Личный автомобиль на службе у предприятия
Уважаемая редакция «Б & К», на нашем предприятии работник осуществляет поездки на личном автомобиле для решения производственных задач. Подскажите, как отразить компенсацию расходов по эксплуатации автомобиля в программе «1С:Бухгалтерия 7.7»?
О. Петренко, г. Киев
Юлия КАМИНСКАЯ, консультант «Б & К»
Предприятие может заключить с работником один из следующих видов договора:
— договор компенсации за использование его имущества;
— договор аренды автомобиля.
При этом в обоих случаях сумма договора может быть определена как сумма стоимости возмещения (компенсации) амортизационных отчислений.
При определении суммы компенсационных затрат за основу необходимо брать нормы амортизационных отчислений, в связи с чем стоимость легкового автомобиля должна быть документально подтверждена. Таким документом может быть, в частности, акт экспертной оценки.
При заключении договора аренды согласно ст. 799 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV он должен быть нотариально удостоверен. В противном случае он не будет считаться действительным (ст. 220).
Раньше при договоре аренды легкового автомобиля предприятие имело право отнести к своим валовым расходам только половину стоимости арендной платы (согласно п.п. 5.4.10 Закона о налоге на прибыль от 22.05.97 г. № 283/97-ВР), а по договору компенсации — всю компенсацию, выплаченную работнику, но в пределах амортизационных отчислений. На сегодняшний день таких ограничений нет. То есть вне зависимости от вида договора предприятие имеет право отнести в состав налоговых расходов арендные (компенсационные) отчисления по договору в полном размере.
Если предприятие заключает договор компенсации, то, кроме такого договора, должны быть дополнительно составлены следующие документы:
1. Письменное заявление работника о том, что он хочет использовать в трудовой деятельности собственный автомобиль.
2. Приказ руководителя о выплате компенсации за такое использование.
Также в коллективном или трудовом договоре прописывается возможность использования автомобиля работника предприятия с установленной суммой компенсации, которая не должна превышать размеров амортизационных начислений.
Списание горюче-смазочных материалов по договору компенсации возможно в случае наличия путевого листа. Порядок заполнения путевого листа легкового автомобиля регулируется Инструкцией об утверждении типовой формы первичного учета работы служебного легкового автомобиля, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 17.02.98 г. № 74. Вместе с тем с целью определения объемов компенсации расходов на горюче-смазочные материалы необходимо руководствоваться приказом Минтранса Украины от 10.02.98 г. № 43, которым утверждены нормы расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.
Налогообложение операций
Согласно п.п.164.2.18 разд. ІV Налогового кодекса Украины № 2755-VI от 02.12.2010 г. (далее – НКУ) сумма, которая выплачивается работнику по такому договору, является базой налогообложения НДФЛ по ставке 15 % (согласно п. 167.1 разд. ІV НКУ). В случае если общая сумма доходов, полученных налогоплательщиком в отчетном налоговом месяце, превышает десятикратный размер минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января отчетного налогового года, ставка налога составляет 17 % от суммы превышения с учетом налога, уплаченного по ставке 15 %.
При этом согласно п.п. 14.1.180 разд. ІV НКУ налоговым агентом, ответственным за начисления и выплату такого налога является предприятие.
Согласно ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464-VI сумма выплаты по договору компенсации не является базой налогообложения ЕСВ.
Отражение операций в программе «1С»
Рассмотрим на примере, как отразить компенсацию за использование автомобиля работника в программе «1С:Бухгалтерии 8».
Пример
Предприятие заключило договор компенсации за использование его личного автомобиля с физическим лицом, являющимся его работником, срок действия договора составляет один год. Ежемесячное вознаграждение согласно договору составляет 5750,00 грн., в том числе НДФЛ — 750,00 грн. по ставке 15 %.
Прежде всего в программе необходимо создать нового контрагента. Для этого заходим в меню «
Справочники → «Контрагенты». В открывшемся окне «Контрагенты» добавляем нового контрагента. В открывшейся карточке «Контрагент» выбираем вид субконто — частное лицо, и заполняем реквизиты физического лица, с которым заключен договор компенсации амортизационных начислений. Для сохранения данных в программе нажимаем кнопку «Ок» (рис. 1). 
Далее необходимо создать договор, на основании которого будут производиться расчеты в программе. Для этого заходим в меню «Журналы → Договора». В открывшемся окне «Договора» создаем договор с контрагентом. В карточке договора необходимо заполнить реквизиты следующим образом:
— «Вид НДС»: выбираем «Без НДС»;
— «Вид договора»: выбираем «Договір про надання послуг». Поскольку предприятие использует автомобиль в хозяйственной деятельности, то есть по сути физическое лицо предоставляет услуги;
— «Вид затрат»: этот реквизит должен быть обязательно заполнен, если вы хотите чтобы затраты корректно отражались в декларации по налогу на прибыль;
— сумма договора 5000 грн.
Сохраните договор. считаем, что в субконто «Вид договора» можно выбрать «Договір про надання послуг».
Далее рассмотрим, как отразить оплату по данному договору. Возможны два варианта оплаты:
— из кассы наличными;
— на карточный счет работника непосредственно с текущего банковского счета.
Рассмотрим на примере вариант, когда оплата по договору проводится наличными из кассы предприятия. В этом случае для проведения оплаты по договору необходимо предпринять следующие шаги. Во-первых, создать документ «Банковская выписка». Для этого заходим в меню «Журналы → Банк» и новым документом оформляем перевод денег с расчетного счета предприятия в кассу. Пример заполненного документа приведен на рис. 3.
В программе нет типового документа, с помощью которого можно было бы отразить начисления НДФЛ со стоимости компенсации использования имущества, поэтому данная операция отражается ручной операцией. Для этого заходим в меню «Журналы → Журналы операций», в открывшемся окне создаем документ «Операция». При заполнении реквизитов особое внимание следует обратить на заполнение «Субконто 2», которое должно соответствовать субконто «Вид затрат», указанному в документе «Договор». Для сохранения данных в программе нажимаем кнопку «Ок» (рис. 4).
Затем для отражения поступления наличных денежных средств в кассу предприятия создаем «Приходный кассовый ордер». Для этого заходим в меню «Журналы → Касса». В открывшемся окне «Касса» добавляем новый документ. В созданном документе заполним реквизиты следующим образом:
— «Вид операции»: выбираем значение «Поступление денег из банка»;
— «Счет»: указываем счет, с которого поступили деньги;
— «Вид НДС»: указываем «Без НДС» (рис. 5).
Затем нужно отразить выдачу наличных денежных средств работнику согласно договору. Для этого в окне «Касса» создаем «Расходный кассовый ордер». В созданном документе необходимо заполнить реквизиты, как показано на рис. 6, и для сохранения данных в программе нажать кнопку «Ок».
Последним этапом среди рассматриваемых нами операций будет создание документа «Услуги сторонних организаций». Для этого заходим в меню «Журналы → Услуги сторонних организаций».
Обращаем ваше внимание: в связи с тем, что одной из сторон договора является физическое лицо, предприятие может закрывать расчеты по такому договору без подписания акта оказанных услуг (в таком случае документ «Услуги сторонних организаций» будет просто формальным, отражающим закрытие ежемесячных расчетов (задолженности) перед работником).
В открывшемся окне «Услуги сторонних организаций» создаем новый документ, в котором в реквизите «Поставщик» необходимо указать сотрудника предприятия, в реквизите «Заказ» — договор, заключенный с сотрудником, и перейти к заполнению табличной части, как показано на рис. 7.
С помощью стандартных документов «1С:Бухгалтерии 7.7» мы отразили компенсацию расходов по эксплуатации автомобиля сотруднику предприятия. Успехов в работе!
