Бухгалтер та Excel Mobile. Частина 1
 | Продовжуючи тему про можливості мобільних пристроїв, сьогодні поговоримо про основний бухгалтерський інструмент — електронну таблицю. У системі Windows Mobile вона представлена додатком Excel Mobile. Ця невелика за розмірами програма насправді володіє досить насиченим функціоналом. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Перший досвід роботи з мобільними додатками в нас уже є. Про програму Word Mobile ми докладно писали в «Б & К», 2011, № 5. Сьогодні у сфері нашої уваги буде мобільна версія Excel. Роботу з цією програмою побудуємо таким чином. Спочатку на конкретному прикладі розглянемо основні можливості Excel Mobile — створимо документ, відформатуємо його, попрацюємо з листами, вбудованими функціями та збережемо файл на диску. Потім проаналізуємо сумісність документів у мобільній та настільній версіях програми. І на завершення теми ознайомимося з інструментами оброблення даних Excel Mobile (для бухгалтера це дуже важливо!) та набором сервісних функцій цієї програми.
Викликаємо Excel Mobile
Перш ніж розпочати роботу з програмою Excel Mobile, викличемо її. Для цього робимо так:
1) клацаємо стилусом по кнопці «
Пуск». Відкриється головне меню Windows Mobile, як наведено на рис. 1; 
2) вибираємо пункт «Office Mobile». Відкриється вікно, зображене на рис. 2;
3) клацаємо по іконці «Excel Mobile». Через деякий час з’явиться вікно роботи з файлами програми Excel (рис. 3).
Основну частину цього вікна займає Провідник. Унизу вікна розташовані дві кнопки: «Создать» та «Меню». Клацання по кнопці «Создать» формує новий (порожній) документ. Кнопка «Меню» відкриває доступ до головного меню програми. Спершу розберемося з Провідником. Вікно цієї програми наведено на рис. 3.
Важливо! У змісті Провідника зібрано файли Excel з усіх папок мобільного пристрою. Тут видно як документи в основній пам’яті, так і ті, що знаходяться на флеш-накопичувачі. Цей факт слід мати на увазі під час збереження файлів. Працюючи на мобільному ПК, краще явно вказувати папку при кожному збереженні документа.
Щоб відкрити документ, двічі клацаємо по ньому стилусом, — файл буде завантажений до Excel. У Провіднику можна виконати й інші операції з документом. Для цього зручно використовувати контекстне меню. Робимо так:
1) утримуємо стилус на будь-якому документі зі змісту Провідника. Відкриється контекстне меню, як наведено на рис. 3;
2) клацанням стилуса вибираємо операцію з цього меню. Далі діємо, спираючись на підказки програми Провідника.
Контекстне меню складається з семи пунктів:
— «
Переименовать или переместить…» — дозволяє змінити ім’я файлу або перенести його на інший пристрій (або до іншої папки);— «
Удалить» — стирає файл з диска;— «
Выделить все» — виділяє всі файли в межах поточної папки;— «
Создать копию» — дозволяє продублювати файл. Наприклад, якщо на диску є документ «Письмо», то після створення копії з’явиться «Письмо(1)» тощо;— «
Отправить…», «Передать файл», «Отправить с помощью Bluetooth» — відправляє файл електронною поштою через ІЧ-порт або пристрій Bluetooth. Нам ці можливості поки що не потрібні. Почнемо роботу із самою програмою Excel.
Інтерфейс Excel Mobile
Щоб відкрити основне вікно програми, нам потрібно створити документ. Робимо так:
1) закриваємо контекстне меню;
2) клацаємо по кнопці «
Создать» (рис. 3). Вікно Excel набере вигляду, як зображено на рис. 4. 
У центральній частині вікна розташований робочий лист Excel. Тут усе, як і в настільній версії програми. Ті самі колонки рядка, комірки, ті самі принципи адресації. Під робочим листом бачимо рядок стану. Він складається з трьох частин:
1) індикатор режиму роботи. На рис. 4 він перебуває в стані «Готово». При введенні формул цей індикатор переходить у стан «ВВОД»;
2) кнопка перемикання листів. У вікні, наведеному на рис. 4, на цій кнопці видно назву поточного листа «Лист1». Клацання по кнопці відкриває список доступних листів робочої книги;
3) кнопка для зміни типу операції в статусному рядку. Клацання по цій кнопці розкриває список із шести варіантів — «Среднее», «Счет», «Количество чисел», «Максимум», «Минимум» та «Сумма». За умовчанням у рядку стану відображається сума значень у виділених комірках.
Під рядком стану є невелика панель інструментів. На ній усього дев’ять іконок. Їх призначення в порядку зліва-направо таке: вставити діаграму, вирівняти вміст комірки вправо, вирівняти вміст комірки по центру, вирівняти вміст комірки вліво, підсумувати елементи, призначити формат у стилі валюти, вибрати стиль коми, призначити десятковий формат, змінити масштаб відображення документа.
Ось стисло основні елементи інтерфейсу Excel Mobile. Настав час випробувати цей додаток на практиці. Для цього зробимо так. Спочатку створимо в Excel Mobile невеликий прайс-лист. У ньому ми задіюємо формули, вбудовані функції та різні листи робочої книги. Потім перепишемо прайс-лист до настільного комп’ютера та попрацюємо з документом у програмі MS Excel. Відкоригований файл повернемо на мобільний пристрій та подивимося, як відреагує на нього Excel Mobile. Нас цікавитиме правильна робота з функціями та способами об’єднання комірок, адже при створенні бухгалтерських документів ці можливості потрібні постійно. А наприкінці нашого знайомства звернемося до інструменту обробки даних Excel Mobile та зробимо висновки: де має сенс використовувати цю програму, на що слід звернути увагу в першу чергу.
Створюємо та зберігаємо документ
Нашим першим документом у програмі Excel Mobile буде прайс-лист. Робимо так:
1) відкриваємо Excel, файл у вікні Провідника не вибираємо;
2) натискуємо кнопку «
Создать». З’явиться порожній документ;3) клацаємо стилусом по комірці «
A1» — звідси починатиметься документ.Щоб попрацювати з формулами та листами в Excel Mobile, наш документ побудуємо так. На окремому листі з ім’ям «
Спр» помістимо допоміжні дані для розрахунку цін у документі. Це будуть відомості про курси валют та знижки. Сам документ «Прайс-лист» сформуємо на листі «Прайс». Робимо так:1) на поточному листі, починаючи з «
A1», набираємо документ, як зображено на рис. 5; 
2) робимо подвійне клацання стилусом спочатку на правій межі колонки «A», а потім — на правій межі колонки «B». Ця дія означає автопідбір ширини колонок;
3) викликаємо «Меню → Файл → Сохранить как…» (рис. 6). Відкриється вікно Провідника, як наведено на рис. 7. Унизу вікна показано доступні пристрої мобільного комп’ютера. У верхній частині розташовано два параметри: «Название» та «Тип:»;
4) клацаємо по значку випадного списку з переліком пристроїв. Вибираємо диск та папку, куди бажаємо зберегти файл. На рис. 7 це пристрій «SD карты» (папка «Личные»);
5) клацаємо по параметру «Тип:». Відриється список: «Книга Excel 97/2000 (*.xls)», «Шаблон Excel 97/2000 (*.xlt)»;
6) вибираємо «Книга Excel 97/2000 (*.xls)»;
7) клацаємо по параметру «Название», вводимо ім’я файлу. У прикладі файл називається «Прайс»;
8) у правому верхньому кутку вікна Провідника натискуємо «ОК». Документ «Прайс» записано в папку «Личные» на карту пам’яті мобільного ПК. Програма Excel повернулася у звичайний режим роботи з документом;
9) клацаємо по кнопці «ОК» у верхній частині вікна з документом (закриваємо Excel Mobile). При наступному виклику програми нам залишиться завантажити файл через вікно Провідника та продовжити роботу над документом.
ВИСНОВОК. Робота з файлами в Excel Mobile та MS Excel дуже схожа. У Провіднику Excel Mobile можна виконати основні операції з файлами (копіювати, переміщати, перейменовувати, видаляти). Не можна тільки створювати нові папки. Excel Mobile підтримує основні типи файлів MS Excel і може зберігати документи у вигляді шаблонів.
Робота з листами
в Excel Mobile
Тепер наше завдання — у файлі «
Прайс.xls» створити декілька листів, щоб потім заповнити їх формулами. Робимо так:1) через Провідник завантажуємо файл «
Прайс», викликаємо «Меню → Формат → Изменить листы…» (рис. 8). З’явиться вікно, як наведено на рис. 9. У ньому показано три листи робочої книги — «Лист1», «Лист2» і «Лист3». Зараз у списку виділено «Лист1»; 
2) не знімаючи виділення, клацаємо по кнопці «Переименовать». З’явиться вікно, як наведено на рис. 10;
3) вводимо назву листа «Спр», у верхній частині вікна «Переименовать лист» натискуємо «ОК»;
4) вибираємо «Лист2», клацаємо по кнопці «Переименовать» (рис. 9);
5) вводимо назву «
Прайс», натискуємо «ОК»;6) у вікні «
Изменить листы» натискуємо «ОК». Листи створено, Excel готовий до подальшої роботи.Повернемося до вікна «
Изменить листы», яке зображено на рис. 9. У вікні є п’ять кнопок — «Переименовать», «Вставить…», «Удалить» тощо. За їх допомогою можна змінити ім’я листа, додати новий лист, видалити лист або змінити порядок розташування листів у робочій книзі.ВИСНОВОК
. Усі основні операції з робочими листами, характерні для MS Excel, є й у програмі Excel Mobile.
Редагуємо документ
Продовжуючи ознайомлення з Excel Mobile, заповнимо формулами основний документ на листі «
Прайс». Робимо так:1) відкриваємо документ «
Прайс.xls», вибираємо лист «Прайс»;2) починаючи з комірки «
A1», вводимо заголовки прайс-листа, як зображено на рис. 11; 
3) у блок з «A2» до «A7» друкуємо найменування товарів, колонку «Ед. изм.» заповнюємо текстом «шт.»;
4) у колонку «Розн.» (стовпець «C») вводимо значення цін, як зображено на рис. 11. Тепер уводимо формули;
5) стаємо на комірку «D2»;
6) вводимо формулу «=C2*(1-Спр!$B$5)». Ця формула обчислює дрібнооптову ціну товару. Вона бере за основу роздрібну ціну з комірки «С2» та зменшує її на розмір знижки, який записано в комірці «B5» листа «Спр».
Тут потрібно зробити невеликий коментар. При введенні формул у MS Excel адреси комірок зручно вставляти, указуючи їх прямо на робочому листі. Такий прийом підстановки адрес працює й у програмі Excel Mobile. Але є одне обмеження.
Важливо! В Excel Mobile підстановку адрес у формулу можна робити лише для комірок поточного робочого листа.
Стосовно формули «
=C2*(1-Спр!$B$5)» процес виглядатиме так:1) набираємо символ «
=»;2) клацаємо стилусом по комірці «
С2» листа «Прайс», він зараз поточний. Адресу «С2» Excel Mobile автоматично підставить у формулу, вийде вираз «=С2»;3) не завершуючи формулу, вводимо текст «
*(1-Спр!$B$5)». Його доведеться друкувати вручну. Річ у тім, що в Excel Mobile ми не зможемо після символу «-» переключитися на лист «Спр», вибрати там комірку «B5» та підставити до формули її адресу автоматично. Це — незручність, але з нею доведеться миритися. Щоправда, є один прийом, який дозволяє частково вирішити проблему.Порада Запам’ятайте (або запишіть) на неактивному робочому листі адреси комірок, які потрібно підставити у формулу. Набираючи формулу, вказуйте ці адреси на поточному листі. Завершивши введення формули, відкоригуйте її, розставивши посилання на листи робочої книги.
Дотримуючись цієї поради, формулу «
=C2*(1-Спр!$B$5)» можна ввести так:1) набираємо символ «
=», клацаємо стилусом по комірці «С2». Excel Mobile підставить адресу у формулу, і вийде вираз «=С2»;2) друкуємо текст «
*(1-»;3) клацаємо стилусом по комірці «
B5». Отримаємо формулу «=C2*(1-B5)»;4) натискуємо «
Enter» (завершуємо формулу);5) переходимо до рядка формул та коригуємо вираз, щоб отримати в результаті «
=C2*(1-Спр!$B$5)» (зміни виділено напівжирним шрифтом).Зараз у нас є документ «
Прайс-лист» з єдиною формулою для розрахунку дрібнооптової ціни товару «Блокнот». Наше завдання — ввести решту формул та скопіювати їх на всю висоту таблиці. Робимо так:1) клацаємо по комірці «
E2». Вводимо формулу «=C2*(1-Спр!$B$6)». Вона розрахує оптову ціну, віднявши відповідну знижку від роздрібної ціни;2) клацаємо по кнопці «
F2». Вводимо формулу «=C2/Спр!$B$2». Ця формула визначить роздрібну ціну в доларах США;3) до комірки «
G2» вводимо формулу «=C2/Спр!$B$3». Вона розрахує роздрібну ціну в євро;4) стилусом обводимо блок комірок «
D2:G2»;5) натискуємо та утримуємо стилус на виділеному блоці комірок. З’явиться контекстне меню, як наведено на рис. 12;
6) із цього меню вибираємо «
Копировать». Зверніть увагу, що скопіювати комірки можна й у інший спосіб — викликати «Меню → Копировать»;7) виділяємо блок «
D3:G8», викликаємо «Меню → Вставить» (або вибираємо «Вставить» із контекстного меню, рис. 12);8) переходимо до комірки «
A10», вводимо формулу «="Курс USD: "&Спр!B2&" грн./1$"&"."»;9) до комірки «
A11» вводимо «="Курс EUR: "&Спр!B3&" грн./1EUR"&"."»;10) до комірок «
F9», «F10», «F11», «F12» вводимо пояснювальний текст — «Скидки:», «Мелкоопт.», «Оптовая» та «Спец.»;11) до комірок «
G10», «G11», «G12» вводимо формули «=Спр!B5», «=Спр!B6», «=Спр!B7».Важливо! На стандартній клавіатурі Windows Mobile немає символу «&». Але в системі такий символ є, ввести його можна. Для цього на мобільному пристрої потрібно встановити альтернативну клавіатуру. Наприклад, «Resco Keyboard» чи іншу, аналогічну їй.
Прайс-лист у першому наближенні готовий. Але перш ніж рухатися далі, пропоную повернутися до контекстного меню роботи з комірками, зображеного на рис. 12. У цьому меню наведено всі основні операції для розроблення та оформлення табличних документів, а саме:
— робота з буфером обміну («
Вырезать», «Копировать», «Вставить»);— очищення вмісту комірок («
Очистить»);— додавання та видалення комірок, рядків та колонок («
Вставить ячейки…», «Удалить ячейки…»);— форматування комірок («
Форматировать ячейки…»);— створення діаграм. На мій погляд, цих можливостей для роботи з документами в Excel Mobile більш ніж достатньо.
ВИСНОВОК
. Час підсумувати: чого ми досягли насправді. Ми створили документ із двох листів. На листі «Прайс» розмістили основний документ. На листі «Спр» — додаткову інформацію. У прайс-лист ми вставили формули, які посилаються на комірки поточного листа та на комірки листа «Спр». У формулах ми використовували відносну та абсолютну адресацію, а також операцію зчеплення рядків. При заповненні табличної частини документа ми скористалися копіюванням формул — через контекстне та основне меню програми. З усіма цими завданнями Excel Mobile впорався добре. І це означає, що його можна використовувати для розробки складних бухгалтерських документів. Тепер нам залишається відформатувати таблицю та приступити до перевірки сумісності додатків Excel Mobile та MS Excel.
Форматуємо таблицю
Знайомлячись з оформлювальними можливостями Excel Mobile, зробимо таке. На листі «
Прайс» виділимо заголовки напівжирним зображенням синього кольору, уключимо параметр перенесення тексту по словах. Частину тексту в документі відформатуємо курсивом. Числа оформимо з двома знаками після коми. Виділимо коментарі про курси валют синім кольором. Розлінуємо табличну частину документа. Для знижок призначимо відсотковий формат. Колонку «Ед. изм.» приховаємо. Робимо так:1) відкриваємо файл «
Прайс.xls», переходимо на лист «Прайс»;2) виділяємо блок «
A1:G1» (заголовки таблиці);3) викликаємо «
Меню → Формат → Ячейки…» (рис. 13). З’явиться вікно «Форматировать ячейки», як наведено на рис. 14. У ньому чотири закладки, їх назви знаходяться в нижній частині вікна; 
4) клацаємо по закладці «Шрифт»;
5) включаємо прапорець «Полужирный» (рис. 14);
6) клацаємо по значку випадного списку «Цвет:». Відкриється палітра, з якої вибираємо синій колір (рис. 14);
7) у вікні «Форматировать ячейки» натискуємо «ОК»;
8) виділяємо комірку «B1»;
9) викликаємо «Меню → Формат → Ячейки…»;
10) на закладці «Выравнивание» уключаємо прапорець «Переносить по словам» (рис. 15);
11) у верхній частині вікна натискуємо «ОК»;
12) виділяємо комірки «A10:D11»;
13) викликаємо «Меню → Формат → Ячейки…», на закладці «Шрифт» вибираємо синій колір символів, включаємо прапорець «Курсив»;
14) у вікні «Форматировать ячейки» натискуємо «ОК»;
15) виділяємо блок комірок «A1:G8»;
16) викликаємо вікно «Форматировать ячейки», на закладці «Границы» включаємо прапорці «Левая», «Верхняя», «Правая» і «Нижняя». Тут же можна вибрати колір ліній обрамлення (параметр «Границы:») та колір заливки комірок (параметр «Заливка:») (рис. 16);
17) у верхній частині вікна натискуємо «ОК»;
18) виділяємо комірку «E9», через «Меню → Формат → Ячейки…» присвоюємо їй напівжирне зображення (параметр «Полужирный» на закладці «Шрифт», рис. 14);
19) виділяємо блок комірок «C2:G8»;
20) викликаємо «Меню → Формат → Ячейки…», переходимо на закладку «Число» (рис. 17);
21) у списку «Категория:» вибираємо «Число». Параметр «Дробн. знаков:» робимо таким, що дорівнює «2»;
22) у вікні «Форматировать ячейки» натискуємо «ОК»;
23) виділяємо блок комірок «G10:G12»;
24) викликаємо вікно «Форматировать ячейки», переходимо на закладку «Число» (рис. 17);
25) у списку «Категория:» вибираємо «Процент». Параметру «Дробн. знаков:» присвоюємо значення «0»;
26) у верхній частині вікна натискуємо «ОК»;
27) клацаємо на заголовку колонки «B» (виділяємо її);
28) викликаємо «Меню → Формат → Столбец → Скрыть». Стовпець «Ед.изм.» стане невидимим. Остаточний вид документа наведено на рис. 18.
Меню форматування у програмі Excel Mobile містить і інші можливості щодо оформлення таблиці. Наприклад, при форматуванні рядків та колонок («Меню → Формат → Строка», «Меню → Формат → Столбец») можна скористатися пунктом «Автоподбор». Це дозволяє швидко встановити оптимальну висоту рядків та ширину колонок за їх вмістом. Для комірок можна вибрати колір заливки (закладка «Границы» параметр «Заливка:», рис. 16), задати висоту і ширину комірки (закладка «Размер») тощо.
Прайс-лист готовий. Що можна сказати, виходячи з результатів нашої роботи?
ВИСНОВОК. Можливості редагування та форматування таблиць у програмі Excel Mobile, звісно, обмежені. Проте вони дозволяють підготувати бухгалтерський звіт цілком прийнятної якості. І прайс-лист, який ми створили, — наочне тому підтвердження. Документ вийшов наочним та цілком читабельним. Отже, складання кошторисів, накладних, нескладних бюджетів — усе це можна робити в мобільній версії програми Excel. Тут головним обмеженням є не функціональні можливості, а розмір екрана та зручність роботи. Безумовно, підготувати на мобільному пристрої розворот декларації або докладний баланс практично нереально. Але набрати невеликий документ, заповнити базу даних і потім передати її на стаціонарний ПК — цілком здійсненне завдання.
На цьому ми завершимо перше знайомство з додатком Excel Mobile. Але в нас залишилися незакритими три важливі питання. Ми повинні дослідити прийоми та нюанси обміну документами між MS Excel та Excel Mobile. Другий момент стосується роботи із вбудованими функціями та іменованими діапазонами. І останнє питання — інструменти оброблення даних у мобільній версії Excel. Але все це — матеріал для наступної зустрічі.
Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
