Настроювання параметрів обліку
Шановна редакціє «Б & К»! Я тільки опановую «1С:Бухгалтерію 8», уже створила своє підприємство в довіднику «Организации», але «застрягла» на настроюванні параметрів обліку. Поясніть, як їх правильно настроїти?
М. Камишкіна, м. Харків
Відповідає Вероніка НЕКРАСОВА, консультант «Б & К»
Настроювання параметрів обліку — механізм, що встановлює основні «правила гри» для всієї інформаційної системи, без урахування особливостей конкретних юридичних осіб, які входять до складу підприємства. Змінювати ці правила з часом можна. Але, як і в будь-якій грі, краще робити це якомога рідше.
Конче не рекомендується при настроюванні параметрів обліку поспішати або залишати невирішені питання. Виправлення наслідків неправильно визначених правил може виявитися дуже нервовим та дорогим заходом.
Відкрити вікно настроювання параметрів обліку можна через головне меню «Предприятие → Настройка параметров учета». Розглянемо всі закладки цього вікна.
Закладка «Валюта»
На закладці «Валюта» (рис. 1) визначається валюта ведення бухгалтерського обліку, точніше, елемент довідника «Валюта», що описує основну валюту обліку, національну валюту — гривню. Це настроювання фактично є технічним. Більш того, воно здійснюється автоматично при попередньому заповненні інформаційної системи.
НАСТРОЙКИ, що ВПЛИВАЮТЬ НА ОБЛІК ЗАПАСІВ
Наступна закладка — «Запасы» (рис. 2). На цій закладці визначаються принципи обліку товарно-матеріальних цінностей у межах інформаційної системи.
Більшість параметрів настроювання аналітичного обліку фактично є засобом автоматизованої зміни властивостей та складу видів субконто рахунків обліку запасів Плану рахунків. Уключення/відключення прапорців спричинює додавання/видалення видів субконто на рахунках та зміну властивостей рахунків. Розглянемо настройки цієї закладки.
Константа «Разрешается списание запасов при отсутствии остатков по данным учета» дозволяє відображати операції вибуття ТМЦ (продажу, списання, переміщення) навіть у разі відсутності залишків на складах, тобто відображати їх вибуття «у мінус». Розрахунок собівартості при цьому, звичайно, не буде коректним, оскільки вибуття відсутніх позицій у звітах на рахунках запасів відображатиметься від’ємними залишками. Якщо ж цей прапорець знято, то при проведенні «товарних» документів виконується контроль залишків на складах. При браку ТМЦ документ не проводиться, і видається відповідне повідомлення.
Порада Відключення контролю від’ємних залишків може мати сенс при старті інформаційної системи, доки не введено всі залишки ТМЦ або якщо протягом періоду прибуткові документи надходять до бухгалтерії із запізненням та регулярно вводяться «заднім числом». Але важливо розуміти, що для отримання коректної собівартості запасів наприкінці періоду після введення всіх документів рекомендується включити контроль залишків та перепровести всі документи періоду.
Настройка «Ведется учет возвратной тары» (рис. 2) управляє видимістю закладки «Тара» у торговельних документах і, як наслідок, можливістю відображення операцій зі зворотною тарою. На відміну від попередніх параметрів, що безпосередньо впливають на фізичну структуру облікових механізмів прикладного рішення, цей параметр відіграє допоміжну роль. Відобразити операції з тарою можна буде й після відключення цього прапорця, але не дуже зручним способом. Прапорець установлюється, якщо зворотна тара використовується в діяльності хоча б однієї з організацій, облік яких ведеться у цій інформаційній базі.
Параметр «Вести учет по партиям» визначає фізичну наявність або відсутність у Плані рахунків третього виду субконто — субконто «Партии» на субрахунках рахунка 20 (усі субрахунки, крім 206), а також на всіх субрахунках рахунків 25, 26 та субрахунках 281, 284, 289, 0221, 0241, 1521 і 1531. Вид субконто «Партии» необхідний для організації партіонного обліку та має сенс лише в тому випадку, коли в параметрі «Способ оценки МПЗ» облікової політики в бухгалтерському обліку встановлено значення «ФИФО». Причому установлення такого методу оцінки призводить до автоматичного включення цього прапорця та автоматичного ж додавання третьої аналітики «ТМЦ» у Плані рахунків. Якщо прийнято метод «По средней», то третій аналітиці цих рахунків присвоюється порожнє значення.
Порада Якщо підприємство завжди вестиме середньозважений облік, то включати партіонний облік не має сенсу. Однак при переході з методу «ФІФО» на середньозважений для уникнення втрати раніше накопиченої інформації відключати партіонний облік не рекомендується.
Параметр «Вести складской учет» визначає фізичну наявність або відсутність виду субконто «Склады» на тих самих рахунках та субрахунках обліку ТМЦ, що перелічені в попередньому пункті. Уключення цієї додаткової аналітики дозволяє вести облік номенклатури в розрізі складів та отримувати точні залишки ТМЦ за місцями зберігання підприємства. Розрахунок собівартості вибуття при такому обліку ведеться виходячи з вартості й дати залишків партій ТМЦ не по підприємству в цілому, а в межах кожного складу (якщо включено сумовий облік за складами).
Параметр «Суммовой учет по складам» визначає, чи вестиметься один лише кількісний облік за складами, або паралельно і кількісний, і сумовий облік. У першому випадку оцінка товарів та матеріалів для цілей бухгалтерського обліку не залежить від того, з якого складу їх отримано. Інакше кажучи, за допомогою цього параметра користувач установлює, чи вестиметься в розрізі складів лише кількісний облік, чи ще й облік собівартості. Якщо параметр уключено, то спосіб оцінки ТМЦ, які вибувають, застосовуватиметься не в межах усієї організації, а в межах кожного складу. Настроювання доступне для редагування тільки при включеному обліку в розрізі складів.
Важливо! При відключенні прапорця «Суммовой учет по складам» неможливо точно визначити, якою є вартість залишків на кожному складі — тільки по підприємству в цілому.
Іншою важливою особливістю цієї обробки є те, що вона може змінювати фізичну структуру облікових механізмів прикладного рішення (Плану рахунків). При цьому додавання або видалення будь-яких видів субконто ніяк не впливає на якість первинної інформації. Тож усе, що непосильною працею було внесено до первинних документів, обробкою «Настройка параметров учета» ніяк не зачіпається. А от відображення господарських подій у бухгалтерському та податковому видах обліку може змінюватися: деталізація обліку може зменшуватися, що буде добре видно за допомогою оперативних бухгалтерських звітів, чи збільшуватися.
Настроювання складського обліку можна показати у вигляді такої схеми:
Зміна будь-яких настройок на закладці «Запасы» у процесі експлуатації інформаційної системи має відбуватися абсолютно обґрунтовано. Справа в тому, що будь-яке відключення раніше включених прапорців призводить до фізичного видалення відповідних розрізів аналітики обліку запасів у Плані рахунків або проміжних підсумків у таблиці проводок. При цьому видалення первинної інформації, що міститься в документах, не відбувається. Але всі оперативні бухгалтерські звіти перестають відображати деталізовані облікові дані в тих розрізах, від яких ви відмовилися.
Відновити колишні розрізи обліку можна шляхом зворотного включення відповідних прапорців. Але для того щоб звіти знову почали відображати потрібні розрізи, необхідно перепровести всі документи за період, що вас цікавить. Але перепроведення документів уже закритих періодів — завдання не завжди технічне. Дуже часто трапляються ситуації, коли логічні та методологічні помилки минулих періодів саме в них і «ховаються». Перепроведення ж усі ці проблеми «виштовхне на поверхню».
ОБЛІК ТОВАРІВ У РОЗДРОБІ
Наступна закладка — «Товары в рознице» (рис. 3). Для організацій, що оцінюють товари в роздрібній торгівлі на складах виду «НТТ» (неавтоматизована торговельна точка) за продажними цінами (відповідна ознака встановлюється в обліковій політиці бухгалтерського обліку), можна вести ще додатковий аналітичний облік:
— «По номенклатуре (обороты)». Його включення спричинює додавання виду субконто «Номенклатура» на субрахунок 2822 «Товари в роздрібній торгівлі (у НТТ за продажною вартістю)». При цьому для виду субконто автоматично включається прапорець «Только обороты», унаслідок чого за номенклатурними позиціями в НТТ не накопичуватимуться та не відстежуватимуться залишки. Це пов’язане з тим, що в НТТ за цінами продажу ведеться лише сумовий облік. Отже, дані про продажі та переоцінки вводяться не для кожної номенклатурної позиції, а зведеною сумою. А це настроювання дозволяє фіксувати дані про надходження в НТТ у розрізі номенклатури товарів, які надійшли, що забезпечує можливість за допомогою оборотно-сальдової відомості аналізувати і контролювати надходження товарів на неавтоматизовані торговельні точки підприємства в розрізі номенклатурних позицій:
— «По ставкам НДС» також використовується при сумовому обліку на складах виду «НТТ». Його включення викликає додавання виду субконто «Ставка НДС» до субрахунку 2822. Така аналітика потрібна для коректного обліку ПДВ, якщо продажі в роздробі здійснюються за різними ставками ПДВ.
Важливо! Оскільки всі описані вище параметри визначаються в обробці «Настройка параметров учета», пам’ятайте, що задана ними логіка обліку діятиме для всієї інформаційної бази та для всіх організацій, які ведуть у ній облік.
НАСТРОЮВАННЯ ПЛАНУ РАХУНКІВ ТА РОЗРАХУНКІВ З КОНТРАГЕНТАМИ
На закладці «План счетов» (рис. 4) установлюється ознака використання рахунків-класів як групи. Докладні пояснення включення цієї настройки наведено на самій закладці.
На закладці «Расчеты с контрагентами» (рис. 4) є лише один елемент управління. За допомогою реквізиту «Вести расчеты по документам» здійснюється підключення або відключення третього виду субконто «Документы расчетов с контрагентами», що дозволяє деталізувати облік взаєморозрахунків не лише в розрізі контрагентів та договорів з контрагентами, а й у розрізі документів-розрахунків — накладних, платіжних доручень та касових ордерів.
Важливо! При необдуманому включенні/відключенні прапорця може порушитися склад підсумкових даних.
На цій закладці також можна вказати строк, після якого наш борг постачальникам та борг покупців стають простроченими.
Закладка «Прочий аналитический учет» (рис. 5) містить механізм підключення/відключення аналітичного обліку на рахунках обліку готівкових грошових коштів. Крім області додатка (субрахунки 301 і 302), цей механізм функціонує абсолютно аналогічно описаному вище механізму управління аналітичним обліком розрахунків з контрагентами (прапорець навпроти опції «Вести аналитический учет денежных средств по обособленным подразделениям»). Таким чином, на субрахунках 301 і 302 з’являється додаткова аналітика «Обособленные подразделения без организации юр.лица».
На закладці «Производство» визначають тип цін, що інтерпретуватиметься системою як тип цін планової собівартості. Для «швидкого старту» цю настройку рекомендується взагалі не заповнювати.
Щоб увести настройки в дію, потрібно натиснути на кнопку «ОК». Система «замислиться», а після закінчення «роздумів» результат настроювання можна буде проаналізувати у вікні повідомлень.
Успіхів вам в опануванні програми, а якщо виникнуть запитання, пишіть нам на bk@id.factor.ua.
