Настройка параметров учета
Уважаемая редакция «Б & К»! Я только осваиваю «1С:Бухгалтерию 8» и уже создала свое предприятие в справочнике «Организации», но застряла на настройке параметров учета. Объясните, как их правильно настроить?
М. Камышкина, г. Харьков
Отвечает Вероника НЕКРАСОВА, консультант «Б & К»
Настройка параметров учета — механизм, который устанавливает основные «правила игры» для всей информационной системы, без учета особенностей конкретных юридических лиц, входящих в состав предприятия. Изменять эти правила с течением времени можно. Но, как и в любой игре, лучше это делать как можно реже.
Крайне не рекомендуется при настройке параметров учета спешить или оставлять нерешенные вопросы. Исправление последствий неправильно определенных правил может оказаться слишком нервным и дорогостоящим мероприятием.
Открыть окно настройки параметров учета можно через главное меню «Предприятие → Настройка параметров учета». Пройдемся по всем закладкам этого окна.
Закладка «Валюта»
На закладке «Валюта» (рис. 1) определяется валюта ведения бухгалтерского учета, а точнее элемент справочника «Валюта», который описывает основную валюту учета, национальную валюту — гривну. Эта настройка фактически техническая. Более того, она осуществляется автоматически при предварительном заполнении информационной системы.
НАСТРОЙКИ, влияющие на учет запасов
Следующая закладка «Запасы» (рис. 2). На этой закладке определяются принципы учета товарно-материальных ценностей в рамках информационной системы.
Большинство параметров настройки аналитического учета фактически является средством автоматизированного изменения свойств и состава видов субконто счетов учета запасов Плана счетов. Включение/выключение флажков приводит к добавлению/удалению видов субконто на счетах и к изменению свойств счетов. Рассмотрим настройки этой закладки.
Константа «Разрешается списание запасов при отсутствии остатков по данным учета» позволяет отражать операции выбытия ТМЦ (продажи, списания, перемещения) даже в случае отсутствия остатков на складах, т. е. отражать их выбытие «в минус». Расчет себестоимости при этом, конечно, не будет корректным, поскольку выбытие отсутствующих позиций в отчетах по счетам запасов будет отражаться отрицательными остатками. Если же этот флажок выключен, то при проведении «товарных» документов выполняется контроль остатков на складах. При нехватке ТМЦ документ не проводится и выдается соответствующее сообщение.
Совет Отключение контроля отрицательных остатков может иметь смысл при старте информационной системы, пока не введены все остатки ТМЦ или если в течение периода приходные документы поступают в бухгалтерию с опозданием и регулярно вводятся «задним числом». Но важно понимать, что для получения корректной себестоимости запасов в конце периода после ввода всех документов рекомендуется включить контроль остатков и перепровести все документы периода.
Настройка «Ведется учет возвратной тары» (рис. 2) управляет видимостью закладки «Тара» в торговых документах и, как следствие, — возможностью отражения операций с возвратной тарой. В отличие от предыдущих параметров, непосредственно влияющих на физическую структуру учетных механизмов прикладного решения, этот параметр играет вспомогательную роль. Отразить операции с тарой можно будет и после отключения этого флажка, но не очень удобным способом. Флажок устанавливается, если возвратная тара используется в деятельности хотя бы одной из организаций, учет которых ведется в данной информационной базе.
Параметр «Вести учет по партиям» определяет физическое наличие или отсутствие в Плане счетов третьего вида субконто — субконто «Партии» на всех субсчетах (кроме 206) счета 20, а также на всех субсчетах счетов 25, 26 и субсчетах 281, 284, 289, 0221, 0241, 1521 и 1531. Вид субконто «Партии» необходим для организации партионного учета и имеет смысл только в том случае, когда в параметре «Способ оценки МПЗ» учетной политики по бухгалтерскому учету установлено значение «ФИФО». Причем установка такого метода оценки приводит к автоматическому включению этого флажка и автоматическому же добавлению третьей аналитики «ТМЦ» в Плане счетов. Если принят метод «По средней», то третьей аналитике этих счетов присваивается пустое значение.
Совет Если предприятие всегда будет вести средневзвешенный учет, то партионный учет включать не имеет смысла. Однако при переходе с метода «ФИФО» на средневзвешенный, во избежание потери ранее накопленной информации, отключать партионный учет не рекомендуется.
Параметр «Вести складской учет» определяет физическое наличие или отсутствие вида субконто «Склады» на тех же счетах и субсчетах учета ТМЦ, которые перечислены в предыдущем пункте. Включение этой дополнительной аналитики позволяет вести учет номенклатуры в разрезе складов и получать точные остатки ТМЦ по местам хранения предприятия. Расчет себестоимости выбытия при таком учете ведется исходя из стоимости и даты остатков партий ТМЦ не по предприятию в целом, а в рамках каждого склада (если включен суммовой учет по складам).
Параметр «Суммовой учет по складам» определяет, будет ли вестись только количественный учет по складам либо параллельно и количественный, и суммовой учет. В первом случае оценка товаров и материалов для целей бухгалтерского учета не зависит от того, с какого склада они получены. Другими словами, с помощью этого параметра пользователь устанавливает, будет ли в разрезе складов вестись только количественный учет или еще и учет себестоимости. Если параметр включен, то способ оценки выбывающих ТМЦ будет применяться не в рамках всей организации, а в рамках каждого склада. Настройка доступна для редактирования только при включенном учете в разрезе складов.
Важно! При отключении флажка «Суммовой учет по складам» невозможно точно сказать, какова стоимость остатков на каждом складе — только по предприятию в целом.
Другой немаловажной особенностью этой обработки является то, что она может изменять физическую структуру учетных механизмов прикладного решения (Плана счетов). При этом добавление или удаление каких-либо видов субконто никак не влияет на качество первичной информации. То есть все, что непосильным трудом было внесено в первичные документы, обработкой «Настройка параметров учета» никак не затрагивается. А вот отражение хозяйственных событий в бухгалтерском и налоговом видах учета может изменяться: детализация учета может уменьшаться, что будет хорошо видно с помощью оперативных бухгалтерских отчетов, или увеличиваться.
Настройки складского учета можно представить в виде следующей схемы:
Изменение каких-либо настроек на закладке «Запасы» в процессе эксплуатации информационной системы должно происходить абсолютно обоснованно. Дело в том, что любое отключение ранее включенных флажков приводит к физическому удалению соответствующих разрезов аналитики учета запасов в Плане счетов или промежуточных итогов в таблице проводок. При этом удаления первичной информации, содержащейся в документах, не происходит. Но все оперативные бухгалтерские отчеты перестают отражать детализированные учетные данные в тех разрезах, от которых вы отказались.
Восстановить прежние разрезы учета можно путем обратного включения соответствующих флажков. Но для того чтобы отчеты снова стали отображать нужные разрезы, необходимо перепровести все документы за интересующий период. Но перепроведение документов уже закрытых периодов — задача не всегда техническая. Весьма часты ситуации, когда логические и методологические ошибки прошлых периодов в них же и «хоронятся». Перепроведение все эти проблемы «вытолкнет на поверхность».
Учет товаров в рознице
Следующая закладка «Товары в рознице» (рис. 3). Для организаций, оценивающих товары в розничной торговле на складах вида «НТТ» (неавтоматизированная торговая точка) по продажным ценам (соответствующий признак устанавливается в учетной политике бухгалтерского учета), можно вести еще дополнительный аналитический учет по:
— «По номенклатуре (обороты)». Его включение приводит к добавлению вида субконто «Номенклатура» на субсчет 2822 «Товары в розничной торговле (в НТТ по продажной стоимости)». При этом для вида субконто автоматически включается флажок «Только обороты», в результате чего по номенклатурным позициям в НТТ не будут накапливаться и отслеживаться остатки. Связано это с тем, что в НТТ по ценам продажи ведется только суммовой учет. Значит, данные о продажах и переоценках вводятся не по каждой номенклатурной позиции, а сводной суммой. А эта настройка позволяет данные о приходах в НТТ фиксировать в разрезе номенклатуры поступивших товаров, что обеспечивает возможность с помощью оборотно-сальдовой ведомости анализировать и контролировать поступление товаров в неавтоматизированные торговые точки предприятия в разрезе номенклатурных позиций;
— «По ставкам НДС». Он также используется при суммовом учете по складам вида «НТТ». Включение его вызывает добавление вида субконто «Ставка НДС» к субсчету 2822. Такая аналитика нужна для корректного учета НДС, если продажи в рознице осуществляются по разным ставкам НДС.
Важно! Поскольку все вышеописанные параметры определяются в обработке «Настройка параметров учета», помните, что заданная ими логика учета будет действовать для всей информационной базы и для всех организаций, ведущих в ней учет.
Настройки Плана счетов и расчетов с контрагентами
На закладке «План счетов» (рис. 4) устанавливается признак использования счетов-классов в качестве групп. Детальные пояснения включения этой настройки приведены на самой закладке.
На закладке «Расчеты с контрагентами» (рис. 4) есть только один элемент управления. С помощью реквизита «Вести расчеты по документам» осуществляется подключение или отключение третьего вида субконто «Документы расчетов с контрагентами», позволяющего детализировать учет взаиморасчетов не только в разрезе контрагентов и договоров с контрагентами, но и в разрезе документов расчетов — накладных, платежных поручений и кассовых ордеров.
Важно! При необдуманном включении/отключении флажка может нарушиться состав итоговых данных.
На этой закладке также можно указать срок, после которого наш долг поставщикам и долг покупателей становятся просроченными.
Закладка «Прочий аналитический учет» (рис. 5) содержит механизм подключения/отключения аналитического учета на счетах учета наличных денежных средств. Кроме области приложения (субсчета 301 и 302), этот механизм функционирует совершенно аналогично вышеописанной механике управления аналитическим учетом расчетов с контрагентами (флажок напротив «Вести аналитический учет денежных средств по обособленным подразделениям»). Таким образом, на субсчетах 301 и 302 появляется дополнительная аналитика «Обособленные подразделения без организации юр.лица».
На закладке «Производство» определяют тип цен, который будет интерпретироваться системой как тип цен плановой себестоимости. Для «быстрого старта» данную настройку рекомендуется вообще не заполнять.
Чтобы настройки вступили в силу, нужно нажать кнопку «ОК». Система «задумается», а после окончания «раздумий» результат настроек можно будет проанализировать в окне сообщений.
Успехов вам в освоении программы, а если возникнут вопросы, пишите нам на bk@id.factor.ua .
