Для чего нужны смарт-теги
 | Поводом для написания этой статьи послужило одно из писем наших читателей. Вопрос был такой: «Уважаемая редакция! При вставке данных из буфера обмена на рабочий лист программы Excel рядом с указателем активной ячейки появляется небольшой значок. Он выглядит как иконка «Вставить» панели инструментов, но справа на значке есть символ выпадающего списка. Расскажите, что это за инструмент и как им воспользоваться на практике?» Итак, сегодня речь пойдет о таком удобном и полезном инструменте, как смарт-теги. Мы познакомимся со смарт-тегами на примере программы Excel. Хотя на самом деле этот инструмент доступен практически во всех приложениях MS Office. Николай КАРПЕНКО, канд. тех. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Возможность работать со смарт-тегами впервые появилась в приложениях MS Office 2002. И с тех пор она постоянно совершенствовалась. По сути смарт-тег — это контекстно зависимое меню. При выполнении любой операции, где есть несколько вариантов действий, на экране появляется смарт-тег. Он выглядит как небольшая иконка со значком выпадающего списка. Находится смарт-тег рядом с указателем мыши или возле активного объекта. Щелчок на выпадающем списке открывает контекстное меню, где собраны характерные действия для текущей операции. Все, что остается сделать, — щелчком мыши выбрать нужный вариант.
Работа со смарт-тегами очень удобна. Количество действий в меню смарт-тега ограниченно. Так что выбрать подходящий вариант не составляет труда. Правда, по моим наблюдениям, на практике смарт-теги используют нечасто. Возможно, потому, что многие бухгалтеры начали работать с ранними версиями MS Office. И поэтому новшества (даже 2002 года!) все еще не попали в разряд устойчивых рефлексов.
Но как бы там ни было, а инструмент смарт-тегов есть, он работает и может принести бухгалтеру вполне ощутимую пользу. Я предлагаю убедиться в этом на примере операций с буфером обмена. А точнее, на использовании смарт-тегов при вставке данных на рабочий лист MS Excel. Хотя сами смарт-теги работают не только в этой программе, они доступны и во всех приложениях
MS Office.
Смарт-теги в Excel 2003
В качестве примера воспользуемся документом, который изображен на рис. 1. Содержимое документа для нас роли не играет. Главное, что в нем есть ячейки с разными атрибутами форматирования. Например, колонка «
Показатель» оформлена с переносом строк по словам, а числа в столбцах «B:D» представлены с двумя знаками после запятой. Теперь делаем так: 
1. Ставим указатель активной ячейки на «B3».
2. Копируем ячейку в буфер обмена (комбинация «Ctrl+C»).
3. Переходим на любую свободную ячейку рабочего листа.
4. Вставляем данные из буфера через комбинацию «Ctrl+V» или значок на панели инструментов. Рядом с текущей ячейкой появится смарт-тег.
5. Щелкаем левой кнопкой мыши на значке выпадающего списка (слева на иконке смарт-тега). Откроется меню, изображенное на рис. 2.
6. Щелчком мыши выбираем вариант «Сохранить форматы оригинала» (действует по умолчанию). В целевой ячейке появится значение «182300,00». В данном случае Excel вставил данные и присвоил им атрибуты форматирования исходной ячейки«B3».
Теперь о других возможностях смарт-тега параметров вставки:
— «Использовать форматы конечных ячеек» — после вставки значения результат будет отформатирован в соответствии с параметрами целевой ячейки. Предположим, что мы копируем данные из ячейки «B3» в ячейку «E3». При этом числа в «B3» отформатированы с двумя знаками после запятой (рис. 1), а ячейка «E3» имеет формат «Общий». Тогда после вставки данных в ячейку «E3» число в ней останется в общем формате;
— «Значения и форматы чисел» — при копировании на целевые ячейки Excel перенесет только форматы чисел. Форматирование ячеек с текстовыми данными останется без изменения. Для примера скопируем данные из блока «B3:D3» (рис. 1) в ячейки «F3:I3». В этом случае числа в «G3:I3» будут представлены с двумя знаками после запятой (целевые ячейки унаследуют формат оригинала). А вот текст в ячейке «F3» будет отформатирован по умолчанию — без переноса слов. В данном случае будет действовать формат целевой ячейки;
— «Сохранить ширину столбцов оригинала» — при копировании данных в другой столбец его ширина станет такой же, как у колонки с исходной ячейкой. Например, если скопировать данные из «A3» в «F3» с параметром «Сохранить ширину столбцов оригинала», то ширина колонки «F» станет такой же, как у столбца «A».
Совет Используйте режим «
Сохранить ширину столбцов оригинала» при копировании сложных бухгалтерских документов.Предположим, у вас есть готовый документ. Он полностью отформатирован и четко попадает по ширине под размер страницы. Вам нужно скопировать этот документ на другой рабочий лист. При обычном копировании все данные Excel перенесет правильно и форматы чисел установит в соответствии с оригиналом. А вот ширина колонок на новом листе останется по умолчанию. И подгонку нового документа под размер страницы придется сделать повторно. Если же при вставке данных воспользоваться смарт-тегом и включить режим «
Сохранить ширину столбцов оригинала», проблема будет решена автоматически;— «
Только форматы» — в данном случае Excel скопирует в целевые ячейки только параметры форматирования исходных ячеек. Данные при этом он копировать не будет. Иными словами, режим «Только форматы» работает как инструмент «Копировать формат»;— «
Ссылки на ячейки» — в этом режиме Excel вставит в целевые ячейки ссылки на исходный блок рабочего листа. Например, при копировании данных из «B3:D3» (рис. 1) в «F3:I3» Excel запишет в целевые ячейки такие ссылки: «=B3», «=C3», «=D3».Совет Используйте режим «Ссылки на ячейки» при создании различных вспомогательных таблиц.
Вот небольшой пример. У нас есть отчет в виде сводной таблицы. По этому отчету нужно построить диаграмму. В принципе мы можем выделить область значений на сводном отчете и воспользоваться иконкой «Мастер диаграмм». Но при этом Excel построит график на отдельном листе, что может быть неудобно. Во многих случаях диаграмму нужно вставить на текущий рабочий лист. Решить проблему можно так. Вначале создать вспомогательную таблицу со ссылками на ячейки сводного отчета. А затем по данным этой таблицы уже построить диаграмму. При работе со смарт-тегами последовательность действий выглядит так:
1. Выделяем блок со сводным отчетом.
2. Копируем данные в буфер обмена.
3. Переходим на свободное пространство рабочего листа. Вставляем содержимое из буфера обмена.
4. Щелкаем по значку смарт-тега вставки и выбираем пункт «Ссылки на ячейки». Таблица со ссылками на ячейки сводного отчета готова. Теперь по ней строим диаграмму.
Важно! Состав выпадающего меню смарт-тега зависит от типа копируемого объекта.
Например, если в исходных ячейках записана формула, то в меню смарт-тега появится пункт «
Только значения». При копировании текста среди вариантов вставки Excel предложит вариант «Использовать мастер импорта текста…» и т. д.Удобство смарт-тегов заключается в том, что в одном сеансе можно поработать с разными вариантами вставки объекта. Например, мы скопировали данные из ячейки «
B3» (рис. 1) в ячейку «F3». Щелкаем на значке смарт-тега, выбираем вариант «Использовать форматы конечных ячеек». На рабочем листе тут же видим результат. При этом значок смарт-тега остается на экране. Если мы хотим применить другой способ вставки, опять щелкаем на смарт-теге, выбираем другой пункт меню и т. д.
Смарт-теги в Excel 2010
Работа со смарт-тегами в программе Excel 2010 претерпела определенные изменения. Работать с этим инструментом стало удобнее, да и количество возможных действий увеличилось. При щелчке левой кнопкой на значке смарт-тега в Excel 2010 появится целая панель, где каждый вариант вставки обозначен отдельной иконкой со всплывающей подсказкой. Пример такой панели при вставке числовых значений из буфера обмена показан на рис. 3. В данном случае на ней представлены 14 вариантов. Часть из них такая же, как и в Excel 2003. Например, в первом ряду контекстной панели есть такие варианты:
— «
Вставить» — переносит в целевую ячейку данные вместе с форматами оригинала;— «
Формулы» — вставляет только формулы, форматы целевой ячейки остаются без изменения;— «
Формулы и форматы чисел» — переносит в целевую ячейку и формулы, и параметры форматирования;— «
Сохранить исходное форматирование» — при вставке сохраняет форматирование целевых ячеек.Все эти варианты есть и в программе Excel 2003. Отличаются только названия иконок.
Важно! Перемещая указатель мыши по элементам меню (щелкать кнопками при этом не нужно!), можно заранее увидеть результат вставки данных на рабочий лист. Такой режим (так называемый Live Preview) очень полезная новинка Excel 2010.
Во втором ряду меню смарт-тега вставки расположены три иконки. Одна из них нам уже знакома по Excel 2003. Это вставка в режиме «
Сохранить ширину столбцов оригинала». Две другие иконки новые, они появились только в Excel 2010:— «
Без рамок» — при вставке в этом режиме Excel удалит границы (обрамление) ячеек;— «
Транспонировать» — в этом случае при копировании прямоугольного блока таблицы Excel поменяет в нем местами строки и столбцы.Режим «
Без рамок» может быть полезен при подготовке документа для распечатки его на готовом бланке. Хотя на практике такая возможность нужна нечасто. Чего не скажешь о возможности транспонирования таблиц. Поменять местами строки и столбцы — операция трудоемкая. Особенно если речь идет о большой таблице. В то же время потребность такая возникает часто. Например, есть отчет, где даты расположены по колонкам, наименования товаров — по строкам, а внутри отчета есть объемы продаж по каждой позиции в пределах конкретной даты. Этот отчет нужно отсортировать или отфильтровать по датам. Как быть в такой ситуации? Самый простой способ — транспонировать таблицу. Тогда даты выстроятся по вертикали и применить сортировку или автофильтр не составит никакого труда.В третьей строке контекстного меню (с подзаголовком «
Вставить значения») расположены три иконки — «Значения», «Значения и форматы чисел», «Значения и исходное форматирование». Они позволяют скопировать только результаты расчетов, результаты и формат представления чисел или внедрить значения и все параметры форматирования исходных ячеек. Такие средства есть и в программе Excel 2003.В разделе контекстного меню под названием «
Другие параметры вставки» (рис. 3) представлены четыре иконки:— «
Форматирование» — переносит в целевые ячейки только форматирование исходного блока;— «
Вставить связь» — заполняет целевые ячейки ссылками на содержимое исходных ячеек;— «
Рисунок» — при вставке преобразует содержимое буфера в графический элемент (автофигуру);— «
Связанный рисунок» — преобразует содержимое буфера в автофигуру и добавляет внутрь этого рисунка связь с исходной ячейкой (или группой ячеек). Таким образом, при корректировке значений на рабочем листе будет изменяться и содержимое внутри автофигуры. 
Из перечисленных возможностей к новинкам Excel 2010 относятся варианты «Рисунок» и «Связанный рисунок». В определенных случаях они могут оказаться весьма полезными. Вот несколько характерных ситуаций.
Пример 1. Оформляем надписи и заголовки
Существует документ, в котором есть утверждающие надписи или другие элементы, требующие специфического форматирования. Например, в налоговой накладной на рис. 4 это блок текста «ЗАТВЕРДЖЕНО…» (ячейки «J1: J3») и таблица в левом верхнем углу документа. Создавать такие элементы инструментами форматирования Excel неудобно. Лучше оформить их в виде рисунков, которые содержат текст. Тогда, перемещая рисунок по рабочему листу, мы сможем поставить текст в любом месте документа и точно позиционировать его по отношению к другим элементам налоговой накладной. Чтобы преобразовать фрагмент рабочего листа в рисунок, делаем так:
1. Выделяем блок «J1:J3» (рис. 4).
2. Копируем его в буфер обмена «Ctrl+C».
3. Становимся на свободный участок рабочего листа (или на другой лист) и вставляем данные из буфера («Ctrl+V»). В нашем примере я вставил данные на новый лист в ячейки «A1:A3».
4. Изменяем ширину колонки, чтобы текст полностью помещался в пределах одного столбца (рис. 5). (Это действие нужно сделать обязательно!)
5. Выделяем ячейки «A1:A3», копируем в буфер обмена.
6. Вставляем данные из буфера. Появится значок смарт-тега.
7. Щелкаем на этом значке и выбираем вариант «Рисунок». На рабочем листе появится прямоугольник, в котором будет записан текст из ячеек «A1:A3». Сейчас этот графический элемент располагается над ячейками «A1:A3».
8. Щелчком мыши выделяем графический элемент, копируем его в буфер обмена.
9. Возвращаемся на лист с документом.
10. Удаляем содержимое ячеек «J1:J3». На их место вставляем из буфера графический элемент. Результат нашей работы показан на рис. 6. Теперь форматировать таблицу будет намного проще.
Пример 2. Готовим данные для презентации
При копировании данных Excel или Word на слайд презентации Power Point обычно возникают проблемы с форматированием сложных таблиц. Самый простой способ решить проблему — передавать данные в виде рисунков. Если речь идет о целом окне, его можно скопировать комбинацией «Prnt Scr». Но когда требуется передать небольшую часть табличного документа, лучше задействовать режим вставки в формате рисунка. Для этого делаем так:
1. Выделяем фрагмент документа, копируем его в буфер обмена.
2. Вставляем данные из буфера в режиме «Рисунок».
3. Выделяем рисунок, вырезаем его в буфер обмена («Ctrl+X»).
4. Переключаемся в программу Power Point и вставляем содержимое буфера на слайд. Внешний вид документа на слайде будет в точности соответствовать оригиналу.
Пример 3. Создаем информационное табло
Контроль за правильностью вычислений — важнейший элемент бухгалтерских расчетов. Поэтому при работе с табличным документом нужно делать так, чтобы контрольные суммы и другие ключевые значения всегда были перед глазами. Только в этом случае можно вовремя заметить ошибку и сразу же исправить ее. Один из способов решения такой задачи — создать информационное табло. Сделать это можно разными способами. Один из них — воспользоваться графическими инструментами программы Excel. В этом случае табло будет состоять из автофигуры, внутри которой находятся ссылки на ячейки рабочего листа. Любые изменения в ячейках будут тут же видны в автофигуре. Расположив графический объект на видном месте документа, мы всегда будем контролировать результаты своей работы. Даже если они находятся на другом рабочем листе.
Операцию по связыванию ячеек с графическим объектом можно выполнить и в программе Excel 2003. Правда, для этого нужно создать автофигуру, выделить блок, затем через меню «Правка → Вставить связь с рисунком» внедрить данные из блока в графический элемент. В Excel 2010 все намного проще — решить задачу нам поможет режим вставки «Связанный рисунок». Делаем так:
1. Выделяем на рабочем листе ячейку или диапазон ячеек. Как правило, это должны быть ячейки с результатами расчетов или контрольными суммами для проверки вычислений.
2. Копируем данные в буфер обмена.
3. Становимся в том месте документа, где нужно создать информационное табло. Это может быть любой (необязательно текущий!) лист рабочей книги.
4. Вставляем данные из буфера обмена.
5. Щелкаем на значке смарт-тега вставки. Из контекстного меню выбираем «Связанный рисунок». На рабочем листе появится прямоугольная надпись. Внутрь надписи Excel вставит ссылки на исходные ячейки рабочего листа. Это и есть информационное табло. Его можно переместить в любое место документа. Лучше всего поставить надпись возле ячеек с исходными данными для расчетов. И тогда, изменяя данные, вы сразу будете видеть результаты вычислений. Даже если эти результаты расположены на другом листе или вообще в другой рабочей книге.
Важно! Отформатировать содержимое надписи обычными средствами Excel нельзя. Переформатируйте ячейки, на которые ссылается надпись, и эти изменения появятся внутри графического элемента.
Несколько слов об адресации ссылок внутри надписи. Проделаем небольшой пример.
1. Открываем документ, как на рис. 1.
2. Выделяем блок «
B3:B5» и преобразуем его в связанную надпись. Конкретные значения ячеек нам сейчас не важны. Главное, создать надпись со ссылками и посмотреть на поведение этих ссылок при различных корректировках исходной таблицы.3. Щелкаем на любой ячейке листа. Затем щелкаем левой кнопкой по надписи, чтобы выделить ее. В строке формул мы увидим выражение «
=$B$3:$B$5». Это адреса ячеек, с которыми связана надпись.4. Изменим выражение в строке формул. Впишем туда ссылку «
=$B$3:$B$7». Размер надписи увеличится. В ней появятся дополнительные элементы — теперь в надписи видно не три, а пять значений.Важно! Адреса ячеек, на которые ссылается надпись, можно корректировать как обычные формулы на рабочем листе. При увеличении количества ячеек, связанных с надписью, ее размер Excel подберет автоматически.
5. Переходим на рабочий лист. Откорректируем его так, чтобы изменить адрес блока, на который ссылается надпись. Например, добавим две строки в самом начале рабочего листа.
6. Щелчком мыши выделяем надпись. В строке формул появится выражение «
=$B$5:$B$9».Важно! При добавлении и удалении строк и колонок на рабочем листе Excel правильно корректирует ссылки внутри связанной надписи.
7. Сейчас надпись со ссылками находится на одном листе с основным документом. Этот лист называется «
Исх». Добавляем новый лист. Я назвал его «Копия».8. Выделяем надпись, вырезаем ее в буфер обмена (операция «
Ctrl+X») и вставляем на лист «Копия». Данные в надписи исчезли, потому что ссылка в строке формул осталась прежней — «=$B$5:$B$9». То есть теперь надпись связана с ячейками «=$B$5:$B$9» текущего рабочего листа с именем «Копия». А на этом листе в указанных ячейках записаны пустые значения.9. Изменяем выражение в строке формул — добавляем в него ссылку на рабочий лист «
Исх», чтобы получилось так: «=Исх!$B$3:$B$7». В надписи появились значения из ячеек «B$3:$B$7» рабочего листа «Исх».Важно! При переносе (или копировании) надписи на другой рабочий лист Excel не добавляет в ссылки имена листов рабочей книги. Такие изменения нужно сделать самостоятельно.
10. Переходим на лист с исходными данными. Добавляем несколько строк внутрь блока «
=$B$5:$B$9». Заполняем их данными и смотрим на результат. Размер надписи не изменился, но в ней появились новые элементы. Шрифт внутри надписи стал меньше — Excel изменил масштаб так, чтобы все элементы поместились в пределах надписи.11. Удерживая левую кнопку мыши, растягиваем надпись. В данном случае нам нужно растянуть надпись вниз, чтобы увеличить ее размер по вертикали. Шрифт внутри надписи тоже увеличится.
12. Дважды щелкаем левой кнопкой на графическом объекте, где есть ссылки на ячейки рабочего листа. Excel тут же переключится на рабочий лист и выделит в отдельный блок ячейки, которые связаны с графическим объектом.
И последнее. Все возможности относительно режимов вставки данных из буфера обмена есть не только в меню смарт-тегов — эти функции представлены в выпадающем списке иконки «
Вставить» основной панели инструментов. Есть они и в составе контекстного меню правой кнопки мыши программы Excel (рис. 7). Но пользоваться смарт-тегами, на мой взгляд, намного удобнее. По той простой причине, что иконка смарт-тега всегда под рукой. Расположена она возле выделенного объекта или указателя мыши. Поэтому выбрать подходящий вариант через смарт-тег можно быстрее, чем искать его в меню или на панелях инструментов. Ну а в остальном — выбор за вами. 
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua или nictomkar@rambler.ru .
