В чем секрет автоматического формирования отчета по форме № 1ДФ
 | Формирование отчетности в программе является заключительным этапом ведения учета за период. И то, как будет заполнен отчет, в первую очередь зависит от корректности заполнения в информационной базе первичных документов. Какие именно документы влияют на заполнение отчета по форме № 1ДФ, откуда программа берет цифры для отчета — обо всем этом читайте ниже. Анна САРАЕВА, ответственный редактор «Б & К» |
Форма № 1ДФ и Порядок представления налогового расчета сумм дохода, начисленного (выплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного из них налога утверждены приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020 (далее — Порядок № 1020 ).
Расчет по форме № 1ДФ представляется ежеквартально на протяжении 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала, т. е. до 9 февраля, 10 мая, 9 августа и 9 ноября включительно. При этом действует общее «правило переноса»: если последний день срока представления приходится на выходной или праздничный день, то предельным сроком считается следующий рабочий день (п. 2.1 Порядка № 1020). В форме № 1ДФ отражаются все виды доходов независимо от того, подлежат они обложению НДФЛ или нет.
При формировании регламентированных отчетов в «1С:Бухгалтерии 8» важно помнить, что информация в них «затягивается» не из документов, а из регистров накопления. А вот движения в регистрах накопления осуществляются документами. Именно поэтому, вводя операцию вручную, вы можете не увидеть потом этой суммы в отчете. Исключением не является и регламентированный отчет «Форма № 1ДФ», механизм его заполнения базируется на данных регистра накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ» (рис. 1) и документах, отражающих выплату заработной платы и уплату налогов в бюджет. Таким образом, корректное заполнение отчета по форме № 1ДФ зависит от правильности ведения расчетов по заработной плате.
Но в отчет по форме № 1ДФ должны попадать суммы не только заработной платы, а все виды доходов независимо от того, подлежат они обложению НДФЛ или нет. Как быть в этих случаях, какими документами в «1С:Бухгалтерии 8» отражать другие доходы? Давайте разбираться вместе. А для большей наглядности воспользуемся примером.
ООО «Добро» в течение I квартала 2012 года выплатило физическим лицам следующие доходы:
— Богословскому Федору Михайловичу — заработная плата в сумме 13500 грн., удержан налог 1952,10 грн.;
— Дерюгину Павлу Ивановичу, принятому на работу 20.02.2011 г., — заработная плата в сумме 4620 грн., удержан налог 668,05 грн.;
— Дерюгину Павлу Ивановичу — за аренду авто 2000 грн., удержан налог 300 грн.;
— Алексееву Игорю Олеговичу — по ГПД 1000 грн., удержан налог в размере 146,10 грн.;
— СПДФО Власенко Д. О. — денежные средства в сумме 5000 грн., удержан налог 0 грн.
Зарплата и отчет по форме № 1ДФ
Рассмотрим, что и как нужно делать в программе, чтобы заработная плата корректно отражалась в форме № 1ДФ. Ниже приведена таблица, которая напомнит вам последовательность оформления документов по учету заработной платы*. Рядом с каждым документом описаны основные нюансы его заполнения.
* Подробно об оформлении заработной платы в «1С:Бухгалтерии 8» вы можете прочитать в «Б & К», 2011, № 3.
| № п/п | Хозяйственная операция | Документ в «1С:Бухгалтерии 8» | Особенности заполнения документа в программе |
| 1 | Начисление аванса | «Начисление зарплаты работникам организации» | На закладке «Начисления» поставить флажок «Предварительный расчет». Документ не рассчитывает суммы удержаний из заработной платы и не формирует проводок |
| 2 | Выплата аванса и перечисление налогов в фонды | «Зарплата к выплате организации» | В реквизите «Вид выплаты» указывают «Аванс (по предварительному расчету)» и нажимают последовательно кнопки «Заполнить → по характеру выплаты» и «рассчитать налоги». В результате документ будет заполнен автоматически. Для того чтобы при расчете аванса не применялась НСЛ, необходимо в регистре «Учетная политика по персоналу» (меню «Предприятие → Учетная политика») установить флажок «Не применять льготу по НДФЛ для авансов». Проводок не формирует |
| «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление заработной платы» или «Расходный кассовый ордер» | В обоих документах следует указать ведомость по заработной плате, на основе которой производится выплата | ||
| «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление налогов/взносов по заработной плате» | Удобней всего формировать платежные поручения с помощью обработки «Формирование платежных документов по взносам в фонды» | ||
| 3 | Начисление заработной платы | «Начисление зарплаты работникам организации» | Можно автоматически заполнить документ, нажав на кнопку «Заполнить и рассчитать все» |
| 4 | Выплата заработной платы и перечисление налогов в фонды | «Зарплата к выплате организации» | В реквизите «Вид выплаты» указывают «Очередная выплата» и нажимают кнопку «Заполнить → по характеру выплаты» |
| «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление заработной платы» или «Расходный кассовый ордер» | В обоих документах следует указать ведомость по заработной плате, на основе которой производится выплата | ||
| «Зарплата к выплате организации» | В реквизите «Вид выплаты» указывают «Перечисление взносов ФОТ (очередная)» | ||
| «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление налогов/взносов по заработной плате» | Можно воспользоваться обработкой «Формирование платежных документов по взносам в фонды» |
Еще на этапе оформления приема на работу сотрудника в «1С:Бухгалетрии 8», мы в документе «Прием на работу в организацию» заполняем реквизит «Вид расчета». Его заполняют путем выбора элемента из планов видов расчетов «Начисления организации». Как вы можете видеть на рис. 2, в виде начисления «Оклад по дням» (как и во всех других видах начисления в программе) на закладке «Основные» заполнен реквизит «НДФЛ». Заполняется этот реквизит путем выбора соответствующего значения из справочника «Виды доходов НДФЛ». Этот справочник хранит перечень кодов доходов из Порядка № 1020.
В дальнейшем, начисляя заработную плату сотрудникам документом «Начисление зарплаты работникам организации», мы видим, что этот документ использует заданный для сотрудника «Вид расчета» и код дохода этого вида начисления (рис. 3).
Обратите внимание, помимо проводок документ «Начисление зарплаты работникам организации» формирует ряд движений в различных регистрах (рис. 4), среди которых регистр накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ».
Совет Если сотрудник имеет право на налоговую социальную льготу, зафиксировать этот факт в информационной базе нужно с помощью документа «Заявление на применение льготы НДФЛ».
При оформлении в «1С:Бухгалтерии 8» документов по учету зарплаты, лучше всего создавать каждый последующий документ на основании предыдущего.
Таким образом, автоматически в отчет по форме № 1ДФ попадут те физические лица, для которых в программе за отчетный период доходы были начислены документом «Начисление зарплаты», а выплата дохода была оформлена документами «Зарплата к выплате», «Платежное поручение исходящее» или «Расходный кассовый ордер». Если заработная плата выплачивается регулярно, то в отчете по форме № 1ДФ сумма начисленного дохода будет равна сумме выплаченного дохода, равны будут и суммы НДФЛ.
Доходы, не являющиеся зарплатой
В «1С:Бухгалтерии 8» предусмотрена возможность регистрировать доходы, которые не являются заработной платой, но должны быть отражены в отчете по форме № 1ДФ. Расчеты с этими контрагентами ведутся стандартными документами, но в конце периода для включения сумм выплаченного контрагентам дохода нужно провести документ «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» (меню «Зарплата → Учет НДФЛ и взносов»).
При этом возможны две ситуации. Первая, когда от нас требуется только фиксация дохода, а сам НДФЛ предприятие не уплачивает. Вторая ситуация, когда требуется зафиксировать не только доход, но и НДФЛ.
В ситуации, когда нужно лишь отразить выплаченный контрагенту доход, в нашем примере это перечисление СПДФО Власенко Д. О. 5000 грн., следует воспользоваться документом «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ». Сам перевод денежных средств оформляется расходным кассовым ордером либо платежным поручением, а в конце периода вводят документ «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» (рис. 5). Его можно заполнить, автоматически нажав кнопку «Заполнить». Сумма, указанная в документе, попадет в графы «3а» и «3» отчета по форме № 1ДФ.
А вот в ситуации, когда нужно отразить начисленный доход и НДФЛ, ограничиться одним документом «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» не получится.
Снова обратимся к нашему примеру, в хозяйственной деятельности предприятия были две операции, по которым нужно зафиксировать не только начисленный доход, но и НДФЛ:
— Дерюгину Павлу Ивановичу за аренду авто начислено 2000 грн., удержан налог 300 грн.*;
— Алексееву Игорю Олеговичу — выплачено по ГПД 1000 грн.**, удержан налог в размере 146,10 грн. (расчеты велись с помощью ручной операции).
* Какими документами оформляется эта хозяйственная операция в «1С:Бухгалтерии 8», мы писали в «Б & К», 2011, № 1-2.
** Расчеты по гражданско-правовым договорам были рассмотрены в «Б & К», 2012, № 5.
В этом случае заполнить полностью автоматически документ «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» не удастся. Вид дохода и суммы удержанного НДФЛ нужно будет рассчитать и указать вручную (рис. 5), после чего документ можно проводить. В результате мы получим записи в регистр накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ» о суммах начисленного и удержанного НДФЛ.
На основании документа «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ» вводим документ «Зарплата к выплате организаций» с видом выплаты «НДФЛ контрагентов» (рис. 6). Затем на основании документа «Зарплата к выплате организаций» следует ввести исходящее платежное поручение с видом операции «Перечисление налогов/взносов по заработной плате». Это платежное поручение формирует движение в регистре накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ», фиксируя сумму выплаченного контрагенту дохода и сумму уплаченного НДФЛ.
Важно! Оплату контрагенту вы проводите стандартными документами программы. А для отчета по форме № 1ДФ сумма уплаченного контрагенту дохода фиксируется документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление налогов/взносов по заработной плате».
Сейчас я специально не буду проводить платежное поручение, чтобы нагляднее можно было проследить заполнение отчета из регистра накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ».
Отслеживаем взаимосвязи и заполняем отчет
Начнем со взаимосвязи между графами отчета по форме № 1ДФ и регистрами:
— в графу «Сумма начисленного дохода (3а)» попадает значение колонки «Доход» (если движение идет со знаком «+») из регистра накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ»;
— в графе «Сумма удержанного налога: начислено (4а)» отражается сумма НДФЛ, удержанного с работника за отчетный период. Программа берет информацию из колонки «Налог» регистра накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ», при этом учитываются записи со знаком «+»;
— в графе «Сумма выплаченного дохода (3)» отражается сумма выплаченного дохода за отчетный период. Программа берет ее из колонки «Доход» регистра накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ», используются данные только движений со знаком «-». Сумму выплаченного дохода мы зафиксировали документом «Зарплата к выплате организаций», но движения в регистре будут сформированы только после проведения платежного поручения исходящего с видом операции «Перечисление налогов/взносов по заработной плате». В платежном поручении должна быть указана ссылка на документ «Зарплата к выплате организаций»;
— в графу «Сумма удержанного налога: перечислено (4)» попадают данные из движений регистра «Взаиморасчеты по НДФЛ» со знаком «-», из колонки «Налог». В этой графе отражается сумма НДФЛ, указанная в документе «Зарплата к выплате организаций», но только лишь в том случае, если было проведено платежное поручение, исходящее с видом операции «Перечисление налогов/взносов по заработной плате».
Обратите внимание: в отчете две строки по Дерюгину П. И. (рис. 7). Дело в том, что при получении одним физическим лицом различных видов доходов в расчете такие суммы указываются в нескольких строках отдельно по каждому виду с указанием признака дохода в графе 5.
Так как я не проводила платежное поручение по перечислению НДФЛ, в регистре накопления «Взаиморасчеты по НДФЛ» по двум контрагентам не сформировались движения со знаком «-». Увидеть это можно, зайдя в регистр накопления и установив отбор по коду дохода. На рис. 8 установлен отбор по кодам 102 и 127. А раз нет движений со знаком «-», то в отчете по форме № 1ДФ графы «3» и «4» не заполнены (рис. 7).
Если сейчас провести нужное платежное поручение и переформировать отчет, картина изменится (рис. 9).
Сверив исходные данные нашего примера с отчетом, мы видим, что отчет по форме № 1ДФ заполнен верно.
Таким образом, для автоматического заполнения отчета «Форма № 1ДФ» все хозяйственные операции по начислению и выплате доходов, начислению и оплате НДФЛ нужно отражать либо документами, предназначенными для учета заработной платы, либо же с помощью документа «Отражение взаиморасчетов с контрагентами в 1ДФ». Пусть этот отчет у вас обязательно сформируется автоматически. Успехов в работе!
