Для чого потрібні смарт-теги
 | Приводом для написання цієї статті став один із листів наших читачів. Запитання було таким: «Шановна редакціє! При вставлянні даних з буфера обміну на робочий лист програми Excel поруч з покажчиком активної комірки з’являється невеликий значок. Він виглядає як іконка «Вставить» панелі інструментів, але праворуч на значку є символ випадаючого списку. Розкажіть, що це за інструмент і як ним скористатися на практиці?» Отже, сьогодні йтиметься про такий зручний та корисний інструмент, як смарт-теги. Ми познайомимося з ними на прикладі програми Excel. Хоча насправді цей інструмент доступний практично в усіх прикладних рішеннях MS Office. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Можливість працювати зі смарт-тегами вперше з’явилася у прикладних програмах MS Office 2002 і з того часу постійно вдосконалювалася. По суті, смарт-тег — це контекстно-залежне меню. При виконанні будь-якої операції, де є кілька варіантів дій, на екрані з’являється смарт-тег. Він виглядає як невелика іконка зі значком випадаючого списку. Знаходиться смарт-тег поруч із покажчиком миші чи біля активного об’єкта. Клацання по випадаючому списку відкриває контекстне меню, де зібрано характерні дії для поточної операції. Усе, що залишається зробити, — клацанням миші вибрати потрібний варіант.
Робота зі смарт-тегами дуже зручна. Кількість дій у меню смарт-тега обмежена. Отже, вибір відповідного варіанта не викликає труднощів. Щоправда (за моїми спостереженнями), на практиці смарт-теги використовують нечасто. Можливо тому, що багато які бухгалтери почали працювати з ранніми версіями MS Office, тому нововведення (навіть від 2002 року!) усе ще не потрапили до розряду стійких рефлексів.
Але що б там не було, а інструмент смарт-тегів є, він працює та може дати бухгалтеру цілком відчутну користь. Я пропоную переконатися в цьому на прикладі операцій з буфером обміну, а точніше, на використанні смарт-тегів при вставлянні даних на робочий лист MS Excel. Хоча самі смарт-теги працюють не лише в цій програмі, вони доступні й у всіх прикладних рішеннях MS Office.
Смарт-теги в Excel 2003
Для прикладу скористаємося документом, зображеним на рис. 1. Зміст документа для нас значення не має. Головне, що в ньому є комірки з різними атрибутами форматування. Наприклад, колонку «
Показатель» оформлено з перенесенням рядків за словами, а числа у стовпцях «B:D» зображено з двома знаками після коми. Тепер виконуємо такі дії: 
1) ставимо покажчик активної комірки на «B3»;
2) копіюємо комірку до буфера обміну (комбінація «Ctrl+C»);
3) переходимо на будь-яку вільну комірку робочого листа;
4) вставляємо дані з буфера через комбінацію «Ctrl+V» або значок на панелі інструментів. Поруч з поточною коміркою з’явиться смарт-тег;
5) клацаємо лівою кнопкою миші по значку випадаючого списку (ліворуч на іконці смарт-тега). Відкриється меню, зображене на рис. 2;
6) клацанням миші вибираємо варіант «Сохранить форматы оригинала» (діє за умовчанням). У цільовій комірці з’явиться значення «182300,00». У цьому випадку Excel вставив дані та присвоїв їм атрибути форматування вихідної комірки «B3».
Тепер про інші можливості смарт-тега параметрів вставки:
— «Использовать форматы конечных ячеек» — після вставляння значення результат буде відформатовано відповідно до параметрів цільової комірки. Припустимо, що ми копіюємо дані з комірки «B3» до комірки «E3». При цьому числа в «B3» відформатовано з двома знаками після коми (рис. 1), а комірка «E3» має формат «Общий». Тоді після вставляння даних до комірки «E3» число в ній залишиться в загальному форматі;
— «Значения и форматы чисел» — при копіюванні на цільові комірки Excel перенесе тільки формати чисел. Форматування комірок із текстовими даними залишиться без змін. Для прикладу скопіюємо дані з блока «B3:D3» (рис. 1) до комірок «F3:I3». У цьому випадку числа в «G3:I3» буде зображено з двома знаками після коми (цільові комірки успадкують формат оригіналу). А ось текст у комірці «F3» буде відформатовано за умовчанням — без перенесення слів. У цьому випадку діятиме формат цільової комірки;
— «Сохранить ширину столбцов оригинала» — при копіюванні даних до іншого стовпця його ширина стане такою самою, як у колонки з вихідною коміркою. Наприклад, якщо скопіювати дані «A3» до «F3» з параметром «Сохранить ширину столбцов оригинала», то ширина колонки «F» стане такою самою, як у стовпця «A».
Порада
Використовуйте режим «Сохранить ширину столбцов оригинала» при копіюванні складних бухгалтерських документів.Припустимо, у вас є готовий документ. Він повністю відформатований та чітко підпадає за шириною під розмір сторінки. Вам потрібно скопіювати цей документ на інший робочий лист. При звичайному копіюванні Excel перенесе всі дані правильно та установить формати чисел відповідно до оригіналу. А от ширина колонок на новому листі залишиться за умовчанням. Тож підгонку нового документа під розмір сторінки доведеться зробити повторно. Якщо ж при вставлянні даних скористатися смарт-тегом і включити режим «
Сохранить ширину столбцов оригинала», проблему буде вирішено автоматично;— «
Только форматы» — у цьому випадку Excel скопіює до цільових комірок лише параметри форматування вихідних комірок. Дані при цьому він не копіюватиме. Інакше кажучи, режим «Только форматы» працює як інструмент «Копировать формат»;— «
Ссылки на ячейки» — у цьому режимі Excel вставить до цільових комірок посилання на вихідний блок робочого листа. Наприклад, при копіюванні даних із «B3:D3» (рис. 1) до «F3:I3» Excel запише до цільових комірок такі посилання: «=B3», «=C3», «=D3».Порада
Використовуйте режим «Ссылки на ячейки» при створенні різних допоміжних таблиць.Ось невеликий приклад. У нас є звіт у вигляді зведеної таблиці. Згідно з цим звітом потрібно побудувати діаграму. У принципі ми можемо виділити область значень на зведеному звіті та скористатися іконкою «
Мастер диаграмм». Але при цьому Excel побудує графік на окремому листі, що може бути незручно. У багатьох випадках діаграму потрібно вставити на поточний робочий лист. Вирішити проблему можна так: спочатку створити допоміжну таблицю з посиланнями на комірки зведеного звіту, а потім уже за даними цієї таблиці побудувати діаграму. При роботі зі смарт-тегами послідовність дій має такий вигляд:1) виділяємо блок зі зведеним звітом;
2) копіюємо дані до буфера обміну;
3) переходимо на вільний простір робочого листа. Вставляємо вміст із буфера обміну;
4) клацаємо по значку смарт-тега вставки та вибираємо пункт «
Ссылки на ячейки». Таблиця з посиланнями на комірки зведеного звіту готова. Тепер на її підставі будуємо діаграму.Важливо! Склад випадаючого меню смарт-тега залежить від типу копійованого об’єкта.
Наприклад, якщо у вихідних комірках записано формулу, то в меню смарт-тега з’явиться пункт «
Только значения». При копіюванні тексту серед варіантів вставки Excel запропонує варіант «Использовать мастер импорта текста…» тощо.Зручність смарт-тегів полягає в тому, що в одному сеансі можна попрацювати з різними варіантами вставки об’єкта. Наприклад, ми скопіювали дані з комірки «
B3» (рис. 1) до комірки «F3». Клацаємо по значку смарт-тега, вибираємо варіант «Использовать форматы конечных ячеек». На робочому листі відразу ж бачимо результат, при цьому значок смарт-тега залишається на екрані. Якщо ми хочемо застосувати інший спосіб вставки, знову клацаємо по смарт-тегу, вибираємо інший пункт меню і так далі.
Смарт-теги в Excel 2010
Робота зі смарт-тегами в програмі Excel 2010 зазнала певних змін. Працювати з цим інструментом стало зручніше, та й кількість можливих дій збільшилася. При клацанні лівою кнопкою по значку смарт-тега в Excel 2010 з’явиться ціла панель, де кожен варіант вставки позначено окремою іконкою зі спливаючою підказкою. Приклад такої панелі при вставлянні числових значень з буфера обміну показано на рис. 3. У цьому випадку на ній наведено 14 варіантів. Частина з них така сама, як і в Excel 2003. Наприклад, у першому рядку контекстної панелі є такі варіанти:
— «
Вставить» — переносить до цільової комірки дані разом з форматами оригіналу;— «
Формулы» — вставляє тільки формули, формати цільової комірки залишаються без зміни;— «
Формулы и форматы чисел» — переносить до цільової комірки і формули, і параметри форматування;— «
Сохранить исходное форматирование» — при вставлянні зберігає форматування цільових комірок.Усі ці варіанти є й у програмі Excel 2003, відрізняються лише назви іконок.
Важливо! Переміщаючи покажчик миші елементами меню (клацати кнопками при цьому не потрібно!), можна завчасно побачити результат вставляння даних на робочий лист. Такий режим (так званий Live Preview) — дуже корисна новинка Excel 2010.
У другому рядку меню смарт-тега вставки розташовано три іконки. Одна з них нам уже знайома з Excel 2003. Це вставка в режимі «
Сохранить ширину столбцов оригинала». Дві інші іконки нові, вони з’явилися тільки в Excel 2010:— «
Без рамок» — при вставлянні в цьому режимі Excel видалить кордони (обрамлення) комірок;— «
Транспонировать» — у цьому випадку при копіюванні прямокутного блока таблиці Excel поміняє в ньому місцями рядки і стовпці.Режим «
Без рамок» може бути корисний при підготовці документа для роздрукування його на готовому бланку. Хоча на практиці така можливість потрібна не часто, чого не скажеш про можливість транспонування таблиць. Поміняти місцями рядки і стовпці — операція трудомістка, особливо якщо йдеться про велику таблицю. Водночас така потреба виникає часто. Наприклад, є звіт, де дати розташовано у колонках, найменування товарів — у рядках, а всередині звіту є обсяги продажів щодо кожної позиції в межах конкретної дати. Цей звіт потрібно відсортувати або відфільтрувати за датами. Як бути в такій ситуації? Найпростіший спосіб — транспонувати таблицю. Тоді дати вишикуються по вертикалі, і застосування сортування чи автофільтра не викличе жодних труднощів.У третьому рядку контекстного меню (з підзаголовком «
Вставить значения») розташовано три іконки — «Значения», «Значения и форматы чисел», «Значения и исходное форматирование». Вони дозволяють скопіювати лише результати розрахунків, результати і формат зображення чисел або запровадити значення та всі параметри форматування вихідних комірок. Такі засоби є і в програмі Excel 2003.У розділі контекстного меню з назвою «
Другие параметры вставки» (рис. 3) подано чотири іконки:— «
Форматирование» — переносить до цільових комірок лише форматування вихідного блока;— «
Вставить связь» — заповнює цільові комірки посиланнями на вміст вихідних комірок;— «
Рисунок» — при вставлянні перетворює вміст буфера у графічний елемент (автофігуру);— «
Связанный рисунок» — перетворює вміст буфера в автофігуру та додає всередину цього рисунка зв’язок із вихідною коміркою (або групою комірок). Таким чином, при коригуванні значень на робочому листі змінюватиметься і вміст усередині автофігури. 
Із перелічених можливостей до новинок Excel 2010 належать варіанти «Рисунок» і «Связанный рисунок». У певних випадках вони можуть виявитися дуже корисними. Ось декілька характерних ситуацій.
Приклад 1. Оформляємо написи та заголовки
Є документ, в якому є затверджувальні написи або інші елементи, що потребують специфічного форматування. Наприклад, у податковій накладній на рис. 4 — це блок тексту «ЗАТВЕРДЖЕНО» (комірки «
J1:J3») і таблиця в лівому верхньому куті документа. Створювати такі елементи інструментами форматування Excel незручно. Краще оформити їх у вигляді рисунків, що містять текст. Тоді, переміщаючи рисунок по робочому листу, ми зможемо поставити текст у будь-якому місці документа і точно позиціонувати його стосовно інших елементів податкової накладної. Щоб перетворити фрагмент робочого листа у рисунок, виконуємо такі дії:1) виділяємо блок «
J1:J3» (рис. 4); 
2) копіюємо його до буфера обміну «Ctrl+C»;
3) стаємо на вільну ділянку робочого листа (або на інший лист) і вставляємо дані з буфера («
Ctrl+V»). У нашому прикладі я вставив дані на новий лист до комірок «A1:A3»;4) змінюємо ширину колонки, щоб текст повністю поміщався в межах одного стовпця (рис. 5). Цю дію потрібно зробити обов’язково!
5) виділяємо комірки «
A1:A3», копіюємо до буфера обміну;6) вставляємо дані з буфера. З’явиться значок смарт-тега;
7) клацаємо по цьому значку та вибираємо варіант «
Рисунок». На робочому листі з’явиться прямокутник, в якому буде записано текст із комірок «A1:A3». Зараз цей графічний елемент розташовується над комірками «A1:A3»;8) клацанням миші виділяємо графічний елемент, копіюємо його до буфера обміну;
9) повертаємося на лист із документом;
10) видаляємо вміст комірок «
J1:J3». На їх місце вставляємо з буфера графічний елемент. Результат нашої роботи показано на рис. 6. Тепер форматувати таблицю буде набагато простіше. 
Приклад 2. Готуємо дані для презентації
При копіюванні даних Excel або Word на слайд презентації Power Point зазвичай виникають проблеми з форматуванням складних таблиць. Найпростіший спосіб вирішити проблему — передавати дані у вигляді рисунків. Якщо йдеться про ціле вікно, його можна скопіювати комбінацією «
Prnt Scr». Але коли потрібно передати невелику частину табличного документа, краще задіяти режим вставки у форматі рисунка. Для цього виконуємо такі дії:1) виділяємо фрагмент документа, копіюємо його до буфера обміну;
2) вставляємо дані з буфера в режимі «
Рисунок»;3) виділяємо рисунок, вирізаємо його до буфера обміну («
Ctrl+X»);4) перемикаємося у програму Power Point і вставляємо вміст буфера на слайд. Зовнішній вигляд документа на слайді точно відповідатиме оригіналу.
Приклад 3. Створюємо інформаційне табло
Контроль за правильністю обчислень — найважливіший елемент бухгалтерських розрахунків. Тому при роботі з табличним документом потрібно робити так, щоб контрольні суми та інші ключові значення завжди були перед очима. Тільки в цьому випадку можна вчасно помітити помилку та відразу ж виправити її. Один зі способів вирішення такого завдання — створити інформаційне табло. Зробити це можна різними способами. Один із них — скористатися графічними інструментами програми Excel. У цьому випадку табло складатиметься з автофігури, усередині якої знаходяться посилання на комірки робочого листа. Будь-які зміни в комірках можна буде відразу побачити в автофігурі. Розташувавши графічний об’єкт на видному місці документа, ми завжди контролюватимемо результати своєї роботи, навіть якщо вони знаходяться на іншому робочому листі.
Операцію з пов’язування комірок із графічним об’єктом можна виконати й у програмі Excel 2003. Щоправда, для цього потрібно створити автофігуру, виділити блок, потім через меню «
Правка → Вставить связь с рисунком» упровадити дані з блока до графічного елемента. У Excel 2010 все набагато простіше — вирішити завдання нам допоможе режим вставки «Связанный рисунок». Виконуємо такі дії:1) виділяємо на робочому листі комірку або діапазон комірок. Як правило, це мають бути комірки з результатами розрахунків або контрольними сумами для перевірки обчислень;
2) копіюємо дані до буфера обміну;
3) стаємо на тому місці документа, де потрібно зробити інформаційне табло. Це може бути будь-який (не обов’язково поточний!) лист робочої книги;
4) вставляємо дані з буфера обміну;
5) клацаємо по значку смарт-тега вставки. Із контекстного меню вибираємо «
Связанный рисунок». На робочому листі з’явиться прямокутна автофігура (напис). Усередині напису Excel вставить посилання на вихідні комірки робочого листа. Це й є інформаційне табло. Його можна перемістити в будь-яке місце документа. Найкраще поставити напис біля комірок із вихідними даними для розрахунків. І тоді, змінюючи дані, ви відразу бачитимете результати обчислень, навіть якщо ці результати розташовано на іншому листі або взагалі в іншій робочій книзі.Важливо! Відформатувати вміст напису звичайними засобами Excel не можна. Переформатуйте комірки, на які посилається напис, і ці зміни з’являться всередині графічного елемента.
Декілька слів про адресацію посилань усередині напису. Виконаємо невеликий приклад:
1) відкриваємо документ, як на рис. 1;
2) виділяємо блок «
B3:B5» та перетворимо його на зв’язаний напис. Конкретні значення комірок нам зараз не важливі. Головне — створити напис із посиланнями та подивитися на поведінку цих посилань при різних коригуваннях вихідної таблиці;3) клацаємо по будь-якій комірці листа. Потім клацаємо лівою кнопкою по напису, щоб виділити його. У рядку формул ми побачимо вираз «
=$B$3:$B$5». Це — адреси комірок, з якими зв’язаний напис;4) змінюємо вираз у рядку формул. Напишемо туди посилання
«=$B$3:$B$7». Розмір напису збільшиться. У ньому з’являться додаткові елементи — тепер у написі видно не три, а п’ять значень;Важливо!
Адреси комірок, на які посилається напис, можна коригувати, як звичайні формули на робочому листі. При збільшенні кількості комірок, пов’язаних з написом, Excel підбере його розмір автоматично.5) переходимо на робочий лист. Відкоригуємо його так, щоб змінити адресу блока, на який посилається напис. Наприклад, додамо два рядки на самому початку робочого листа;
6) клацанням миші виділяємо напис. У рядку формул з’явиться вираз «
=$B$5:$B$9»;Важливо! При додаванні та видаленні рядків і колонок на робочому листі Excel правильно коригує посилання всередині пов’язаного напису.
7) зараз напис із посиланнями знаходиться на одному листі з основним документом. Цей лист називається «
Исх». Додаємо новий лист. Я назвав його «Копия»;8) виділяємо напис, вирізаємо його до буфера обміну (операція «
Ctrl+X») і вставляємо на лист «Копия». Дані в написі зникли, тому що посилання в рядку формул залишилося колишнім — «=$B$5:$B$9». Отже, тепер напис пов’язаний із комірками «=$B$5:$B$9» поточного робочого листа з іменем «Копия». А на цьому листі в зазначених комірках записано порожні значення;9) змінюємо вираз у рядку формул — додаємо до нього посилання на робочий лист «
Исх», щоб вийшло так: «=Исх!$B$3:$B$7». У написі з’явилися значення з комірок «B$3:$B$7» робочого листа «Исх»;Важливо! При перенесенні (або копіюванні) напису на інший робочий лист Excel не додає в посилання імена листів робочої книги. Такі зміни потрібно зробити самостійно.
10) переходимо на лист із вихідними даними. Додаємо декілька рядків усередину блока «
=$B$5:$B$9». Заповнюємо їх даними та дивимося на результат. Розмір напису не змінився, але в ньому з’явилися нові елементи. Шрифт усередині напису поменшав — Excel змінив масштаб так, щоб усі елементи помістилися в межах напису;11) утримуючи натисненою ліву кнопку миші, розтягуємо напис. У цьому випадку нам потрібно розтягти напис униз, щоб збільшити його розмір по вертикалі. Шрифт усередині напису теж збільшиться;
12) двічі клацаємо лівою кнопкою по графічному об’єкту, де є посилання на комірки робочого листа. Excel відразу перемкнеться на робочий лист і виділить до окремого блока комірки, пов’язані з графічним об’єктом.
І останнє. Усі можливості стосовно режимів вставляння даних із буфера обміну існують не лише в меню смарт-тегів. Ці функції подано у випадаючому списку іконки «
Вставить» основної панелі інструментів. Є вони й у складі контекстного меню правої кнопки миші програми Excel (рис. 7). Але користуватися смарт-тегами, на мій погляд, набагато зручніше, з тієї простої причини, що іконка смарт-тега завжди під рукою. Розташовано її біля виділеного об’єкта або покажчика миші. Тому вибрати відповідний варіант через смарт-тег можна швидше, ніж шукати його в меню або на панелях інструментів. Ну а в усьому іншому — вибір за вами. 
Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на
bk@id.factor.ua або nictomkar@rambler.ru .
