении документа.
Чтобы открыть документ, дважды щелкаем на нем стилусом — файл будет загружен в Excel. В Проводнике можно выполнить и другие операции с документом. Для этого удобно использовать контекстное меню. Делаем так:
1) удерживаем стилус на любом документе из оглавления Проводника. Откроется контекстное меню, как на рис. 3;
2) щелчком стилуса выбираем операцию из этого меню. Дальше действуем, опираясь на подсказки программы Проводник.
Контекстное меню состоит из семи пунктов:
— «Переименовать или переместить…» — позволяет изменить имя файла или перенести его на другое устройство (или в другую папку);
— «Удалить» — стирает файл с диска;
— «Выделить все» — выделяет все файлы в пределах текущей папки;
— «Создать копию» — позволяет продублировать файл. Например, если на диске есть документ «Письмо», то после создания копии появится «Письмо(1)» и т. д.;
— «Отправить…», «Передать файл», «Отправить с помощью Bluetooth» — отправляет файл по электронной почте, через ИК-порт или устройство Bluetooth. Нам эти возможности пока не нужны. Начнем работу с самой программой Excel.
Интерфейс Excel Mobile
Чтобы открыть основное окно программы нам нужно создать документ. Делаем следующим образом:
1) закрываем контекстное меню;
2) щелкаем на кнопке «
Создать» (рис. 3). Окно Excel примет вид, как на рис. 4. 
В центральной части окна расположен рабочий лист Excel. Здесь все, как и в настольной версии программы. Те же колонки, строки, ячейки, те же принципы адресации. Под рабочим листом видим строку состояния. Она состоит из трех частей:
1) индикатор режима работы. На рис. 4 он находится в состоянии «Готово». При вводе формул этот индикатор переходит в состояние «ВВОД»;
2) кнопка переключения листов. В окне на рис. 4 на этой кнопке видно название текущего листа «Лист1». Щелчок на кнопке открывает список доступных листов рабочей книги;
3) кнопка для смены типа операции в статусной строке. Щелчок на этой кнопке раскрывает список из шести вариантов — «Среднее», «Счет», «Количество чисел», «Максимум», «Минимум» и «Сумма». По умолчанию в строке состояния отображается сумма значений в выделенных ячейках.
Под строкой состояния есть небольшая панель инструментов. На ней всего девять иконок. Вот их назначение в порядке «слева-направо»: вставить диаграмму, выровнять содержимое ячейки вправо (по центру, влево), просуммировать элементы, назначить формат в стиле валюты, выбрать стиль запятой, назначить десятичный формат, изменить масштаб отображения документа.
Вот вкратце основные элементы интерфейса Excel Mobile. Настало время испытать это приложение на практике. Для этого мы сделаем так. Вначале создадим в Excel Mobile небольшой прайс-лист. В нем мы задействуем формулы, встроенные функции и разные листы рабочей книги. Затем перепишем прайс-лист в настольный компьютер и поработаем с документом в программе MS Excel. Откорректированный файл мы вернем на мобильное устройство и посмотрим, как отреагирует на него Excel Mobile. Нас будет интересовать правильная работа с функциями и способами объединения ячеек, ведь при создании бухгалтерских документов эти возможности нужны постоянно. А в конце нашего знакомства обратимся к инструментам обработки данных Excel Mobile и сделаем выводы — где имеет смысл использовать эту программу и на что нужно обратить внимание в первую очередь.
Создаем и сохраняем документ
Нашим первым документом в программе
Excel Mobile будет прайс-лист. Делаем так:1) открываем Excel, файл в окне Проводника не выбираем;
2) нажимаем кнопку «
Создать». Появится пустой документ;3) щелкаем стилусом на ячейке «
A1» — отсюда будет начинаться документ.Чтобы поработать с формулами и листами в Excel Mobile, наш документ мы построим так. На отдельном листе с именем «
Спр» поместим вспомогательные данные для расчета цен в документе. Это будут сведения о курсах валют и скидках. Сам документ «Прайс-лист» сформируем на листе «Прайс». Делаем следующим образом:1) на текущем листе начиная с «
A1» набираем документ, как на рис. 5; 
2) делаем двойной щелчок стилусом: вначале на правой границе колонки «A», затем на правой границе колонки «B». Это действие означает автоподбор ширины колонок;
3) вызываем «Меню → Файл → Сохранить как…» (рис. 6). Откроется окно Проводника, как на рис. 7. Внизу окна показаны доступные устройства мобильного компьютера. В верхней части расположены два параметра — «Название» и «Тип:»;
4) щелкаем на значке выпадающего списка с перечнем устройств. Выбираем диск и папку, куда хотим сохранить файл. На рис. 7 это устройство «SD карты» (папка «Личные»);
5) щелкаем на параметре «Тип:». Откроется список: «Книга Excel 97/2000 (*.xls)», «Шаблон Excel 97/2000 (*.xlt)»;
6) выбираем «Книга Excel 97/2000 (*.xls)»;
7) щелкаем на параметре «Название», вводим имя файла. В примере файл называется «Прайс»;
8) в правом верхнем углу окна Проводника нажимаем «ОК». Документ «Прайс» записан в папку «Личные» на карту памяти мобильного ПК. Программа Excel вернулась в обычный режим работы с документом;
9) щелкаем на кнопке «ОК» в верхней части окна с документом (закрываем Excel Mobile). При следующем вызове программы нам останется загрузить файл через окно Проводника и продолжить работу над документом.
ВЫВОД. Работа с файлами в Excel Mobile и MS Excel очень похожа. В Проводнике Excel Mobile можно выполнить основные операции с файлами (копировать, перемещать, переименовывать, удалять). Нельзя только создавать новые папки. Excel Mobile поддерживает основные типы файлов MS Excel и может сохранять документы в виде шаблонов.
Работа с листами в
Excel MobileТеперь наша задача — в файле «
Прайс.xls» создать несколько листов, чтобы затем заполнить их формулами. Делаем так:1) через Проводник загружаем файл «
Прайс», вызываем «Меню → Формат → Изменить листы…» (рис. 8). Появится окно, как на рис. 9. В нем показаны три листа рабочей книги — «Лист1», «Лист2» и «Лист3». Сейчас в списке выделен «Лист1»; 
2) не снимая выделения, щелкаем на кнопке «Переименовать». Появится окно, как на рис. 10;
3) вводим название листа «Спр», в верхней части окна «Переименовать лист» нажимаем «ОК»;
4) выбираем «Лист2», щелкаем на кнопке «Переименовать» (рис. 9);
5) вводим название «Прайс», нажимаем «ОК»;
6) в окне «Изменить листы» нажимаем «ОК». Листы созданы, Excel готов к дальнейшей работе.
Вернемся к окну «Изменить листы», которое изображено на рис. 9. В окне есть пять кнопок — «Переименовать», «Вставить…», «Удалить» и т. д. С их помощью можно изменить имя листа, добавить новый лист, удалить лист или изменить порядок следования листов в рабочей книге.
ВЫВОД. Все основные операции с рабочими листами, характерные для MS Excel, есть и в программе Excel Mobile.
Редактируем документ
Продолжая знакомство с
Excel Mobile, мы заполним формулами основной документ на листе «Прайс». Делаем следующим образом:1) открываем документ «
Прайс.xls», выбираем лист «Прайс»;2) начиная с ячейки «
A1» вводим заголовки прайс-листа, как показано на рис. 11; 
3) в блок с «A2» до «A7» печатаем наименование товаров, колонку «Ед. изм.» заполняем текстом «шт.»;
4) в колонку «Розн.» (столбец «C») вводим значения цен, как показано на рис. 11. Теперь вводим формулы;
5) становимся на ячейку «D2»;
6) вводим формулу «=C2*(1-Спр!$B$5)». Эта формула вычисляет мелкооптовую цену товара. Она берет за основу розничную цену из ячейки «С2» и уменьшает ее на размер скидки, который записан в ячейке «B5» листа «Спр».
Здесь нужно сделать небольшой комментарий. При вводе формул в MS Excel адреса ячеек удобно вставлять, указывая их прямо на рабочем листе. Такой прием подстановки адресов работает и в программе Excel Mobile. Но есть одно ограничение.
Важно! В ExcelMobile подстановку адресов в формулу можно делать только для ячеек текущего рабочего листа.
Применительно к формуле «=C2*(1-Спр!$B$5)» процесс будет выглядеть так:
1) набираем символ «=»;
2) щелкаем стилусом на ячейке «С2» листа «Прайс», он сейчас текущий. Адрес «С2» Excel Mobile автоматически подставит в формулу, получится выражение «=С2»;
3) не завершая формулу, вводим текст «*(1-Спр!$B$5)». Его придется печатать вручную. Дело в том, что в Excel Mobile мы не сможем после символа «-» переключиться на лист «Спр», выбрать там ячейку «B5» и подставить в формулу ее адрес автоматически. Это неудобство, но с ним придется мириться. Правда, есть один прием, который позволяет частично решить проблему.
Совет Запомните (или запишите) адреса ячеек на неактивном рабочем листе, которые нужно подставить в формулу. Набирая формулу, указывайте эти адреса на текущем листе. Завершив ввод формулы, откорректируйте ее, расставив ссылки на листы рабочей книги.
Следуя этому совету, формулу «
=C2*(1-Спр!$B$5)» можно ввести так:1) набираем символ «
=», щелкаем стилусом на ячейке «С2». Excel Mobile подставит адрес в формулу и получится выражение «=С2»;2) печатаем текст «
*(1-»;3) щелкаем стилусом на ячейке «
B5». Получим формулу «=C2*(1-B5)»;4) нажимаем «
Enter» (завершаем формулу);5) переходим в строку формул и корректируем выражение, чтобы получить в результате «
=C2*(1-Спр!$B$5)» (изменения выделены полужирным шрифтом).В настоящий момент у нас есть документ «
Прайс-лист» с единственной формулой для расчета мелкооптовой цены товара «Блокнот». Наша задача — ввести остальные формулы и скопировать их на всю высоту таблицы. Делаем следующее:1) щелкаем на ячейке «
E2». Вводим формулу «=C2*(1-Спр!$B$6)». Она рассчитает оптовую цену, отняв соответствующую скидку от розничной цены;2) щелкаем на «
F2». Вводим формулу «=C2/Спр!$B$2». Эта формула определит розничную цену в долларах США;3) в ячейку «
G2» вводим формулу «=C2/Спр!$B$3». Она рассчитает розничную цену в евро;4) cтилусом обводим блок ячеек «
D2:G2»;5) нажимаем и удерживаем стилус на выделенном блоке ячеек. Появится контекстное меню, как на рис. 12;
6) из этого меню выбираем «
Копировать». Обратите внимание, что скопировать ячейки можно и другим способом — вызвать «Меню → Копировать»;7) выделяем блок «
D3:G8», вызываем «Меню → Вставить» (или выбираем «Вставить» из контекстного меню, рис. 12);8) переходим к ячейке «
A10», вводим формулу «=″Курс USD: ″&Спр!B2&″ грн./1$″&″.″»;9) в ячейку «
A11» вводим «= ″Курс EUR: ″&Спр!B3&″ грн./1EUR″&″.″»;10) в ячейки «
F9», «F10», «F11», «F12» вводим поясняющий текст — «Скидки:», «Мелкоопт.», «Оптовая» и «Спец.»;11) в ячейки «
G10», «G11», «G12» вводим формулы «=Спр!B5», «=Спр!B6», «=Спр!B7».Важно! На стандартной клавиатуре
Windows Mobile нет символа «&». Но в системе такой символ есть, ввести его можно. Для этого на мобильном устройстве нужно установить альтернативную клавиатуру. Например, «Resco Keyboard» или другую, аналогичную ей.Прайс-лист в первом приближении готов. Но прежде чем двигаться дальше, предлагаю вернуться к контекстному меню работы с ячейками, изображенному на рис. 12. В этом меню представлены все основные операции для разработки и оформления табличных документов, а именно:
— работа с буфером обмена («
Вырезать», «Копировать», «Вставить»);— очистка содержимого ячеек («
Очистить»);— добавление и удаление ячеек, строк и колонок («
Вставить ячейки…», «Удалить ячейки…»);— форматирование ячеек («
Форматировать ячейки…»);— создание диаграмм. На мой взгляд, этих возможностей для работы с документами в
Excel Mobile более чем достаточно.ВЫВОД. Пора подытожить, чего мы добились на самом деле. Мы создали документ из двух листов. На листе «
Прайс» разместили основной документ. На листе «Спр» — дополнительную информацию. В прайс-лист мы вставили формулы, которые ссылаются на ячейки текущего листа и на ячейки листа «Спр». В формулах мы использовали относительную и абсолютную адресацию, а также операцию сцепления строк. При заполнении табличной части документа мы воспользовались копированием формул — через контекстное и основное меню программы. Со всеми этими задачами Excel Mobile справился хорошо. И это означает, что его можно использовать для разработки сложных бухгалтерских документов. И теперь нам остается отформатировать таблицу и приступить к проверке совместимости приложений Excel Mobile и MS Excel.
Форматируем таблицу
Знакомясь с оформительскими возможностями
Excel Mobile, мы сделаем следующие. На листе «Прайс» выделим заголовки полужирным шрифтом синего цвета, включим параметр переноса текста по словам. Часть текста в документе отформатируем курсивом. Числа оформим с двумя знаками после запятой. Выделим комментарии о курсах валют синим цветом. Разлинеим табличную часть документа. Для скидок назначим процентный формат. Колонку «Ед. изм.» скроем. Делаем так:1) открываем файл «
Прайс.xls», переходим на лист «Прайс»;2) выделяем блок «
A1:G1» (заголовки таблицы);3) вызываем «
Меню → Формат → Ячейки…» (рис. 13). Появится окно «Форматировать ячейки», как на рис. 14. В нем четыре закладки, их названия находятся в нижней части окна; 
4) щелкаем на закладке «Шрифт»;
5) включаем флажок «Полужирный» (рис. 14);
6) щелкаем на значке выпадающего списка «Цвет:». Откроется палитра, из которой выбираем синий цвет (рис. 14);
7) в окне «Форматировать ячейки» нажимаем «ОК»;
8) выделяем ячейку «B1»;
9) вызываем «Меню → Формат → Ячейки…»;
10) на закладке «Выравнивание» включаем флажок «Переносить по словам» (рис. 15);
11) в верхней части окна нажимаем «ОК»;
12) выделяем ячейки «A10:D11»;
13) вызываем «Меню → Формат → Ячейки…», на закладке «Шрифт» выбираем синий цвет символов, включаем флажок «Курсив»;
14) в окне «Форматировать ячейки» нажимаем «ОК»;
15) выделяем блок ячеек «A1:G8»;
16) вызываем окно «Форматировать ячейки», на закладке «Границы» включаем флажки «Левая», «Верхняя», «Правая» и «Нижняя». Здесь же можно выбрать цвет линий обрамления (параметр «Границы:») и цвет заливки ячеек (параметр «Заливка:») (рис. 16);
17) в верхней части окна нажимаем «ОК»;
18) выделяем ячейку «E9», через «Меню → Формат → Ячейки…» присваиваем ей полужирный шрифт (параметр «Полужирный» на закладке «Шрифт», рис. 14);
19) выделяем блок ячеек «C2:G8»;
20) вызываем «Меню → Формат → Ячейки…», переходим на закладку «Число» (рис. 17);
21) в списке «Категория:» выбираем «Число». Параметр «Дробн. знаков:» делаем равным «2»;
22) в окне «Форматировать ячейки» нажимаем «ОК»;
23) выделяем блок ячеек «G10:G12»;
24) вызываем окно «Форматировать ячейки», переходим на закладку «Число» (рис. 17);
25) в списке «Категория:» выбираем «Процент». В параметр «Дробн. знаков:» пишем «0»;
26) в верхней части окна нажимаем «ОК»;
27) щелкаем на заголовке колонки «B» (выделяем ее);
28) вызываем «Меню → Формат → Столбец → Скрыть». Столбец «Ед.изм.» станет невидимым. Окончательный вид документа показан на рис. 18.
Меню форматирования в программе Excel Mobile содержит и другие возможности по оформлению таблицы. Например, при форматировании строк и колонок («Меню → Формат → Строка», «Меню → Формат → Столбец») можно воспользоваться пунктом «Автоподбор». Это позволяет быстро установить оптимальную высоту строк и ширину колонок по их содержимому. Для ячеек можно выбрать цвет заливки (закладка «Границы» параметр «Заливка:», рис. 16), задать высоту и ширину ячейки (закладка «Размер») и т. п.
Прайс-лист готов. Что можно сказать исходя из результатов нашей работы?
ВЫВОД. Возможноcти редактирования и форматирования таблиц в программе Excel Mobile, конечно же, ограничены. Тем не менее они позволяют подготовить бухгалтерский отчет вполне приемлемого качества. И прайс-лист, который мы создали, наглядное тому подтверждение. Документ получился наглядным и вполне читабельным. Так что составление смет, накладных, несложных бюджетов — все это можно делать в мобильной версии программы Excel. Здесь главным ограничением являются не функциональные возможности, а размер экрана и удобство работы. Безусловно, подготовить на мобильном устройстве разворот декларации или подробный баланс практически нереально. Но набрать небольшой документ, заполнить базу данных и затем передать ее на стационарный ПК вполне выполнимая задача.
На этом мы завершим первое знакомство с приложением Excel Mobile. Но у нас остались незакрытыми три важных вопроса. Мы должны исследовать приемы и тонкости обмена документами между MS Excel и Excel Mobile. Второй момент касается работы со встроенными функциями и именованными диапазонами. И последний вопрос — инструменты обработки данных в мобильной версии Excel. Но все это — материал для следующей встречи.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum.
