Підписи всередині таблиці
Шановні працівники «Б & К»! У мене запитання по роботі з програмою Word. У ділових документах завжди є місце для підписів або для затверджувальної частини. Здебільшого ці елементи розташовані на листі нестандартно — можуть бути організовані в колонку, зміщені вліво чи вправо від основного тексту. У деяких випадках підписи форматують у дві колонки (наприклад, при оформленні двостороннього договору) тощо. При редагуванні таких елементів часто виникають проблеми: досить трохи зсунути текст в одній колонці — і змінюється місце розташування решти елементів підпису. Підкажіть, що можна зробити в цьому випадку? Наперед завдячую.
В. Соколов, бухгалтер, м. Харків
Відповідає
Микола КАРПЕНКО , канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Оформлення місця для підписів та затверджувальної частини — одна із найбільш копітких робіт при підготовці документів. І справа тут не лише в оформленні тексту у дві колонки. Якраз таку дію у програмі Word зробити не складно. Основна проблема полягає в тому, що частина документа з підписами та затвердженнями має чітко визначену структуру і може розташовуватися на сторінці не так, як основний текст. Поясню сказане на прикладі, який наведено на рис. 1. Це фрагмент завершальної частини двостороннього договору, де розташовано місце для підписів обох сторін.
Перше, що впадає в очі, — реквізити оформлено у дві колонки. Якщо такий матеріал набрати як звичайний текст, то працювати з ним буде дуже незручно. Уявимо собі, що ми підготували документ, відформатували його, чітко підігнали під розмір сторінки. Частину документа для підписів з реквізитами сторін набрали як звичайний текст, а вирівнювання колонок зробили за допомогою табуляції. І раптом з’ясовується, що потрібно збільшити поля. Основний текст у документі Word переформатує автоматично. А от з областю для підписів будуть проблеми. Найімовірніше, при збільшенні полів текст не поміститься на ширину сторінки. Процесор Word вставить перенесення, розіб’є рядки — і вся наша робота буде знищена. Замість акуратно оформленої завершальної частини договору ми отримаємо абракадабру. Причому привести все до ладу буде непросто. Якщо крок табуляції великий (або підібраний невдало), виникнуть проблеми з розташуванням правої колонки. Доведеться змінювати крок табуляції, скорочувати текст тощо. Але найголовніше — усе це зайва робота! Якщо правильно підійти до завдання, проблема зникне сама по собі.
Отже, що ми маємо? Частина з підписами є набором фрагментів тексту, які чітко зафіксовані один щодо одного. Таке розташування ми повинні зберегти, незалежно від полів та розмірів сторінки. Висновок простий — потрібно помістити текст усередину таблиці! Змінюючи ширину колонок та висоту рядків у цій таблиці, ми зможемо створити відступи між окремими фрагментами тексту. При додаванні (або видаленні) рядків до основної частини документа вся таблиця (і текст усередині неї) переміщатиметься як єдине ціле. При зміні полів (відступів на сторінці) текст у таблиці, найімовірніше, сповзе. Але взаємне розташування всіх елементів в області підписів залишиться. Щоб привести документ у порядок, нам потрібно буде лише підібрати відповідний розмір шрифту, змінити ширину колонок та висоту рядків — і все стане на свої місця. Тепер подивимося, як це зробити практично. І як приклад оформимо документ, зображений на рис. 1. Робимо так.
1. Викликаємо меню «
Таблица → Нарисовать таблицу». Курсор набуде форми олівця, а у вікні Word з’явиться панель «Таблицы и границы» (рис. 2). 
2. Утримуючи ліву кнопку миші, рисуємо порожню таблицю, як показано на рис. 3. Зверніть увагу: зараз нам не важливі параметри таблиці. Поки ми створюємо тільки її структуру, і не більше того. Ширину колонок та висоту рядків ми відрегулюємо пізніше.
3. Завершивши створення таблиці, натискуємо «Esc» (вихід із режиму рисування).
4. Заповнюємо елементи таблиці текстом, як показано на рис. 4.
5. Залишаючись усередині таблиці, викликаємо меню «Таблица → Свойства таблицы…». Відкриється вікно, як зображено на рис. 5.
6. Клацаємо по кнопці «Параметры…». Відкриється вікно «Параметры таблицы», як показано на рис. 6.
7. Відключаємо прапорець «автоподбор размеров по содержимому» — так простіше змінювати ширину колонок та висоту рядків таблиці.
8. Відступи від меж таблиці до тексту всередині комірок (поля «верхнее:», «нижнее:», «левое:» та «правое:») робимо рівними «0». Це дозволить точніше позиціювати вміст таблиці щодо тексту документа.
9. У вікні «Параметры таблицы» натискуємо «ОК».
10. Утримуючи ліву кнопку миші, переміщаємо межі рядків і колонок так, щоб текст поміщався у відповідних комірках без перенесень. Якщо потрібно, змінюємо розмір символів або міжсимвольний інтервал.
Порада Для плавного регулювання висоти рядків та ширини колонок при переміщенні меж утримуйте натиснутою клавішу «Alt».
11. Ставимо покажчик усередину таблиці.
12. Викликаємо меню «
Таблица → Выделить → Таблица», виділяємо всю таблицю.13. Переходимо на панель «
Форматирование», клацаємо по значку випадного списку «Границы» та вибираємо варіант «Удалить границы» (рис. 7). 
14. Переміщаємо покажчик на комірку в третьому рядку та другій колонці. Тут має розміщуватися підпис покупця.
15. Клацаємо по значку «Границы» (панель «Форматирование»), вибираємо варіант «Нижняя граница» (рис. 7).
16. Переміщаємо покажчик на комірку для підпису продавця (третій рядок, шоста колонка).
17. Клацаємо по значку «Границы», вибираємо варіант «Нижняя граница» (рис. 7). Тепер потрібно встановити проміжок між двома колонками з реквізитами сторін. Для цього ми скористаємося середньою колонкою в нашій таблиці.
18. Ставимо покажчик усередину середньої колонки таблиці.
19. Викликаємо меню «Таблица → Выделить → Столбец» (виділяємо центральну колонку).
20. Викликаємо «Таблица → Свойства таблицы…».
21. У вікні «Свойства таблицы», що відкрилося, переходимо на закладку «Столбец» (рис. 8).
22. У групі параметрів «Размер» уключаємо прапорець «Ширина:».
23. До поля значення цього параметра вводимо, наприклад, «0,2» (сантиметра). Це буде відстань між колонками з підписами покупця та продавця.
24. У вікні «Свойства таблицы» натискуємо «ОК». Усе готово, область для підписів сторін сформована.
Які переваги ми отримали, оформивши підписи у вигляді таблиці? Насправді, дуже великі. При зміні формату сторінки або вмісту документа всі складові в області з підписами залишатимуться на своїх місцях. Єдине, що потрібно буде зробити, — це підібрати відповідні шрифти та розміри комірок. Таблицю разом з її вмістом зручно переміщати по документу. При цьому відносне місце розташування всіх елементів таблиці залишатиметься незмінним. Нарешті, щоб змінити місце розташування пояснювальних текстів в області підписів, нам не знадобиться табуляція або форматування в декілька колонок. Для отримання потрібного результату досить змінити ширину стовпців або висоту рядків таблиці.
Важливий момент. В остаточному варіанті наша таблиця відформатована без обрамлення. Може виявитися, що при роботі з такою таблицею буде важко змінити висоту рядків або ширину колонок, бо їх межі просто не видно! Для вирішення проблеми є простий прийом.
Порада Поставте курсор усередину таблиці. Відкрийте меню «Таблица». Знайдіть пункт «Отображать сетку» та клацніть по ньому лівою кнопкою миші. Тепер контури таблиці Word покаже на листі у вигляді тонкої пунктирної лінії. Регулювати висоту рядків та ширину колонок стане набагато зручніше. Водночас межі сітки Word не роздруковуватиме.
І останнє. Для оформлення області з підписами або стверджувальної частини документа не завжди потрібно використовувати таблиці зі складною структурою. Іноді достатньо створити всього декілька комірок. Але всі переваги цього підходу — зручне форматування та позиціювання окремих елементів підпису — усе одно залишаться.
Успішної роботи! Чекаю ваші запитання, зауваження та пропозиції на
bk@id.factor.ua або nictomkar@rambler.ru .
