Подписи внутри таблицы
Уважаемые сотрудники «Б & К»! У меня вопрос по работе с программой Word. В деловых документах всегда есть место для подписей или для утверждающей части. В большинстве случаев эти элементы расположены на листе нестандартным образом — могут быть организованы в колонку, сдвинуты влево или вправо от основного текста. В некоторых случаях подписи форматируют в две колонки (например, при оформлении двустороннего договора) и т. п. При редактировании таких элементов часто возникают проблемы — достаточно слегка сдвинуть текст в одной колонке, и меняется местоположение всех оставшихся элементов подписи. Подскажите, что можно сделать в данном случае? Заранее благодарю.
Владимир Соколов, бухгалтер, г. Харьков.
Отвечает
Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент каф. Прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Оформление места для подписей и утверждающей части — одна из самых кропотливых работ при подготовке документов. И дело здесь не только в оформлении текста в две колонки. Как раз такое действие в программе
Word сделать несложно… Основная проблема заключается в том, что часть документа с подписями и утверждениями имеет четко определенную структуру и может располагаться на странице не так, как основной текст. Поясню сказанное на примере, который показан на рис. 1. Это фрагмент завершающей части двустороннего договора, где расположено место для подписей обеих сторон. 
Первое, что бросается в глаза, — реквизиты оформлены в две колонки. Если такой материал набрать как обычный текст, то работать с ним будет очень неудобно. Представим себе, что мы подготовили документ, отформатировали его, четко подогнали под размер страницы. Часть документа для подписей с реквизитами сторон набрали как обычный текст, а выравнивание колонок сделали при помощи табуляции. И вдруг выясняется, что нужно увеличить поля. Основной текст в документе Word переформатирует автоматически. А вот с областью для подписей будут проблемы. Скорее всего, при увеличении полей текст не поместится на ширину страницы. Процессор Word вставит переносы, разобьет строки, и вся наша работа будет уничтожена. Вместо аккуратно оформленной завершающей части договора мы получим абракадабру. Причем привести все в порядок будет непросто. Если шаг табуляции большой (или подобран неудачно), возникнут проблемы с расположением правой колонки. Придется менять шаг табуляции, сокращать текст и т. д. и т. п. Но самое главное — все это лишняя работа! Если правильно подойти к задаче, проблема исчезнем сама по себе.
Итак, что мы имеем? Наша часть с подписями представляет собой набор фрагментов текста, которые четко зафиксированы относительно друг друга. Такое расположение мы должны сохранить независимо от полей и размеров страницы. Вывод прост — нужно поместить текст внутрь таблицы! Изменяя ширину колонок и высоту строк в этой таблице, мы сможем создать отступы между отдельными фрагментами текста. При добавлении (или удалении) строк в основную часть документа вся таблица (и текст внутри нее) будут перемещаться как единое целое. При изменении полей (отступов на странице) текст в таблице, скорее всего, сползет. Но взаимное расположение всех элементов в области подписей останется. Чтобы привести документ в порядок, нам потребуется всего лишь подобрать подходящий размер шрифта, изменить ширину колонок, высоту колонок — и все станет на свои места. Теперь посмотрим, как это сделать практически. И в качестве примера оформим документ, изображенный на рис. 1. Делаем так.
1. Вызываем меню «Таблица → Нарисовать таблицу». Курсор примет форму карандаша, а в окне Word появится панель «Таблицы и границы» (рис. 2).
2. Удерживая левую кнопку мыши, рисуем пустую таблицу, как показано на рис. 3. Обратите внимание, сейчас нам не важны параметры таблицы. Пока мы создаем только ее структуру и не более того. Ширину колонок и высоту строк мы отрегулируем позже.
3. Завершив создание таблицы, нажимаем «Esc» (выход из режима рисования).
4. Заполняем ячейки таблицы текстом, как показано на рис. 4.
5. Оставаясь внутри таблицы, вызываем меню «Таблица → Свойства таблицы…». Откроется окно, как на рис. 5.
6. Щелкаем на кнопке «Параметры…». Откроется окно «Параметры таблицы», как на рис. 6.
7. Отключаем флажок «автоподбор размеров по содержимому», — так будет проще менять ширину колонок и высоту строк таблицы.
8. Отступы от границ таблицы до текста внутри ячеек (поля «верхнее:», «нижнее:», «левое:» и «правое:») делаем равными «0». Это позволит точнее позиционировать содержимое таблицы относительно текста документа.
9. В окне «Параметры таблицы» нажимаем «ОК».
10. Удерживая левую кнопку мыши, перемещаем границы строк и колонок так, чтобы текст помещался в соответствующих ячейках без переносов. Если нужно, изменяем размер символов или межсимвольный интервал.
Совет Для плавной регулировки высоты строк и ширины колонок при перемещении границ удерживайте нажатой клавишу «Alt».
11. Ставим указатель внутрь таблицы.
12. Вызываем меню «Таблица → Выделить → Таблица», выделяем всю таблицу.
13. Переходим на панель «Форматирование», щелкаем на значке выпадающего списка «Границы» и выбираем вариант «Удалить границы» (рис. 7).
14. Перемещаем указатель на ячейку в третьей строке и второй колонке. Здесь должна находиться подпись покупателя.
15. Щелкаем на значке «Границы» (панель «Форматирование»), выбираем вариант «Нижняя граница» (рис. 7).
16. Перемещаем указатель на ячейку для подписи продавца (третья строка, шестая колонка).
17. Щелкаем на значке «Границы», выбираем вариант «Нижняя граница» (рис. 7). Теперь нужно установить промежуток между двумя колонками с реквизитами сторон. Для этого мы воспользуемся средней колонкой в нашей таблице.
18. Ставим указатель внутрь средней колонки таблицы.
19. Вызываем меню «Таблица → Выделить → Столбец» (выделяем центральную колонку).
20. Вызываем «Таблица → Свойства таблицы…».
21. В открывшемся окне «Свойства таблицы» переходим на закладку «Столбец» (рис. 8).
22. В группе параметров «Размер» включаем флажок «Ширина:».
23. В поле значения этого параметра вводим, например, «0,2» (сантиметра). Это будет расстояние между колонками с подписями покупателя и продавца.
24. В окне «Свойства таблицы» нажимаем «ОК». Все готово, область для подписей сторон сформирована.
Какие преимущества мы получили, оформив подписи в виде таблицы? На самом деле — очень большие. При изменении формата страницы или содержимого документа все составляющие в области с подписями будут оставаться на своих местах. Единственное, что понадобится сделать, — это подобрать подходящие шрифты и размеры ячеек. Таблицу вместе с ее содержимым удобно перемещать по документу. При этом относительное местоположение всех элементов таблицы будет оставаться неизменным. Наконец, чтобы изменить местоположение поясняющих текстов в области подписей, нам не понадобится табуляция или форматирование в несколько колонок. Для получения нужного результата достаточно изменить ширину столбцов или высоту строк таблицы.
Важный момент. В окончательном варианте наша таблица отформатирована без обрамления. Может оказаться, что при работе с такой таблицей будет трудно изменить высоту строк или ширину колонок. Ведь их границы попросту не видны! Для решения проблемы есть простой прием.
Совет Поставьте курсор внутрь таблицы. Откройте меню «Таблица». Найдите пункт «Отображать сетку» и щелкните на нем левой кнопкой мыши. Теперь очертания таблицы Word покажет на листе в виде тонкой пунктирной линии. Регулировать высоту строк и ширину колонок станет намного удобнее. В то же время границы сетки Word распечатывать не будет.
И последнее. Для оформления области с подписями или утверждающей части документа не всегда нужно использовать таблицы со сложной структурой. Иногда достаточно создать всего несколько ячеек. Но все преимущества этого подхода — удобное форматирование и позиционирование отдельных элементов подписи — все равно останутся.
Удачной работы! Жду ваши вопросы, замечания и предложения на
bk@id.factor.ua , или nictomkar@rambler.ru .
